Projektmanagement-Methoden helfen maßgeblich, dass Projekte möglichst effizient und erfolgreich abgeschlossen werden können. Die Auswahl an den vielen unterschiedlichen Techniken der klassischen, agilen und hybriden Modelle ist jedoch groß. Worin liegen nun konkret die jeweiligen Stärken und Nachteile der einzelnen Ansätze? Und welche Methodik eignet sich für welche Projektart am besten? Hier die Übersicht, mit Vergleich und passenden Tool-Tipps!
Inhaltsverzeichnis
1. Definition & Vorteile: Was sind Projektmanagement-Methoden? Und warum gibt es sie?
Die Kernaufgabe eines Projektmanagements ist, das Projektziel zu erreichen und das Vorhaben damit zum Erfolg zu führen. Geeignete Projektmanagement-Methoden helfen nun ganz konkret bei der Planung, Steuerung, Durchführung, Analyse und Kontrolle des Projekts. Dabei gibt es eine Reihe unterschiedlicher Vorgehensweisen und Techniken, je nach der Größe des Teams und des Unternehmens, der Komplexität des Projekts, den allgemeinen Rahmenbedingungen und der Beschaffenheit des Vorhabens – also ob es sich beispielsweise um eine Produktentwicklung, ein Bauvorhaben oder eine Softwareentwicklung im IT-Bereich handelt.
Vorteile durch den Einsatz einer passenden Projektmanagement-Methode:
- Ergebnisorientierteres Planen und Arbeiten
- Höhere Erfolgswahrscheinlichkeit
- Bessere Gestaltung und Koordination der Zusammenarbeit
- Transparenz des Projektfortschritts
- Einhaltung der Kosten- und Zeitplanung
- Effizienterer Ressourceneinsatz
- Risikominimierung
- Flexiblere Reaktionsfähigkeit auf sich ändernde Bedingungen
- Unterstützung und Entlastung der Projektmanager
2. Welche Projektmanagement-Methoden gibt es? Unterschiede & Übersicht
So unterschiedlich die Branchen, Projektziele, Produkte und Arbeitsweisen sind, so unterschiedliche Methoden und Techniken gibt es auch zur Unterstützung des Projektmanagements. Es gibt also nicht „die eine, richtige PM-Methodik“. Die Wahl der jeweils situativ passenden Projektmanagement-Methode hängt also vielmehr ganz von den jeweiligen Rahmenbedingungen, Menschen und Anforderungen ab. Der Methodenbaukasten lässt sich aber grundsätzlich in drei verschiedene Ansätze unterteilen: Die klassischen, agilen und hybriden Projektmanagement-Modelle.
Unterschied zwischen klassischen vs. agilen vs. hybriden Projektmanagement-Methoden:
- Klassische Projektmanagement-Methoden: Bei den klassischen Techniken werden der Umfang und die Ziele des Projekts bereits am Anfang vorab detailliert geplant und klar definiert. Daraus leiten sich dann die Vorgaben ab, was wann wie erreicht werden soll (= Meilensteine), welche Mittel und Ressourcen dafür benötigt werden und wie hoch der Kosten- und der Zeitaufwand voraussichtlich sein dürften. Die einzelnen Projektschritte werden dann linear und sequenziell nacheinander abgearbeitet.
Vorteile „klassisches PM“: |
Nachteile „klassisches PM“: |
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- Agile Projektmanagement-Methoden: Agil ist lateinisch für „flink, beweglich“. Gegenüber einer starren, klassischen Projektplanung bieten agile Projektmanagement-Methoden deutlich mehr Flexibilität. Projektziele, Ergebnisse und Wege werden vor dem Projektbeginn nur grob definiert. Die weiteren Details werden dann erst während des Projekts iterativ und flexibel von dem Projektteam erarbeitet. Nach den einzelnen Projektintervallen (Sprints) werden die dabei erarbeiteten Zwischenergebnisse dann immer wieder überprüft und darauf aufbauend die Anforderungen angepasst sowie weiteren Aufgaben formuliert.
Vorteile „agiles PM“: |
Nachteile „agiles PM“: |
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- Hybride Projektmanagement-Methoden: Darunter versteht man Mischformen aus klassischen und agilen Management-Methoden. Dabei werden verschiedene Aspekte mehrerer Methoden so kombiniert, dass man das Beste aus jedem Modell erhält. Bei großen Projekten kann zum Beispiel das Gesamtprojekt mit einer klassischen Methodik geplant und gesteuert werden, während besonders komplexe und herausfordernde Teilprojekte agil gemanagt werden.
Vorteile „hybrides PM“: |
Nachteile „hybrides PM“: |
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Übersicht: Liste der wichtigsten Projektmanagement-Methoden
Klassische Projektmanagement-Methoden |
Agile Projektmanagement-Techniken |
Hybride Projektmanagement-Modelle |
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![In dieser Übersicht finden Sie die wichtigsten Projektmanagement-Methoden.](https://www.buero-kaizen.de/wp-content/uploads/projektmanagement-methoden-techniken.jpg)
3. Die wichtigsten Projektmanagement-Techniken und Modelle im Vergleich
Klassische Projektmanagement-Methoden
Wasserfallmodell |
Die Wasserfall-Methode ist ein Klassiker der PM-Techniken. Dabei haben die einzelnen Prozessschritte klar definierte Start- und Endpunkte und werden, wie bei einem kaskadenartigen Wasserfall, linear nacheinander abgearbeitet. Die daraus resultierende hohe Planbarkeit wird jedoch durch eine starre Inflexibilität erkauft. Einige Varianten versuchen daher, diesen Nachteil durch iterative Rücksprünge abzuschwächen. Die Wasserfall-Vorgehensweise wird meist in der Softwareentwicklung sowie in großen Projekten und Organisationen mit ausgeprägten Hierarchien eingesetzt. |
Projektstrukturplanung (PSP) |
Bei der PSP-Methode wird das Projekt zunächst in alle plan- und kontrollierbaren Einzelelemente aufgegliedert und dann immer weiter bis zu den kleinsten Teilaufgaben (genannt „Arbeitspakete, Vorgänge“) zerlegt. Die PSP erleichtert mit diesem „Plan der Pläne“ die Termin-, Ablauf-, Ressourcen- und Kostenplanung sowie auch das Risikomanagement. Eine detaillierte Termin- und Ablaufplanung lässt sich mit einem Projektstrukturplan jedoch nicht granular darstellen und muss daher gesondert erfolgen. Die typischen Einsatzbereiche liegen beispielsweise im Bauwesen und Anlagenbau. |
Meilensteintrendanalyse (MTA) |
Bei diesem Verfahren liegt der Fokus auf der zeitlichen Steuerung des Projekts und dem pünktlichen Einhalten der Fristen. Dabei wird der Fortschritt bei der Erreichung der einzelnen Meilensteintermine grafisch als Linie dargestellt, um den allgemeinen Trend erkennen zu können. Steigt die Linie an, gibt es Verzögerungen, fällt die Trendkurve ab, ist eine frühere Fertigstellung des Projekts wahrscheinlich. Die MTA-Methode eignet sich vor allem für planbare Projekte mit klar definierten Abläufen und einer relativ geringen Komplexität. |
Netzplantechnik |
Diese Projektmanagement-Methode basiert auf Netzplänen. Das sind grafische Darstellungen von Ablaufketten. Die Teilschritte des Projekts werden dabei als die Netzwerkknoten dargestellt. So entsteht ein Netzwerk aus zeitlich voneinander abhängigen Vorgängen. Dieser Ansatz hat seine Stärken vor allem in der Koordination der Abläufe, der Terminplanung und der Prozessoptimierung . Diese Methodik findet vor allem im Bauwesen und im Anlagenbau sowie in der Produktion und im Beschaffungswesen Anwendung. |
Critical Path Methode (CPM) |
Die „Methode des kritischen Pfades“ ist eine spezielle Variante der Netzplantechnik. Die Vorgänge (Teilschritte) werden jedoch nicht als die Netzwerkknoten dargestellt, sondern als Vorgangspfeile und dafür die zu erzielenden Teilergebnisse als Netzwerkknoten. Sehr komplexe Projekte mit komplizierten Abhängigkeiten der Vorgänge überfordern jedoch diese Darstellungsmethode ziemlich schnell. |
Critical Chain Project |
Die CCPM-Methode ist eine Weiterentwicklung der CPM-Methodik. Dieser Projektmanagement-Ansatz enthält zusätzlich noch einen Projektstrukturplan und klare Terminvorgaben. Der Fokus liegt dabei auf einem möglichste effizienten Einsatz der Ressourcen. Damit ist die CCPM-Methode noch detaillierter als die CPM-Technik (z. B. für aussagekräftige Reportings), dafür aber auch aufwendiger. |
PRINCE2 |
Die Abkürzung PRINCE steht für PRojects IN Controlled Environments („Projekte in kontrollierten Umgebungen“). Diese Methode basiert ebenfalls auf dem Wasserfallmodell und wurde von der britischen CCTA-Behörde für das Projektmanagement von Regierungsprojekten im IT-Bereich entwickelt. Es ist eine der weltweit verbreitetsten, zertifizierbaren Projektmanagement-Methoden und eignet sich vor allem für große Organisationen mit vielen Projektbeteiligten. Für kleinere Projekte und KMU ist dieses Vorgehen jedoch häufig zu aufwendig, zu kompliziert und dauert damit unnötig lange. |
Six Sigma ist eine statistische Managementmethode für die Überwachung, Analyse und kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen. Der Fokus liegt dabei auf einer Reduzierung der Fehler und einer Vermeidung von unnötigem Projektaufwand. Daher wird es vor allem im Qualitätsmanagement und der Prozessverbesserung eingesetzt. Für das Projektmanagement wird es häufig mit agilen Vorgehensweisen kombiniert, zum Beispiel mit der Lean-Methodik (siehe unten). |
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V-Modell |
Das V-Modell baut auf der Wasserfall-Methode auf. Es hat fest definierte Projektphasen, die linear nacheinander abgearbeitet werden. Allerdings folgt auf jede dieser einzelnen Entwicklungsphasen jeweils eine eigene Testphase. Dies soll die Zuverlässigkeit der entwickelten Komponenten sicherstellen. So können Fehler oder falsche Spezifikationen früh erkannt und früh überarbeitet werden. Ein weiteres Charakteristikum ist eine ausführliche Projektdokumentation. Der Einsatzbereich dieser Projektmanagement-Methode liegt vor allem in der Entwicklung komplexer technischer, mechanischer und elektronischer Systeme (z. B. IT, Automotive, Medizintechnik). |
Agile Projektmanagement-Methoden
Das englische Wort „Scrum“ stammt aus dem Rugby-Sport und bedeutet auf Deutsch „Gedränge“. Dabei handelt es sich um eine spezielle, kreisförmige Aufstellungsart einer Mannschaft, die den Gegenspielern keinen Raum bieten soll. Kerngedanke ist, dass ein Projektprozess nicht von Anfang an vorhersehbar ist. Stattdessen wird der anfangs nur grobe Projektplan mittels zyklischen Sprints und Zwischenergebnissen iterativ entwickelt und nach und nach verfeinert. Die Zwischenergebnisse werden nach jedem Sprint kontrolliert und davon abhängig das weitere Vorgehen im nächsten Sprint geplant. So wird sich Schritt für Schritt der Lösung angenähert. Diese flexible, agile Vorgehensweise kann schnell auf sich ändernde Umstände reagieren und verkürzt den Planungsaufwand. Dafür ist die Planungssicherheit geringer (wie wird das Endergebnis aussehen?) und auch der Koordinationsaufwand während des Projekts ist größer, vor allem für die Projektmanager, den sogenannten „Scrum Masters“. |
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Der Begriff „Kanban“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt „Tafel, Karte, Beleg“. Damit lassen sich Vorgänge einfach und komplexitätsreduzierend visuell darstellen. Das Kanban-Prinzip eignet sich dabei sowohl für eine sehr effiziente Bestandsüberwachung, kann aber ebenfalls für das Projektmanagement eingesetzt werden. Dann steht jede einzelne Kanban-Karte für eine zu erledigende Teilaufgabe. Diese können dann an einem sogenannten Kanban-Board (digital oder analog) angeordnet werden. Das Board ähnelt damit einer To-Do-Liste, allerdings mit den drei Spalten „zu Erledigen“, „in Arbeit“ und „Erledigt“. Die Teammitglieder können sich dann einzelne Kanban-Karten (Aufgaben) nehmen und selbstständig bearbeiten. So sieht jeder auf einen Blick, was noch zu tun ist und was bereits erledigt wurde. Diese Vorgehensmethode erfordert jedoch eine hohe Eigenverantwortlichkeit aller Projektbeteiligten. Daher eignet sich die Kanban-Methode im Projektmanagement vor allem für kleinere Teams und KMUs. Bei großen, komplexen Projekten und/oder vielen Projektmitarbeitern steigt hingegen die Gefahr der Unübersichtlichkeit auf dem Kanban-Board – hier wird dann häufig als Alternative die ebenfalls agile Scrum-Methode gewählt. |
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Die Lean-Managementmethode wurde ursprünglich bei Toyota entwickelt, mit dem Ziel, die gesamte Wertschöpfungskette effizienter zu gestalten („schlanke Produktion“). Auf den Projektmanagementbereich übertragen rückt die Lean-Methode den Mehrwert für den Kunden bzw. Auftraggeber des Projekts sowie einen möglichst effizienten Umgang mit den Ressourcen (auch der Arbeitszeit) in den Mittelpunkt. Dafür stellt die Lean-Methodik einen einfachen Rahmen für die Projektanforderungen zur Verfügung. Die Vorgehensweise eignet sich vor allem für Projektteams, die in der Vergangenheit häufiger mit der Effizienz zu kämpfen hatten, sowie auch für Unternehmen, die Wert auf einen möglichst schonenden Umgang mit Ressourcen legen. |
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Extreme Programming (XP) |
Diese Projektmanagement-Methode stammt ursprünglich ebenfalls aus der Softwareentwicklung und hat eine ergebnisoffene Lösung der gestellten Aufgabe in möglichst kurzen Entwicklungszyklen mit vielen kritischen Feedback-Reviews zum Ziel. Das Ergebnis kann so im laufenden Prozess flexibel an sich ändernde Anforderungen oder Bedürfnisse angepasst werden. Das Konzept eignet sich vor allem für kleinere Teams und enge Fristen, geht dafür aber häufig mit einer temporär höheren Arbeitsbelastung einher. |
Hybride Projektmanagement-Methoden
Scrumban |
Die Kombination der beiden PM-Methoden Scrum und Kanban vereint die Sprint-Zyklen des Scrum mit der Visualisierung der Projektaufgaben auf einem Kanban-Board. Dadurch wird das Projektmanagement einfacher (Scrum), bleibt aber dennoch transparent und übersichtlich (Kanban). |
Wasserfall und Scrum (Wasser-Scrum-Fall-Modell) |
Das Gesamtprojekt wird zwar nach dem Wasserfallmodell geplant. Die einzelnen Phasen werden jedoch als Scrum-Sprints durchgeführt. Durch diese hybride Methodenkombination gibt es schon zu Beginn des Projekts Planungssicherheit – aber nur durch ein Grobkonzept, das durch die Scrum-Sprints kontinuierlich peu à peu angepasst wird. |
V-Scrum-Modell und Scrum-V-Modell |
Das Scrum-Konzept wird in das V-Modell integriert – oder umgekehrt. Das bedeutet, dass nach einer klassischen Definition der Anforderungen entweder die einzelnen Entwicklungsphasen in Scrum-Sprints und dann die jeweils daran anschließenden Testphasen klassisch durchgeführt werden. Oder dass das Gesamtprojekt agil mit der Scrum-Methode gemanagt wird, einzelne Teilprojekte davon jedoch klassisch mit der V-Methode durchgeführt werden. |
Lean Sigma |
Die Kombination „Six Sigma + Lean“ bzw. „Lean Six Sigma“ soll sicherstellen, dass es durch die Verschlankung und Beschleunigung der Prozesse (Lean) nicht zu Einschränkungen bei der Qualität oder dem Mehrwert für den Kunden kommt (Six Sigma). Ein Kernziel dabei ist, durch die gesteigerte Produktivität auch engere Kosten- und Zeitbudgets einhalten zu können, ohne dadurch Qualitätseinbußen zu riskieren. |
4. Was sind die wichtigsten Projektmanagement-Methoden im Kaizen?
Kaizen ist die japanische Management-Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung in kleinen Schritten. Diese schrittweise Optimierung ist auch das Grundkonzept der agilen und hybriden Projektmanagement-Modelle. Welche PM-Methode allerdings in einem konkreten Fall am besten geeignet ist, hängt ganz von der Größe, der Komplexität, den Anforderungen und den Rahmenbedingungen des Projekts ab. Für mehr Details finden Sie hier unsere weiterführenden Büro-Kaizen-Anleitungen zu den wichtigsten agilen und hybriden Projektmanagement-Modellen, Tools und Werkzeugen!
- Lean Management Methoden: Effizienzsteigerung und Verschwendungsbeseitigung im Fokus.
- Die Kanban-Methode und ihre Funktionsweise: Für die Steuerung des Materialbestands sowie auch für das Projektmanagement.
- Kostenloses eBook „Das Kanban-Prinzip“: So steuert sich der Nachschub für alle Materialien von alleine (gratis Büro-Kaizen-eBook).
- Scrum Methode: Agiles Projektmanagement und effiziente Zusammenarbeit im Team.
- Wie geht Six Sigma? Und warum ist das Konzept so erfolgreich?
![Mit einer guten Projektmanagement-Methode bewältigen Sie jede Herausforderung.](https://www.buero-kaizen.de/wp-content/uploads/projektmanagement-methoden-900x595.jpg)
5. Tipps: Werkzeuge, Tools und die optimalen Teamrollen für das Projektmanagement!
Projektmanagement-Tools erleichtern die Planung, Durchführung und Analyse der Projekte ungemein. Innerhalb von Microsoft 365 stehen Ihnen dafür gleich mehrere Werkzeuge zur Auswahl, abhängig vom Umfang und der Komplexität der Aufgabe. Ob ein Projekt dann aber auch tatsächlich gut, schnell und reibungslos abgeschlossen werden kann, hängt auch maßgeblich von den einzelnen Teammitgliedern ab, wie effizient diese zusammen und auch für sich selbst arbeiten können. Mehr Details hierzu erfahren Sie in folgenden Links!
- Die Projektplanungstools in Microsoft 365 im Vergleich: Teams, Planner & Project – wie einfach oder umfangreich darfs denn sein?
- Die „Teamrollen nach Belbin“: Wie Sie Ihr Team optimal zusammensetzen, um Stärken und Schwächen auszugleichen und produktiver zusammenzuarbeiten!
- Kick-off-Meeting: Aufbau, Ablauf – und wie man es effizient und einfach mit den Microsoft 365-Tools vorbereitet.
- Unsere Übersichtsseite zu Selbstmanagement: Methoden und Prinzipien, um den Arbeitsalltag effizienter, produktiver und stressfreier zu strukturieren.
✅ Microsoft Planner Tutorial 2022 (alle wichtigen Funktionen erklärt!)
(Dauer 19:38 Minuten)