Digitale Buchhaltung: Dank Digitalisierung mehr Effizienz und weniger Kosten

Die zunehmende Digitalisierung bringt für Unternehmen einige Möglichkeiten mit sich, um buchhalterische Prozesse zu optimieren – so steigern Firmen ihre Effizienz, was oftmals einen großen Wettbewerbsvorteil darstellt. Aufgrund von Kosteneinsparungen lassen sich des Weiteren Produkte und Dienstleistungen günstiger anbieten, wobei sich niedrigere Preise positiv auf die Anzahl an Verkäufen sowie die Kundenzufriedenheit auswirken. Dementsprechend sollten Unternehmen ihre Buchhaltung so effizient wie möglich aufbauen. Weitere Vorteile einer digitalen Buchhaltung und worauf Sie achten müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

1. Diese Vorteile bringt eine digitale Buchhaltung mit sich

Eine digitale Buchhaltung geht mit vielfältigen Vorteilen für Unternehmen einher, zu denen neben erheblichen Kosteneinsparungen auch die folgenden zählen:

• Verringerung des zeitlichen Aufwands
• Minimierung der Fehleranfälligkeit
• Besserer Überblick über die Finanzlage des Betriebs
• Höhere Rechtssicherheit

Die Buchhaltung eines Unternehmens lässt sich am einfachsten digitalisieren, indem eine moderne cloudbasierte Buchhaltungssoftware in den Unternehmensalltag integriert wird, denn auf diese Weise werden viele innerhalb der Buchhaltung anfallende Prozesse automatisiert. Das führt wiederum dazu, dass weniger Arbeitsabläufe manuell ausgeführt werden, sodass sich die Mitarbeiter vermehrt mit strategischen Aufgaben auseinandersetzen.

Ein weiterer Pluspunkt von Automatisierungen ist, dass diese mit einer geringeren Fehleranfälligkeit einhergehen, da sich ein System, im Gegensatz zu Mitarbeitern, nicht vertippt. Eine moderne Software ist in der Lage, die Mitarbeiter der Buchhaltung stets mit Daten in Echtzeit zu versorgen, sodass ein guter Überblick über die aktuelle finanzielle Situation der Firma besteht. Das sorgt letztlich idealerweise dafür, dass fundierte Entscheidungen bezüglich der zukünftigen Ausrichtung des Unternehmens getroffen werden.

2. Rechtssicherheit durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware verbessern

Dass jedes Unternehmen gesetzlich zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen im Rahmen der Buchführung verpflichtet ist, liegt hauptsächlich daran, dass das zuständige Finanzamt auf Basis dieser Daten die Steuern berechnet. Dementsprechend ist eine korrekte Buchhaltung von großer Bedeutung für Unternehmen, wenn es später zu keinen Streitigkeiten sowie Steuernachzahlungen oder Geldbußen kommen soll. Die Einführung einer modernen Buchhaltungssoftware unterstützt Unternehmer bei der Abwicklung der Buchhaltung sowie der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben.

Bei der Buchführung müssen die sogenannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) berücksichtigt werden und moderne Softwarelösungen arbeiten GoBD-konform, sodass sich die Anschaffung einer entsprechenden Buchhaltungssoftware positiv auf die Rechtssicherheit auswirkt. Zudem erlauben es einige Softwares, über Schnittstellen Informationen ohne Umwege an den Steuerberater zu übermitteln. Auf diese Weise wird die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erleichtert und damit einiges an Zeit gespart. Ein positiver Nebeneffekt ist auch, dass es seltener zu Missverständnissen kommt.

3. Digitale Buchhaltung: Nutzung von Vorlagen

Eine Möglichkeit, die Effizienz innerhalb der digitalen Buchhaltung zu steigern, besteht im Einsatz von Rechnungsvorlagen. Im Vergleich zu manuell erstellten Rechnungen weisen diese gleich mehrere Vorteile auf, darunter:

• Geringere Fehleranfälligkeit
• Schnellere Erstellung
• Geringerer Zeitaufwand

Werden Rechnungen manuell von einem Mitarbeiter erstellt, kommt es immer wieder zu Fehlern aufgrund von Unkonzentriertheit. Bei einer bereits vorausgefüllten Rechnungsvorlage müssen in der Regel lediglich kleinere Anpassungen vorgenommen werden, sodass die Wahrscheinlichkeit von Fehlern entsprechend sinkt. Mit nur einem Klick lassen sich die Vorlagen herunterladen, sodass obendrein der Zeitaufwand deutlich abnimmt und die Erstellung schnell vonstattengeht.

4. Einsatz einer digitalen Buchhaltung: Auswirkungen auf die Umwelt

Für immer mehr Verbraucher spielt der Faktor Nachhaltigkeit eine wesentliche Rolle, und Kaufentscheidungen werden basierend auf der Umweltverträglichkeit von Produkten und Dienstleistungen getroffen. Die Integration von Maßnahmen zum Klimaschutz innerhalb des eigenen Unternehmens ist somit keine sinnlose Ausgabe, sondern kann das Image der Marke aufwerten und langfristig zu mehr Umsatz führen. Das gilt zumindest, insofern die Nachhaltigkeitsbemühungen richtig vermarktet werden.

Der Einsatz von modernen cloudbasierten Softwares und die Digitalisierung der Buchhaltung machen Remote-Arbeit möglich, sodass Mitarbeiter mittlerweile oft auch von zu Hause aus arbeiten. Der digitale Arbeitsplatz wirkt sich nicht nur positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und die Attraktivität als Arbeitgeber aus, sondern auch auf den Klimaschutz, wie die folgende Statistik zeigt. Ungefähr ein Drittel der Befragten geht davon aus, dass sich durch den Einsatz von digitalen Arbeitsplätzen ein großer positiver Einfluss auf den Klimaschutz ergibt.

5. Eine passende Buchhaltungssoftware auswählen

Die richtige Buchhaltungssoftware ist eine vielversprechende Möglichkeit, um diesen wichtigen Unternehmensbereich erfolgreich zu digitalisieren und die Effizienz innerhalb des Unternehmens durch Prozessoptimierung zu erhöhen. Allerdings ist nicht jede Software für alle Unternehmen gleichermaßen geeignet, da sich die Softwares verschiedener Anbieter zum Teil deutlich voneinander unterscheiden. Bevor sich Unternehmen für ein bestimmtes Angebot entscheiden, sollten daher die folgenden Faktoren berücksichtigt werden:

• Preis
• Funktionsumfang
• Bedienbarkeit
• Integrationsmöglichkeiten

Neben dem Preis spielt auch der Funktionsumfang eine wesentliche Rolle. Welche Funktionen benötigt werden, hängt von den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Dabei sollte allerdings auch bedacht werden, dass sich die Bedürfnisse im Laufe der Zeit verändern. Es ist daher sinnvoll, sich für eine Software zu entscheiden, die bei Bedarf anpassbar ist. Die Bedienbarkeit ist ebenfalls wichtig. Nutzer sollten sich intuitiv zurechtfinden, um schnelles sowie effizientes Arbeiten zu gewährleisten. In den meisten Unternehmen kommen viele verschiedene Softwares zum Einsatz, weshalb bereits im Vorfeld darauf geachtet werden sollte, dass sich die Buchhaltungssoftware ohne Probleme in schon bestehende Systeme integrieren lässt.