Die ultimative Anleitung für „Apple Notizen“ auf dem iPhone, iPad & Mac: Notizen produktiver verwalten

„Apple Notizen“ ist mehr als nur eine einfache Notiz-App für das Erstellen und Teilen von Einträgen aller Art. Mit leistungsstarken Features wie intelligenten Ordnern, durchdachten Suchmöglichkeiten, Dokumentenscanner und flexiblen Kollaborationsmöglichkeiten für die gemeinsame Bearbeitung bietet Apples Notizen-App alles, was man für eine effiziente Organisation seiner Gedanken, Ideen und Projekte benötigt. In dieser Büro-Kaizen-Anleitung erklären wir Ihnen, wie Sie Apple Notizen auf Ihrem iPhone, iPad und Mac richtig nutzen, um das große Potenzial dieser App voll auszuschöpfen!

1. Einführung: Was ist und was kann die Apple-App „Notizen“?

Apple Notizen ist – wie der Name schon verrät – eine Notiz-App. Die App ist jedoch extrem vielseitig und zugleich intuitiv einfach zu bedienen. Damit ist es möglich, Notizen und Aufzeichnungen aller Art sehr einfach zu erstellen, übersichtlich zu verwalten und intelligent zu organisieren. Und durch die Synchronisierung über die iCloud stehen die Notizen zudem auf allen eigenen Apple-Geräten zur Verfügung und können auf diese Weise auch mit anderen Personen geteilt und zusammen bearbeitet werden.

• Apples Notizen-App ist kostenlos und standardmäßig auf allen Mac (macOS), iPhones (iOS) und iPads (iPadOS) vorinstalliert.
• Für Android-Geräte und Windows-PCs steht die Apple-App nicht zur Verfügung. Die Apple Notizen können zwar zu den entsprechenden Pendants (zum Beispiel Microsoft OneNote) exportiert werden. Eine einfache automatische Synchronisation ist derzeit allerdings noch nicht möglich.

Unterschiede: Apple Notizen vs. OneNote vs. Evernote vs. GoodNotes

Die Unterschiede zwischen Apple Notizen und den Konkurrenten OneNote und Evernote sind gar nicht so groß. Im Vergleich zu GoodNotes bietet die Notizen-App jedoch deutlich mehr Möglichkeiten. Hier die wichtigsten Unterschiede im Überblick.

• Apple Notizen und GoodNotes wurden speziell für das Apple-Ökosystem entwickelt, während OneNote und Evernote plattformunabhängig auf allen Betriebssystemen laufen (Windows, Android, macOS und iOS).
• Apples Notizen-App ist kostenlos und auf allen Apple-Geräten standardmäßig vorinstalliert. OneNote und Evernote müssen heruntergeladen werden und bieten das volle Leistungsspektrum nur in der kostenpflichtigen Version. GoodNotes ist nur als kostenpflichtige App erhältlich.
• Die Kollaborationsmöglichkeiten für eine Zusammenarbeit an geteilten Notizen bieten sowohl Apple Notizen, OneNote als auch Evernote. Lediglich GoodNotes besitzt nur rudimentäre Funktionen für die Zusammenarbeit, da es hauptsächlich für den persönlichen Gebrauch konzipiert wurde.
• Die „intelligenten Ordner“ sind eine besonders praktische Funktion in Apples Notizen-App, um die Aufzeichnungen dynamisch und übersichtlich zu organisieren. OneNote und Evernote bieten vergleichbare Möglichkeiten. GoodNotes kennt die intelligenten Ordner hingegen gar nicht, seine Stärken liegen vor allem in handschriftlichen Notizen.

Speicherort: Wo werden die Apple Notizen gespeichert?

Die Apple Notizen können sowohl lokal auf Ihrem Endgerät, in der iCloud sowie auch in einem anderen damit verbundenen Cloud-Konto gespeichert werden, zum Beispiel in Googles Gmail.

• In der Apple-Cloud speichern: Standardmäßig werden die Dateien der Notizen-App in Apples iCloud gespeichert. So können sie auf allen Apple-Geräten, die dieselbe Apple-ID nutzen, synchronisiert werden und sind von jedem dieser Geräte aus zugänglich.
• In der Cloud von Drittanbietern speichern: Wenn Sie für das Speichern der Notizdateien ein Cloud-Konto eines Drittanbieters nutzen wollen, öffnen Sie auf Ihrem Apple-Gerät die → Einstellungen → Notizen → Accounts → Accounts hinzufügen, wählen Sie eine Option aus (z.B. Microsoft Exchange, Google, Yahoo, Outlook.com oder andere) und geben Sie die entsprechenden Zugangsdaten ein.
• Nur lokal auf dem Endgerät speichern: Alternativ können Sie die Apple Notizen aber auch nur lokal auf dem aktuellen Endgerät speichern. Dafür muss der Speicherort in den Geräteeinstellungen geändert werden. Folgen Sie dafür dem Navigationspfad → Einstellungen → Notizen → „Auf meinem [Gerätetyp]“ → aktivieren. Wenn Sie zugleich auch nur die lokal gespeicherten Notizen und nicht auch geräteübergreifend sämtliche in Ihrer iCloud gespeicherten Notizen auf diesem Endgerät sehen wollen, weil Sie diese Notizen beispielsweise rein privat nutzen möchten, müssen Sie zudem auch die Synchronisierung der Notizen-App deaktivieren. Gehen Sie dafür auf → Einstellungen → Ihr Profilbild → iCloud → Alle anzeigen → Notizen → Synchronisation deaktivieren.
• Tipp: Das gemeinsame „Zusammenbearbeiten“ von Notizen, die mit anderen Personen geteilt werden, funktioniert allerdings nur, wenn die jeweiligen Notizdateien in einem Cloud-Konto gespeichert werden.

2. Anleitung, Tipps & Tricks: Wie die „Apple Notizen“ funktionieren und man sie richtig nutzt!

Hier nun im Folgenden der Überblick mit den einzelnen Anleitungen, wie man:

• Neue Ordner in der Notizen-App erstellt und die optimale Ordnerstruktur anlegt
• Neue Notizen erstellt, formatiert und teilt (zusammen bearbeitet)
• Notizen mit „Anpinnen“ und „Hashtags“ einfacher sucht und schneller findet
• Sensible Notizen mit einem Passwort schützt und verschlüsselt

Neue Ordner in den Apple Notizen erstellen, intelligente Ordner und die optimale Ordnerstruktur

• Neue Ordner erstellen: Wenn Sie die Apple Notizen öffnen und auf das → Seitenleisten-Symbol tippen, sehen Sie in der linken Spalte sowie im Fenster rechts alle bereits erstellten Ordner. Einen neuen Ordner können Sie manuell erstellen, indem Sie hier in der Spalte links unten auf das → Ordner-Icon tippen. Innerhalb eines Ordners können Sie dann weitere Unterordner und Unterunterordner erstellen, indem Sie oben auf die → drei Punkte tippen und dann im Dropdownmenü → Ordner hinzufügen auswählen.
• Ordner verschieben: Bereits existierende Ordner lassen sich ganz einfach per Drag & Drop verschieben und neu anordnen oder auch in einen anderen Ordner hineinziehen, um einen Unterordner daraus zu machen. Das Verschieben eines Ordners funktioniert alternativ auch über die drei Punkte oben und dann auf → Bearbeiten und → Diesen Ordner bewegen gehen.
• Intelligente Ordner nutzen: Beim Erstellen eines neuen Ordner wird auch die Option „in einen intelligenten Ordner konvertieren“ angezeigt. „Intelligent“ bedeutet dabei, dass Sie einige Kriterien auswählen können, welche Dateien in diesem Ordner angezeigt werden sollen. Zum Beispiel ein intelligenter Ordner, indem automatisch ordnerübergreifend alle Notizen mit Checklisten aufgeführt werden. Oder ein intelligenter Ordner, der automatisch alle Notizen mit Dokumenten als Anhang sammelt. Wichtig: Alle Notizen in intelligenten Ordnern bleiben im ursprünglichen Ordner gespeichert und werden hierhin lediglich verknüpft (gespiegelt). Sie existieren also nur einmal und werden nicht hierher verschoben.

Notizen in der Apple-App erstellen, formatieren und teilen (zusammen bearbeiten)

Öffnen Sie den gewünschten Ordner in der Notizen-App und tippen Sie in das rechte Fenster. Wenn dies die erste Notiz in diesem Ordner ist, können Sie gleich das Notieren anfangen. Möchten Sie hingegen eine weitere, neue Notiz in diesem Ordner erstellen, müssen Sie dafür rechts oben auf das → Notiz-Symbol (ein Viereck mit schrägem Stift darin) tippen. Links daneben werden Ihnen zudem sieben weitere Icons für das Bearbeiten und Formatieren der Notizen angezeigt. Dies sind von links nach rechts folgende Optionen:

• Formatieren: Mit einem Fingertipp auf das Symbol → „Aa“ können Sie aus den gängigen Formatierungsmöglichkeiten wählen. Zum Beispiel Fettdruck, kursiv, unter- und durchgestrichen, Listen und Aufzählungen, links- und rechtsbündig sowie Titel, Überschriften und Textkörper.
• Checklisten: Durch Drücken des → Checklisten-Icons wird an der Stelle des Cursors sofort die erste Zeile einer abhakbaren Checkliste erstellt. Wenn Sie hier Input eingeben und mit der → Eingabetaste bestätigen, wird eine zweite Zeile der interaktiven Checkliste erstellt etc. – solange, bis Sie zweimal hintereinander die Eingabetaste drücken. Wenn Sie dann später eine Zeile dieser Checkliste anklicken, wird der Kreis davor mit einem Haken ausgefüllt und die Aufgabe somit als erledigt markiert.
• Tabellen: Durch Drücken des → Tabellen-Icons öffnet sich sofort eine Tabelle in dem Notizfeld. Mittels der → drei Punkte am linken Tabellenrand können Sie neue Zeilen hinzufügen oder bestehende löschen. Mittels der → drei Punkte am oberen Tabellenrand können Sie analog neue Spalten hinzufügen oder bestehende löschen.
• Bilder: Durch einen Fingertipp auf das → Kamera-Icon öffnet sich ein Auswahlmenü mit vier Optionen. Sie können damit entweder ein Foto oder ein Video (1.) aus der Mediathek aussuchen und einfügen, (2.) mit der Gerätekamera aufnehmen und einfügen, (3.) ein Dokument abfotografieren und als PDF einscannen oder (4.) den Text aus einem Dokument abfotografieren und mittels automatischer Texterkennung als weiterbearbeitbaren Text direkt in die Apple-Notiz einfügen lassen.
• Teilen: Über das → Teilen-Symbol (das Viereck mit senkrechtem Pfeil) können Sie die aktuelle Notiz mit anderen Personen teilen. In dem folgenden Auswahlfenster haben Sie dann ganz oben zunächst die Auswahl, ob Sie diese Notiz als „Kopie senden“ (PDF) wollen, oder ob Sie mit der anderen Person daran „Zusammenarbeiten“ möchten. Die andere Person erhält dann Zugriff auf diese freigegebene Notizdatei und kann diese bearbeiten. Direkt darunter können Sie verschiedene Berechtigungen für die andere Person festlegen (zum Beispiel nur ansehen, bearbeiten, andere Personen einladen etc.). Darunter können Sie dann auswählen, wie Ihr Apple-Gerät die Notiz teilen/versenden soll (z.B. via AirDrop, Mail, Freeform, Erinnerungen, Teams etc.). Ganz unten finden Sie hier zudem die Option, eine Apple-Notiz auszudrucken. Tipp: Auch ganze Ordner können mit anderen Personen für die Zusammenarbeit geteilt werden. Dafür einfach den betreffenden Ordner länger gedrückt halten und auf → Ordner teilen tippen.
• Zeichnen: Durch Auswahl des → Stift-Symbols kann man in der Notiz zeichnen oder auch eine Notiz unterschreiben. Tipp: Wenn man eine geometrische Form zeichnet, zum Beispiel einen Kreis, und dieses Muster aber am Ende nicht loslässt, sondern gedrückt hält, dann korrigiert Apples Notizen-App die Eingabe automatisch zu einer perfekt gezeichneten Form. Das funktioniert nicht nur mit Kreisen, sondern auch mit Dreiecken, Vierecken usw.
• Weitere Einstellungen: Über das Symbol mit den → drei Punkten rechts oben bekommen Sie weitere Bearbeitungsmöglichkeiten eingeblendet. Neben Scannen, Anpinnen und Sperren, sind das zum Beispiel die Optionen, in der Notiz zu suchen, die Notiz zu verschieben, Linien und Gitter einblenden zu lassen, die verschiedenen Anzeigeoptionen für Anhänge und Symbolleisten sowie auch diese Notiz zu löschen.

Apple Notizen mit „Anpinnen“ und „Hashtags“ einfacher suchen & schneller finden

Wichtige Notizen lassen sich „anpinnen“, um sie schneller wiederfinden zu können. Denn alle angepinnten Notizen werden gesondert oberhalb der restlichen Notizen in diesem Ordner angezeigt. Auf diese Weise können wichtige Notizen nicht in der Masse der anderen Notizen in diesem Ordner verloren gehen, sondern bleiben stets sichtbar und schnell verfügbar. Das ist zum Beispiel für die zentralen Projektnotizen innerhalb eines umfangreichen Projekte-Ordners praktisch.

• Um eine Notiz in der Apple-App anzupinnen, müssen Sie die jeweilige Notiz einfach nach rechts wischen und auf das Stecknadel-Symbol klicken.
• Alternativ die Notiz gedrückt halten und auf → Notiz anpinnen tippen.
• Wiederholen Sie gegebenenfalls den Schritt, um eine angepinnte Notiz wieder zu entpinnen.

Apple Notizen mit #Hashtag-Schlüsselwörtern schneller suchen & wiederfinden:

Hashtag ist die englische Bezeichnung für das Rautezeichen „#“ auf einer Tastatur. Mit solch einem Hashtag lassen sich die Notizen verschlagworten, um sie flexibler organisieren und das Gesuchte schneller ordnerübergreifend finden zu können.

• Geben Sie dafür in einer Notiz ein Hashtag „#“ ein gefolgt von dem dazu passenden Schlüsselwort, zum Beispiel → #Büro-Kaizen. Tipp: Sie können auch mehrere Hashtags pro Notiz nutzen, zum Beispiel zusätzlich auch #Anleitung, #Checkliste oder #Vorlage.
• In der allgemeinen Ordnerübersicht der linken Seitenspalte wird daraufhin nun ganz unten der Bereich „Tags“ angezeigt, in dem alle genutzten Hashtags aufgeführt werden.
• Wenn Sie hier nun einen der angezeigten Tags auswählen, werden Ihnen sofort alle Notizen angezeigt, in denen dieser Hashtag vorkommt – und das unabhängig von dem Ordner, in dem die Notizen gespeichert sind.

Sensible Apple Notizen mit einem Passwort schützen und verschlüsseln

Sensible Daten lassen sich in der Notizen-App auf Ihrem iPhone, iPad oder Mac auch mit einem Passwort schützen und verschlüsseln. Diese Notizdateien können dann nur mit dem gültigen Passwort geöffnet und gelesen werden.

• Öffnen Sie dafür die zu verschlüsselnde Notiz und tippen Sie rechts oben auf das Icon mit den → drei Punkten.
• Gehen Sie auf → Sperren und wählen Sie aus, ob Sie als Passwort den Code zum Entsperren Ihres Apple-Geräts benutzen wollen oder ein eigenes Passwort für diese Notiz erstellen wollen.
• Tipp: Das Passwort sollte gut gewählt und wohl gemerkt werden. Denn wenn man ein Passwort für eine Apple Notiz vergisst, kann selbst Apple einem nicht mehr dabei helfen, auf den verschlüsselten Inhalt zuzugreifen.

3. Extra-Tipps: Apple Notizen ohne iCloud synchronisieren & die Top 7 Tastenkombinationen!

Lokal auf dem Endgerät abgespeicherte Apple Notizen lassen sich auch ohne Internetverbindung und Speicherort in der iCloud von einem Apple-Gerät auf ein anderes übertragen. Das Prinzip hinter dieser drahtlosen Datenübertragung nennt sich „AirDrop“. Wie das genau funktioniert, erklärt Ihnen unsere folgende Anleitung. Verpassen Sie auch nicht unser Top-Video-Tutorial „7 erstaunliche Tastenkombinationen“ direkt im Anschluss!

→ Anleitung für AirDrop: Dateien direkt und ohne Internet- und Mobilfunkverbindung zwischen Apple-Geräten teilen .
→ Die Apple-App „Kurzbefehle“: Anleitung für die extrem einfache Automatisierung auf und mit dem iPhone & iPad.
→ Büro-Kaizen Download-Center: Hier finden Sie viele weitere praxisnahe Checklisten und Vorlagen für eine effizientere Zusammenarbeit zum kostenlosen Herunterladen!

🤩 7 erstaunliche Tastenkombinationen (die Du noch nicht kennst)

(Dauer: 06:46 Minuten)

Inhalt zum Tutorial 7 Tastenkombinationen

1. Einleitung 00:00 
2. Geteilter Bildschirm zwischen zwei Apps 00:16
3. Virtuellen Desktop erstellen & verwenden 00:51 
4. Zwischenablageverlauf öffnen 01:30 
5. Desktop anzeigen & alle Apps minimieren 02:43 
6. Screenshots erstellen 03:17 
7. Emojis & GIFs einblenden 04:29
8. Bildschirmvideos aufnehmen (Xbox Game Bar) 05:06