Die RACI-Matrix einfach erklärt: Mindmap-Diagramme für das Aufzeigen von Verantwortlichkeiten

Kennen Sie die RAKI-Methode für die Problemlösung? Man nehme ein Teil Raki und mische ihn mit zwei Teilen Wasser, bis eine Pulverschnee-artige weiße Trübung entsteht… Aber da Alkohol kein guter Problemlöser ist, empfehlen wir zur Lösung von Projektmanagementproblemen lieber die RACI-Matrix. Denn mit einer RACI-Matrix lassen sich die verschiedenen Verantwortlichkeiten in Teams und Prozessen schnell und einfach festlegen und anschaulich visualisieren. Nach dem Mindmappen einer RACI-Matrix sollte dann jedoch noch ein moderneres Projektmanagement-Tool wie Microsoft Planner oder Project verwendet werden, mit dem sich alle Teilaufgaben eines Projektes feingranular festlegen, delegieren und die Fortschritte nachverfolgen lassen. Wie Sie ein RACI-Diagramm erstellen und was das genau bringt, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.

(Lesedauer ca. 5 Minuten)

1. Definition & Erklärung: Was ist eine RACI-Matrix?

Mit den RACI-Matrizen (bzw. Diagramme, Tabellen) können die Verantwortlichkeiten aller in einem Prozess/Projekt involvierten und beteiligten Personen schnell, einfach und übersichtlich analysiert, aufgezeigt und festgelegt werden. So entsteht ein einfacher Workflow, wer für was verantwortlich ist und wer alles über die Aktivität konsultiert und informiert werden muss.

• Der Begriff „RACI“ ist dabei ein Akronym, das sich aus den Anfangsbuchstaben der vier dafür benötigten Rollen zusammensetzt. Dies sind die englischen Begriffe
  Responsible,
  Accountable,
  Consulted und
  Informe.
• Auf Deutsch übersetzt bedeutet dies in etwa „verantwortlich/zuständig, rechenschaftspflichtig/haftbar, beratend/abstimmen sowie informieren/benachrichtigen“.
• Die englische Aussprache ist [reizi], im Deutschen sagt man auch oft [ra:ki]. Eine deutsche Übersetzung für das RACI-Modell lautet „Verantwortlichkeitsmatrix“.

Die vier Rollen in einer RACI-Matrix:

• Responsible (die operativ zuständige Person): Diese Person „R“ ist zuständig für die operative Durchführung der Aufgabe, auch wenn die Aufgabe dann in der Folge an weitere Personen oder ein Team delegiert werden sollte.
• Accountable (die rechenschaftspflichtige Person): Dieser Person „A“ obliegt die Gesamtverantwortung. Sie ist für die Genehmigungen verantwortlich oder auch beispielsweise für die Kostenstellung.
• Consulted (beratende Konsultation): Diese Person(en) „C“ müssen von der durchführenden Person „R“ konsultiert werden, da sie möglicherweise relevante Informationen besitzen und beisteuern können, die gegebenenfalls für eine reibungslose Umsetzung erforderlich sind.
• Informed (zu benachrichtigen): Dies sind alle weiteren Personen „I“, die über den Verlauf der Aufgabe bzw. das Ergebnis des Prozesses informiert werden sollen, damit diese wissen, dass etwas und wie es erledigt wurde.

2. Anleitung & Anwendung: Wie funktioniert die RACI-Methode?

Eine RACI-Matrix ist eine Tabelle/Diagramm mit horizontalen Zeilen und vertikalen Spalten. In die Zeilen werden untereinander die jeweils zu erledigenden Aufgaben eingetragen. Die Spalten wiederum werden den beteiligten Personen zugeordnet. In die so entstehenden Matrixfelder werden dann die Rollen eingetragen, die den betreffenden Personen bei genau dieser Teilaufgabe zugewiesen werden. Hierfür werden üblicherweise nur die Anfangsbuchstaben der vier RACI-Rollen verwendet „R“, „A“, „C“ und „I“.

Allgemeines Beispiel für eine RACI-Matrix

Konkretes Praxisbeispiel für ein RACI-Diagramm

Die wohl berühmteste RACI-Matrix stammt aus Wikipedia und veranschaulicht ziemlich einfach die Verantwortlichkeiten anhand des Beispiels einer Autoinspektion in einer Kfz-Werkstatt.

3. Vorlagen und Templates für RACI-Charts und Matrizen

Das Erstellen einer RACI-Matrix ist ziemlich einfach. Lediglich das Definieren der jeweiligen Aufgaben und Festlegen der Rollen und Verantwortlichkeiten erfordert etwas Nachdenkzeit. Wer dafür eine Abkürzung sucht, findet im Internet jede Menge kostenloser RACI-Vorlagen und Templates. Am häufigsten gibt es die Vorlagen für Microsoft Excel. Aber auch Tabellen in Microsoft Word oder in PowerPoint können selbstverständlich dafür verwendet werden. Auf folgenden Webseiten können Sie sich gute RACI-Templates kostenlos herunterladen.

• https://www.pinterest.de/pin/342766221637691147/
• https://www.cleverslide.de/slides-powerpoint/reporting-slides/matrix/raci-matrix/
• https://vorla.ch/raci-matrix/

4. Modernere Alternativen zu RACI: Die Projektmanagement-Tools Planner & Project

RACI-Diagramme helfen zwar beim Planen von Verantwortlichkeiten in einem Prozess oder Projekt. Die Tabellen werden aber mit wachsender Komplexität schnell unübersichtlich. Zudem sind sie statisch und aktualisieren sich nicht automatisch in Echtzeit mit sich verändernden Prozessparametern. Die Matrizen müssen also manuell gepflegt werden und sind oft schnell veraltet. Viele Aufgaben sind im Praxisalltag zudem zu kleinteilig, um sie auf diese Weise 2-Dimensional richtig erfassen zu können, was häufig zu Unstimmigkeiten und Problemen in der Umsetzung führen kann.

• Inzwischen hat sich das Rad der Zeit weitergedreht und es gibt sehr leistungsstarke und einfach zu bedienende digitale Projektmanagement-Tools. In diesen Tools ist der RACI-Ansatz zur Darstellung der Verantwortlichkeiten meistens bereits implementiert, sie bieten aber zugleich erheblich mehr Möglichkeiten für eine einfachere und effizientere digitale Kollaboration.
• In Microsoft Office 365 gibt es hierfür die beiden Projektmanagement-Tools „Planner“ und „Project“. Während Planner ein intuitiv bedienbares Tool für kleinere bis mittelgroße, agile Teams ist (mit flachen Hierarchien), bietet Project die gesamte Palette komplexer Projektplanungs- und Managementtools.
• Ein großer Vorteil der PM-Tools ist die bessere Übersichtlichkeit und Flexibilität. Denn in den PM-Tools kann sich jeder Beteiligte automatisch über die Fortschritte und Ergebnisse der Umsetzung informieren (die Rollen von „I“ und „C“). Bei Personalausfällen oder individuellen Überlastungen lassen sich die einzelnen Aufgaben zudem auch ganz leicht per Drag & Drop umdelegieren („R“), um die Verantwortlichkeiten den veränderten Rahmenbedingungen anzupassen, oder auch neue Teilaufgaben hinzufügen.
• In folgenden Büro-Kaizen-Beiträgen finden Sie mehr Informationen zu den beiden leistungsstarken Projektmanagement-Tools in Microsoft 365/Office 365.

Kostenlose Büro-Kaizen-Anleitungen & Tipps für Microsoft Planner und Project:

• Projektmanagement in Microsoft 365: Microsoft Project vs. Microsoft Planner – Grundlagen, Unterschiede und Anleitungen, mit Video-Tutorial!
• Microsoft Planner: Anleitung für das praktische Projektmanagement-Tool.
• Microsoft Planner: Übersichtliche Aufgabenplanung und Verwaltung mit den drei Nutzeroberflächen Board, Zeitplan und Diagrammseite.
• Microsoft Planner: Kanban, Scrum – und dann? Wie man Projektaufgaben visuell organisiert.
• Microsoft Planner: Wie man die Ressourcenplanung für neue Projekte macht.
• Microsoft Planner: Wie man einem Projekt-Plan externe Nutzer (z.B. Kunden) als Gast hinzufügt.

5. Extra-Tipps: Neue Teams-App für Planner, das neuartige Microsoft Loop und ein Gratis-eBook!

Eine Gefahr bei der simultanen Nutzung verschiedener Business- und Management-Programme sind die daraus resultierenden Datensilos. Also, dass einige Informationen in der einen App liegen und weitere Informationen in einer anderen Anwendung. Das schafft Unübersichtlichkeit, führt zu einem unnötigen zeitlichen Mehraufwand und erhöht das Risiko für Fehler. Um die Datensilos zwischen den einzelnen Microsoft Office 365 Tools aufzulösen, hat Microsoft in der letzten Zeit zwei innovative und sehr hilfreiche Features in seine 365-Suite integriert: Eine neue „Meta“-Aufgaben-App für Teams sowie die brandneue Loop-App für gänzlich neuartige übergeordnete Arbeitsbereiche und eine noch bessere digitale Echtzeit-Zusammenarbeit. Hier finden Sie mehr Details zu den beiden bahnbrechenden Neuerungen!

• Die neue Aufgaben-App in Microsoft Teams: Die neue, zusammenfassende Aufgaben-App für Microsoft Teams vereint erstmals alle Aufgaben in den verschiedenen Anwendungen Outlook, Planner, Teams und To-Do in einer einzigen Übersicht. Hier finden Sie unsere dazugehörige Büro-Kaizen-Anleitung, inklusive Video-Tutorial!
• Das neue Loop in Microsoft 365: Die neue Loop-App (Veröffentlichung Mitte 2022) ermöglicht dank neuartiger Meta-Übersicht und gänzlich neuer Fluid-Synchronisierung ein deutlich effizienteres anwendungsübergreifendes Echtzeit-Arbeiten in Microsoft/Office 365.
• Die 10 ultimativen Effizienztipps: So verlieren Sie nie wieder die Übersicht über Ihre Aufgaben (kostenloses Büro-Kaizen eBook).

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Microsoft Planner Tutorial 2022 (alle wichtigen Funktionen einfach erklärt!)

(Dauer 13:38 Minuten)

Inhalt dieses Microsoft Planner Video-Tutorials (auf Deutsch):

1. Einleitung 00:00 
2. Was ist Planner und wann nutze ich das Tool? 00:20 
3. Wie bekomme ich Planner? 02:22 
4. Planner in Teams nutzen 03:47 
5. Tasks aus Planner & To Do 13:45 
6. Planner im Web nutzen 16:22