Die Copilot-KI in Teams: Wie die KI automatisch Dateien, Chats & Besprechungen zusammenfasst sowie Vorlagen und Protokolle erstellt – Anleitung mit Video-Tutorial!

Die neue KI-Assistenzfunktion „Microsoft Copilot“ kann einem in Microsoft Teams sehr viel Such- und Routinearbeiten abnehmen. Das spart im Arbeitsalltag viel Zeit ein und setzt neue Kapazitäten für Sinnvolleres frei! So kann die Copilot-KI in Microsoft Teams zum Beispiel Dateien oder Inhalte aus Chats und Besprechungen zusammenfassen, Vorschläge, Vorlagen und Protokolle erstellen – oder auch tief in Unterhaltungen „versteckte“ Informationen wiederfinden. Was der Teams-Copilot genau alles kann, wie er funktioniert und wie man ihn bedient, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

1. Seit wann gibt es Microsoft 365 Copilot für Teams? Und was kostet der KI-Assistent?

Die auf dem generativen KI-Modell „ChatGPT“ von OpenAI basierende Assistenzfunktion „Microsoft 365 Copilot“ wurde im März 2023 veröffentlicht. Zunächst war der KI-Assistent allerdings nur für ausgewählte Firmen in einem Early-Access-Programm verfügbar.

• Seit November 2023 ist der Microsoft 365 Copilot für alle Unternehmen frei zugänglich.
• Seit Januar 2024 gibt es zudem auch die Version „Copilot Pro“ für Einzelnutzer (also Microsoft 365 Personal- und Family-Lizenzen).
• Dabei unterstützt der Copilot in Teams derzeit die Sprachen Chinesisch (vereinfacht), Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Japanisch, Portugiesisch und Spanisch.
• Tipp: Laut Microsoft liefern Anfragen in Englisch aktuell immer noch (trainingsbedingt) die besten Ergebnisse, was sich jedoch sukzessive angleicht.

Was kostet der Microsoft Copilot für Teams?

Um den KI-Assistenten in Microsoft Teams nutzen zu können, benötigen Sie einerseits eine Lizenz für den Microsoft 365 Copilot, sowie auch eine Microsoft 365-Lizenz, die die Teams-App umfasst.

Warum andere Chatbot-Alternativen zur Copilot-KI in Microsoft Teams nicht funktionieren können:

Speziell für die Nutzung in Microsoft Teams ist der Copilot praktisch alternativlos. Denn die KI-Konkurrenz generativer Chatbots (wie ChatGPT, Gemini Google AI, Sparrow, Jasper, ChatSonic etc.) kann „nur“ auf das Wissen des Internets und gegebenenfalls noch andere Trainingsdaten zugreifen. Nicht jedoch auf die Inhalte eines Microsoft 365-Accounts. Das wird allen externen Anwendungen von Drittanbietern aus Gründen des Datenschutzes per se nicht gestattet. Nur die Microsoft-Tools haben innerhalb der Microsoft 365-Umgebung Zugriff auf die jeweiligen Inhalte. Der Microsoft 365 Copilot basiert zwar auf ChatGPT und hat daher ebenfalls dessen „Wissen aus dem Internet“, kann aber zudem auch auf die Microsoft 365-Inhalte des lizensierten Accounts und der dazugehörigen Organisation zugreifen.

2. Wo finde ich in Teams die Copilot-Funktion? Aktivieren & Deaktivieren

Administratoren können die Copiloten-Funktion im Microsoft 365 Admin Center gezielt für einzelne Tools aktivieren und deaktivieren – und damit auch für die Microsoft Teams-App ein- und ausschalten.

3. Was kann der Microsoft Copilot in Teams alles? Features & Funktionen

Der Copilot-KI-Assistent kann Microsoft Teams-Nutzer auf verschiedenste Art und Weise unterstützen. Hier die Hauptaufgaben und Haupttätigkeitsbereiche.

• Den kompletten Inhalt einer Online-Besprechung, eines Chatverlaufs (Einzelchat, Gruppenchat, dem Kanal-Chat oder einem Besprechungs-Chat) oder auch einer Datei zusammenfassen lassen.
• Nur die wichtigsten Informationen aus einer Unterhaltung zusammenstellen.
• Eine Zusammenstellung aller Beschlüsse und Entscheidungen inklusive deren Vorteile und Nachteile erstellen, die in einem Chat, Kanal oder einer Besprechung getroffen wurden.
• Alle in der Konversation vereinbarten Aufgaben und die dafür verantwortlichen Personen in einer To-Do-Liste auflisten.
• Alle noch offenen und nicht abschließend geklärten Fragen auflisten, bei denen keine Einigung erzielt wurde.
• Rückfragen, Folgefragen und Ergänzungsfragen zu einem bestimmten Thema vorschlagen.
• Die einflussreichsten Personen in einem Chat identifizieren, dem Sie gerade beigetreten sind.
• Den Inhalt einer Online-Besprechung in ein Whiteboard übertragen und visualisieren, damit die Ideen dort weitergenutzt und kollaborativ weiterentwickelt werden können. Auf Wunsch kann der Teams-Copilot dabei auch gleich noch eigene, zusätzliche Ideen hinzusteuern.
• Für das Beantworten spezifischer Fragen beziehungsweise dem Suchen lassen nach einer bestimmten Information in einem Chat, Kanal oder einer Besprechung (z. B. „wer hat…“, „was war…“, „wann ist…“, „wie reagierte…“ oder „wie lautet…“).
• Der Copilot in Teams kann aber auch Vorschläge für Fragen erstellen, die die Diskussion voranbringen könnten oder nach Schwachstellen in der Argumentation von XY suchen.
• Der Copilot kann zudem auch als Schreibassistent Chatnachrichten in Teams nach der Eingabe einiger Stichpunkten vervollständigen und ausformulieren (mit auswählbarer Länge und auswählbarem Schreibstil, also professionell-formel, locker oder enthusiastisch).
• Als Schreibassistent kann der Copilot auch Vorlagen für eine E-Mail oder Einführungen für ein Textdokument erstellen, verschiedene Titel vorschlagen oder auch die häufigsten Fragen zu einem bestimmten Thema oder Sachverhalt ausformulieren.
• Nutzer des leistungsstärkeren Teams Premium können ihre Nachrichten („Posts“) zudem auch visuell illustrieren lassen. Dafür erstellt der verwandte KI-Bildgenerator DALL-E mehrere Designvorschläge, die dann über die Copiloten-Funktion angezeigt und ausgewählt werden können.

4. Wie man den Teams-Copiloten nutzt: Anleitung für Besprechungen & Chats

Der Copilot in Teams wird grundsätzlich wie alle KI-Chatbots mittels Prompts gesteuert. Das Englische „to prompt“ bedeutet auf Deutsch in etwa „veranlassen, auffordern, vorsagen, einsagen“. Ein Prompt ist dabei ein in natürlich-einfacher Sprache verfasster Befehl, was und wie der Copilot-Assistent etwas ausführen soll. Zum Beispiel: „Bitte fasse mir die Kanalunterhaltung zusammen und liste mir alle darin vereinbarten Aufgaben inklusive den dafür verantwortlichen Personen auf.“.

• Zum Jahreswechsel 2023/24 hat Microsoft zudem eine Reihe vorformulierter Prompts eingeführt, die die häufigsten und wichtigsten Anwendungsfälle in den verschiedenen Teams-Bereichen abdecken.
• Dadurch müssen nicht jedes Mal erneut immer wieder dieselben Prompts eingetippt werden – und das von Millionen Nutzern immer wieder aufs Neue. Die vorformulierten Prompts dienen somit als Schnellauswahl, um allen Anwendern Zeit bei der Eingabe zu sparen.
• Die vorformulierten Prompts finden Sie im Copiloten-Fenster am rechten Bildschirmrand mit einem Klick auf → Weitere Prompts bzw. → Weitere Eingabeaufforderungen.
• Manche vorgefertigten Arbeitsanweisungen für den KI-Assistenten enthalten einen Verweis auf Dateien oder Dokumente. Diese Textstellen sind blau hervorgehoben. Klicken Sie darauf, um entweder eine der dann vorgeschlagenen Datenquellen auszuwählen oder in dem Textfeld nach dem Schrägstrich „/“ selber einzugeben. Das kann zum Beispiel der Namen einer Person, einer Datei oder eines Ereignisses sein.

Den Copilot in Teams-Besprechungen sowie Anrufen verwenden

Sie können den Copilot in Teams jederzeit während oder im Anschluss an eine Online-Konferenz oder eines (Einzel-/Gruppen-)Anrufs nutzen. Es gibt lediglich drei Voraussetzungen:

1. Die Besprechung muss dafür transkribiert oder ein Anruf aufgezeichnet werden. Nur wenn diese Optionen aktiviert werden, kann der Chatbot die jeweilige Konversation auswerten. (Tipp: Sollten Sie jedoch vertrauliche Inhalte besprechen, bei denen eine Aufzeichnung und Speicherung unerwünscht ist, können Sie den Teams-Copiloten auch ohne Aufzeichnung und mit einer lediglich temporären Transkription verwenden.
2. Es muss bereits genügend transkribierte Sprechzeit vorliegen, die der Copilot auswerten kann. Ansonsten gibt er an, dass er zunächst noch mehr Informationen benötigt, um eine Antwort generieren zu können.
3. Der Copilot kann nur von Ihnen in einer Teams-Besprechung verwendet werden, wenn dieses Meeting von einer Person Ihrer eigenen Organisation erstellt wurde. Für externe Teilnehmer ist das nicht möglich.

Den Copilot während einer Besprechung nutzen: Während eines Online-Meetings oder eines Anrufs wird Ihnen die Copilot-Schaltfläche in der Besprechungssteuerung angezeigt. Sobald Sie daraufklicken, werden Sie automatisch aufgefordert, insofern noch nicht geschehen, die Transkription bzw. Aufzeichnung zu starten. Daraufhin erscheint am rechten Bildschirmrand des Teams-Anwendungsfensters ein Eingabebereich für das Eintippen der Copiloten-Prompts. Falls Sie keinen eigene Eingabeaufforderung formulieren möchten, können Sie in diesem Bereich unter → Weitere Prompts aus den von Microsoft vorformulierten Prompts auswählen. Die Ausgabeantwort des Copiloten wird dann direkt darüber ebenfalls in diesem Bereich angezeigt.

Den Copilot nach einer Besprechung verwenden: Wenn Sie mit dem Copiloten auf ein bereits beendetes Online-Meeting zugreifen wollen, dann müssen Sie die Besprechung in Ihrem Teams-Kalender auswählen und dann in den Besprechungsdetails auf die Registerkarte → Zusammenfassung klicken. Fahren Sie dann anschließend wie soeben oben beschrieben fort.

Die vorformulierten Prompts für Teams-Besprechungen:

• Besprechung bis jetzt zusammenfassen
• Auflisten von Aktionen
• Vorschlagen von Folgefragen
• Welche Fragen sind nicht gelöst?
• Auflisten verschiedener Perspektiven nach Thema
• Hauptideen auflisten, die wir besprochen haben
• Besprechungsnotizen generieren

Zwei besonders nützliche Extra-Features der Copiloten-KI in Teams-Besprechungen:

Wie man die Copiloten-KI für Teams Chat-Unterhaltungen nutzt:

Sie können die Copilot-KI beispielsweise auch nutzen, um in Sekundenschnelle nach bestimmten Inhalten einer Teams Chatunterhaltung zu suchen, ohne lange danach scrollen zu müssen. Auch das Erstellen lassen einer Zusammenfassung der Chatunterhaltung ist möglich, entweder nur für den letzten Tag, für die letzten sieben Tage (= eine Woche) oder für die letzten 30 Tage (= ein Monat).

• Die Schaltfläche → Copilot öffnen finden Sie rechts oben in Ihrem Chatbereich.
• Daraufhin wird Ihnen am rechten Bildschirmrand wieder das Ein- und Ausgabefenster des Copiloten angezeigt.
• Dort können Sie im Texteingabefeld entweder wieder selbst eine Anfrage formulieren oder mit einem Klick auf → Weitere Prompts unter den vorgefertigten Eingabeaufforderungen der am häufigsten benötigten Anwendungsfälle auswählen.
• Tipp: Möchten Sie eine gute Antwort/Ausgabe der Copilot-KI mit anderen Teams-Mitgliedern teilen, müssen Sie bei der betreffenden Antwort des Chatbots rechts oben auf → Kopieren klicken und den Text dann in die gewünschte Chat- oder Kanalunterhaltung einfügen.

Die vorgefertigten Prompts für die Copiloten-KI im Teams-Chat:

• Highlights des vergangenen Tages.
• Highlights der letzten 7 Tage.
• Highlights der letzten 30 Tage.
• Welche Entscheidungen wurden getroffen?
• Was sind die offenen Elemente?

5. Tipp: Den übergreifenden Microsoft 365 Copilot als Chat-Kontakt hinzufügen!

Eine weitere Möglichkeit zur Nutzung des Copilot-Assistenten in Microsoft Teams besteht darin, den Chatbot quasi als „neuen Kontakt“ hinzuzufügen. Dann können Sie mit der KI in einem Chat wie mit einem menschlichen Teams-Kollegen kommunizieren. Das ist hilfreich, um zum Beispiel verloren gegangene Dokumente finden zu lassen, oder sich bereichsübergreifend bestimmte Informationen zusammenstellen zu lassen (z. B. aus den Kontakten, Nachrichten, Chats, Kanälen, Dateien etc.; allerdings keine PDFs). Daraus können Sie dann bei Bedarf auch noch anschließend gemeinsam mit dem Copilot die benötigten Inhalte erzeugen (z. B. Tabellen, Listen, Präsentationen, Projektpläne erstellen lassen etc.).

• Dafür müssen Sie sich zunächst innerhalb der Teams-Anwendung die „Microsoft 365 Copilot-App“ herunterladen und installieren.
• Klicken Sie dafür in der linken Auswahlspalte von Teams auf → Apps, geben Sie → Copilot in das Suchfeld ein, den → M365-Chat auswählen und mit → Hinzufügen bestätigen.
• Nun finden Sie den „Copilot“ als direkten Ansprechpartner in Ihrem Chatbereich.
• Dabei können Sie erneut aus einer vorgefertigten Auswahl der am häufigsten benötigten Prompts auswählen und diese für Ihren konkreten Fall anpassen. Oder Sie tippen gleich einen eigenen Prompt ein.

🤖 Copilot in Teams: So funktioniert‘s! (Überblick)

(Dauer 14:53 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials zu Microsofts Teams-Copilot:

1. Einleitung 00:00
2. Copilot während einer Teams-Besprechung 00:22
3. Copilot nach einer Teams-Besprechung (Intelligente Meeting-Zusammenfassung) 04:32
4. Copilot im Teams-Chat 09:13
5. Copilot in Teams-Kanälen 11:50
6. Microsoft 365 Copilot Chat und Empfehlung 13:13