Anleitung für den Copilot in Excel: Tabellen einfach von der KI erstellen, bearbeiten, analysieren & visualisieren lassen!

Der intelligente KI-Assistent „Microsoft 365 Copilot“ ist in Excel genau in seinem Element. Denn der KI-Chatbot basiert auf Big Data, wurde also mit zig Millionen Beispieldaten trainiert. Gleichzeitig kann er gigantische Datenmengen auf einmal erfassen, in nahezu Echtzeit verarbeiten, analysieren und nach Belieben umwandeln. Im Ergebnis frisst der Excel-Copilot die Tabellen förmlich in sich hinein und spuckt den gewünschten Inhalt einen Augenblick später bedarfsgerecht wieder aus.

• Mit dem KI-Assistenten lassen sich auch hochkomplexe Excel-Tabellen einfach in natürlicher Sprache kontrollieren und beherrschen.
• Zeitraubenden Herausforderungen und Stolpersteine, wie Kopfzeilen zusammenführen, Pivot-Tabellen zusammenklappen, nach Farbe filtern, mehrere Formeln kombiniert verschachteln, Parameter verändern und vergleichen oder einen Trend in einem Diagramm visualisieren – all das kann der Copilot für Sie automatisch innerhalb weniger Sekunden lösen.
• Für die Tabellenbearbeitung benötigen Sie künftig also kein Excelwissen auf Expertenniveau mehr. Dieser Experte steht Ihnen nun mit dem Copilot-Assistenten immer zur Seite – und lässt sich dabei mit simplen Sprachbefehlen in natürlicher Sprache steuern. So wird Excel erheblich einfacher und schneller!

1. Die Excel-Copilot-KI: Wann kommt sie, was kostet sie und wie aktivieren?

Veröffentlichung des KI-Assistenten „Copilot“: Bereits seit März 2023 ist der Microsoft 365 Copilot als Early Access Programm und Preview für erste Testunternehmen verfügbar. Seit November 2023 ist die intelligente Assistenzfunktion für alle Microsoft 365-Nutzer verfügbar.

Kosten für den Excel-Copilot: Zusätzlich zu einem Microsoft 365 Account/Abonnement wird auch eine extra Microsoft 365 Copilot-Lizenz benötigt. Der Preis hierfür liegt bei 30 Euro pro benötigtem Mitarbeiter und Monat.

Alternativen zur Copiloten-KI in Excel: Nur der Copilot-Chatbot von Microsoft hat auch autorisierten Zugriff auf die Daten, Dateien, Dokumente und Tabellen in dem dazugehörigen Microsoft-Account. Externe Chatbots von Drittanbietern können zum Schutz der darin gespeicherten Daten nicht auf diese Datenwelt zugreifen.

Den Copiloten für Excel aktivieren: Im Unterschied zur Outlook- und Teams-App lässt sich der Copilot-KI-Assistent in Excel derzeit nicht über das Microsoft 365 Admin Center anpassen und aktivieren. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige Microsoft 365-Lizenz und eine zusätzliche Lizenz für den Microsoft Copilot besitzen sowie die neueste Version von Microsoft Excel 365 verwenden – oder alternativ die Web-App auf www.microsoft365.com nutzen. Zum Aktivieren der Copilot-Funktion müssen Sie dann noch gegebenenfalls in der Excel-App auf → Datei → Optionen und → Add-Ins klicken und dann das Kontrollkästchen neben → Microsoft 365 Copilot aktivieren.

2. Wo man den Copilot in Excel findet – und warum er manchmal ausgegraut ist (geht nicht)

Die intelligente Copiloten-Assistenzfunktion finden Sie in Excel in zwei verschiedenen Bereichen.

1. Einmal gibt es ganz rechts im Menüband in der Registerkarte → Start die neue Schaltfläche → Copilot. Daraufhin öffnet sich am rechten Bildschirmrand der Ein- und Ausgabebereich für das Steuern des KI-Assistenten. In dieser Seitenspalte können Sie aus vorformulierten Arbeitsanweisungen auswählen, eigene Sprachbefehle eingeben sowie die Antworten und Ausgabe der KI einsehen.
2. Relevante Zusatzinfos auf einen Blick: Zudem taucht der KI-Assistent auch immer wieder direkt beim Arbeiten mit dem Tabelleninhalt auf. Wenn Sie zum Beispiel auf einen Zahlenwert in einer Excel-Tabelle klicken, aggregiert der Copilot automatisch alle relevanten dazugehörigen Statistikwerte der betreffenden Zeile oder Spalte und zeigt diese als zusätzliche „Dateninformationen“ an. Das sind beispielsweise Maximum, Minimum, Mittelwert oder die Gesamtsumme der jeweiligen Zeile oder Spalte.

Problemlösung: Warum funktioniert der Excel-Copilot bei mir nicht und ist ausgegraut?

Damit die intelligente Copilot-Assistenzfunktion eine Excel-Tabelle analysieren und bearbeiten kann, muss diese in dem modernen Dateitypen *.xlsx oder *.xlsm abgespeichert werden. Der Speicherort muss zudem entweder in Microsofts OneDrive-Cloud oder in Microsoft 365 SharePoint liegen. Andernfalls ist die Copilot-Schaltfläche im Excel-Menü ausgegraut und funktioniert nicht. Der Excelinhalt muss zudem in formatierter Tabellenform vorliegen, um von der KI erkannt werden zu können. Und so formatieren Sie einen Arbeitsblattabschnitt in Excel in eine Tabelle:

• Öffnen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe und markieren Sie den relevanten Datenbereich.
• Klicken Sie dann in der Registerkarte → Start auf → Als Tabelle formatieren und wählen Sie sich ein x-beliebiges, passendes Tabellenlayout aus.
• Wenn bei Ihnen die erste Zeile des gerade markierten Bereichs eine Überschriftenzeile für die nachfolgende Tabelle ist, aktivieren Sie zudem das Kontrollkästchen neben → Tabelle hat Überschriften. Mit → Ok bestätigen, fertig.

3. Was kann der Excel-Copilot alles? Funktionsübersicht & Anleitung.

Der in Excel integrierte Microsoft 365 Copilot kann die Nutzer nun auf mehrere verschiedene Arten bei der Tabellenarbeit unterstützen. Das sind im Kern folgende drei Hauptbereiche.

1. Das automatische Erstellen von Formeln (und den dadurch neu „hinzugefügten Formelspalten“).
2. Das automatische Visualisieren der Ergebnisse (Hervorheben, Markieren, Sortieren, Filtern und Diagramme erstellen).
3. Das automatische Analysieren (Bearbeiten, Auswerten, Verstehen und Vergleichen) der Daten.

Zu 1.) Der Excel-Copilot für das automatische Erstellen von Tabellen und Formeln

Sie müssen lediglich den Dateninput in die Excel-Tabelle eintragen. Alle weiteren, davon abgeleiteten Spalten (bzw. Zeilen), die auf diesem Dateninput basieren, können dann ganz schnell und einfach vom Copilot-Assistenten automatisch ergänzt werden.

Praxisbeispiel: Sie können sich zum Beispiel mehrere Spalten mit Einzelkosten zu einer durch die Formel neu erzeugten (Formel-)Spalte „Gesamtkosten“ addieren lassen, Umsatzanteile oder Gewinnmargen ausrechnen lassen oder Veränderungen in Prozentangaben anzeigen lassen.

• Diese neu erzeugten Spalten, die sich aus dem gegebenen Tabelleninhalt in Kombination mit einer Formelanwendung ergeben, nennt man in Excel „Formelspalten“.
• Dies kann komplett von der KI übernommen werden. Und das Beste daran ist, dass Sie dies allein mit einem natürlichen Sprachbefehl veranlassen können, ohne dass Sie dafür auch nur eine einzige Formel kennen und zeitraubend (sowie fehleranfällig) manuell eingeben müssen!
• Anwendungsbeispiele: So können Sie sich immer dann viel Zeit ersparen, wenn Sie eine neue Spalte aus dem vorhandenen Tabelleninhalt erstellen wollen und dafür beispielsweise eine der folgenden Formeln benötigen:
  • ANZAHL,
  • ADRESSE,
  • SUMME,
  • WENN,
  • ZÄHLENWENN,
  • SVERWEIS,
  • MITTELWERT,
  • MITTELWERTWENNS,
  • MEDIAN,
  • RUNDEN,
  • HÄUFIGKEIT,
  • IMREALTEIL,
  • ISOKALENDERWOCHE,
  • NETTOARBEITSTAGE,
  • OBERGRENZE,
  • SORTIERENNACH etc.
  • Hier finden Sie unsere Büro-Kaizen-Übersicht zu den verschiedenen → Excel-Formeln.

So nutzen Sie die Copilot-KI für die formelbasierte Spaltenstellung in Excel-Tabellen

• Formatieren Sie den Datenbereich in Ihrem Excel-Arbeitsblatt als Tabelle (siehe oben) und klicken Sie dann im Menüband rechts in der Registerkarte → Start auf die Schaltfläche → Copilot.
• In dem Vorschaufenster am rechten Bildschirmrand können Sie nun entweder auf → Formelspalte hinzufügen klicken (um sich die gewünschte Excel-Formel auszusuchen), auf → Vorschläge für Formelspalten klicken (um sich für den Datensatz geeignete Formeln anzeigenzulassen) oder darunter das → Eingabefeld nutzen, um dem Copiloten in natürlicher Sprache zu beschreiben, was dieser wie zu tun hat – je detaillierter, desto besser.
• Wenn Sie sich für eine Formelspalte entschieden haben, klicken Sie einfach auf → Spalte einfügen, fertig.
• Tipp: Wenn Sie bei einem Formelvorschlag auf → Formel erklären klicken, erklärt Ihnen der Copilot-Assistent, wie diese Excel-Formel genau funktioniert und was das in der Tabelle bewirkt.
• Wichtig: Die KI wurde (wie alle Chatbots) auf Basis von Wahrscheinlichkeiten trainiert. Das heißt, sie kann die Inhalte (noch) nicht wirklich selbstständig verstehen. Daher kontrollieren Sie bitte immer alle Ergebnisse des Copiloten in Excel auf ihre Richtigkeit, bevor Sie damit weiterarbeiten.

Beispiel-Prompts für das automatische Hinzufügen von Formelspalten in Excel:

• Füge eine neue Spalte „Gesamtkosten“ für jedes Produkt hinzu und addiere dafür jeweils die Zeilenwerte in dem Tabellenbereich D4 bis N13.
• Füge eine Spalte „MwSt. 19 %“ hinzu, die für jedes Produkt die zuzügliche Mehrwertsteuer in Höhe von 19 % berechnet. Füge dann eine weitere Spalte hinzu, die den Nettopreis jedes Produkts mit der Mehrwertsteuer zum Bruttopreis addiert.
• Füge eine Spalte hinzu, die die Kosten in jedem Projekt auf Basis der Arbeitsstunden und des Stundensatzes berechnet.
• Füge eine Spalte hinzu, die jeweils den Unterschied zwischen der geschätzten und der tatsächlichen Dauer eines Projekts berechnet. Füge eine weitere Spalte hinzu, die diesen Unterschied in Prozent ausdrückt.
• Erstelle eine neue Formelspalte, die den Fortschritt jedes Projekts in Prozent auf Basis des aktuellen Datum und dem geschätzten Projektende berechnet.

Zu 2.) Der Excel-Copilot für das Hervorheben und Visualisieren der Tabelleninhalte

Der zweite große Vorteil, den der KI-gestützte Chatbot-Assistent in Excel bietet, ist das Hervorheben, Filtern und Sortieren bestimmter Werte sowie das Umwandeln in anschauliche und aussagekräftige Diagramme. So erhalten Sie schnell und einfach neue Einblicke in Ihre Daten und sehen sofort, was wichtig ist. Und auch das wird ebenfalls rein mit einer Eingabeaufforderung in natürlicher Sprache angewiesen, ohne zeitaufwendige und fehleranfällige Bearbeitungsschritte.

• Formatieren Sie dafür, falls noch nicht geschehen, den Datenbereich wie oben beschrieben als Excel-Tabelle. Klicken Sie anschließend im Menü oben rechts auf die Schaltfläche → Copilot.
• Nun können Sie im Vorschaufenster entweder aus den vorgegebenen Eingabemöglichkeiten für das → Hervorheben sowie → Filtern und Sortieren bestimmter Werte auswählen oder selber in das Eingabefeld eine Eingabeaufforderung (= Prompt) für das Visualisieren lassen formulieren. Zum Beispiel, aus der Tabelle einen bestimmten Diagrammtyp zu erstellen.
• Excel bietet für beinahe jeden Themenbereich einen passenden Diagrammtyp. Von Linien-, Kreis-, Torten- und Balkendiagramme über Mengen- und Flussdiagramme bis zu speziellen Diagrammarten für Technisches, Statistisches oder das Finanzwesen. Mit der Copilot-Integration in Excel können so eine Visualisierung nun ganz einfach per Sprachbefehl veranlassen. Das Ergebnis können Sie dann entweder vom Copiloten weiter verfeinern lassen oder selbst noch feintunen, um es an Ihre Vorstellungen anzupassen.
• Eine gute Einführung in die verschiedenen Diagrammarten finden Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung → „Wie man in Microsoft Excel Diagramme erstellt“ .

Beispiel-Prompts für das automatische Hervorheben und Visualisieren im Excel-Copilot:

• Formatiere die obersten 10 Werte in der Spalte „Verkauft“ fett und in grüner Schriftfarbe sowie die untersten 10 Werte fett und in roter Schriftfarbe.
• Hebe alle Werte hervor, die 50 % über oder 50 % unter dem Mittelwert liegen.
• Sortiere die Tabelle vom kleinsten zum größten Wert der Spalte F.
• Filter nach allen Elementen, die noch keinen Wert in der Spalte G haben.
• Filter auf Basis des aktuellen Datums alle Rechnungen, die diesen Monat fällig werden.
• Erstelle drei verschiedene Diagramme mit dem Umsatzanteil jedes Produkts.
• Erstelle ein Balkendiagramm, das den geschätzten Arbeitsaufwand für jedes Projekt anzeigt.
• Erstelle ein Liniendiagramm, das den Fortschritt jedes Projekts in einem Zeitverlauf wiedergibt.
• Erstelle ein gestapeltes Balkendiagramm, in dem die geschätzten und die tatsächlichen Kosten für jedes Projekt verglichen werden.
• Erstelle ein Säulendiagramm, das die erfolgreichen Abschlüsse pro Mitarbeiter anzeigt.

Zu 3.) Der Excel-Copilot für das Analysieren, Auswerten und Verstehen der Daten nutzen

Das „Identifizieren von Erkenntnissen“ ist die dritte Säule des Copilot-KI-Assistenten in Excel. Mit dem Big-Data-Tool können selbst große und komplexe Datenmengen in wenigen Sekunden ausgewertet werden – ohne dafür eine spezielle Formel kennen oder eingeben zu müssen. Dies kann auf folgende verschiedene Arten erfolgen.

• Beliebige Fragen beantworten: In die Eingabezeile der Copiloten-Seitenspalte am rechten Bildschirmrand kann man Fragen in natürlicher Sprache eintippen und erhält umgehend auf Basis der aktuellen Tabelle die gewünschte Antwort. Auf diese Weise kann man zum Beispiel erfragen, wie hoch der durchschnittliche Umsatz in einem bestimmten Zeitraum war, wie groß die jeweilige Umsatzsteigerung ausfiel, wie sich die Veränderung einer Variablen auf das Ergebnis auswirken würde etc. So muss man nicht mehr lange nach der Antwort in der Tabelle suchen oder selbst komplexe Formelberechnungen durchführen, um Trends zu identifizieren, Ausreißer zu erkennen oder verschiedene Szenarien durchzuspielen. Tipp: Je detaillierter und eindeutiger Sie die Frage (= Eingabeaufforderung, Prompt) formulieren, zum Beispiel mit genauer Zeilen- und Spaltenangabe, desto besser ist auch das Ergebnis.
• Vorgeschlagene Analysemöglichkeiten: Wenn Sie im Menüband auf → Copilot und dann → Erste Schritte und → Analysieren klicken, erhalten Sie die wichtigsten Eingabeaufforderungen vorgeschlagen, die zu dem Analysieren und Auswerten Ihrer aktuell geöffneten Tabelle passen. Diese Vorschläge für die Datenanalyse können Sie mittels → Aktualisieren der Reihe nach ausprobieren und Neues entdecken, ohne dadurch das Risiko einzugehen, die Werte in Ihrer Tabelle zu verändern. Je nach Art der Frage und Daten erfolgt die Ausgabe dann in Form einer Tabelle, eines Diagramms oder einer textlich/sprachlichen Zusammenfassung.

Beispiel-Prompts für das Analysieren und Auswerten lassen durch den Excel-Copilot:

• Welche Produkte haben die größten Restbestände?
• Wie hoch war der Umsatz der Mitarbeiter im 3. Quartal von Anfang April bis Ende Juni?
• Wie hoch ist der Prozentsatz jedes Produkts am Gesamtumsatz?
• Wie hoch ist der Umsatz jeder Filiale im Verhältnis zu den Arbeitsstunden?
• Welche Trends gibt es in meinen Daten?
• Welche Ausreißer gibt es in der Tabelle?
• Wie würden sich 20 % mehr Effizienz bei der Arbeitszeit [durch Büro-Kaizen] auf den Gewinn auswirken?
• Gruppiere die Projekte nach der Kategorie und gib in einer neuen Spalte die Gesamtzahl der Projekte pro Kategorie an.
• Erstelle ein Diagramm, das den Umsatz pro Kategorie in einem Zeitverlauf darstellt.
• Erstelle eine Zusammenfassung, die die Gesamtzahl der Projekte, die Kosten, die durchschnittliche Dauer und den durchschnittlichen Arbeitsaufwand anzeigt.

4. Extra-Tipp: Klassische Büro-Kaizen-Anleitungen für Excel ohne Copilot (einfach erklärt)

Microsoft Excel ist eines der weltweit am meisten verwendeten Tabellenkalkulationsprogramme. Die erste Version des Office-Urgesteins wurde bereits 1985 veröffentlicht. Seitdem wurde es alle 2 bis 3 Jahre überarbeitet und es kamen immer neue statistische, mathematische, logische und kaufmännische Funktionen und Formeln hinzu. Wie Excel nun konkret funktioniert (von der bedingten Formatierung über den Druckbereich und Zeilenumbruch bis zu Prozentrechnen, Dropdownmenüs, Formeln und Diagrammen), erklären Ihnen unsere Büro-Kaizen-Anleitungen auf folgender Übersichtssammelseite.

• Alle Microsoft 365-Anleitungen: Alle kostenlosen Büro-Kaizen-Anleitungen zu den verschiedenen Microsoft 365-Apps wie Excel, Teams, Outlook & Co in der Übersicht.
• Das Menüband in Excel selbst zusammenstellen: Das Menü in den Office-Apps (Excel, Outlook, Word & Co) kann individuell zusammengestellt werden – das spart viel Zeit und Geklicke.
• Gratis Download-Center: Hier finden Sie viele weitere praxiserprobte Büro-Kaizen-Anleitungen, Vorlagen und Checklisten für mehr Effizienz zum kostenlosen Herunterladen!

5. Büro-Kaizen Video-Tutorial: Der Copilot-Assistent in Microsoft 365

In dem nachfolgenden Video-Tutorial stellen wir Ihnen den Microsoft 365 Copilot vor und in welchen Microsoft-Programmen er bereits integriert ist. In unserer Microsoft-365-Themenseite finden Sie noch weitere Beiträge zum Thema Copilot.

🚀 Microsoft 365 Copilot: Alles was Du dazu wissen musst!

(Dauer 15:28 Minuten)

Inhalt des Video-Tutorials zum Microsoft 365 Copilot

1. Einleitung 00:00
2. Was ist der Microsoft 365 Copilot? 00:27
3. Die Ziele vom Microsoft 365 Copilot 01:25
4. Wie funktioniert der Microsoft 365 Copilot? 02:43
5. Copilot in Outlook 03:44
6. Copilot in OneNote 05:07
7. Copilot in Teams 05:55
8. Copilot in Office-Programmen (Word, PowerPoint, Excel) 06:43
9. Microsoft 365 Chat 10:30
10. Copilot Lab 11:22
11. Verfügbarkeit und Voraussetzungen 12:11
12. Fazit: Wie wird der Copilot die Arbeit verändern? 13:38