Eine grundlegende Microsoft 365 Beratung rechnet sich gleich in mehrfacher Hinsicht. Denn die Einführung von Microsoft 365 ist weder ein Selbstläufer noch ein reines IT-Thema. Die Cloud-gestützte, vielfältige Bürosoftware-Suite ist vielmehr eine neue Organisationsform für die Art, wie man digital arbeitet – einzeln und zusammen. Ohne systematische Planung riskieren Sie daher, dass die Einführung nicht zu der erhofften Produktivitätssteigerung führt, sondern im Gegenteil, zu ineffizientem Chaos, Frustration und reinen Mehrkosten. Aus diesem Grund ist Microsoft 365 ein klares Organisations- und Führungsthema, das Top-down vorgegeben werden muss, um das Optimum aus den Möglichkeiten herausholen zu können.

Inhaltsverzeichnis

Was passiert, wenn Unternehmen Microsoft 365 ohne strategisches Konzept einführen?

Wenn die Microsoft 365 Bürosoftware-Suite nicht als koordiniertes Projekt eingeführt wird, sondern den Mitarbeitern einfach vor die Nase gesetzt wird („jetzt ist es da, nun geht es los“) – ohne strategische Entscheidungen im Vorfeld, ohne Schulungen der Mitarbeiter und ohne Change-Prozess – kommt es fast zwangsläufig zu Chaos, Ineffizienz und sich aufsummierenden Problemen. In unserer Beratungspraxis beobachten wir dann regelmäßig folgende zwei Extreme:

Nur Kosten aber kaum Effekt	Ineffizienz durch chaotischen Wildwuchs
Ohne strategisches Konzept und ohne Schulungen für eine geordnete Einführung von Microsoft 365 arbeiten die meisten Mitarbeiter einfach so in ihren alten Mustern weiter, wie immer. Einfach weil sie das so gewohnt sind, sich damit auskennen und ihnen das Sicherheit gibt. Es passiert also überwiegend rein gar nichts. Alles bleibt beim Alten und das Produktivitätspotenzial von Microsoft 365 bleibt weitgehend ungenutzt. Lediglich die Kosten, die mit dem Bürosoftware-Abonnement einhergehen, schlagen nun zu Buche.	Wenn Sie viele experimentierfreudige Mitarbeiter haben, werden diese relativ schnell alle Tools ausprobieren. Da dieses Vorgehen aber nicht aufeinander abgestimmt ist, gibt es sehr schnell einen chaotischen Wildwuchs. Jeder macht alles anders und keiner weiß mehr, wo was liegt. Dadurch explodieren unter anderem die Suchzeiten. So haben wir in unserer Beratungspraxis tatsächlich schon Unternehmen erlebt, in denen es mehr Teams in Microsoft Teams gibt als Mitarbeiter! Dieses Chaos kann dann nachträglich nur noch mit erheblichem Aufwand wieder gerichtet werden.
Fazit: Die Chance proaktiv nutzen und strategisch planen!
Nutzen Sie stattdessen die Einführung von Microsoft 365 als einmalige Chance, um Ihre bestehenden Prozesse und Abläufe auf den Prüfstand zu stellen, neu zu organisieren und damit zu optimieren. Treffen Sie also die strategischen Überlegungen und Entscheidungen, wie Ihre Mitarbeiter künftig mit Microsoft 365 arbeiten sollen, bereits im Vorfeld. So vermeiden Sie die ineffiziente Chaosphase. Unsere erfahrenen Büro-Kaizen-Berater und Trainer unterstützen Sie dabei kompetent von der ersten Planung bis zum praktischen Einsatz an jedem Arbeitsplatz – und bei Bedarf auch weit darüber hinaus!

Die Vorteile einer Microsoft 365 Beratung durch Büro-Kaizen: Im Schnitt über 20 % mehr Effizienz!

Unsere ganzheitliche Microsoft 365 Beratung, von der Planung der Strukturen bis zur Befähigung der Mitarbeiter, kann man anschaulich mit einer Verkehrsplanung vergleichen: Mit der Kombination aus Verkehrswegebau, Straßenverkehrsordnung und der Unterweisung in Fahrschulen. Das Ziel ist dabei ein optimaler Verkehrsfluss, der die schnellsten Verbindungen ermöglicht, Staus und Wartezeiten reduziert und durch ein einheitliches Verhalten Berechenbarkeit und Sicherheit herstellt. Denn nur wenn sich alle an dieselben klaren Ablaufregeln halten, werden unnötige Suchzeiten und Mehrfachablagen, kostspielige Fehler sowie zeitaufwendige Umwege vermieden.

Büro Kaizen hat bereits über 400 erfolgreiche Microsoft 365 Beratungen durchgeführt.
Unsere erfahrenen Berater helfen Ihnen, individuell passend das Maximum aus der Bürosoftwarelösung von Microsoft für Ihr Unternehmen herausholen.
So stellen Sie sicher, dass die benötigten Tools reibungslos, sicher und Compliance-konform in Ihrem Unternehmen eingeführt werden – und dass anschließend auch alle Mitarbeiter optimal in dem Umgang mit den neuen Software-Komponenten geschult sind.
Dadurch können wir gewährleisten, dass Sie insgesamt produktiver, effizienter und erfolgreicher arbeiten werden. Im Durchschnitt ergibt sich aus unserer Beratungsleistung eine Effizienzsteigerung von über 20 % – das können die Vorher-Nachher-Vergleiche unserer vielen Beratungsprojekte in der Vergangenheit zweifelsfrei belegen!

„Wenn man bedenkt, dass 13 % der Arbeitszeiten in deutschen Unternehmen allein durch Suchen verschwendet werden, wird sehr schnell klar, welch enormes Potenzial es hier gibt! Ganz besonders da, wo häufig wiederkehrende Arbeitsschritte immer wieder von vielen Mitarbeitern gemacht werden, kann auch besonders viel eingespart werden.“ (Jürgen Frey, Vertriebsleiter bei Büro-Kaizen)

Ablauf einer Microsoft 365 Beratung durch Büro-Kaizen

Der Ablauf unserer Büro-Kaizen-Beratungen zur Einführung von Microsoft 365 in Organisationen besteht grundsätzlich aus drei Hauptteilen. Zuerst erfolgt eine Bestandsaufnahme der Rahmenbedingungen vor Ort (Teil 1). Anschließend werden in einer grundlegenden Strategieberatung die konkreten Strukturen mit der Geschäftsleitung und der IT-Abteilung besprochen (Teil 2). Auf dieser Basis finden dann die Mitarbeiterschulungen & Coachings (Teil 3) statt, in denen die Tools und Abläufe anhand von Beispielen, Use-Cases und Best-Practices erklärt und gezeigt werden.

Dafür analysieren unsere Berater zunächst die individuellen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens.
Auf Basis dieser Ausgangslage werden dann maßgeschneiderte Lösungen konzipiert, welche Tools mit welchem Lizenzmodell konkret benötigt werden – und wie die einzelnen Prozesse und Abläufe dann konkret aussehen sollen.
Anschließend begleiten unsere Berater und Trainer auch die Implementierung vom Rollout bis zur Anwendungsphase, um die Mitarbeiter mit Schulungen und Coachings zur Anwendung zu befähigen, die Akzeptanz zu erhöhen und eine reibungslose Einführung sicherzustellen.
Eine fundierte Microsoft 365 Beratung ist aber nicht nur für die Neueinführung der Software-Suite unerlässlich. Auch in Unternehmen, die MS 365 bereits nutzen, allerdings chaotisch eingeführt haben, hilft eine strategische Beratung, den ineffizienten Wildwuchs aufzulösen und die Zusammenarbeit wieder in effiziente und produktive Bahnen zu lenken.

Teil 1: Analyse & Bestandsaufnahme

Die Büro-Kaizen-Berater verschaffen sich einen Überblick über die Ausgangslage und die aktuellen Rahmenbedingungen bei Ihnen im Unternehmen vor Ort.

Was sind die konkreten Ziele?
Was sind die wichtigsten Inhalte?
Wie funktionieren die derzeitigen Arbeitsweisen?
Welche Tools werden dafür eingesetzt?
Wie erfolgt derzeit die Zeitplanung?

Beispiel Bestandsaufnahme eines Büro-Kaizen Kunden anhand einer Forms-Umfrage:

Teil 2: Strategieberatung (Workshop)

Auf einem Strategietag erarbeiten die Geschäftsführung, die Führungskräfte und die IT-Abteilung mit Hilfe und unter Moderation unseres Beraters drei wichtige Dinge:

Für jeden Anwendungsbereich wird das führende System/Tool festgelegt.
Für jedes führende Tool werden klare Strukturen und Arbeitsweisen erarbeitet und vorgegeben (z.B. die Strukturen in SharePoint und Teams oder die Ordnerstruktur für die Dateiablage).
Für die Kommunikation und Zusammenarbeit werden einheitliche Kollaborations-Spielregeln vereinbart.

Beispiel eines Büro-Kaizen Kunden für das genutzte Microsoft 365 Tool-Setup (die führenden Systeme):

Führende Systeme Kundenbeispiel — Kundenbeispiel für führende Systeme

Teil 3: Schulungen & Coachings

Bei den Mitarbeiterschulungen und Trainings geht es dann darum, wie die Programme konkret bedient werden müssen, um eine effiziente, einheitliche und Compliance-konforme Arbeitsweise sicherzustellen. Hier ein Beispiel eines Büro-Kaizen Kunden für ein Schulungskonzept bestehend aus 5 Schulungsmodulen:

Schulung 1: Kommunikation	Schulung 2: Planung & Zeitmanagement	Schulung 3: Aufgaben- & Projektmanagement	Schulung 4: Dokumentation	Schulung 5: Dateiablage

Den Posteingang effizient verarbeiten; klare Strukturen & Strategien gegen die E-Mail-Flut nutzen; wie man systematisch kommuniziert.	Termine und die Arbeitszeit für die Bearbeitung der eigenen Aufgaben optimal planen; wie man effiziente Besprechungen organisiert und durchführt.	Systematische Planung, Koordination und Umsetzung von Prozessen, Projekten und Aufgaben; wie man die Aufgabenliste als zentrales Werkzeug nutzt.	Notizen, Protokolle, offene Vorgänge und Projekte zentral organisieren und dokumentieren; wie man papierlos und mobil arbeitet.	Persönliche und gemeinsame Dateien übersichtlich strukturieren; Suchzeiten minimieren; Mehrfachablagen vermeiden.

Tipps & Video-Beispiel: Microsoft 365 geht smarter mit Berater!

Wenn Sie einen Einblick bekommen möchten, was die häufigsten Fehler bei der Nutzung von Microsoft 365 sind, sehen Sie sich unser Video-Tutorial hierzu am Ende dieses Beitrags an. Auf unserer Übersichtsseite zu Microsoft 365 finden Sie zudem viele kostenlose Anleitungen zu den einzelnen Office-Tools und der Funktionsweise der gesamten Bürosoftware-Suite.

Einführung von Microsoft 365 in Unternehmen: So gelingt der reibungslose Einstieg in die neue Software-Suite.
Unsere Themenseite zu Microsoft 365: Alles Wissenswerte zu der Plattform und den einzelnen Tools in der Übersicht.
Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie viele weitere praxisnahe Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz und Produktivität in Ihrem Büro!

⚠️ Microsoft 365 Beratung: Das machen fast alle Unternehmen falsch!

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