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Praxiserprobte Checklisten, Tipps und Anleitungen
Digitales Arbeiten
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Unser Büro-Kaizen® Workflow
Der Workflow ist eine Art Masterplan: Vom E-Mail-Verarbeiten, der Ablage, bis hin zur Tages-/ Wochenplanung. Hier sehen Sie die Zusammenhänge und wie Sie Ihren Büroalltag von nun an ganz einfach schaffen können.
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Spielregeln für Microsoft Teams
Microsoft Teams ist ein sehr hilfreiches Instrument, um orts- und geräteunabhängig zusammenzuarbeiten. Da alles in der Cloud stattfindet, ist eine sehr gute Verfügbarkeit der Daten gegeben.
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Einrichten eines OneNote Notizbuches
Bevor Sie ein Notizbuch anlegen und mit Inhalten füllen, empfehlen wir Ihnen über die Struktur der Inhalte nachzudenken. Überlegen Sie sich in welchen Bereichen Sie OneNote einsetzen möchten.
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Tastenkombinationen für
Microsoft OneNoteUm das Arbeiten mit dem PC zu beschleunigen sind Shortcuts eine große Hilfe. Mit diesen kann man schneller navigieren, formatieren oder etwas neu erstellen. Hier erhalten Sie einen Überblick über die Wichtigsten.
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Checkliste Büro-Kaizen®:
Digitale WeltDiese Checkliste zeigt Ihnen Ihren Entwicklungsstand an. Prüfen Sie, wo Sie noch Potenzial haben. Egal ob am digitalen Arbeitsplatz oder im Umgang mit E-Mails. In wenigen Minuten haben Sie den perfekten Überblick.
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7 Tipps für eine effiziente Outlook-Aufgabenliste
Führen Sie nur eine Aufgabenliste. Nehmen Sie sich die Zeit und sammeln Sie all Ihre ToDo-Listen, Notizzettel und Gedanken und übertragen Sie sie in Ihre zentrale Outlook-Aufgabenliste und führen lediglich diese fort.
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Tastenkombinationen für Windows und Outlook
Um das Arbeiten mit dem PC zu beschleunigen sind Shortcuts eine große Hilfe. Mit diesen kann man schneller navigieren, formatieren oder etwas neu erstellen. Hier erhalten Sie einen Überblick über die Wichtigsten.
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Ablage-Spielregeln –
PraxisbeispielNutzen Sie Ablage-Spielregeln, um eine einheitliche Ordner-Struktur auf Ihrem System-Netzwerk sicherzustellen. Vereinbaren Sie diese Spielregeln im Team. Diese Vorlage zeigt Ihnen die Ablage-Spielregeln von Büro-Kaizen ®.
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Ihr Team
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Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter
Für die optimale Einarbeitung von neuen Mitarbeitern empfiehlt es sich, anhand eines Einarbeitungsplans (mit zeitlicher Einteilung) die zu erledigenden Aufgaben zu organisieren und an die zuständigen Personen zu delegieren.
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E-Mail-Spielregeln bei Büro-Kaizen®
Das Medium E-Mail spielt in unserem Arbeitsalltag eine immer wichtigere Rolle. Um Klarheit zu schaffen und um möglichst effizient mit dem Thema umzugehen, haben wir uns bei Büro-Kaizen® auf diese E-Mail-Spielregeln geeinigt.
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22 Verhaltensregeln für den effizienten E-Mail-Umgang
Die „Flut“ an E-Mails stellt zunehmend den größten Zeitfresser dar. Die nachfolgenden Tipps sollen Ihnen helfen, die Effizienz beim Umgang mit E-Mails zu erhöhen. Z. B. Verarbeiten Sie E-Mails im Block und mit der 5-Minuten-Regel.
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Checkliste Büro-Kaizen®:
GesamtunternehmenEine Checkliste für das gesamte Unternehmen. Decken Sie die Bereiche auf, welche im Unternehmen bereits optimal für Ihre Bedürfnisse arbeiten und welche noch Optimierungspotenzial besitzen.
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Checkliste Büro-Kaizen®:
AbteilungEine Checkliste zur Selbstreflexion. Halten Sie sich, der Abteilung und jedem einzelnen Mitarbeiter den Spiegel vor Augen. Finden Sie heraus was optimal ist und in welchen Bereichen noch Optimierungspotenzial steckt.
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Problemlösungsstrategie – Reaganformular
Mit diesem Formular identifizieren Sie konkrete Probleme im Unternehmen und bieten mögliche Lösungen an. Eine Handlungsempfehlung verdeutlicht die eigene Präferenz. Somit können Probleme schnell beseitigt werden.
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Besprechungen
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Spielregeln für Videokonferenzen
Videokonferenzen sind durch Corona „normal“ geworden. Unsere Empfehlung ist, für interne Projektarbeit Microsoft Teams zu verwenden und für externe Zusammenarbeit und Schulungen Zoom.
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Vorlage für ein Sofort-Protokoll
Besprechungen sind nur effektiv, wenn die daraus resultierenden ToDos umgesetzt werden. Damit nichts vergessen wird, ist es sinnvoll, direkt während des Meetings ein Protokoll zu verfassen. Nutzen Sie unsere Vorlage.
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14 Empfehlungen für effektivere Besprechungen
Ihre Besprechungen dauern zu lang? Sind zu ineffizient? Die Ergebnisse sind kaum merklich? Das alles muss nicht mehr sein mit diesen 14 Empfehlungen für effektivere Besprechungen. Sparen Sie Zeit und damit bares Geld.
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Schreibtisch
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Telefonleitfaden für Akquisegespräche
Ein guter Telefon- bzw. Gesprächsleitfaden gehört zur Grundausstattung in jedem Unternehmen – und für jeden Beschäftigten. Dieser dient als Hilfestellung und Gedankenstütze für Akquise- und Servicegespräche.
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Die ultimative Shortcuts-Sammlung
Mit den folgenden Shortcuts für Windows Geräte sowie Mac OS werden Sie noch mehr Freude bei der digitalen Arbeit haben und nicht für jeden auszuführenden Befehl oder Klick zur Maus greifen müssen.
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Anregung zur Organisation eines Ablagesystems
Wie schön wäre es, jede gewünschte Information innerhalb einer Minute zu finden. Wenn Sie sich die „W-Fragen” stellen, unsere Tipps zur besseren Orientierung und für den Allgemeinschrank beachten, wird es funktionieren.
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Checkliste Büro-Kaizen®:
ArbeitsplatzBeurteilen Sie Ihren Arbeitsplatz in den Rubriken: „Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz”, „Arbeitsplatzorganisation” und „Geordnete Abläufe” und erkennen Sie Ihr persönliches Verbesserungspotenzial.
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Alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick
Sie finden hier von A bis Z alle wichtigen Aufbewahrungsfristen. Ob Sie nun Aktenvermerke, Bauakten, Fahrtberichte oder OP-Listen archivieren möchten. Diese Liste hilft Ihnen, den richtigen Zeitraum zu wählen.
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