Mit dem Erstellen von Suchordnern in Outlook erreichen Sie das nächste Level einer effizienten E-Mail-Organisation. Und das Beste daran ist: Für die vollflexiblen, virtuellen Ordner brauchen Sie das bestehende Ordnungssystem Ihrer E-Mail-Kommunikation nicht neu zu ordnen! Denn die virtuellen Suchordner werden Ihrer bestehenden Ordnerstruktur ganz einfach übergestülpt, ohne etwas zu verändern oder zu verschieben. Same same, but much better! Wie extrem praktisch, einfach und zeitsparend das Ganze ist, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag – sowie in unserem Video-Tutorial am Ende dieses Artikels!
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist ein „Suchordner“ in Outlook? Und was sind „virtuelle Ordner“?
Mit dem Begriff „Suchordner“ werden in Outlook neuartige virtuelle Ordner bezeichnet. Ein virtueller Ordner ist dabei kein klassischer Ordner im eigentlichen Sinn, in den eine Datei (in diesem Fall eine E-Mail) physisch verschoben und gespeichert wird. Es handelt sich vielmehr um die statische, stets aktualisierte Anzeige einer abgespeicherten „Suchfilter-Anfrage“. Ganz ähnlich wie die Anfrage bei einer Suchmaschine. Dabei werden die E-Mails aber nicht physisch in den Suchordner verschoben, sondern lediglich darin angezeigt. Das ganze Vorgehen bietet nun zahlreiche entscheidende Vorteile.
- Ein Suchordner durchsucht vollautomatisch grundsätzlich alle E-Mails Ihres gesamten Postfachs, also mit Posteingang, Postausgang und Unterordnern, so dass Ihnen nichts mehr entgehen kann.
- Alle E-Mails, die den Kriterien des Suchfilters entsprechen (zum Beispiel eine bestimmte Person, ein Wort im Betreff, mit Anlage etc.), werden dann in diesem virtuellen Ordner angezeigt.
- Da die Treffer im Suchordner nur angezeigt werden, bleiben sie an ihrem eigentlichen Speicherort unverändert erhalten. Das gilt auch für das Löschen einer E-Mail aus einem solchen Suchordner oder für das Löschen des Suchordners selbst – die Originalmails im Originalordner bleiben davon unberührt.
- Im Ergebnis erhalten Sie so eine sehr fortschliche Methode, wie man Outlook besonders nutzerfreundlich und effizient organisieren und verwalten kann. So erlangen Sie mit nur wenigen Mausklicks die volle Flexibilität und volle Transparenz über Ihre E-Mail-Kommunikation – und das spart Zeit, Nerven und Fehlerquellen ein!
2. Die vier größten Vorteile durch das Erstellen von Suchordnern in Outlook
Die neue Methode, die E-Mail-Ordner in Outlook „virtuell“ zu organisieren und zu verwalten, bietet zahlreiche erhebliche Vorteile. Die vier wichtigsten sind:
I. Keine Ordnerkonflikte mehr (eine E-Mail existiert an mehreren Orten gleichzeitig): Viele E-Mails passen thematisch nicht nur in einen einzigen Ordner Ihres Postfachs, sondern könnten in mehreren Ordnern auf einmal einsortiert werden. Dieser Konflikt einer klassischen Ordnerstruktur – „in welchen Ordner gehörts denn nun?“ – wird mit den virtuellen Suchordnern ganz einfach und elegant gelöst. Die Mail existiert dann zwar nur einmal, erscheint aber einfach an mehreren Orten zugleich!
II. Alle E-Mails werden gefiltert (sowohl Ein- wie auch Ausgang): Ein Suchordner in Outlook durchsucht sowohl die gesendeten wie auch die empfangenen E-Mails. So können Sie sich den Wechsel zwischen Posteingang und Postausgang zur Nachverfolgung einer Unterhaltung künftig sparen – und sich per Mausklick die wirklich vollständige Kommunikation mit einer x-beliebigen Person anzeigen lassen, wer wann was geschrieben hat.
III. Arbeits- und Zeitersparnis (kein manuelles Verschieben von E-Mails mehr): Sie müssen künftig nicht mehr jede einzelne E-Mail manuell zwischen den Ordnern hin und her verschieben, um sie aufzuräumen und einzusortieren. Bei 50 E-Mails am Tag sind das 250 E-Mails pro Woche und über 1.000 pro Monat – eine deutliche Arbeits- und Zeitersparnis.
IV. Flexibilität & Transparenz (je nach Bedarf immer die vollständige Übersicht): Dadurch, dass die E-Mails künftig in mehreren virtuellen Ordnern zugleich liegen können bzw. angezeigt werden, haben Sie zu allen Themen, Projekten und Vorgängen in Outlook immer den kompletten Überblick. Jeder Suchordner ist mit Sicherheit definitiv vollständig und nichts kann verloren gehen oder übersehen werden.
3. Wo finde ich die Suchordner in Outlook?
Ihre individuellen Suchordner werden Ihnen als letzter Listenpunkt in Ihrem Posteingang am linken Bildschirmrand Ihrer Outlook-Desktop-App angezeigt (siehe Abb. 1 unten). Anfangs existiert hier nur der Platzhalter „Suchordner“. Sobald Sie jedoch einen ersten Suchordner anlegen, wird dieser hier als Unterordner angezeigt.
- Die Suchordner sind allerdings seit 2013 nur in der Desktop-Version, also nur in der Vollversion von Outlook verfügbar.
- In der kostenlosen Outlook-Web-App ist die Funktion nicht verfügbar. In OWA können daher auch zuvor auf dem Desktop erstellte Suchordner nicht angezeigt werden.
4. Anleitung für das Erstellen eines neuen Suchordners in Outlook
Einen neuen Suchordner in Outlook anlegen
- Öffnen Sie den E-Mail-Bereich in Ihrem Outlook und klicken Sie in der Registerkarte → Ordner ganz links in der Gruppe „Neu“ auf → Neuer Suchordner. Alternativ können Sie auch die Shortcut-Tastenkombination → Strg + Umschalt + P drücken.
- Nun können Sie sich entweder einen der aufgelisteten vordefinierten Suchordner auswählen oder ganz nach unten scrollen und auf → Benutzerdefinierten Suchordner erstellen klicken.
- Bei den vordefinierten Suchordnern stehen die drei Kategorien „Nachrichten lesen“, „Nachrichten von Personen und Listen“ und „Nachrichten organisieren“ zur Verfügung. Darin finden Sie so unterschiedliche virtuelle Ordner wie zum Beispiel für alle ungelesenen Nachrichten, für alle zur Nachverfolgung gekennzeichneten Nachrichten, als wichtig markierte E-Mails, Nachrichten von oder an bestimmte Personen oder Gruppen, mit Kategorien, über einer bestimmten Dateigröße, ab einem bestimmten Alter, alle E-Mails mit Anlagen oder für solche, die ein bestimmtes Wort enthalten (wahlweise im Betreff, der Adresse, im Nachrichtentext oder egal wo).
- Wenn Sie solch einen vordefinierten Suchordner anlegen, müssen Sie anschließend lediglich noch das betreffende Kriterium eingeben (z.B. welche Person, welches Wort, ab welcher Dateigröße etc.) und schon ist Ihr erster Suchordner in Outlook erstellt.
Einen benutzerdefinierten Suchordner in Outlook erstellen: Kriterien festlegen
- Folgen Sie der obigen Anleitung und klicken Sie auf → Benutzerdefinierten Suchordner erstellen.
- Klicken Sie anschließend direkt darunter in dem Feld „Suchordner anpassen“ auf → Auswählen.
- Geben Sie dann in dem neuen Dialogfenster „Benutzerdefinierter Suchordner“ in dem Feld „Name“ eine griffige Bezeichnung für den neuen virtuellen Ordner ein.
- Wählen Sie danach mit einem Klick auf die Schaltfläche → Durchsuchen das Postfach aus, in dem der virtuelle Suchordner angelegt wird und suchen soll (Tipp: Das kann auch ein freigegebenes Postfach einer anderen Person sein, was zum Beispiel für eine Krankheits- oder Urlaubsvertretung sehr praktisch ist).
- Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche → Kriterien, um die Bedingungen festzulegen, wie bzw. wonach der Suchordner alle E-Mails dieses Postfachs filtern soll. Daraufhin öffnet sich erneut ein letztes Auswahlfenster.
- In den ersten beiden Registerkarten „Nachrichten“ und „Weitere Optionen“ stehen Ihnen nun die verschiedensten Auswahlmöglichkeiten für die Kriterienfestlegung zur Verfügung. In der ersten Registerkarte „Nachrichten“ finden Sie alle Kriterien bezüglich des Inhalts oder der Eigenschaften einer E-Mail (z.B. Von, An, Wörter im Betreff etc.). In der zweiten Registerkarte „Weitere Optionen“ finden Sie alle weiteren Einstellungsmöglichkeiten rund um eine Nachricht herum (z.B. Wichtigkeit, Größe, Anhang, Kategorie etc.).
- Hier müssen Sie lediglich in die von Ihnen individuell für Ihren aktuellen Fall benötigten Felder die entsprechenden Werte oder Bezeichnungen eintragen oder auswählen. Die nicht benötigten oder nicht relevanten Auswahlfelder lassen Sie einfach frei.
- In der dritten Registerkarte „Erweitert“ können Sie die Bedingungen und Kriterien völlig frei definieren und aus komplett allen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten zusammenklicken. Hier können Sie auch mehrere Kriterien miteinander kombinieren oder auch bestimmte Faktoren mittels die Bedingung „enthält nicht“ für den Suchfilter ausschließen. Dafür müssen Sie hier ebenfalls lediglich in das entsprechende Feld klicken und können sich dann aus der Liste aller verfügbaren Optionen die individuell benötigten zusammenklicken. Abschließend nur noch Ihre Eingabe mit → Ok bestätigen, fertig.
Löschen eines virtuellen Suchordners in Outlook
Wenn man ein normalen, klassischen Ordner in Outlook löscht, werden auch alle darin gespeicherten E-Mails gelöscht. Das ist bei den virtuellen Suchordnern anders. Hier werden die Nachrichten nur individuell gefiltert angezeigt. Wird der Suchordner gelöscht, wird also nur dieser virtuelle Ordner aus der Ordnerliste gelöscht, die darin angezeigten E-Mails bleiben jedoch in dem Posteingang oder in ihrem jeweiligen Stammordner erhalten. Klicken Sie für das Löschen einfach den Suchordner mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü → Ordner löschen.
5. Praxisbeispiele: So praktisch kann die Verwendung eines Suchordners in Outlook sein
- Suchordner „Ungelesene E-Mails“: Damit haben Sie alle noch nicht gelesenen E-Mails stets aktuell auf einen Blick, obwohl sich die E-Mails nach wie vor alle physisch in Ihrem Posteingang befinden.
- Suchordner „Anlagen“: E-Mail hin? Sie suchen eine bestimmte E-Mail mit Anlage? Mit einem entsprechenden virtuellen Ordner sehen Sie alle E-Mails mit Anhang auf einen Blick – und garantiert auch die von Ihnen gesuchte.
- Suchordner „Von/An“: Wer hat wann was gesagt und wie geantwortet? In diesem virtuellen Ordner wird die gesamte Konversation mit einer bestimmten Person in Outlook abgebildet, sowohl aus dem Posteingang wie auch dem Postausgang.
- Suchordner „Projekt XY“: Ihre E-Mails verteilen sich kreuz und quer auf einen ganzen Ordnerbaum? Dann bekommen Sie mit einem virtuellen Ordner dennoch alles ganz schnell und einfach unter einen Hut! Einfach das dazugehörige Schlagwort eingeben und Sie erhalten alle E-Mails zu dem Projekt gesammelt in einer Übersicht, egal in welchem Ordner diese tatsächlich liegen
- Suchordner „Thema A“: Sie möchten alle E-Mails angezeigt bekommen, die sich um ein bestimmtes Thema drehen? Zum Beispiel Outlook, Excel, ChatGTP, Ihr Sommerfest oder ganz was anderes? Kein Problem! Der virtuelle Suchordner ist schnell erstellt – und auch schnell wieder gelöscht.
6. Extra-Tipps für Outlook, inklusive unserer Video-Anleitung zur Suchordner-Erstellung!
Ein weiterer großer Vorteil der virtuellen Suchordner in Outlook ist, dass Sie sich damit letztendlich eine klassische Ordnerstruktur im Postfach komplett ersparen können! Das wirkt ungewohnt, ist aber wirklich die mit Abstand einfachste, schnellste und effizienteste Lösung. Wie das genau funktioniert und was das konkret bringt, zeigen wir Ihnen im folgenden Link. Wie Sie die Suchordner in Outlook allgemein erstellen, sehen Sie auch in unserem nachfolgend eingebundenen Video-Tutorial.
- Chaotisches Ordnersystem in Outlook: Von der klassischen Ordnerstruktur zur schnelleren Google-Methode wechseln (ein Büro-Kaizen Video-Tutorial).
- Unsere Themenseite zu Microsoft Outlook: Alle Büro-Kaizen-Anleitungen, Tipps und Tricks (kostenlos) für ein wesentlich schnelleres, einfacheres und effizienteres Outlook.
- Erfolgreich mit Outlook: Kostenloses 80-seitiges Büro-Kaizen eBook zu den Funktionen von Microsoft Outlook, mit Praxisbeispielen (im Wert von 19,95 Euro).
Büro-Kaizen Video-Tutorial: Outlook Ordnerstruktur – extreme Zeitersparnis dank Automatisierung und Suchordnererstellung
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(Dauer 08:33 Minuten)
