„Hast du schon den Raum gebucht?” Die Erledigung der Buchung wäre eine Sache von 5 Minuten gewesen, doch Sie hatten sich erst dem Projekt mit der obersten Priorität gewidmet. Nun mussten Sie die Kollegin schon drei Mal am Telefon vertrösten. Das nervt und kostet unnötig Zeit. Mit der 5-Minuten-Regel wäre das nicht passiert. Lesen Sie warum!
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Inhaltsverzeichnis
1. Definition: Was ist die 5-Minuten-Regel?
Die 5-Minuten-Regel besagt: Alles, was du innerhalb von fünf Minuten bearbeiten kannst, bearbeite sofort. Alles, was länger braucht, terminiere. Die 5-Minuten-Methode kommt immer dann zum Einsatz, wenn neue Aufgaben gesichtet, priorisiert oder terminiert werden müssen. Die 5-Minuten-Regel hilft zu vermeiden, dass kleine Aufgaben auf die lange Bank geschoben werden.
Denn es ist zwar gut und sinnvoll, die großen Aufgabenpakete zeitnah abzuarbeiten, jedoch fallen dabei manchmal kleinere Aufgaben hinten herunter. Diese werden im schlimmsten Fall vollkommen vergessen. Es kommt zu Nachfragen und aus einer kleinen banalen Aufgabe entsteht Mehraufwand, den man sich sparen könnte, wenn man die Aufgabe direkt erledigt hätte.
2. Tipps bei der Anwendung der 5-Minuten-Regel
Im folgenden erhalten Sie Tipps beim Anwenden der 5-Minuten-Regel. Mit diesen praxisnahen Tipps schaffen Sie sich eine nachhaltig effiziente Arbeitsweise.
Tipp Nr. 1: Einmal klar Schiff machen mit der 5-Minuten-Regel
Beim ersten Mal kann es sein, dass der Vorgang etwas länger dauert, weil sich im Posteingang so viele Dinge angesammelt haben, dass er schlichtweg überquillt. Doch nehmen Sie sich die benötigte Zeit und arbeiten Sie den Posteingang einmal komplett ab – machen Sie also „klar Schiff”. So starten Sie gleich mit einem leeren Posteingang und können in Zukunft die 5-Minuten-Regel in Ruhe anwenden.
Tipp Nr. 2: Die 5-Minuten-Regel einmal am Tag anwenden
Legen Sie für die Zukunft nun einen festen Block in Ihrem Tagesablauf fest, an dem Sie Ihren Posteingang mithilfe der 5-Minuten-Regel durchgehen. Fassen Sie jedes Schriftstück nur einmal an und entscheiden Sie sofort, was Sie damit tun. Wenn Sie ab heute diese Aufgabe täglich erledigen, quillt der Posteingang nicht mehr über und die Aufgaben laufen nicht aus dem Ruder.
Tipp Nr. 3: Auch E-Mails mit der 5-Minuten-Regel bearbeiten
Auch während des Sortierens Ihrer E-Mails achten Sie auf alle Aufgaben, die Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können. Beantworten Sie E-Mails direkt, wenn die Beantwortung gemäß der 5-Minuten-Regel nicht länger als fünf Minuten benötigt.
Tipp Nr. 4: Terminieren und in die Wiedervorlage legen
Alle Aufgaben, bei denen die 5-Minuten-Regel nicht greift, weil sie mehr Zeit in Anspruch nehmen würden, werden terminiert und in Ihrer Wiedervorlage abgelegt. Diese Aufgaben werden dann in dem terminierten Zeitraum bearbeitet.
Tipp Nr. 5: Ablegen, Wegwerfen oder Delegieren
Alle Unterlagen, bei denen die 5-Minuten-Regel nicht greift, weil die Informationen nicht von Bedeutung sind, werfen Sie in den Papierkorb. Ist ein Schriftstück von jemand anderem zu bearbeiten, leiten Sie es weiter. Muss etwas abgelegt werden, legen Sie es jetzt ab. Informationen, Ideen, und Lesematerialien kommen an den dafür vorgesehenen Platz, also in Ihre Ideensammlung (digital oder analog).
Tipp Nr. 6: Vertretung benachrichtigen
Auch wenn Sie unterwegs sind, tragen Sie dafür Verantwortung, dass kleine Aufgaben nicht ewig liegen bleiben. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Vertretung den Posteingang sichtet und mithilfe der 5-Minuten-Regel das erledigt, was erledigt werden kann. Wo dies nicht möglich ist, muss Ihr Vertreter Sie informieren oder sich mit dem Absender in Verbindung setzen, um das weitere Vorgehen zu besprechen.
3. Studie: Verschwendung bei der E-Mail Bearbeitung
Die E-Mail Bearbeitung gehört zum Arbeitsalltag dazu. Die Kommunikation mittels E-Mails steigt seit Jahren an. Genau aus diesem Grund ist hier die Gefahr am größten sogenannten Zeitfressern zum Opfer zu fallen. Unsere Arbeitseffizienz Studie, die wir zusammen mit der AKAD University erhoben haben, zeigt dabei folgende erschreckende Zahlen:
- Die E-Mail Bearbeitung beansprucht täglich ca. 30 % der Arbeitszeit.
- 12 % der Bearbeitungszeit für E-Mails werden für Erinnerungs- und Nachfassmails verschwendet.
- Die Teilnehmer der Studie haben folgende Gründe für die Nicht-Bearbeitung von Mails angegeben:
- Fehlende Zeit (1/3 der Teilnehmer)
- Schlechte Organisation (2/3 der Teilnehmer)
- Die Teilnehmer gaben auch an, dass Sie 20 % der Bearbeitungszeit für E-Mails als verschwendete Zeit ansehen.
Diesen Zeitfressern können Sie mit E-Mail-Spielregeln entgegenwirken. Ein Beispiel wäre, dass Sie E-Mails deren Bearbeitung nur 5 Minuten entspricht, auch sofort bearbeiten, ganz im Sinne der 5-Minuten-Regel. Solche und weitere Spielregeln entwickeln wir Tag für Tag gemeinsam mit unseren Beratungskunden. Wir beraten auch Sie und Ihr Team gerne beim Thema Effizienz im E-Mail Bereich.
4. Fazit und weitere Tipps zur 5-Minuten-Regel
Der Posteingang ist ein Stapel, der „atmet”, das heißt, er ist mal größer, mal kleiner. Sollte es ein Mitarbeiter allerdings trotz 5-Minuten-Regel dauerhaft nicht schaffen, seinen Posteingang abzuarbeiten, ist dies ein wichtiges Indiz für eine mögliche Überlastung. Analysieren Sie, woher die Überlastung kommt. In aller Regel sind solche Staus ein Indikator dafür, dass die Prozesse nicht mehr passen. Das kann beispielsweise daran liegen, dass ein Bereich (zu) schnell wächst und die Strukturen noch nicht angepasst wurden. Bemühen Sie sich, dass der Mitarbeiter bis zur Klärung der Ursache Unterstützung bekommt, damit keine Verzögerungen bei der Bearbeitung auftreten, die negative Auswirkungen auf den Gesamtprozess haben. Wenn Sie die 5-Minuten-Regel konsequent einhalten, wird der Posteingang leer gehalten. Es kann sich nichts ansammeln.
💪 Outlook: Nie wieder Kontrolle über Deine E-Mails verlieren! (Inbox Zero)
Die 5-Minuten-Regel hilft Ihnen wie Sie Prioritäten setzen und Ihre Aufgaben in den Griff bekommen. In unserem folgenden Video bekommen Sie weitere Tipps, wie Sie die Kontrolle über Ihre E-Mails behalten.
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