Das Menüband in den Microsoft Office-Apps anpassen und damit personalisieren: Das Menü in Excel, Outlook, Word & Co selbst zusammenstellen

Wussten Sie schon, dass Sie in den meisten Microsoft Office 365-Apps – wie Word, Excel und Outlook – das Menüband anpassen und damit individuell selbst zusammenstellen können? Also zum Beispiel eine neue Registerkarte „MitIhremNamen“ erstellen können (ähnlich wie die Registerkarte „Datei“ oder „Ansicht“), in die Sie dann alle die von Ihnen persönlich am häufigsten benötigten Befehle des Programms beliebig zusammenstellen können?

• So haben Sie all die Programmfunktionen, die Sie individuell am häufigsten benötigen, immer sofort, Registerkarten-übergreifend und mit nur einem Klick zur Hand und müssen sich nicht mehr andauernd nervend und zeitraubend kreuz und quer durch das Menü klicken.
• Auf diese Weise können Sie die Nutzung von Outlook, Excel, Word, PowerPoint & Co ganz genau auf Ihre Bedürfnisse maßschneidern, personalisieren und damit jeden Tag viel Zeit, Stress und Nerven einsparen.
• Wie einfach das konkret funktioniert, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

1. Warum das Anpassen des Menübands in Word, Excel, Outlook & Co so genial effizient ist!

Egal ob Sie nun an einem komplexen Textdokument in Microsoft Word arbeiten (mit aufwendiger Formatierung, Layout, Tabellen, Grafiken und Kommentaren), an einer möglichst hochwertig wirkenden Präsentation in PowerPoint, einem abwechslungsreichen Newsletter in Outlook, einer Projektdokumentation oder Eventplanung in OneNote oder an einer umfangreichen Tabellenkalkulation in Excel.

• Je intensiver Sie in einem dieser Microsoft Office-Programme arbeiten, desto häufiger müssen Sie sich dabei kreuz und quer durch das Menü hin und her, vor- und zurückklicken. Das kostet nicht nur jedes Mal kostbare Zeit.
• Durch das andauernde Suchen nach den jeweils benötigten Funktionen in den Menübändern werden wir auch jedes Mal kurz mental aus unserer Konzentration auf die eigentliche Arbeit herausgerissen. Dadurch brauchen wir länger, zu Lasten der Arbeitsqualität und mit einer Erhöhung des Stresslevels.
• Das alles lässt sich nun ganz einfach vermeiden, indem Sie eine neue, eigene Registerkarte für Ihr Menüband erstellen und dort all die Befehle und Programmoptionen zusammenstellen, die Sie für Ihre Arbeit besonders oft benötigen.
• Dann arbeiten Sie zum Großteil nur noch in dieser einen Registerkarte und haben damit alle Ihre „Lieblingsfunktionen“ immer sofort mit nur einem Klick zur Hand. Das spart Zeit und lässt Sie ungestört im Arbeitsflow – im Ergebnis also ein ordentlicher Effizienz- und Wohlfühlgewinn!

2. Das Menüband in Office ist verschwunden – wo ist das Menüband hin?

Die meisten Office-Programme besitzen einen „Vollbild-Modus“. Dann wird der Arbeitsbereich vergrößert und dafür das gesamte Menüband inklusive seiner darüber angeordneten Registerkarten ausgeblendet.

• Für das vorübergehende Einblenden des Programmmenüs genügt es, ganz rechts oben im Rahmen des Programms auf die drei Punkte für → Mehr zu klicken.
• Wollen Sie das Programmmenü wieder dauerhaft eingeblendet haben, müssen Sie das Menü wie gerade beschrieben öffnen und dann in dem Menüband ganz rechts auf den kleinen Aufklapp-/Erweiterungspfeil → Menüband-Anzeigeoptionen klicken. In dem Kontextmenü wählen Sie dann die Option → Menüband immer anzeigen aus.

3. Was kann im Menüband von Excel, Outlook, Word & Co alles angepasst und geändert werden?

Sie können sich die komplette Menüzusammenstellung und auch Befehlsbezeichnungen in den oben genannten Microsoft Office 365-Apps nahezu beliebig an Ihre eigenen Wünsche und Vorlieben anpassen und damit personalisieren.

• So können Sie zum Beispiel die Reihenfolge der bestehenden Standard-Registerkarten für das Menü (z. B. „Ansicht“, „Einfügen“, „Formeln“, „Übergänge“, „Animationen“ oder „Überprüfen“) ändern und komplett neu festlegen. Registerkarten, die gar nicht benötigt werden, lassen sich auch ganz ausblenden.
• Sie können die Reihenfolge der Gruppen („Befehlsgruppen“) innerhalb des Menübands der jeweiligen Registerkarten verändern und für sich passend neu anordnen.
• Selten oder gar nicht genutzte Befehls-Gruppen können aus dem Menüband entfernt werden, um eine bessere Übersicht zu erhalten.
• Fast alle Befehle und Gruppen in den Office-Menüs können umbenannt werden, so dass Sie sich mit griffigeren Namen und Bezeichnungen besser zurechtfinden.
• Besonders praktisch ist auch das Hinzufügen einer neuen benutzerdefinierten Registerkarte, die Sie dann von A bis Z komplett selbst zusammenstellen können. Um diese zum Beispiel Registerkarten-übergreifend mit all den Funktionen zu füllen (in der gewünschten Reihenfolge), die ansonsten normalerweise über verschiedene Registerkarten hinweg verstreut sind.

4. Anleitung: So wird das Menüband in Microsoft Office angepasst (Excel, Word, Outlook)

Das Vorgehen für das Anpassen und Personalisieren des Programmmenüs ist in allen oben aufgeführten Office-Apps nahezu gleich. Gehen Sie dafür wie folgt vor.

Standard-Registerkarten: Reihenfolge ändern, umbenennen, ausblenden (am Beispiel Word)

• Öffnen Sie Microsoft Word (oder eine andere Office 365-App), klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Fleck in Ihrem Menüband und wählen Sie im Kontextmenü → Menüband anpassen aus. Daraufhin öffnet sich das Auswahlfenster „Passen Sie das Menüband und die Tastenkombinationen an“.
• Hier werden Ihnen nun in der linken Liste komplett alle in der gerade geöffneten Office-App überhaupt zur Verfügung stehenden Registerkarten, Befehls-Gruppen und Befehle aufgelistet. In der rechten Liste wird die aktuelle Konfiguration der Registerkarten, Gruppen und Befehle Ihres aktuell geöffneten Office-Programms angezeigt. Tipp: Die linke Liste aller verfügbaren Programmfunktionen können Sie sich nach den verschiedensten Parametern filtern lassen, um die Suche zu erleichtern. Wie zum Beispiel nach „Alle Befehle“, „Alle Registerkarten“, „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“, „Makros“ oder „Registerkarten für Tools“.
• Um nun die Reihenfolge der Standard-Registerkarten in Ihrem Menüband anzupassen, klicken Sie einfach in der rechten Liste die gewünschte Registerkarte an und manövrieren Sie diese mittels der Auf- und Abpfeile rechts daneben an die gewünschte Position. Hinweis: Die Position der Registerkarte „Datei“ lässt sich nicht ändern – diese ist immer ganz links an erster Stelle.
• Für das Umbenennen einer Registerkarte müssen Sie diese einfach in der rechten Liste anklicken und direkt unterhalb dieser Liste auf die Schaltfläche → Umbenennen klicken.
• Möchten Sie eine bestimmte Registerkarte gar nicht mehr dauerhaft über Ihrem Menüband eingeblendet haben, müssen Sie einfach in der rechten Liste das Häkchen aus dem Kontrollkästchen davor entfernen. Zum Wiedereinblenden reicht umgekehrt wieder das Aktivieren dieses Kontrollkästchens.

Die Gruppen im Menüband: Reihenfolge, umbenennen, ausblenden, hinzufügen (am Beispiel Excel)

• Öffnen Sie Microsoft Excel (oder eine der anderen Office 365-Apps), klicken Sie mit der rechten Maustaste an eine freie Stelle im Menüband und wählen Sie im Kontextmenü → Menüband anpassen (alternativer Klickpfad: Registerkarte → Datei, → Optionen und → Menüband anpassen).
• Wenn Sie die Reihenfolge der Befehls-Gruppen in einem bestimmten Menü einer Registerkarte ändern wollen, müssen Sie zunächst in der rechten Liste auf den Aufklapppfeil der gewünschten Registerkarte klicken und dann auf die gewünschte Befehls-Gruppe. Diese Gruppe können Sie nun mittels der beiden Auf- und Abpfeile rechts daneben weiter nach vorne oder nach hinten schieben. Dementsprechend ändert sich dann die Reihenfolge der Gruppen im Menüband.
• Wenn Sie eine bestimmte Befehls-Gruppe nie benötigen, können Sie diese auch aus dem Menü einer Standardregisterkarte verbannen. Die entsprechende Gruppe einfach mit der Maus markieren und dann auf die Schaltfläche → Entfernen klicken.
• Wenn Sie eine Gruppe anklicken und dann auf die Schaltfläche → Umbenennen klicken, können Sie die Befehls-Gruppe auch mit einem neuen, griffigeren oder kürzeren Namen versehen.
• Sie können einer Registerkarte auch jederzeit eine neue „benutzerdefinierte Gruppe“ hinzufügen. Dafür müssen Sie einfach in der rechten Liste auf die gewünschte Zielregisterkarte klicken und dann unterhalb der Liste auf die Schaltfläche → Neue Gruppe. Geben Sie der Gruppe einen aussagekräftigen Namen, manövrieren Sie diese an die gewünschte Position und fügen Sie Ihr dann ganz beliebig die gewünschten Befehle hinzu (siehe nächster Abschnitt).

Die Befehle in den Menü-Gruppen: Hinzufügen, umbenennen, Anpassen funktioniert nicht

• Die einzelnen Befehle (Optionen/Funktionen) in einer Standard-Befehls-Gruppe lassen sich weder aus dieser Gruppe entfernen noch umbenennen. Die entsprechenden, gerade noch für die Registerkarten und Gruppen genutzten Schaltflächen hierfür sind auf der Hierarchieebene der Befehle ausgegraut und funktionieren nicht. Sie lassen sich nicht anklicken.
• Sie können jedoch eine neue Befehls-Gruppe in einem Menü Ihrer Wahl erstellen und in diese „benutzerdefinierte Gruppe“ die gewünschten Befehle hinzufügen. Denn in einer selbst erstellten, benutzerdefinierten Gruppe lassen sich auch die Befehle ganz nach Belieben umbenennen, umsortieren und auch wieder einzeln entfernen.
• Das Hinzufügen eines neuen Befehls in eine beliebige Standardgruppe ist jedoch jederzeit möglich. Suchen Sie dafür in der linken (vollständigen Liste) den benötigten Befehl heraus, markieren Sie in der rechten Liste in der entsprechenden Registerkarte die gewünschte Zielgruppe und klicken Sie dann auf die Schaltfläche → Hinzufügen.

Neue Registerkarte erstellen: Das Menüband in Office komplett personalisieren (Beispiel Outlook)

• Öffnen Sie Microsoft Outlook, klicken Sie wieder an einen freien Platz im Menüband und dann auf → Menüband anpassen.
• Klicken Sie anschließend unterhalb der rechten Liste auf die Schaltfläche → Neue Registerkarte. Geben Sie der neuen Registerkarte einen passenden Namen und verschieben Sie sie gegebenenfalls mittels der Hoch- und Runterpfeile an die richtige Stelle.
• Nun können Sie Ihrer neuen benutzerdefinierten Registerkarte alle Befehle, Funktionen oder auch gleich ganze Befehls-Gruppen hinzufügen, die Sie am häufigsten benötigen – auf Wunsch können Sie diese auch gleich umbenennen und in die optimale Reihenfolge bringen.
• Auf diese Weise erhalten Sie ein perfekt an Ihre individuellen Nutzerbedürfnisse angepasstes Menüband in Ihren Microsoft Office 365-Apps – egal ob in Word, Excel, OneNote, Outlook oder PowerPoint!

5. Die individuell angepassten Menübänder in Microsoft Office für andere exportieren

Wenn Sie das Menü in einer Ihrer Office-Anwendungen wie gerade beschrieben an Ihre Bedürfnisse angepasst haben, möchten Sie die neue Errungenschaft bestimmt auch auf einem anderen Ihrer Endgeräten nutzen – oder im Kollegenkreis teilen. Dies funktioniert mittels der Option „Exportieren“.

• Klicken Sie dafür wieder auf eine freie Stelle in dem Menüband der betreffenden Microsoft Office-App und dann auf → Menüband anpassen.
• Klicken Sie anschließend rechts unten auf die Schaltfläche → Importieren/Exportieren und dann auf → Alle Anpassungen exportieren, wählen Sie eine Speicherort aus und bestätigen Sie mit → Speichern.
• Um das von Ihnen personalisiert angepasste Menüband nun auf einen anderen Computer zu importieren, folgen Sie dort dem gerade skizzierten Klickpfad und klicken Sie dann ebenfalls auf die Schaltfläche → Importieren/Exportieren. Wählen Sie nun jedoch die Option → Anpassungsdatei importieren. Navigieren Sie anschließend zu dem entsprechenden Speicherort, markieren Sie die Datei und bestätigen Sie mit → Öffnen.

6. Zurücksetzen: Die Standardeinstellungen im Menüband der Office-App wiederherstellen

Keine Angst, Sie können beim Anpassen des Menübands in Ihrem Word, Excel, Outlook oder PowerPoint nach Belieben experimentieren. Sollte etwas nicht passen, können Sie die Standardeinstellungen jederzeit per Mausklick wiederherstellen. Entweder nur für eine einzelne Registerkarte, in der Ihnen die Änderungen nicht passen. Oder auch gleich das gesamte Menü und damit alle Registerkarten zurück auf Werkseinstellung setzen.

• Öffnen Sie, wie oben beschrieben, das Dialogfenster „Menüband anpassen“.
• Klicken Sie dann unterhalb der rechten Liste neben „Anpassungen“ auf die Schaltfläche → Zurücksetzen.
• Wählen Sie nun je nach Bedarf die Option → Nur [die gerade] ausgewählte Registerkarte des Menübands zurücksetzen oder → Alle Anpassungen zurücksetzen.
• Hinweis: Wenn Sie alle Registerkarten im Menüband zurücksetzen, wird dadurch auch die praktische „Schnellzugriffsleiste“ auf die Standardeinstellung zurückgesetzt. Was die wirklich extrem nützliche Schnellzugriffsleiste in Office alles kann, erfahren Sie im nächsten Abschnitt „Extra-Tipp“.

7. Extra-Tipp: Die Schnellzugriffsleiste als ideale Ergänzung zum angepassten Menüband!

Wenn Sie jetzt das Menüband in Ihren Microsoft 365-Apps individuell angepasst haben, fehlt nur noch eine Funktion zur optimal-nutzerfreundlichen Office-Bedienung. Die praktische „Symbolleiste für den Schnellzugriff“. Diese „Schnellzugriffsleiste“ wird direkt unterhalb oder über dem Menüband angezeigt, zum Beispiel in Outlook, Word, Excel, OneNote und PowerPoint. Damit haben Sie die von Ihnen individuell am meisten benötigten Funktionen und Befehle immer sofort zur Hand, egal in welcher Registerkarte Sie sich gerade befinden. Zudem erhält jedes Element in der Schnellzugriffsleiste auch automatisch eine praktische Shortcut-Tastenkombination für ein noch schnelleres Anwählen. In den folgenden Links erfahren Sie mehr zu dieser extrem nützlichen Funktion und erhalten viele weitere praxisnahe Tipps für eine effizientere Büroarbeit.

• Die zeitsparende „Schnellzugriffsleiste“ in Outlook, Word, Excel & Co: Alle individuell am häufigsten benötigten Befehle immer sofort mit nur einem Klick zur Hand!
• Unsere Themenseite zu Microsoft 365: Übersicht, Anleitungen und Tipps zu den über 30 Microsoft Office 365-Apps, wie z. B. OneDrive, SharePoint, Forms, Planner, Excel, Outlook & Co.
• Büro-Kaizen Download-Center: Viele weitere praxisnahe Tipps, Checklisten und Vorlagen für eine effizientere Organisation und Zusammenarbeit finden Sie in unserem kostenlosen Download-Center!

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Alle Microsoft Office 365 Apps in unter 10 Minuten erklärt!

(Dauer 08:53 Minuten)

Inhalt dieses Microsoft Office 365 Video-Tutorials:

1. Einleitung 00:00
2. Überblick 00:36
3. Persönliche Produktivität 01:01
4. Outlook 01:13
5. Kalender 01:32
6. Personen 01:43
7. To Do 01:53
8. OneNote 02:16
9. Word 02:34
10. Excel 02:46
11. PowerPoint 02:55
12. Dateimanagement 03:12
13. OneDrive 03:21
14. SharePoint 03:33
15. Delve 03:48
16. Kommunikation & Teamarbeit 04:04
17. Teams 04:16
18. Planner 04:39
19. Forms 04:51
20. Stream 05:00
21. Sway 05:16
22. Whiteboard 05:31
23. Yammer 05:45
24. Kaizala 06:00
25. Sonstiges 06:12
26. Bookings 06:23
27. MyAnalytics 06:45
28. Power Apps 06:59
29. Power Automate 07:12
30. Admin 07:34
31. Admin Center 07:44
32. Compliance 07:59
33. Security 08:08
34. Übersicht 08:22