Der Sverweis in Excel und der verbesserte Xverweis: Einfacher nachschlagen und suchen lassen – Anleitung mit Praxisbeispiel!

Die Sverweis Funktion (Sprich: S-Verweis) in Microsoft Excel ist eine Nachschlagefunktion, die das Durchsuchen großer Datensammlungen und Listen nach bestimmten Einträgen oder Werten wesentlich vereinfacht und beschleunigt. Mit dieser Funktion lässt sich ein benutzerdefiniertes Eingabe- und Ausgabefeld über der Liste anlegen, so dass Sie diese künftig immer wieder schnell und einfach nach darin enthaltenen Werten durchsuchen können. Zum Beispiel, um durch die Eingabe eines Produkts die Produktnummer zu erfahren, durch einen Kundennamen die Kundennummer oder durch den Namen eines Mitarbeiters dessen ID oder Umsatzwerte. Seit Excel 2021 gibt es zudem auch einen neuen und verbesserten Xverweis als Nachfolger der bisherigen S- und Wverweise. Wie diese Nachschlage- und Suchfunktionen funktionieren, und was der Unterschied ist, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen Anleitung!

(Lesedauer ca. 7 Minuten)

1. Was ist und was kann die Sverweis-Funktion in Excel?

Der deutsche Name der Excel-Funktion „Sverweis“ ist etwas unscharf und unverständlich gewählt. Im Englischen heißt die Funktion „VLookup“, was so viel bedeutet wie „suchen“ oder „nachschlagen“. Somit ist die Sverweis-Funktion eine Nachschlagefunktion, mit der man gezielt nach bestimmten Suchkriterien (z. B. Werten oder Informationen) in einer Excel-Tabelle suchen kann.

• Sverweis: Das „S“ steht für senkrecht. Damit lassen sich also die Spalten in einer Tabelle oder Liste (allgemein: „Matrix“) von oben nach unten durchsuchen.
• Wverweis: Das „W“ steht für waagerecht. Damit lassen sich die Zeilen in einem Tabellenblatt von links nach rechts durchsuchen.
• Xverweis: Mit dieser neueren und verbesserten Funktion lassen sich die Datensammlungen in beliebiger Richtung durchsuchen und auch mehrere Werte gleichzeitig ausgeben. Das macht den Einsatz und die Anwendung deutlich einfacher als in den beiden Vorversionen.

2. Wie funktioniert ein Sverweis in Excel?

Mit der Funktion wird ein individuelles Eingabe- und Ausgabefeld für das Nachschlagen geschaffen. Wenn nun in das Eingabefeld ein passender Suchbegriff eingeben wird, dann zeigt Excel in dem Ausgabefeld automatisch die gesuchten dazugehörigen Werte an. Um dies bewerkstelligen zu können, werden zunächst folgende vier Angaben für die zugrundeliegende Sverweis-Formel benötigt. Diese müssen anfangs einmalig in die Formel eingegeben werden, um die jeweiligen Kriterien und den Bereich festzulegen.

• Suchkriterium: Was möchten Sie nachschlagen? Für oder zu was für einem Schlagwort suchen Sie dazugehörige Informationen oder Werte? Zum Beispiel zu einem Kundennamen oder einem bestimmten Produkt? Hinweis: Das Suchkriterium muss beim Sverweis immer in der ersten Spalte der durchsuchten Tabelle/Matrix/Liste stehen.
• Matrix: Wo soll danach gesucht werden? Markieren Sie den Tabellenbereich der zu durchsuchenden Matrix/Liste von der ersten bis zur letzten Zelle (das geht ganz einfach mit der Maus; siehe unten bei Punkt 3).
• Spaltenindex: In welcher Spalte steht der gesuchte Wert oder die benötigte Information, die angezeigt werden soll?
• Bereich/Verweis: Damit kann festgelegt werden, ob es sich um eine genaue oder ungefähre Suche handeln soll. Diese Angabe ist optional, muss also nicht mit angegeben werden – wird hier nichts eingetragen, handelt es sich automatisch um eine ungefähre Übereinstimmung des Rückgabewertes. In der Regel wird jedoch nach genauen Werten gesucht. Für eine ungefähre Suche lassen Sie das Feld einfach weg oder tragen Sie entweder „Wahr“ oder „1“ ein. Für einen genaue Suche muss entweder „Falsch“ oder „0“ eingetragen werden.

So sieht die Formel-Vorlage des Sverweises in Excel aus:

• Das ist die unausgefüllte Formel-Vorlage: =SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex/[Bereich_Verweis])
• Das bedeutet diese Sverweis-Formel einfach erklärt: =SVERWEIS(1. Zu was benötigen Sie weitere Werte?; 2. Wo in welchem Tabellenbereich soll gesucht werden?; 3. In welcher Spalte dieser Liste steht das anzuzeigende Ergebnis?; 4. Optionale Eingabe, ob es sich um eine genaue oder ungefähre Suche handelt).

3. Praxisbeispiel für das Anwenden eine Sverweises in Microsoft Excel

Die Sverweis-Funktion eignet sich hervorragend für das schnelle Durchsuchen lassen umfangreicher Tabellen nach bestimmten, häufig benötigten Werten. In unserem Praxisbeispiel handelt es sich um eine Excel-Datei mit allen Kundendaten Ihres Unternehmens. Für ein effizienteres Arbeiten mit dieser Tabelle und eine Verkürzung der Nachschlagezeiten wollen wir nun oberhalb der Datenmatrix ein Suchfeld (=Eingabefeld) und ein Ergebnisfeld (=Ausgabefeld) anlegen, so dass Sie nur noch den Namen eines Kunden oder einer Kundin eintippen müssen und Excel sucht Ihnen dann automatisch beispielsweise die dazugehörige Kundennummer heraus.

• Schritt 1: Schreiben Sie oberhalb der Tabelle zunächst einmal zum Beispiel „Kundennamen Suchfeld“ und direkt darunter einmal „Kundennummer Ergebnis“.

• Schritt 2: Rechts neben dem Feld „Kundennummer Ergebnis“ tippen Sie nun → =sverweis( ein. Sie müssen dabei lediglich den Anfang der Formel einschließlich der geöffneten Klammer eintippen, den Rest können Sie dann schnell und bequem mit der Maus markieren. In unserem Praxisbeispiel lautet diese Formel konkret → =sverweis(B2;A7:F21;3;falsch). Nachdem Sie → =sverweis( eingetippt haben, müssen Sie also 1.) lediglich auf das Eingabe-/Suchfeld direkt darüber klicken (das Suchkriterium; in unserem Beispiel die Zelle „B2“), dann ein Semikolon zur Abgrenzung eingeben (Strichkomma). Als nächstes markieren Sie 2.) den Bereich der Liste von der ersten bis zur letzten Zelle (ohne die Überschriftenzeile) und fügen erneut ein Semikolon ein. Anschließend folgt 3.) die Spaltennummer innerhalb dieser Tabelle (in unserem Fall die dritte Spalte der Matrix) und ebenfalls wieder ein Semikolon. Abschließend noch 4.) „falsch“ eintippen (da wir exakte Ergebnisse wollen und nicht ungefähre; alternativ zu „falsch“ können Sie auch einfach nur „0“ eingeben) und dann die Klammer der Formel schließen. Mit der Eingabetaste bestätigen, fertig.
• Schritt: 3: Nun müssen Sie nur noch in das Sucheingabefeld einen Kundennamen eingeben und mit → Enter bestätigen. In dem Ergebnisfeld (mit dem Sverweis) gibt Ihnen Excel nun automatisch die dazugehörige Kundennummer aus. Tipp: Ist der Name (das Suchkriterium) nicht in der Tabelle enthalten, wird die Fehlermeldung → #NV angezeigt (die # steht für „Wert“ und NV für „nicht vorhanden“).

4. Wie funktioniert der 2021 erschienene Xverweis? Die neue Kombination aus S- und Wverweis!

Alternativ zum Sverweis steht Ihnen ab der Version Microsoft Excel 2021 auch die Xverweis-Funktion zur Auswahl. Damit haben Sie erweiterte Nachschlagefunktionen und können sich beispielsweise mehrere Elemente (Zellen in einer Zeile) zu einem Suchkriterium ausgeben lassen, statt wie bislang nur ein Feld. In unserem Praxisbeispiel oben könnten Sie sich also nicht nur die Kundenummer zu einem Kundennamen anzeigen lassen, sondern auch gleich noch zusätzlich die gesamte Adresse oder auch andere persönliche Daten aus der jeweiligen Zeile.

• Die neue, weiterentwickelte Xverweis-Funktion (zunächst nur in einer Betaversion in Excel für Microsoft 365 verfügbar) verwendet im Unterschied zum Sverweis und Wverweis keine Tabellenanordnung gefolgt von einer Spalten- oder Zeilenindexnummer, sondern viel flexibler eine Suchanordnung und eine Rückgabeanordnung.
• Daher kann der Xverweis wahlweise sowohl statt dem bisherigen S- als auch statt dem Wverweis eingesetzt werden.
• Mittels einer geschachtelten Xverweis-Funktion können sogar senkrechte und waagerechte Übereinstimmungen gleichzeitig durchgeführt oder auch mehrere Suchkriterien miteinander kombiniert werden.
• Der Xverweis bietet auch neue Möglichkeiten für „wenn nicht gefunden“ und „Vergleiche“, wenn keine genauen Übereinstimmungen gefunden werden (dann wird z. B. der nächst höhere oder kleinere Wert ausgegeben), oder auch die Angabe eines Platzhalters in den Suchkriterien.
• Hier finden Sie die offizielle Microsoft-Support-Seite mit ersten Informationen zum neuen Xverweis in Excel.

5. Extra-Tipps rund um Microsoft 365 und die 10 besten Tipps für Excel (als Video)!

Sverweis ist nicht die einzige praktische Excel-Funktion, um effizient mit großen Datensammlungen arbeiten zu können. Besonders praktisch sind auch die Filterfunktion, absolute und relative Zellenbezüge, die bedingte Formatierung oder Dropdown-Auswahllisten, zum Beispiel für Excel-basierte Formulare. Wie das alles funktioniert, und vieles mehr, erfahren Sie in folgenden Büro-Kaizen-Beiträgen sowie in unserem nachfolgenden Video-Tutorial mit den 10 besten Tipps für Microsoft Excel!

• Microsoft Excel: Wie man aufklappbare Dropdown-Auswahllisten in einer Zelle erstellt, nutzt und schützt.
• So funktioniert Microsoft 365: Die Büro-Kaizen-Themenseite rund um Microsoft 365 und seine Office-Tools (z. B. Word, Excel, Outlook, Teams, Planner, PowerPoint, Whiteboard etc.).
• Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie weitere praxisnahe Anleitungen, Checklisten und (Druck-)Vorlagen rund um mehr Effizienz am Schreibtisch, in Meetings und bei der digitalen Zusammenarbeit.

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Die 10 besten Tipps für Microsoft Excel!

(Dauer 12:42 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials mit den Top-10 Excel-Tipps:

• Einleitung 00:00 
• Erste Zeile fixieren 00:23 
• Statusleiste intelligent nutzen 00:58 
• Spaltenbreite automatisch anpassen 02:07 
• Tabelle mit Mausrad zoomen 02:55 
• Sprechende Namen für Zellen definieren 03:37 
• Absolute und relative Zellenbezüge 05:14 
• Filter nutzen 07:20 
• Zeilen oder Spalten einfügen & entfernen 08:55 
• Bedingte Formatierung nutzen 09:51 
• Zahlenformat anpassen 10:52