Die 5S-Methode (auch als 5A-Methode bekannt) ist ein sehr einfaches, aber dennoch wirkungsvolles Mittel, um sich selbst, die eigene Arbeit, den Arbeitsplatz, eine Abteilung oder ein ganzes Unternehmen nicht nur besser, sondern gleich dauerhaft gut zu organisieren. Denn diese Methode der Selbstorganisation besteht aus fünf einfachen Tricks, die Ihnen und allen Mitarbeitern helfen, sofort wieder Herr und Frau über den eigenen Schreibtisch, die Ablage und alle Unterlagen zu werden.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist die 5S-/5A-Methode? Und was hat das mit Lean Management zu tun?

Die 5S-Methode (im Deutschen „5A-Methode“) wurde Anfang der 2000er Jahre von Toyota entwickelt, eingeführt und wird seitdem erfolgreich in dessen Produktionssystem eingesetzt. Der japanische Autobauer war mit knapp 10,5 Millionen verkauften Fahrzeugen auch 2022 zum dritten Mal in Folge der größte Automobilhersteller der Welt.

Die Kernziele der 5S-/5A-Methode:

Das Ziel der 5S-/5A-Methode ist eine standardisierte sowie einfach einhaltbare Organisation der Arbeit und Arbeitsplatzgestaltung. So sollen ineffektives Chaos und zeitraubender Wildwuchs vermieden und stattdessen produktive Ordnung, Übersichtlichkeit und Sauberkeit geschaffen werden.

Eine nachhaltige Ordnung und Übersichtlichkeit
Reduzierung von Störungen, Such- und Wartezeiten sowie von Fehlern, Ausschuss und Arbeitsunfällen
Stärkung der Eigenverantwortung
Höhere Effizienz, Produktivität und Arbeitsqualität
Abweichungen vom Standard können schneller und einfacher erkannt und dadurch behoben werden

Was hat die 5S-/5A-Methode mit Lean Management zu tun?

Der Begriff „Lean Management“ bedeutet so viel wie „schlankes Management“. Er geht auf die Bezeichnung „Lean Production“ zurück, die Anfang der 1990er Jahre vom renommierten Massachusetts Institute of Technology geprägt wurde. Pate und Vorbild für das Konzept war das im Vergleich sehr effiziente Entwicklungs- und Produktionssystem von Toyota. Die „Lean-Production-Methode“ wurde dann recht schnell von den anderen Automobilherstellern und Zulieferern übernommen, wie z.B. BMW, VW, Mercedes-Benz, Conti, Schaeffler etc.

Mit dem „Lean Management“ wurde die „Lean Production“ dann aus dem Produktionsbereich in den Dienstleistungssektor und ins Büro übertragen. Die 5A-Methode ist nun lediglich ein besonders bekanntes Tool von vielen aus diesem Werkzeugkasten.

2. Definition und Kurzfassung: Wie funktioniert die 5S-/5A-Methode konkret?

Die Bezeichnung „5S“- bzw. „5A-Methode“ ist ein Akronym, das sich aus den Anfangsbuchstaben der fünf einzelnen Handlungsschritte und Anweisungen ergibt. Im Japanischen fangen diese fünf Schritte mit einem „S“ an, in der deutschen Übersetzung mit einem „A“. Hier die fünf Elemente dieser Methodik und ihre Bedeutung in der Übersicht.

Seiri (整理) – Sortieren
Seiton (整頓) – Systematisieren
Seiso (清掃) – Säubern
Seiketsu (清潔) – Standardisieren
Shitsuke (躾) – Selbstdisziplin

Die 5S-Methode hilft den Arbeitsplatz im Lean Office dauerhaft zu optimieren.

Die 5A-Methode im Überblick (Kurzfassung):

5S-Methode (japanisch):	5A-Methode (deutsch):	Bedeutung:
Seiri	Aussortieren	Das japanische „Seiri“ bedeutet wortwörtlich übersetzt so viel wie „Organisieren“ (oder auch „die Anordnung“). Damit ist das Organisieren des eigenes Arbeitsplatzes und der eigenen Arbeitsmittel gemeint. Das heißt, dass alles, was nicht für die tägliche Arbeit benötigt wird, und die üblichen Abläufe stört, aussortiert und so (organisiert) ausgelagert wird, dass man es bei Bedarf schnell findet und holen kann.
Seiton	Aufräumen	Die wörtliche Übersetzung lautet „Ordnung“. Das bedeutet, dass alle am Arbeitsplatz verbliebenen Dinge und Arbeitsmittel so aufgeräumt und geordnet werden, dass sie einen ergonomisch sinnvollen Platz haben. Die jeweiligen Plätze werden dann markiert, um die geschaffene „Grundordnung“ nachhaltig sowie schnell und einfach aufrechterhalten zu können.
Seiso	Arbeitsplatz sauber halten	Wörtlich übersetzt „Gepflegtheit“, „Sauberkeit“. Schmutzige und verdreckte Arbeitsplätze oder Arbeitsmittel erschweren die Arbeit, gehen zulasten der Qualität – und zudem aufs Gemüt. In dem dritten Schritt der 5S-/5A-Methode wird also eine gründliche Grundreinigung durchgeführt.
Seiketsu	Anordnungen zur Regel machen	Wortwörtlich bedeutet das so viel wie „Sauberkeit aufrechterhalten“. Die erreichte Ordnung soll also erhalten bleiben. Das heißt, dass die ersten drei Schritte der 5S-/5A-Methode (Aussortieren, Aufräumen, Arbeitsplatz sauber halten) standardisiert und vereinheitlicht und damit zu einer Regel gemacht werden. Dabei helfen vor allem einheitliche Beschriftungen und Markierungen, nachvollziehbare Dokumentationen (Anleitungen und Checklisten) sowie feste Zeitpunkte/Abstände für die Reinigungszyklen.
Shitsuke	Alles einhalten und verbessern	Wortwörtlich übersetzt bedeutet „Shitsuke“ auf Deutsch so viel wie „Erziehung“, „Disziplin“, „Training“. In der 5S-/5A-Methode besagt dieser fünfte und letzte Schritt, dass alle Punkte der Methodik nicht nur konsequent eingehalten und angewendet, sondern auch kontinuierlich verbessert werden (=„Kaizen“, die schrittweise Verbesserung und Perfektionierung; siehe auch unser kurzes Erklärvideo unten am Ende dieses Beitrags).

Hürdenlauf: Warum gelingt die Ordnung auf dem Schreibtisch einfach nicht?

Bevor wir uns darum kümmern, wie Ordnung entsteht und effizient erhalten bleibt, lohnt der Blick darauf, warum sie regelmäßig verschwindet. Die Top-Antwort ist: Die besten Vorsätze nützen nichts, wenn man nicht dranbleibt. Ist das wirklich so einfach? Ja! Und warum fällt es uns so schwer, die neuen Vorsätze einzuhalten? Weil sie noch keine Routinen sind.

Daher ist die 5S-/5A-Methode auch so eine ideale und vielfach eingesetzte Methode, um damit die Grundlagen einer funktionierenden Selbstorganisation zu schaffen und diese dann durch einfache Schritte beizubehalten – egal ob in der Produktion oder im Büro.
Denn ganz klar: Ohne schlüssige Selbstorganisation geht der Einzelne in der Flut an Aufgaben unter und hat am Ende des Tages das Gefühl, trotz der vielen erledigten Arbeiten dennoch nicht fertig geworden zu sein.

3. Ziele, Voraussetzungen sowie Auswirkungen der 5S-Methode

Nachfolgend haben wir Ihnen die Ziele, Voraussetzungen sowie Auswirkungen der 5S-Methode kurz und klar aufgeführt.

1. Ziele

Ziele der 5S-Methode

Effizienzsteigerung bzw. Steigerung der Wirtschaftlichkeit
Vermeidung von Fehlern
Arbeitssicherheit verbessern
Reduzierung von Ressourcenverschwendung
Teamarbeit fördern
Ordnung und Sauberkeit steigern

2. Voraussetzungen

Voraussetzungen der 5S-Methode

Damit die 5S-Methode angewendet werden kann, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

Die Methode sollte fest im Arbeitsalltag und in der Unternehmenskultur verwurzelt sein.
Die Methode sollte erst in Teilbereichen oder Abteilungen durchgeführt und dann auf das Gesamtunternehmen angewendet werden.
Es sollten alle Unternehmensebenen bei der Anwendung der 5S-Methode integriert werden.
Die Mitarbeiter sollten von der Führungsebene regelmäßig bei der Durchführung bzw. Anwendung der Methode unterstützt werden.
Es müssen Standards und Regeln bei der Umsetzung der 5S-Methode festgelegt werden, um ein einheitliches Vorgehen zu gewährleisten.
Die Anwendung der Methode sollte nicht als einmalige Aktion durchgeführt, sondern als langfristige Strategie angesehen werden. So profitieren Sie nachhaltig von den positiven Effekten.

3. Auswirkungen

Auswirkung der 5S-Methode

Wird die Methode richtig angewandt, ergeben sich folgende Auswirkungen:

Die Mitarbeiter erlangen die Fähigkeit und die Möglichkeit Verbesserungspotenziale in Prozessen und Ähnlichem zu erkennen.
Durch die regelmäßige Durchführung des 5S-Zyklus verankert sich dessen Vorgehensweise in der Arbeitsweise der Mitarbeiter.
Die Arbeitsatmosphäre und Umgebung verbessert sich nachhaltig und wird sicherer.
Die Zufriedenheit und die Motivation der Mitarbeiter wird gesteigert.
Die Prozesse werden einfacher und klarer, wodurch Kosten und Ressourcen eingespart werden.
Die Verschwendung von Ressourcen, wie Zeit und Materialien etc., wird minimiert. Dadurch werden Ressourcen effizienter genutzt und Kosten eingespart.
Die organisierte und saubere Arbeitsumgebung fördert die Aufmerksamkeit und Genauigkeit der Mitarbeiter, wodurch die Qualität und die Kundenzufriedenheit zunehmen.
Eine gute Organisation sowie Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz sorgen für einen professionellen Eindruck. (Image)

4. Erklärung mit Praxistipps: So wird die 5S-/5A-Methode umgesetzt

Wie Sie nun ganz konkret mit der 5S-/5A-Methode effizienter, produktiver und damit auch entspannter arbeiten können, zeigen unsere nachfolgenden Beispiele mit Praxistipps.

I. Tipps zur ersten 5A-Aufgabe „Aussortieren“: Wie kann man Platz schaffen?

In einem chaotischen Büro wird viel zu viel Zeit und Energie mit Suchen verschwendet. Wo sich die Zettel und Akten stapeln, besteht die Gefahr, dass wichtige Dokumente zu „Unterlagen“ werden – also zu Papier, das unter Papier liegt. Diese ungeordneten Stapel stören die Konzentration, wirken belastend und man verliert leicht den Überblick. Der erste 5A-Schritt auf dem Weg zu mehr Ordnung und Selbstorganisation lautet daher Aussortieren.

Ihr Arbeitsplatz ist reserviert für Arbeitsmittel, die Sie regelmäßig täglich benötigen.
Materialien, die Sie meist nur wöchentlich brauchen, werden dagegen schnell greifbar zum Beispiel in Schubladen verstaut.
Alles, was seltener als wöchentlich benötigt wird, kann gut geordnet in den Flur oder Keller ausgelagert werden. Dann nimmt es keinen Platz weg, kann aber bei Bedarf schnell geholt werden. Das gilt auch für wichtige, aber selten benutzte Daten auf externen Datenträgern, wie zum Beispiel Software-CDs, DVDs und Co.
Alles, was Sie gar nicht mehr brauchen, kann entsorgt werden (zum Beispiel, weil es zu alt, überflüssig, unpraktisch, überholt oder beschädigt ist). Stellen Sie sich also am besten gleich einige Behälter für Altpapier, Restmüll und Elektrogeräte bereit.
Das große Aussortieren zu Beginn der 5S-/5A-Methode betrifft aber nicht nur Papiere und materielle Utensilien, sondern auch elektronische Daten und E-Mails. Löschen Sie also regelmäßig nicht mehr benötigte Daten auf Ihrem PC, im E-Mailordner sowie im digitalen Papierkorb.

II. Tipps zur zweiten 5S-/5A-Aufgabe „Aufräumen“: Wie findet man die geeigneten Plätze?

Nachdem die Berge von Papier und Büromaterial nun geschmolzen sind, ist es an der Zeit, sich eine dauerhafte Struktur und Ordnung zu überlegen. Jedes Ding erhält einen festen, sinnvollen Platz. Das erspart langes Suchen und aufwendiges Verstauen an ungeeigneten Orten, was wieder zu langem Suchen führt.

Überlegen Sie sich deshalb, wo jeder Gegenstand im Büro am besten aufgehoben ist – und setzen Sie das um. Denn wenn jedes Ding seinen festen Platz hat, dann erspart man dem kompletten Team nicht nur dauerhaft das unnötige Suchen. Jeder Mitarbeiter sieht zudem sofort, wenn bestimmte Arbeitsmittel nachbestellt werden müssen.
Ein weiteres wichtiges Hilfsmittel für den Arbeitsalltag sind Ablageschalen am Arbeitsplatz. Bei Büro-Kaizen gibt es allerdings für jeden Mitarbeiter nur noch eine einzige Ablageschale (darin wird alles gesammelt, was im Laufe eines Tages hinzukommt), eine Posteingangsschale für die physische Post.
Während das Posteingangskörbchen gemäß der 5S-/5A-Methode am Feierabend leer sein sollte, darf sie zu keinem dauerhaften Sammelort verlottern. Das heißt, dass alles, was innerhalb von fünf Minuten erledigt oder an den richtigen Ort gebracht werden kann, auch sofort verarbeitet bzw. dorthin gebracht werden sollte (zum Beispiel in Projektmappen, die Dateiablage oder auf den Lesestapel).
Alle Aufgaben und Dokumente in der Ablageschale, die nicht innerhalb von fünf Minuten erledigt werden können, werden beispielsweise in einen Pultordner gepackt. Wichtig: Legen Sie dann immer sofort auch gleich einen Termin dafür in Ihrem Kalender an, an dem Sie sich um diese Angelegenheit kümmern. Auf diese Weise gelingt es, dass die Ablageschale und das Posteingangskörbchen bei Feierabend leer sind und trotzdem nichts vergessen wird.

III. Tipps zur dritten 5A-Aufgabe „Arbeitsplatz sauber halten“: Wie die Ordnung erhalten?

Natürlich müssen Sie nicht mit einem kleinen Handstaubsauger und Reinigungsmitteln in der Schublade den Büroalltag bestreiten. Aber klar ist: Sie werden sich automatisch viel wohler fühlen, wenn Sie auf Sauberkeit in Ihrem Büro achten. Denn wenn anfallender Schmutz und Unordnung sofort entfernt und beseitigt werden, dann bleibt alles übersichtlich und das Chaos wächst Ihnen nie wieder über den Kopf. In der Praxis kann man oft beobachten, dass einige Menschen sogar den Fußboden als Ablagefläche benutzen und dann im wahrsten Sinne des Wortes kaum noch vorankommen. Sie ersticken dann buchstäblich in Arbeit und schaffen keinen Schritt, ohne über andere Aufgaben zu stolpern. Eine wichtige Grundregel lautet daher: Der Fußboden ist kein erweiterter Schreibtisch und keine Alternative zum Schrank, sondern der Ort für den Stand-Computer, Altpapierkiste, Mülleimer, die Tasche und Schuhe. Für die Oberflächen gilt hingegen der einfache Dreiklang aus:

Arbeitsumfeld und Arbeitsmittel putzen und sauber halten
Schmutz wird daher gleich beim Entstehen beseitigt
Ordnung und Sauberkeit dadurch zur Gewohnheit

IV. Tipps zur vierten 5A-Aufgabe „Arbeitsstandards definieren“: Wie Strukturen schaffen?

Im nächsten Schritt der 5A-Methode geht es darum, die Grundordnung in Ihrem Büro nachhaltig und dauerhaft zu sichern. Das funktioniert im Arbeitsalltag am besten, indem Sie Spielregeln dafür festlegen. Das erfordert nur einen einmaligen Aufwand und beschert Ihnen dann kontinuierlich zweierlei Vorteile: Sie gewinnen Zeit, weil Sie alles sofort an seinem Platz finden oder ablegen können und nicht suchen müssen. Und Sie haben zudem den Materialverbrauch und Bestand immer im Blick und können dadurch Engpässen vorbeugen.

Legen Sie die Grundausstattung der Schreibtischschublade fest: Kugelschreiber, Bleistift, Schere, Büroklammern, Marker, Heftklammern usw. und steuern Sie diese Bestände mittels Kanban.
Wenn Sie den Platz für Locher, Büroklammern und Ordner beschriften, fällt es Ihnen viel leichter, diese zu verräumen. Beschriften Sie dabei alle Schränke, Schubladen, Fächer und Ablagen so, dass sich auch neue Mitarbeiter schnell zurechtfinden können.
Halten Sie alle Standards schriftlich in Checklisten fest und sammeln Sie diese für alle leicht zugänglich in einem Foliensichtbuch. Dann können sich auch neue Mitarbeiter und Vertretungen leicht einarbeiten.

Tipp: Die 5A-Methode ist der Anfang, anschließend wird die Organisation der Arbeit verbessert!

Mindestens genauso wichtig wie die Ordnung am Arbeitsplatz ist die Organisation der Arbeit selbst. Auch hier gibt es einige sehr praktische Konzepte und Methoden, die dafür sorgen, dass mit mehr Struktur effizienter und produktiver gearbeitet werden kann und dadurch auch die Arbeitsbelastung sinkt. Und so gelingt die Optimierung der Organisation der Arbeit im Büro:

Erstellen Sie einfache, nachvollziehbare Regeln und Checklisten für alle wiederkehrenden Arbeitsprozesse und legen Sie diese für alle einsehbar aus.
Suchvorgänge und Doppelarbeit kosten beide unnötig Zeit. Memos und Arbeitsunterlagen werden daher konsequent nur noch mit Namenskürzel, Dateispeicherpfad und Datum in Umlauf gebracht.
Unter folgendem Link können Sie eine passende Checkliste für den Arbeitsplatz sowie eine Checkliste für die Abteilung kostenlos herunterladen.

V. Tipps zur fünften 5A-Aufgabe „Alle Punkte einhalten und verbessern“: Wie dranbleiben?

Was am Anfang anstrengend und ungewohnt ist, wird nach kurzer Zeit zur Routine und etabliert sich dann als „neues Normal“. Viele dieser Tipps wie das Beschriften, Aufräumen und Sortieren erfordern zu Beginn einen kleinen Aufwand – die Ersparnis kommt dann erst später im laufenden Betrieb. Es ist also völlig normal, dass es in der ersten Zeit noch an einigen Ecken hakt und einige das Gefühl haben, dass das Schaffen der Strukturen mehr Zeit kostet als die Ordnung erspart. Geben Sie sich und der 5S-/5A-Methode daher etwas Zeit, bis sich der Lohn der Mühen einstellt! Tipp: Es ist auch völlig normal, dass der große Wurf nicht gleich auf Anhieb gelingt. Überprüfen Sie deshalb vierteljährlich, ob die bestehenden Regeln umgesetzt werden und passen Sie die Standards gegebenenfalls an neue Veränderungen an, um die gewünschten Ziele besser erreichen zu können (= dranbleiben und stetig verbessern).

Fazit: Mit der 5S-/5A-Methode ganz schnell und einfach zu mehr Ordnung und Effizienz und weniger Stress!

Es sind im Grunde nur diese fünf einfachen Schritte, die Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen, ein strukturiertes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich alle gerne aufhalten und produktiver arbeiten können. Weil es freien Raum zum Arbeiten gibt, ohne dass Unordnung und Chaos die Stimmung und die Workflows belasten. Machen Sie sich bitte klar: Unordnung ist nicht ein Zeichen für oder ein Teil von Kreativität. Unordnung lenkt viel mehr ab, belastet, frisst Zeit und Energie – und ist dabei so unnötig wie vermeidbar. Fangen Sie daher am besten sofort damit an, die 5S-/5A-Methode in Ihrem Arbeitsalltag umzusetzen. Ich verspreche Ihnen: In einem aufgeräumten Büro, wo alles seinen Platz hat, werden Sie spürbar effizienter und befreiter arbeiten können!