Tagesplanung: 7 Tipps für eine effiziente Nutzung Ihres Tages

Computer angeschaltet. Dokument angeklickt. Dokument weggeklickt. E-Mails abgefragt. Dokument überflogen und erste Korrekturen vollzogen. Kurz bei Facebook, Instagram und Co. vorbeigesurft. Einen Anruf bekommen. Weiter am Dokument gearbeitet. Kommt Ihnen diese Choreographie irgendwie bekannt vor? Bald ist Feierabend und Sie gehen frustriert nach Hause und morgen beginnt dasselbe Spiel! Beenden Sie diese Zerrissenheit und behalten Sie stattdessen das im Blick, was am heutigen Tag bewältigt werden muss! Folgende Tipps werden Ihnen bei Ihrer Tagesplanung helfen.

Warum braucht man eine Tagesplanung?

Sie fragen sich, ob Sie überhaupt eine Tagesplanung brauchen? Ist das nicht zu viel Aufwand für so wenig Nutzen? Die Antwort ist ganz einfach: Sie sollten unbedingt Ihren Tag und Ihre Woche planen. Der Aufwand ist, im Vergleich zu Ihrem Nutzen daraus, kaum der Rede wert. Ihr Nutzen aus der Tagesplanung ist wie folgt:

Bessere Koordination des Tagesgeschäfts

Verschafft eine bessere Übersicht über die Aufgaben, den Tag, die Projekte etc.

Durch die Zeitplanung haben Sie einen Zeitgewinn

Sie legen Ihre Aufgaben als Termine an

Einfachere Priorisierung der Aufgaben

Tagesplanung ist in kurzer Zeit und wenig Aufwand machbar

Einfache Terminierung und Kontrolle von Ihren Zielen

Tagesplanung – Effiziente Methoden für einen gelungenen Tagesplan

Um Ihre anstehenden Aufgaben zu priorisieren, zu sichten, den Umfang der Aufgaben einzuschätzen und einfach mit der Bearbeitung der Aufgaben loszulegen, haben wir Ihnen hier die klassischen Methoden für die Tagesplanung kurz zusammengefasst.

Eisenhower-Prinzip: Priorisierung der Aufgaben

Nachdem Sie Ihre Aufgaben aufgeschrieben haben, können Sie anhand der Eisenhower-Matrix Ihre Aufgaben priorisieren. Die Aufgaben können dabei eine der folgenden Kategorien haben:

• Eilig aber unwichtig
• Eilig und wichtig
• Nicht eilig und unwichtig
• Nicht eilig aber wichtig

Somit schaffen Sie sich eine Übersicht, welche Aufgaben Sie in Ihrer Tagesplanung beachten sollten und welche noch bis zum Ende der Woche Zeit haben. In diesem Beitrag finden Sie mehr Informationen zum Eisenhower-Prinzip.

ALPEN-Methode: Effektives Zeitmanagement

Eine weitere Methode um Ihre Tagesplanung zu meistern, ist die ALPEN-Methode. Mit Hilfe dieser Methode lässt sich Ihr Tag innerhalb von wenigen Minuten strukturieren, wodurch Sie Ihr Zeitmanagement effektiv verbessern. Hierbei steht das Wort "ALPEN" für:

• Aufgaben notieren
• Länge einschätzen
• Pufferzeit einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

  

Wie diese Methode funktioniert und warum Sie wichtig ist, erfahren Sie in unserem Beitrag "ALPEN-Methode – das effektive Zeitmanagement für jeden Tag".

Pareto-Prinzip: Die 80-zu-20-Regel

Das Pareto-Prinzip ist eine andere Methode, um Ihre Tagesplanung zu gestalten. Die 80-zu-20-Regel unterstützt Sie dabei in 20 % Ihrer Zeit 80 % der Ergebnisse zu erzielen. Was dieses Prinzip besagt, wie man es anwendet und weitere Beispiele können Sie hier nachlesen.

Tipps für eine erfolgreiche Tagesplanung

Mit den folgenden Tipps schaffen Sie es ganz einfach Ihren Tag zu planen, die Übersicht zu behalten sowie Stress und Fehler zu reduzieren.

Tipp Nr. 1: Planen Sie Ihren nächsten Tag am Vorabend.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, den nächsten Tag zu planen, bevor Sie das Büro verlassen. Dies dauert nur wenige Minuten. Das Wissen darüber, was Sie am kommenden Tag erwartet, gibt Ihnen Sicherheit. Die schöpferische Kraft Ihres Unterbewusstseins beginnt, über Nacht für Sie zu arbeiten. Haben Sie Ihre Tagesplanung am Vortag erledigt, werden Sie am anderen Morgen mit klaren Vorstellungen und gut vorbereitet in den neuen Tag starten.

Tipp Nr. 2: Schätzen Sie den Zeitbedarf und setzen Sie Zeitlimits.

Jedes Geldbudget muss kalkuliert sein. Doch Zeit ist noch wertvoller als Geld! Selbst eine ungenaue Schätzung ist bei der Tagesplanung besser als gar keine. Weil Sie den Aufwand meist unterschätzen werden, multiplizieren Sie Ihre Schätzung mit 1,5.

Tipp Nr. 3: Verplanen Sie nicht den ganzen Tag (60:40-Regel).

Eine realistische Tagesplanung sollte nur das enthalten, was Sie an diesem Tag erledigen wollen – und auch können. Weniger ist mehr! Lassen Sie einen Puffer von etwa 40 bis 50 Prozent übrig. Die Erfahrung wird Ihnen zeigen, was in Ihrem Arbeitsalltag machbar und planbar ist und was nicht.

Tipp Nr. 4: Geben Sie Ihrem Tag eine grobe Struktur.

Fassen Sie gleichartige Aktivitäten zu Arbeits- und Zeitblöcken zusammen – bleiben Sie aber flexibel! Durch das Zusammenfassen von gleichartigen Aufgaben können Sie beim Abarbeiten Zeit sparen und können somit Ihre Effizienz wesentlich steigern.

Tipp Nr. 5: Lassen Sie sich nicht durch E-Mails ablenken.

Bearbeiten Sie E-Mails an einem oder zwei Blöcken innerhalb Ihres Tages. Schalten Sie ansonsten den E-Mail- Empfang aus. Büromitarbeiter verbringen durchschnittlich einen kompletten Tag pro Woche (!) mit der Bearbeitung von E-Mails.

Dabei werden viele leicht vermeidbare Fehler wie E-Mail checken, unklare Betreffs, Verzicht auf Quick Steps etc. gemacht. Wie Sie diese und zahlreiche weitere Fehler vermeiden können, lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema E-Mail Flut.

Tipp Nr. 6: Fokussieren Sie Ihre Kraft konsequent auf Ihre Prioritäten.

Beginnen Sie mit der Tagespriorität. Eine Hilfe dabei ist die Frage: „Wenn ich heute nur eine einzige Aufgabe bewältigen könnte, welche müsste das sein?” Befassen Sie sich nicht mit anderen Dingen. Ist diese Aufgabe erst einmal erledigt, können Sie aufatmen. Fragen Sie sich anschließend mit Blick auf die weitere Tagesplanung: Was bringt mich meinen Zielen näher? Was würde passieren, wenn ich loslasse und dieses To-do einfach streiche? Es kann außerdem sehr hilfreich sein, schon am Vortag Arbeitsmittel bereitzustellen und Ablenkungen wie den automatischen E-Mail-Empfang abzuschalten. So starten Sie direkt in Ihre wichtigste Aufgabe!

Tipp Nr. 7: Beginnen, bewältigen und beenden Sie den Tag positiv.

Ihre innere Einstellung bestimmt Ihr Verhalten und das Ihrer Umwelt. Denken, handeln und leben Sie lebensbejahend. Haben Sie Spaß an Ihrem Erfolg und genießen Sie dankbar das Erreichte!

Tagesplanung – Mit diesen Tools können Sie Ihren Tag planen

Die Tagesplanung muss nicht immer kompliziert sein, denn mit diesen Tools können Sie ganz einfach und schnell Ihren Tag planen ohne die Übersicht zu verlieren oder wichtige Dinge zu vergessen.

Outlook – mit der Aufgabenliste Ihren Tag planen

In Outlook haben Sie die Möglichkeit schnell und einfach Aufgaben zu erstellen (auch direkt aus E-Mails heraus), diese zu terminieren und zu priorisieren. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Aufgaben priorisieren und damit Ihre Tagesplanung bewältigen können.

(Dauer 02:29 Minuten)

Sie können die Aufgaben ebenfalls in Ihrem Outlook Kalender anzeigen lassen, damit Sie Ihr Zeitmanagement überblicken können, haben wir Ihnen hier den Beitrag "Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen lassen – so geht´s".

Mit Microsoft To Do kostenlos Ihren Tag unterwegs planen

Microsoft To Do ist eine kostenlose Anwendung, die Sie sowohl am Computer als auch als App (für Windows 10/11, iPhone/iPad, Android und Mac) verwenden können. Wenn Sie die neueste Windows Version besitzen ist To Do ebenfalls schon in Outlook (und in Microsoft Teams) integriert. Wir würden Ihnen To Do jedoch bei der mobilen Nutzung empfehlen, falls Sie  mal unterwegs sein sollten und dabei Ihren Tag planen oder Aufgaben erstellen möchten.

Für die Tagesplanung empfehlen wir Ihnen die Nutzung der Liste "Mein Tag". Hier sehen Sie alle Aufgaben, die Sie mit dem heutigen Datum versehen haben. Um diese Liste nutzen zu können, sollten Sie Ihre Aufgaben in To Do mit einem Fälligkeitsdatum versehen. In dieser Liste können Sie ebenfalls Prioritäten setzen und die Aufgaben mit Teilschritten versehen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die Funktionen von Microsoft To Do und wo Sie die Anwendung herunterladen können.

In diesem Video-Tutorial zeigt Ihnen Marcel Miller welche Listen in Microsoft To Do enthalten sind, wie Sie Listen erstellen und wie Sie die Tagesplanung mit der Liste "Mein Tag" erledigen können.

(Dauer 05:31 Minuten)

Inhalt des Tutorials

• Einleitung 00:00
• Microsoft To Do Herunterladen 00:20
• Sortieren nach Fälligkeitsdatum 00:42
• Hashtags für dynamische Listen 01:07 
• Nichts mehr vergessen Dank Serienterminen 01:42 
• Checkliste für komplexe Aufgaben 02:03
• Eigene Listen erstellen 02:37
• Listen teilen und Aufgaben delegieren 02:56
• Listen-Gruppen für mehr Übersicht 03:19
• Synchronisation mit Outlook 03:51
• Tagesplanung mit „Mein Tag“ 04:29

Tagesplanung mit Excel

Auch mit Excel können Sie sich ebenfalls einen Tagesplan erstellen. Dieser ist leider weder mit Outlook noch mit Microsoft To Do verbunden. Ebenfalls können Sie hier die Reihenfolge der Aufgaben nicht so einfach tauschen, wie bei Outlook und To Do.

Um einen Tagesplan in Excel zu erstellen, müssen Sie nur:

• Das Datum der Woche (z. B. 18. bis 22. April) eintragen
• Eine Spalte mit der Uhrzeit einfügen (in stündlichen oder halbstündlichen Schritten)
• Die Wochentage in jeweils einer anderen Spalte eintragen

Nun können Sie Ihre Termine und Aufgaben ganz einfach in die entsprechenden Spalten und Zeilen einfügen. Wir haben Ihnen nachfolgend ein Beispiel erstellt, wie ein Tagesplan aussehen könnte.

Fazit: Es gibt nicht die perfekte Tagesplanung

Wir müssen Sie leider enttäuschen, wenn Sie sich erhofft haben, dass es nur die eine perfekte Tagesplanung gibt. Denn es gibt leider nicht die perfekte Universalplanung. Sie sollten sich Ihre individuelle Tagesplanung zusammenstellen. Sie können dabei gern mehrere Methoden anwenden. Wichtig ist hierbei nur, dass Sie die Tagesplanung in einem Tool beziehungsweise System machen, damit Sie nicht die Übersicht verlieren.