Wie man in Outlook „Ressourcen“ anlegt und bucht: Räume & Betriebsmittel ohne extra Buchungs-App verwalten (mit Video-Tutorial!)

Wenn Sie Ihre Besprechungsräume oder andere Betriebsmittel (wie zum Beispiel Firmenwagen oder Geräte) verwalten wollen, brauchen Sie dafür nicht gleich eine eigenständige Buchungs-App zu installieren – das funktioniert auch ganz einfach mit der Ressourcen-Funktion direkt in Microsoft Outlook! Damit kann das Buchen von Ressourcen aller Art in einem Unternehmen schnell und einfach digitalisiert und automatisiert werden, was im Firmenalltag viel Arbeitszeit einspart und vor Doppelbuchungen schützt. Alle Nutzer können die Ressourcenkalender in Outlook sofort für sich nutzen und einsehen, ohne dass sich das Unternehmen dafür eine extra App kaufen und installieren muss. Das macht dieses Outlook-Feature so praktisch.

1. Wie funktioniert die Ressourcen-Buchung in Outlook mittels Postfach und Kalender?

Unter den Begriff „Ressourcen“ werden in Outlook sämtliche Betriebsmittel zusammengefasst, wie zum Beispiel Konferenzräume, Laptops, andere Elektrogeräte, Cargo-Bikes und Firmenfahrzeuge. Jede dieser Ressourcen muss nun anfangs lediglich einmal in Outlook angelegt bzw. hinzugefügt werden, ganz ähnlich wie ein menschlicher Benutzer auch. Dann kann Outlook die Ressourcenverwaltung weitgehend automatisiert erledigen. Um dies technisch bewerkstelligen zu können, bekommt jede Ressource ein eigenes Ressourcenpostfach und einen eigenen Ressourcenkalender. Das eigene Postfach wird benötigt, damit die Ressource Buchungsanfragen je nach Verfügbarkeit automatisch per E-Mail annehmen oder absagen kann. Die Kalenderfunktion wird benötigt, damit die Ressource Termine eintragen, verwalten und teilen kann – und alle Nutzer die Frei- und Belegtzeiten dieses Betriebsmittels sofort einsehen können.

• Ansonsten ist das Ressourcen-Buchungs-Tool in Outlook sehr flexibel und offen programmiert. Sie können quasi sämtliche Arten von Betriebsmitteln eingeben und nahezu beliebige Bedingungen an einen Buchungsvorgang stellen. Zum Beispiel, dass ein Besprechungszimmer nur maximal 8 Stunden am Stück gebucht werden kann und nicht gleich zwei Tage lang. Oder dass die Raumkapazität auf 10 Personen begrenzt ist und nicht für eine Gruppe von 15 Personen gebucht werden kann. Oder auch, dass das Reservieren speziell eines Firmenwagens nicht automatisiert erfolgt, sondern in diesen Fällen immer eine verantwortliche Person die Fahrzeuganfrage manuell bestätigen muss.
• All diese Bedingungen müssen lediglich einmal beim Anlegen einer Ressource in Outlook mitangegeben werden. Einmal angelegt, erledigt die Ressource den Rest dann im Prinzip von ganz allein.
• Für das Anlegen einer Ressource in Outlook benötigen Sie allerdings Administratorrechte. Für die Nutzer selbst gibt es hingegen keine Voraussetzungen oder Einschränkungen. Diese können ganz nach Belieben sofort mit dem Buchen und Reservieren loslegen.
• Für eine Buchungsanfrage muss das benötigte Betriebsmittel dann ganz einfach bei einer Besprechungsanfrage im Outlook-Kalender wie ein normaler Nutzer mit eingeladen werden. Der Rest passiert automatisch.
• Tipp: Es gibt sogar eine noch einfachere Alternative für die Ressourcen-Buchung und Verwaltung direkt in Outlook, die ganz ohne die Hilfe eines Administrators auskommt. So können kleine Teams das Buchen von Betriebsmitteln ganz für sich selbst in Outlook einrichten und verwalten, ohne dafür extra die IT-Abteilung hinzuziehen zu müssen (siehe unser Extra-Tipp ganz unten).

2. Schritt I: Wie man als Admin eine neue Ressource in Outlook anlegt und hinzufügt

Das Anlegen einer neuen Ressource in Outlook muss von einem Administrator im Microsoft bzw. Office 365 Admin Center und dort dann im Exchange Admin Center vorgenommen werden. Und das funktioniert so.

1. Öffnen Sie das Office bzw. Microsoft 365 Admin Center → admin.microsoft.com und dann links unten das Exchange Admin Center. Alternativ können Sie sich auch direkt unter → https://admin.exchange.microsoft.com anmelden.
2. Klicken Sie dann im Menü am linken Bildschirmrand unter → Empfänger auf → Ressourcen und dann in der rechten Bildschirmhälfte auf → Ressource hinzufügen.
   

   

3. In dem sich nun öffnenden Eingabefenster mit dem Namen „Neues Ressourcenpostfach“ können Sie die Parameter für das Betriebsmittel eingeben. Dafür müssen Sie zunächst zwischen den beiden Ressourcentypen → Raum oder eine bewegliche → Ausstattung (= mobiles Equipment) wählen.
4. Anschließend müssen Sie die beiden Pflichtfelder direkt darunter ausfüllen: Vergeben Sie der neuen Ressource einen → Namen mit hohem Wiedererkennungswert (in unserem Videobeispiel unten „Besprechungsraum 1“) und dann eine dazu passende → E-Mail-Adresse (in unserem Praxisbeispiel „besprechungsraum2@buero-kaizen.de“). Bestätigen Sie anschließend mit einem Klick auf → Weiter.
5. Die restlichen Felder in der darauffolgenden Formularseite sind optional. Unter „Kapazität“ können Sie z. B. die maximal buchbare Personenanzahl für diesen Raum einstellen, oder auch die verfügbaren Sitzplätze eines Autos/Kleinbusses. Wenn Sie wollen, können Sie auch noch die Felder „Standort“ und „Telefonnummer“ ausfüllen.
6. Bei „Unternehmen“ können große Betriebe mit mehreren Niederlassungen optional noch weitere grundlegende Angeben und Informationen zu der Ressource hinzufügen (z. B. in welchem Bereich, in welchem Unternehmen und den genauen Standort). Füllen Sie die Felder wie gewünscht aus oder überspringen Sie diese Seite und klicken Sie unten auf → Weiter.
   

   

7. Nun öffnet sich die nächste und letzte Formularseite „Buchungsoptionen“, auf der Sie die Richtlinien festlegen können, wann und wie diese Ressource in Outlook gebucht werden kann. Das betrifft das Zulassen oder Ausschließen von → Besprechungsserien (also ob „Buchungsserien“ erlaubt werden), das Beschränken der → Terminplanung auf die Arbeitszeit und, ganz wichtig, ob Outlook die Buchungsanfrage je nach Verfügbarkeit → automatisch annehmen und ablehnen soll (per E-Mail-Benachrichtigung), oder ob die Anfragen an eine bestimmte Person weitergeleitet werden sollen, die dann die Freigabe manuell überprüft und vornimmt.
8. In den beiden unteren Formularfeldern können Sie noch das → Buchungsfenster begrenzen, innerhalb dessen eine Reservierung möglich ist (zum Beispiel maximal 365 Tage im Voraus), sowie die → maximale Dauer, wie lange diese Ressource gebucht werden darf (zum Beispiel maximal 24 Stunden am Stück). Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf → Weiter.
9. Nun erhalten Sie abschließend noch eine Zusammenfassung Ihrer Eingaben zur Kontrolle, die Sie mit einem Klick auf → Erstellen abschließen. Bis Outlook das neu hinzugefügte Ressourcenpostfach fertig erstellt hat, können nun jedoch einige wenige Minuten vergehen.
   

   

3. Schritt II: Wie die Mitarbeiter eine Ressource in Outlook buchen und reservieren können

1. Klicken Sie in Ihrem Outlook-Kalender in der Registerkarte → Start auf → Neue Besprechung (jeder Termin mit mehreren Personen wird „Besprechung“ genannt, also nun auch ein Termin von Ihnen mit einem Betriebsmittel).
2. Füllen Sie dann das Formular der Besprechungsanfrage (= Buchungsanfrage) wie gewohnt mit einem Titel/Betreff, Datum, Anfangs- und Endzeit aus.
3. In der Adresszeile → Erforderlich können Sie nun als Empfänger die benötigte Ressource aus dem globalen Adressbuch Ihres Unternehmens auswählen. Alternativ können Sie hier auch die E-Mail-Adresse der benötigten Ressource manuell eingeben (in unserem Praxisbeispiel „besprechungsraum1@buero-kaizen.de“). Handelt es sich bei der Ressource um einen Raum, können Sie auch ganz einfach direkt unterhalb der Adresszeilen auf die Schaltfläche → Ort klicken und sich dann den Raum aus der Aufklappliste raussuchen.
4. Wenn Sie wollen, können Sie bei der Gelegenheit auch gleich noch alle für den Termin benötigten Personen hinzufügen (über die Adresszeilen → Erforderlich und → Optional). Die menschlichen Nutzer erhalten dann eine Besprechungsanfrage, die Ressource eine Buchungsanfrage.
5. Tipp: Klicken Sie in der Besprechungsanfrage oben auf die Registerkarte → Terminplanungs-Assistent . Auf diese Weise können Sie die Frei- und Belegtzeiten aller eingeladenen Personen gleichzeitig parallel einsehen und den optimalen Zeitpunkt für den Termin wählen. Das bedeutet, dass Sie hier auch sofort einsehen können, zu welchen Zeiten die von Ihnen benötigte Ressource frei oder belegt ist!
6. Durch das Versenden der Besprechungs- bzw. Buchungsanfrage erhält auch die entsprechende Ressource eine E-Mail mit der Anfrage für den eingestellten Zeitraum. Je nach Verfügbarkeit (und z. B. der Kapazität) erstellt diese dann automatisch eine Antwort-E-Mail an den Antragsteller mit entweder einer Bestätigung der Reservierung oder einer Ablehnung und einer Nachricht, wer diese für welchen Zeitraum gebucht hat. Outlook trägt die Reservierung dann auch gleich in den Kalender des Antragstellenden sowie auch in den eigenen „Ressourcenkalender“ der Ressource ein, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

Tipp: Den Ressourcenkalender eines Betriebsmittels schnell und einfach in Outlook einsehen

Den Kalender einer Outlook-Ressource, mit den freien und belegten Zeiten, können Sie übrigens auch einsehen, ohne dafür extra eine Besprechungsanfrage ausfüllen und dann den Terminplanungs-Assistenten öffnen zu müssen. Denn Sie können sich den Ressourcenkalender jedes in Ihrem Unternehmen hinzugefügten Betriebsmittels aus dem globalen Adressbuch auswählen und zu Ihren persönlichen Outlook-Kalendern hinzufügen. Mit einem Klick auf diesen Kalender sehen Sie dann sofort die verfügbaren und bereits reservierten Zeiten.

• Öffnen Sie dafür Ihren Outlook-Kalender und klicken Sie dann in der Registerkarte → Start auf → + Kalender hinzufügen.
• Wählen Sie dann → Aus Adressbuch bei einem beweglichen Arbeitsmittel und → Aus Raumliste, wenn es sich um eine Räumlichkeit handelt.
• Dieser Ressourcenkalender wird nun Ihrer persönlichen Kalenderauswahl am linken unteren Bildschirmrand hinzugefügt und kann dort mit einem einfachen Mausklick geöffnet und jederzeit sofort eingesehen werden.

4. Einfache Alternative ohne Admin: Für jede Ressource einen eigenen Outlook-Kalender teilen

Manchmal muss es gar nicht das ganz große Ding sein, sondern es reicht eine möglichst schnelle und einfache Lösung. Zum Beispiel, wenn es nur um die Buchungsverwaltung für eine einzige Ressource in einer kleinen Abteilung oder einem kleinen Team geht. Das können Sie auch direkt in Outlook ganz ohne die Hilfe eines Administrators oder der IT-Abteilung machen.

• Dafür müssen Sie lediglich einen neuen Kalender erstellen (in der Registerkarte → Start unter → + Kalender öffnen und dann → Neuen leeren Kalender erstellen). Benennen Sie diesen neuen Kalender nun nach der Ressource und geben Sie in anschließend allen relevanten Personen in Ihrem Team frei.
• Dann hat jeder Einsicht in diesen Ressourcenkalender und kann selbst Termine darin erstellen. Der Nachteil ist jedoch, dass die automatische Buchungsverwaltung entfällt (also die Bestätigungs- oder Ablehnungsbenachrichtigung sowie die Eintragung des Termins in beide Outlook-Kalender, des Antragstellenden wie auch der Ressource).
• Mehr Informationen hierzu finden Sie in unseren beiden Büro-Kaizen-Anleitungen zum → Freigeben eines Outlook-Kalenders sowie für das Erstellen eines → gemeinsamen Gruppenkalenders in Outlook.

5. Extra-Tipps rund um Outlook, Microsoft Office 365 und mehr Effizienz im Büro!

Outlook ist ein sehr vielseitiges Tool für das Verwalten der E-Mail-Korrespondenz, Adresslisten, Termine und Aufgaben. Zudem ist es auch hervorragend in Microsoft 365 eingebunden, was in Kombination mit den anderen Office-Tools sehr effiziente und zeitsparende Workflows ermöglicht, wie zum Beispiel mit Excel, OneNote, ToDo oder Teams. Hier finden Sie unsere Themenseiten mit den wichtigsten Tipps, Tricks und Anleitungen rund um Outlook, Microsoft Office 365 sowie für deutlich mehr Effizienz in der täglichen Büroarbeit!

• Unsere Themenseite zu Microsoft Outlook: Alle kostenlosen Büro-Kaizen-Anleitungen rund um die vielen praktischen Funktionen des E-Mail-Clients.
• Unsere Themenseite zu Microsoft 365: Übersicht über die Microsoft 365-Suite und alles Wissenswerte rund um die einzelnen Office-Tools.
• Kostenloses Büro-Kaizen Download-Center: Noch mehr Tipps und Tricks, Checklisten und Druckvorlagen für mehr Effizienz am Schreibtisch, in Meetings und beim digitalen Arbeiten!

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Räume und Ressourcen in Outlook anlegen & buchen

(Dauer 06:18 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials zu der Ressourcen-Buchung und Verwaltung in Outlook:

1. Einleitung 00:00 
2. Exchange-Ressourcen im M365-Admin-Center anlegen 00:23 
3. Raum buchen in Outlook 03:43 
4. Raum-Kalender in Outlook hinzufügen & einsehen 04:59