Wie die Timeboxing-Methode von Bill Gates und Elon Musk funktioniert und Sie mit Outlook, Teams und Planner produktiver arbeiten

Das Timeboxing ist keine moderne Martial Arts Faustkampftechnik, sondern eine ziemlich einfache, aber effektive Methode des Zeitmanagements. Auf die Timeboxing-Methode schwören so erfolgreiche und ehrgeizige Macher und Multimilliardäre wie Bill Gates und Elon Musk. Also, was ist an diesem „Zeitboxen“ dran? Funktioniert das Timeboxing nur im Team oder auch solo für einen selbst? Und mit welchen Apps und Tools kann man die Methode am einfachsten im eigenen Arbeitsalltag umsetzen? Die Antworten erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag.

(Lesedauer ca. 8 Minuten)

1. Definition: Was versteht man unter Timeboxing?

Der englische Begriff „Timeboxing“ hat nichts mit dem deutschen „Boxen“ zu tun. Eine Timebox lässt sich vielmehr als „Zeitblock“ ins Deutsche übersetzen. Timeboxing bedeutet also, seine Arbeitszeit in feste Zeitblöcke einzuteilen, ganz ähnlich wie bei einem Stundenplan in der Schule. Das Timeboxing ist somit eine Methode des Zeitmanagements, bei der feste Deadlines gesetzt werden, die es strikt einzuhalten gilt.

• Anstatt sich primär auf den Inhalt und die Qualität einer zu erledigenden Aufgabe zu fokussieren, gibt diese Zeitmanagementmethode also feste Zeitslots vor, die es zwingend einzuhalten gilt – ähnlich wie bei einem zur Verfügung stehenden Budget, nur dass eben nicht das Geld, sondern die Arbeitszeit gedeckelt wird.
• Das hat einige Vorteile beim Erledigen von lästigen Routinearbeiten, die ansonsten leicht zu Zeitfressern werden, bei unangenehmen Aufgaben, die ansonsten immer weiter aufgeschoben werden, sowie bei festen Veröffentlichungsdaten, um diese fristgerecht einhalten zu können.
• Dabei entfalten die strikten Deadlines eine psychologische Wirkung, die uns hilft, rechtzeitig mit dem Wichtigsten fertig zu werden. Denn wir priorisieren dadurch die Teilaufgaben besser und beeilen uns zudem, das Ganze auch zu schaffen. Im Ergebnis steigt dadurch die Produktivität.
• Die Timeboxing-Technik kann für die Projektarbeit in Teams oder auch alleine für das persönliche, individuelle Zeitmanagement eingesetzt werden.
• Die Dauer eine Timebox ist dabei variabel und passt sich der darin zu erledigenden Aufgabe an. Bei größeren Projekten kann eine einzelne Timebox also nicht nur ein paar Stunden, sondern einige Tage, Wochen oder sogar Monate umfassen.

Harte vs. weiche Timebox-Fristen

Bei einer harten Timebox werden die Arbeiten strikt mit Erreichen der Deadline abgeschlossen, egal wie weit die Bearbeitung vorangeschritten ist oder wie gut die Aufgabe gelöst wurde. Eine weiche Timebox ist dagegen eher ein Hinweis, die Bearbeitung langsam einzustellen und zu einem Ende zu kommen – es darf also durchaus etwas überzogen werden.

• Dementsprechend eignen sich harte, feste Zeitblöcke vor allem für Perfektionisten, die ihre Arbeit ansonsten tausendfach überarbeiten und sich damit in den Details verlieren würden. Oder auch für Meetings und Besprechungen, um sicherzustellen, dass alle Tagesordnungspunkte auch eine entsprechende Bearbeitungszeit erhalten. Auch bei einem festen Release Date gibt es so keinen Spielraum für ein Überziehen. Das Motto lautet also „Better done than perfect“ (das Ergebnis muss nicht perfekt sein, Hauptsache die Arbeit wurde zufriedenstellend erledigt).
• Weiche Timeboxen bieten dagegen mehr Flexibilität. Die Arbeiten oder Besprechungen müssen nicht auf die Minute genau abgebrochen werden. Dadurch können die Ergebnisse zwar qualitativ besser sein, weil die Arbeiten noch in Ruhe beendet werden können. Aber dafür verlieren die Deadlines etwas an psychologischer Wirkung. Bei unzureichend eingeplanten Zeitpuffern kann zudem die Zeitplanung durcheinanderkommen. Weiche Zeitboxen eignen sich vor allem für komplexe Themen, bei denen anfangs noch nicht sicher gesagt oder geschätzt werden kann, wie lange man für die Bearbeitung tatsächlich brauchen wird – sowie für alle Aufgaben, bei denen es eben nicht reicht, einfach rechtzeitig fertig zu werden, sondern die Qualität von entscheidender Bedeutung ist.

2. Anwendung: Wie funktioniert die Timeboxing-Technik konkret?

1. Schritt: Zunächst müssen Sie sich einen Überblick über die zu erledigenden Aufgaben verschaffen und diese so gut es geht in Teilaufgaben herunterbrechen. Das funktioniert am einfachsten mit einer Aufgabenliste in Outlook, Planner, Teams oder To-Do oder auch mit einer handschriftlichen Mindmap. Legen Sie dann fest, ob die jeweilige Aufgabe eine harte oder weiche Deadline erhalten soll.
2. Schritt: Nun muss als nächstes für jede Aufgabe eine entsprechende Bearbeitungszeit geschätzt und als Timebox festgeschrieben werden. Der Zeitraum richtet sich nach der zu erledigenden Arbeit und kann prinzipiell beliebig festgelegt werden. Tragen Sie die definierten Zeitfenster dann in Ihren Arbeitskalender ein. Wichtig: Dabei sollten Sie immer auch Pausen und Zeitpuffer für Unerwartetes mit einplanen, um eine tragfähige Zeitplanung zu erhalten, die nicht sofort bei der kleinsten Störung zur Makulatur wird. Tipp: Verplanen Sie daher immer nur 60% bis maximal 75% Ihrer Arbeitszeit und halten Sie sich ein Viertel bis ein Drittel der Zeit als Puffer zurück.
3. Schritt: Lassen Sie sich bei der Abarbeitung der Zeitblöcke möglichst wenig stören. Je konzentrierter und fokussierter wir arbeiten können, desto produktiver und schneller sind wir dabei. Verschieben Sie daher auch Ihre E-Mail-Konversation in eigene separate Zeitblöcke, um nicht laufend in Ihrer Arbeit unterbrochen zu werden (Tipp: Eine halbe Stunde E-Mail-Blöcke am Morgen, Mittag und späteren Nachmittag reichen für die meisten Beschäftigten vollkommen aus).
4. Schritt: Konnte die Aufgabe in dem gewählten Zeitslot nicht zufriedenstellend abgeschlossen werden, dann muss die Finalisierung in eine weitere, neue Timebox verschoben werden. Bei einer weichen Deadline kann die Aufgabe auch durch einen Rückgriff auf einen der Zeitpuffer finalisiert werden. Sich 20 Minuten aus einer anderen Zeitbox zu borgen, bei der man schneller fertig geworden ist, ist hingegen unzulässig. Denn dann würde die Wirkung des Timeboxings an Effektivität einbüßen.

3. Vorteile und Nachteile: Warum steigert die Timeboxing-Methode die Produktivität?

Der britische Historiker Cyril Northcote Parkinson formulierte 1955 als Erster das berühmte Parkinsonsche Gesetz zum Bürokratiewachstum. Ausgangspunkt war die statistische Beobachtung, dass das Personal in der Verwaltung (der britischen Marine) ständig zunimmt, ohne dass deren Aufgaben im gleichen Maße mitwachsen. Konkret lautet das Gesetz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.“ Je mehr Zeit uns also für die Erledigung einer Aufgabe zur Verfügung steht, desto mehr nehmen wir davon in Anspruch und desto länger brauchen wir auch dafür.

• Deadlines haben somit eine disziplinierende Wirkung. Bei dem Versuch, sie einzuhalten, werden die Dinge viel effizienter priorisiert und erledigt. Vor allem Kleinigkeiten und Nichtigkeiten werden schneller abgehakt, anstatt sich zu Zeitfressern aufsummieren zu können.
• Ein typisches Beispiel ist der spontan angekündigte Besuch von Freunden oder Verwandten und die grandiose Leistung, Chaos innerhalb kürzester Zeit beseitigen zu können, für das man normalerweise 10-mal so lange brauchen würde.
• Auf den italienischen Ingenieur, Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto geht eine ähnliche Beobachtung zurück. Laut seinem Pareto-Prinzip (die 80/20-Regel) benötigen wir 20 % unserer Zeit, um eine Aufgabe zu 80 % zu erledigen und noch einmal 80 % der Zeit, um die restlichen 20 % zu erledigen. Wer also gleich mit 100 % Zielerreichung im ersten Wurf plant, muss auch gleich einen entsprechend höheren Zeitaufwand einplanen. Und das möglicherweise, ohne zu wissen, ob man von Anfang an in die richtige Richtung läuft und das Ergebnis dann auch wirklich passt.
• Die Timeboxen helfen somit, sich zu fokussieren und einen Schlussstrich unter eine Aufgabe zu ziehen, anstatt sie ewig weiter zu überarbeiten.
• Sie wirken auch motivierend, wenn man einen Slot nach dem anderen abhaken und von der Liste streichen kann.
• Zugleich sorgen sie dafür, dass auch Unangenehmes nicht ewig aufgeschoben, sondern abgearbeitet wird.
• Die festen Phasen konzentriertes Arbeitens bewirken nicht zuletzt, dass wir uns weniger ablenken lassen und besser fokussieren können. Das beugt Stress vor und wir können die Aufgaben deutlich schneller abarbeiten, als wenn wir uns andauernd in der Konzentration unterbrechen lassen.

Die Nachteile der Timeboxing-Methode

• Wer sich zu kurze Zeitfenster einplant, hetzt durch jede Timebox, um das Pensum erfüllen zu können. Dadurch entsteht unnötig Stress, der zulasten der Leistungsfähigkeit geht und auch der Gesundheit schadet. Wer dies dauerhaft falsch einplant, lebt auf pump und bekommt früher oder später die Rechnung dafür serviert (beruflich und privat).
• In vielen Fällen kommt es auch weniger auf die aufgewendete Arbeitszeit an als vielmehr auf die Qualität des Ergebnisses. So können die Folgen bei sicherheitskritischen Aspekten gravierend sein und Mensch wie Material gefährden. In diesen Fällen muss der Fokus also definitiv auf der Qualität der Arbeit und des Ergebnisses liegen, um Fehler und Risiken zu minimieren (z. B. bei Flugzeuginspektion, Autoreparaturen oder einer Operation am offenen Herzen).
• Besonders in kreativen Berufen sollte man zudem auch nicht einfach den Stift fallen lassen, nur weil die Uhr klingelt. Wenn Sie gerade richtig in einem Thema drinnen sind und sich in einen der seltenen und wichtigen „Flows“ gearbeitet haben, sollten Sie diesen Drive ausnutzen und möglichst viel Strecke machen, statt kurz vor dem Ende einfach wegzugehen. Tipp: Planen Sie daher bei wichtigen und komplexen Aufgaben immer genügend Zeitpuffer ein, um flexibel auf Unvorhergesehenes reagieren und Ihre Arbeiten notfalls noch zu einem vernünftigen Ende bringen zu können.

Fazit: Besonders für Routineaufgaben, feste Fristen und Meetings ist das Timeboxen sinnvoll

Bei einem Kundengespräch oder einer Verhandlung können Sie schlecht abrupt sagen: „So, das wars. Ich habe jetzt leider keine Zeit mehr für Sie, tschüss.“ Bei Routineaufgaben oder einem festen Veröffentlichungsdatum für das Gesamtprojekt ist die geordnete Struktur der Zeitboxen jedoch sehr hilfreich, um sich nicht in Details zu verzetteln und rechtzeitig fertig zu werden. In der Alltagspraxis wird das Timeboxing zudem auch für die einzelnen Elemente des agilen Projektmanagements sowie die Scrum-Events wie den Sprints angewendet, die grundsätzlich immer mit festen Zeitfenstern versehen werden.

4. Timeboxing hieß früher „Wochenplan erstellen“ oder „Arbeitszeit/Kalender planen“

Das Einplanen von festen Zeitfenstern für die Bearbeitung von Aufgaben ist vermutlich so alt wie die Menschheit selbst (z. B. limitiert durch das verfügbare Tageslicht, nur sporadisch vorhandene Ressourcen oder den Jahreszeiten). In diesem Sinne funktioniert das Timeboxing ganz ähnlich wie die strukturierte Arbeitszeitplanung und klassische Wochenplanerstellung mittels eines Kalenders. Das wurde auch schon im vordigitalen Zeitalter so gehandhabt.

• Eine entscheidende Neuerung ist jedoch die Regel, dass jede Timebox eine eigene feste Deadline hat und sich kein Zeitkontingent aus einer schneller erledigten Aufgabe geborgt werden darf.
• Auch das vorherige Strukturieren einer Aufgabe in mehrere Blöcke und das Abschätzen der benötigten Bearbeitungszeit hilft, Wichtiges zu priorisieren und uns auf die Erledigung der Aufgaben zu fokussieren.
• Es gibt jedoch darüber hinaus viele weitere, ähnliche Zeitmanagementmethoden, die ebenfalls mit festen Zeitblöcken arbeiten, um ein konzentriertes und fokussiertes Arbeiten zu ermöglichen. Dies sind beispielsweise die Pomodoro-Technik, Eisenhower-Matrix, ALPEN-Methode, SMART-Methode, das Pareto Prinzip oder die ABC-Analyse. Einen Überblick, wie diese Techniken genau funktionieren und was für Vorteile sie bieten, lesen Sie hier in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Die besten Zeitmanagement Methoden für ein effizientes Arbeiten“.

5. Video-Tutorial: So planst Du einen produktiven Tag mit Outlook (inkl. Timeboxing)

(Dauer 07:40 Minuten)

Inhalte des Videos:

1. Einleitung 00:00 
2. Was ist Timeboxing? 00:29 
3. Timeboxing in Outlook 01:26 
4. Was sollte man bei der Planung beachten? 04:33 
5. Abschluss und Videoempfehlung 07:15