In 3 Schritten zum Lean Office (Prinzipien + Tipps für Meetings, E-Mail, Dateiablage und Schreibtisch)

Beim Lean Office geht es schlank zu. Es geht darum, allen unnötigen Ballast loszuwerden. Dann können Prozesse – auch im Büro – so richtig fließen. Willkommen im Flow.

Lesedauer ca. 7 Minuten

1. Lean Office Definition

Lean ist ein englischer Begriff und bedeutet auf Deutsch schlank. Der Begriff tauchte zum ersten Mal im Zusammenhang mit einer Studie in Japan auf, die unter dem Gesichtspunkt „Lean Production” Produktionsbedingungen in der Automobilindustrie untersuchte. Am besten schnitt dabei Toyota ab, deren Produktion deshalb oft als Vorbild dient. Mittlerweile wird unter „Lean Production” der Versuch verstanden, Verschwendung zu minimieren.

Ein wenig später kam der Begriff „Lean Management” hinzu, der sich nun nicht mehr auf die Produktion beschränkt, sondern eine ganze Unternehmensphilosophie umfasst. Im Lean Office (oder auch Lean for Office) werden nun Erkenntnisse aus der Lean Production auf das Büro übertragen. Dabei orientiert man sich an den Prinzipien des Lean Managements.

Was bedeutet Lean Administration?

Lean Administration wiederum ist ein Teil vom Lean Office, hängt eng mit der Verwaltung zusammen und befasst sich beispielsweise mit der Auftragsabwicklung. Neben Lean Production, Lean Office, Lean Adminstration und Lean IT gibt es noch viele weitere Lean Begriffe.

2. In 3 Schritten zum Lean Office

Der einzige Haken – von selbst wird das nichts. Deshalb haben wir für Sie 3 Schritte zusammengestellt mit denen Sie dem Lean Office näher kommen.

1. Prinzipien verstehen: Lean Office hat mehr mit einer Philosophie zu tun, als mit konkreten Maßnahmen!
2. Verschwendungen identifizieren: Analysieren Sie in Ihrem Büro die einzelnen Prozesse und machen Sie Verschwendungsquellen aus.
3. Methoden nutzen: Nutzen Sie die Lean Management Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung im Sinne von Kaizen.

Um Prinzipien zu verinnerlichen, muss jedoch zuerst geklärt werden, was mit Lean Office gemeint ist. Los geht’s.

1. Schritt: Lean Management Prinzipien verstehen

Wie können diese Ziele im Büro erreicht werden? Wir hatten am Anfang 3 Schritte vorgestellt und starten jetzt damit die Lean Management Prinzipien auf das Büro zu übertragen (das nennt man übrigens Lean Thinking).

Folgende Prinzipien sind beim Lean Management wichtig:

• Kundenorientierung: Den Wert aus Sicht des internen Kunden (Schnittstelle) und externen Kunden (Endabnehmer) definieren.
• Konzentration auf den Wertstrom: Welche Aktivitäten sind erforderlich für ein Produkt/eine Dienstleistung? Machen Sie Prozesse und Schwierigkeiten sichtbar.
• Fluss-Prinzip: Wie können Wartezeiten, Liegezeiten und Durchlaufzeiten verringert werden? Wie können Prozesse besser aufeinander abgestimmt werden?
• Pull-Prinzip: Produktion nur bei Bestellung oder Erreichen des Bestandsminimums. Anstatt nach Planungsvorgabe wird nach internem/externem Kundenwunsch gearbeitet.
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess: Streben Sie nach stetiger Verbesserung Ihrer Prozesse und Ähnlichem. (Kaizen)

2. Schritt: 7 Arten der Verschwendung erkennen

Zeit und Ressourcen werden aber nicht nur bei Besprechungen verschwendet. Wer kennt es nicht? Eigentlich sollte es diesmal so richtig mit dem neuen Projekt vorangehen. Aber der Posteingang quillt über, die E-Mail vom Kollegen enthält nicht die notwendigen Informationen und jeden Tag kommt etwas neues dazwischen. Die Lösung liegt aber nicht in Überstunden, sondern darin, versteckte Verschwendungen zu entdecken.

Eingeführt wurde die Suche nach den 7 Arten der Verschwendung (muda) in der Produktion. Da sich Verschwendung jedoch nicht auf die Produktion beschränkt, sollen hier jeweils ein bis zwei Beispiele aus dem Büro genannt werden. Ganz im Sinne des Lean Thinking also.

1. Transport (überflüssige Materialbewegungen)
   Im Büro könnte dies bedeuten, dass Informationen unnötigerweise weitergegeben werden. Maria leitet die Email weiter an Marta, in der Hoffnung, dass Sie weiß, was man damit machen soll. Marta schickt sie an Heinz der zwar weiterweiß, aber nicht dafür zuständig ist. Zack, jetzt ist die Mail bei Peter, wird bearbeitet und geht den ganzen Weg über Heinz und Marta zurück zu Maria. Die hat nun aber etwas nicht verstanden und der Kreislauf geht von vorne los. 20 Mails später ist die Kundenanfrage endlich bearbeitet. Dieses Beispiel ist sicher überzogen, zeigt aber, wie wichtig klare Zuständigkeiten sind.
2. Hohe Bestände
   Im Büro können neben einem vollen Email-Postfach auch archivierte Dateien, Ordner in der Dateiablage oder immer länger werdende To-Do-Listen zum Problem werden. Hohe Bestände wiederum führen zu höheren Kosten.
3. Unnötige Bewegung
   Mitarbeiter mit hohem Kommunikationsbedarf, sollten Sie bestenfalls im gleichen Büro platzieren, um E-Mail Ping-Pong und lange Wege zu vermeiden. Aber auch die einzelnen Abteilungen können räumlich sinnvoll anhand des Wertschöpfungsprozesses angeordnet werden.
4. Wartezeiten und Suchzeiten
   Hohe E-Mail Bestände führen zu hohen Wartezeiten und Suchzeiten. Wer 38 ungelesene Emails im Posteingang hat, steht in der Gefahr eine wichtige Kundenanfrage zu übersehen oder eine wichtige Information in dem ganzen Chaos gar nicht mehr zu finden. Aber auch falsche Priorisierung von Aufgaben und nicht aufeinander abgestimmte Prozesse können dazu führen, dass wichtige Projekte und Aufgaben liegenbleiben.
5. Überproduktion
   Im Büro bedeutet dies, dass Daten gesammelt oder verteilt werden, die später gar nicht genutzt werden. Fragen Sie sich zum Beispiel, ob man wirklich die ganze Abteilung ins CC setzen muss und ob wirklich jede Datei archiviert werden muss. Emails sollten grundsätzlich kurz und prägnant sein und nur die notwendigen Informationen enthalten. Schreiben Sie lieber 3 kurze Emails, als eine lange Email an 3 Kollegen. (E-Mail Netiquette)
6. Overprocessing
   Beim Overprocessing werden Arbeitsschritte vollendet oder aus Gewohnheit abgehakt, obwohl dies gar nicht nötig ist. Im Büro passiert das zum Beispiel, wenn ein Dokument mehrfach auf Rechtschreibfehler geprüft wird, obwohl es später noch einmal überarbeitet wird.
7. Fehler führen zu Nachbearbeitungen
   Allerdings sind fehlerhafte Prozesse, Emails oder Dokumente, in denen Informationen fehlen, genauso schädlich. Das führt nämlich zu Nachfragen, die Zeit und Geld kosten. Wer Zeit einsparen will, kann deshalb Checklisten und Vorlagen nutzen. Daneben gibt es aber noch viele weitere Methoden.

3. Schritt: Welche Lean Methoden gibt es?

Um die gerade genannten Verschwendungen zu vermeiden gibt es verschiedene Lean Management Methoden, die unter Beachtung der Lean Prinzipien umgesetzt werden sollten. Dazu gehören:

• Standardisierung (zum Beispiel durch Checklisten und Vorlagen)
• Wertstromanalyse
• Kennzahlensysteme
• 5S Methode
• Schaffung von Transparenz und Visualisierung

Exemplarisch soll hier die 5S Methode angerissen werden um zu zeigen, wie man Lean Methoden im Büro (in unserem Beispiel im Ablagebereich) einsetzen kann.

Lean Office Beispiel: 5S zur Optimierung der Ablage und des Schreibtisches

Die 5S-Methode stammt von Toyota und führt zu mehr Ordnung am Arbeitsplatz. Darüber hinaus reduziert sie Suchzeiten und Wege. Die Methode besteht aus 5 Schritten. Wie können diese 5 Schritte im Büro umgesetzt werden? Gehen wir es anhand einiger Beispiele durch:

1. Sortieren: Alles was nicht regelmäßig bei der Arbeit benötigt wird, verschwindet vom Arbeitsplatz. Das könnten zum Beispiel die Unterlagen zur Betriebsfeier sein, die nur einmal jährlich stattfindet. Oder ein Locher, für den Fall, dass Sie den eigentlich nie benutzen. Nur das, was zur Wertschöpfung beiträgt, bleibt in unmittelbarer Nähe des Schreibtischs. Das gleiche gilt natürlich vor allem für den digitalen Arbeitsplatz und den Desktop.
2. Systematisieren: Sie können zum Beispiel Schubladen und Fächer beschriften, damit alles einen festen Platz bekommt. Dadurch werden Suchzeiten verringert.
3. Säubern: Verstauen Sie am Ende eines Arbeitstages alle Unterlagen, die noch auf dem Tisch liegen, an dem passenden Ablageort bis Ihr Schreibtisch leer ist. Dadurch vermeiden Sie, dass sich irgendwann Papierberge ansammeln.
4. Standardisieren: Die neue Ordnung sollte nun dringend eingehalten werden. Dazu gehört auch, sich die Zeit zu nehmen Schubladen und Fächer konsequent nach der neuen Systematisierung zu nutzen.
5. Selbstdisziplin: Der letzte Punkt ist gewissermaßen selbsterklärend. Sie brauchen dazu gerade anfangs natürlich ein gewisses Maß an Disziplin, damit die neuen Abläufe in Fleisch und Blut übergehen.

3. Praxisbeispiel: Lean Office Methode in Meetings

Aber lassen sich die Lean Prinzipien auch wirklich aufs Büro übertragen? Ja, denn auch im Büro gibt es viel Verschwendung. Anstelle von Produktionsflüssen steht im Lean Office jedoch die Optimierung von Informationsflüssen im Vordergrund. Um Ihnen das zu verdeutlichen haben wir zu jedem Lean Management Prinzip ein Praxisbeispiel verfasst, das sich leicht umsetzen lässt. Dabei haben wir uns auf Meetings konzentriert, denn 13 % aller Mitarbeiter betrachten Meetings, an denen sie teilnehmen müssen, als reine Zeitverschwendung. Das ist eine Menge, denn Besprechungen machen immerhin 26 % der gesamten Arbeitszeit im Büro aus, das ergab unsere Studie zur Arbeitseffizienz.

Hinweis: Falls Sie Hilfe bei der Umsetzung des Lean Office brauchen, stehen wir Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.

1. Wert aus Sicht des Kunden definieren

Bestehen Sie darauf, dass im Meeting nur Themen besprochen werden, die bereits im Voraus mit 2-3 Sätzen Beschreibung eingereicht wurden. Erscheint Ihnen das überflüssig, taugt das Thema womöglich wegen mangelnder Wichtigkeit gar nicht für Ihr Meeting und trägt nicht dazu bei den Wert aus Sicht des Kunden zu erhöhen.

2. Machen Sie Verschwendungen sichtbar (Wertstrom)

Stellen Sie beim Meeting eine Sanduhr auf den Tisch oder nutzen Sie eine App, die anzeigt, was das Meeting gerade für das Unternehmen kostet. So werden die Teilnehmer dafür sensibilisiert, dass unproduktive Meetings eine große Verschwendungsquelle darstellen. Wer findet, dass dies zu viel Druck aufbaut, sollte sich zumindest grundsätzlich vor dem Ansetzen jedes Meetings fragen, inwiefern es zur Wertschöpfung beiträgt. Wenn bereits die Gehaltskosten eines Meetings das diskutierte Einsparpotential einer Maßnahme übersteigen, ist ein Meeting keinesfalls zielführend.

3. Fluss-Prinzip

Besprechen Sie in einem Meeting zuerst die Themen, die alle betreffen. Dann können einzelne Teilnehmer, die im Meeting-Verlauf keinen Bezug mehr zu einem Thema haben, schon wieder an andere Aufgaben weiterarbeiten. Dadurch werden Mitarbeiter nicht länger als nötig in Prozessen gebunden, zu deren Wertschöpfung sie nichts weiter beitragen können. Darüber hinaus hilft ein Protokoll Ergebnisse und Zuständigkeiten sowie Erledigungstermine festzuhalten und somit den Übergang vom Meeting in andere Prozesse zu erleichtern.

4. Pull-Prinzip

Eine Checkliste sorgt dafür, dass alle Dinge, die ins Besprechungszimmer gehören (Flipchart, Blöcke, Stift, etc.) auch stets verfügbar sind. Darüber hinaus bleibt der Raum aufgeräumt. In Verbindung mit Kanban kann hierbei auch das Pull-Prinzip umgesetzt werden. Erstellen Sie dafür einfach eine kurze laminierte Anleitung, wo neue Schreibblöcke, Stifte oder auch Getränke zu finden sind, sollte der auf der Kanban-Karte festgehaltene Mindestbestand erreicht sein.

5. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess/Büro-Kaizen

Am Ende jedes Meetings sollten Sie sich fragen, inwieweit die davor gesteckten Ziele erreicht wurden und was man beim nächsten Mal besser machen könnte. Basierend darauf können Besprechungsregeln festgehalten und überarbeitet werden, damit die Zeitverschwendung immer weniger wird – ganz im Sinnes eins kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

4. Kritik am Lean Office

Abschließend sei trotz allen Vorteilen eines Lean Office der Vollständigkeit halber erwähnt, dass es natürlich auch Kritik gegenüber der Lean Philosophie gibt. Kritikpunkte sind:

• Das Fließbandprinzip könne nicht auf alle Prozesse im Büro angewendet werden.
• Lean setze hohe Arbeitsflexibilität der Mitarbeiter voraus und erzeuge Prozessdruck.
• Lean verkauft alte Methoden unter einem neuen Namen.
• Es sei fraglich inwieweit Lean auch für kleine Unternehmen geeignet sei.

5. Fazit zu Lean Office

Herzlichen Glückwunsch. Wenn Sie die Prinzipien des Lean Office anwenden, wird Ihr Büro schlanker und die Verschwendung wird verringert. Eigene Unterlagen und Arbeitsmaterialien müssen nun nicht mehr gesucht werden, weil Sie einen festen Platz haben. Und durch das Aussortieren von unnötigen Dingen, kann man sich auf das Wesentliche konzentrieren. Meetings werden effizienter und Verschwendungen im E-Mail-Verkehr beseitigt. Der Weg zum Lean Office ist geebnet.

Verbesserungspotential gibt es jedoch noch zu Hauf. Deshalb handelt es sich beim Lean Office auch um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, den Sie am besten gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern gehen. Denn im Endeffekt ist Lean Office eine Philosophie und keine einmalige Maßnahme. Es geht darum in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess Verschwendung zu verringern und so dafür zu sorgen, dass ihr Büro und die Prozesse im Büro Stück für Stück schlanker werden – ein wenig mehr Lean eben.