Anleitung für das Festlegen des Druckbereichs in Excel: Alles auf eine DIN A4-Seite passend skalieren, mit Überschrift auf jeder Seite, mit Gitternetzlinien etc.

Das Festlegen des Druckbereichs in Microsoft Excel funktioniert häufig nicht ganz so einfach, wie erhofft. Das liegt zum Teil daran, dass die vielen Einstellmöglichkeiten rund um den Druckbereich quer über das ganze Programm verteilt sind. Wie Sie nun den Druckbereich festlegen, aufheben, anzeigen und kontrollieren, auf eine DIN A4-Seite passend skalieren, mit Gitternetzlinien versehen oder auch mehrseitige Ausdrucke jeweils mit Titel und Überschrift versehen können, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung.

1. Definition: Was bedeutet „Druckbereich“ in Excel konkret? Und wo kann man das einstellen?

Mit dem Druckbereich legt man in Microsoft Excel fest, welcher Bereich einer Tabelle ausgedruckt werden soll. Wurde ein Druckbereich definiert, wird also nicht mehr die gesamte Arbeitsmappe oder Tabelle ausgedruckt, sondern nur noch der festgelegte Tabellenbereich. Dabei kann ein Arbeitsblatt mehrere separate Druckbereiche aufweisen, dann wird jeder dieser Bereiche beim Ausdrucken auch separat auf ein eigene Seite gedruckt.

Wie und wo kann man den Druckbereich in Excel festlegen und dann ausdrucken?

• Markieren Sie den gewünschten Tabellenbereich mit der Maus. Möchten Sie mehrere nicht zusammenhängende Druckbereiche festlegen, halten Sie dabei die Strg-Taste gedrückt.
• Klicken Sie anschließend in der Registerkarte → Seitenlayout in der Gruppe „Seite einrichten“ auf die Schaltfläche → Druckbereich und dann in der Dropdown-Auswahl auf → Druckbereich festlegen. Der festgelegte Tabellenbereich wird daraufhin im Dokument mit einer grauen Linie umrandet.
• Zum Ausdrucken müssen Sie dann lediglich noch auf → Datei und → Drucken klicken, oder alternativ die Shortcut-Tastenkombination → Strg + P eingeben.
• Hinweis: Sobald Sie einen Druckbereich festgelegt haben, erscheint in der gerade beschriebenen Menüauswahl nun künftig auch die Option → Druckbereich hinzufügen. Damit können Sie bei Bedarf weitere Zellen und Tabellenbereiche für das Ausdrucken hinzufügen. Denn wenn Sie bereits einen Druckbereich festgelegt haben und dann einfach einen neuen Druckbereich festlegen, dann wird dadurch der alte Druckbereich überschrieben und somit gelöscht. Nur durch das „Hinzufügen eines neuen Druckbereichs“ werden beide Bereiche (der alte und der neue) abgespeichert.

2. Den Druckbereich überprüfen: Alle festgelegten Druckbereiche in Excel anzeigen lassen

Wenn eine Excel-Tabelle ganz anders ausgedruckt wird, als sie auf dem Bildschirm aussieht, dann liegt das häufig an den darin bereits festgelegten Druckbereichen. Das kommt vor allem bei Arbeitsmappen vor, die von anderen Personen erstellt wurden. Um sich nun alle bereits eingestellten Druckbereiche in einem Dokument anzeigen zu lassen, müssen Sie in folgenden Programmbereich wechseln.

• Klicken Sie auf die Registerkarte → Ansicht und dann in der Gruppe „Arbeitsmappenansichten“ auf die Schaltfläche → Umbruchvorschau.
• Nun wird Ihnen eine miniaturisierte Ansicht der Excel-Tabelle angezeigt, in der alle bereits festgelegten Druckbereiche mit einer blauen Linie fett umrandet sind.
• Innerhalb dieser blauen Linien schreibt Excel zudem bei mehrseitigen Druckbereichen (mit semitransparenten Wasserzeichen) hinein, welcher Tabellenbereich auf Seite 1, welcher auf Seite 2, 3, 4 etc. ausgedruckt wird. Die Reihenfolge entspricht der Reihenfolge, in der Sie die einzelnen Druckbereiche im Schritt vorher mit gedrückter Strg-Taste markiert haben.
• Tipp: Sie können in dieser Kontroll-Ansicht auch alle Druckbereiche beliebig verändern. Greifen Sie dafür einfach die entsprechenden blauen Linien mit der Maus und erweitern oder verkleinern Sie die jeweiligen Tabellenbereiche. Auf diese Weise können Sie auch einen ursprünglich zu großen Tabellenbereich auf eine Seite passend skalieren.
• Um die Umbruchsvorschauansicht wieder zu verlassen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche → Normal links neben „Umbruchvorschau“.

3. Festgelegte Druckbereiche entfernen, damit Excel wieder die ganze Tabelle druckt

Ganz oder gar nicht. Sie können entweder nur alle festgelegten Druckbereiche auf einmal aufheben – oder keinen. Wenn Sie einen Druckbereich entfernen, entfernen Sie also automatisch alle aus dem gesamten Dokument.

• Klicken Sie dafür in einen beliebigen Tabellenbereich und dann in der Registerkarte → Seitenlayout auf die Schaltfläche → Druckbereich.
• In dem Dropdownmenü wählen Sie die Option → Druckbereich aufheben.
• Alternativ können Sie auch in der Kontrollansicht unter → Ansicht → Umbruchansicht mit der rechten Maustaste in einen mit blauer Linie umrandeten Druckbereich klicken und in der Auswahl dann die Option → Druckbereich zurücksetzen wählen.

4. Den Druckbereich in Excel auf DIN A4 anpassen, so dass alles auf eine Seite passt

Excel ist automatisch auf die Papiergröße DIN A4 formatiert. Das Problem ist nur, dass der auszudruckende Tabellenbereich häufig nicht ganz auf eine DIN A4-Seite passt! Kein Problem, denn Sie können einen beliebigen Druckbereich auch passend auf eine Seite skalieren. Dann wird der Inhalt automatisch auf eine Seite passend verkleinert oder vergrößert, ohne Seitenumbruch und damit ohne zweite Seite.

• Wenn der Druckbereich in Excel größer als eine DIN A4-Seite ist, können Sie diesen dennoch auf eine einzige Seite ausdrucken. Dafür müssen Sie in das „Druck-Menü“ wechseln.
• Klicken Sie dafür auf die Registerkarte → Datei und dann die Option → Drucken. Klicken Sie anschließend auf die unterste Schaltfläche → Keine Skalierung (Die Blätter in Originalgröße drucken) und wählen Sie in der Auswahlliste die Option → Blatt auf einer Seite darstellen (Die Druckeingabe so verkleinern, dass sie auf eine Seite passt) aus (siehe Abb. 3).
• Falls Sie bereits einen Druckbereich festgelegt haben, der jedoch größer als eine Seite ist, wird dieser Druckbereich nun auf eine Seite passend skaliert. Nur wenn Sie noch keinen Druckbereich festgelegt haben, wird Ihnen jetzt die gesamte Tabelle auf eine Seite passend skaliert – wenn Sie dies wünschen, müssen also einen bestehenden Druckbereich vor dem Ausdrucken entfernen.
• Hinweis: Mit einem Klick auf die Druckoption „Keine Skalierung“ können Sie auch die beiden Optionen → Alle Spalten auf einer Seite darstellen sowie → Alle Zeilen auf einer Seite darstellen auswählen. Dann wird der mehrseitige Druckbereich so auf eine Seite skaliert angepasst, dass entweder alle Zeilen oder alle Spalten ohne Seitenumbruch genau auf eine DIN A4-Seite passen.
• Tipp 1: Bei Bedarf können Sie in dieser Auswahl „Drucken“ auch zwischen Hochformat und Querformat wechseln, damit der Tabellenbereich noch besser auf eine Seite passt.
• Tipp 2: Wenn Sie bei der Auswahl des Druckers in diesem Dialogfenster nicht Ihr Druckergerät einstellen, sondern die Option „Microsoft Print to PDF“ auswählen, erstellt Ihnen Excel aus dem festgelegten (und gegebenenfalls auf eine Seite passend skalierten) Druckbereich automatisch ein PDF-Dokument.

5. Der „Drucktitel“: Eine Überschrift auf jede Seite des Druckbereichs in Excel einfügen

Wenn ein festgelegter Druckbereich in Excel mehrere Seiten umfasst, oder Sie mehrere Druckbereiche markiert haben und ausdrucken wollen, dann gibt es die Möglichkeit, auf jeder Seite dieses Ausdrucks eine Titelzeile mit derselben Überschrift einzufügen. So sieht man dann auch im Ausdruck auf einen Blick, dass diese Seiten zu demselben Tabellen-Dokument gehören. Diese Funktion nennt sich „Drucktitel“. Den Drucktitel können Sie wahlweise entweder horizontal (den sogenannten „Wiederholungszeilen“) oder vertikal (den sogenannten „Wiederholungsspalten“) eingeben.

• Klicken Sie dafür auf die Registerkarte → Seitenlayout und dann im Bereich „Seite einrichten“ auf die Schaltfläche → Drucktitel.
• Das sich nun öffnende Auswahlfenster „Seite einrichten“ ist dann schon auf der richtigen Registerkarte „Blatt“ geöffnet (siehe Abb. 4). Kontrollieren Sie zunächst in der ersten Zeile, ob alle Druckbereiche richtig erfasst wurden und korrigieren Sie gegebenenfalls den festgelegten Tabellenbereich.
• In den nächsten beiden Eingabezeilen können Sie nun die Drucktitel-Überschrift für jede Ausdrucksseite eingeben (entweder als Wiederholungzeile am oberen oder als Wiederholungsspalte am linken Seitenrand). Mit → OK bestätigen, fertig.
• Tipp „Reihenfolge der Seiten, Gitternetzlinien, Kommentare und Notizen mitdrucken“: In diesem Auswahlfenster finden Sie übrigens auch die Einstellmöglichkeiten, um beispielsweise die Gitternetzlinien im festgelegten Druckbereich ebenfalls mit auszudrucken. Hier können Sie auch die Reihenfolge der auszudruckenden Seiten im Druckbereich ändern, die Zeilen- und Spaltenüberschriften für das Ausdrucken aktivieren oder deaktivieren und auch einstellen, ob und wie die Kommentare und Notizen mit ausgedruckt werden sollen.

6. Problem: Das Festlegen des Druckbereichs in Excel ist ausgegraut und funktioniert nicht

Manchmal funktioniert das Festlegen des Druckbereichs in Excel nicht, weil die dafür nötigen Schaltflächen ausgegraut sind. Das betrifft die Menüpunkte „Druckbereich“ und „Drucktitel“ (in der Registerkarte „Seitenlayout“) sowie auch die Drucktitel-Optionen „Wiederholungszeilen und Wiederholungsspalten“ im Dialogfenster „Seite einrichten“. Die Problemlösung:

• Beim Einstellen des Druckbereichs dürfen nicht mehrere Tabellenblätter auf einmal markiert und damit gruppiert werden. Das gilt auch für das Vergeben eines Drucktitels.
• Der Druckbereich und auch der Drucktitel lassen sich in Excel also immer nur auf einem Tabellenblatt auf einmal festlegen. Wurden mehrere Blätter markiert oder gruppiert, werden die entsprechenden Funktionen ausgegraut und können dann nicht mehr angeklickt werden.

7. Extra-Tipp: Alle Microsoft 365-Apps einfach erklärt und die 10 besten Excel-Tipps als Video!

In Microsoft Excel gibt es viele Programmfunktionen, die an für sich sehr einfach und auch sehr hilfreich sind. Wenn man sie dann jedoch selber nutzen will, funktioniert das Ganze – ähnlich wie beim Festlegen des Druckbereichs – häufig nicht sofort so, wie gewünscht. Die Stolpersteine reichen vom Zeilenumbruch über das Prozentrechnen und die bedingte Formatierung bis zum Aufheben des Schreibschutzes. Aber auch die vielen praktischen Formeln gehen den meisten nicht gleich leicht von der Hand, wie zum Beispiel Anzahl2, Zählenwenn oder Summewenn. Daher finden Sie im folgenden Link unsere Übersicht mit allen Büro-Kaizen Anleitungen zu den wichtigsten Funktionen der Microsoft 365 Office-Apps (inklusive Excel)!

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Büro-Kaizen Video-Anleitung: Die Top 10 Microsoft Excel Tipps!

(Dauer 12:42 Minuten)

Inhalt unseres Video-Tutorials mit den 10 besten Tipps für Microsoft Excel

1. Einleitung 00:00
2. Erste Zeile fixieren 00:23
3. Statusleiste intelligent nutzen 00:58
4. Spaltenbreite automatisch anpassen 02:07
5. Tabelle mit Mausrad zoomen 02:55
6. Sprechende Namen für Zellen definieren 03:37
7. Absolute und relative Zellenbezüge 05:14
8. Filter nutzen 07:20
9. Zeilen oder Spalten einfügen & entfernen 08:55
10. Bedingte Formatierung nutzen 09:51
11. Zahlenformat anpassen 10:52