Outlook Regeln können im Arbeitsalltag viel Arbeit abnehmen – und das ganz automatisch. Viele nutzen Outlook längst nicht mehr nur zum Schreiben und Empfangen von E-Mails, sondern auch als eine Art To-do-Liste. Jede ungelesene Mail ist eine offene Aufgabe und der Posteingang wird schnell zur Dauerbaustelle. Die gute Nachricht: Mit ein paar einfachen Einstellungen können Sie Outlook so steuern, dass es Ihnen genau diese Arbeit abnimmt. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Outlook Regeln ganz einfach erstellen, anpassen oder löschen können – inklusive eines Beispiels, das den praktischen Einsatz der Regeln verdeutlicht.

Inhaltsverzeichnis

1. Was sind Outlook Regeln?

Mit Outlook-Regeln können Sie bestimmte Aktionen automatisch ausführen lassen, sobald festgelegte Bedingungen erfüllt sind. Sie geben Outlook sozusagen klare Anweisungen, was mit eingehenden E-Mails geschehen soll. So können E-Mails beispielsweise sortiert, weitergeleitet, gelöscht oder markiert werden, ohne dass Sie selbst eingreifen müssen. Das hilft, den Posteingang übersichtlich zu halten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Praktisch: Die Anzahl der Regeln, die Sie erstellen können, ist nicht begrenzt. So können Sie Ihre E-Mail-Organisation ganz individuell und effizient gestalten.

2. So können Sie Outlook Regeln erstellen, bearbeiten oder löschen

Sie können Outlook-Regeln ganz einfach erstellen, bearbeiten und löschen. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie das geht.

2.1 Outlook Regeln erstellen

Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Start → Regeln → Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Klicken Sie auf Neue Regel. Wählen Sie nun eine Bedingung und die Aktion, die ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung auf die Nachricht zutrifft.

2.2 Outlook Regeln bearbeiten

Sie können Ihre Outlook Regeln ganz einfach ändern. Klicken Sie dazu erneut auf Start → Regeln → Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Klicken Sie auf die Regel, die Sie bearbeiten möchten und dann auf Regel ändern. Anschließend können Sie die Regel unter Regeleinstellungen bearbeiten bearbeiten. Nach der Bearbeitung klicken Sie auf Fertigstellen → Übernehmen.

2.3 Outlook Regeln löschen

Wenn Sie eine Regel löschen möchten, können Sie das unter Start → Regeln und wählen Sie Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Wählen Sie auf der Registerkarte „E-Mail-Regeln“ die Regel aus, die Sie löschen möchten. Klicken Sie anschließend auf Löschen und bestätigen Sie mit OK.

2.4 Exportieren von Outlook Regeln

Bei einem neuen PC oder einer neuen Outlook-Installation ist es sinnvoll, die erstellten Regeln zu exportieren, damit sie nicht verloren gehen. Außerdem ist es eine Art Sicherheitskopie für den Fall, dass in Outlook etwas nicht funktioniert oder das Profil kaputt geht. Durch den Export werden die Regeln gesichert und können schnell wiederhergestellt werden.
Klicken Sie dazu auf Regeln → Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Dann auf Optionen → Regeln exportieren und die Regel an einem beliebigen Ort speichern. Am besten dort, wo Sie sie leicht wiederfinden.

3. Wie Sie Outlook Regeln im Berufsalltag effektiv einsetzen

Regeln können Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern, insbesondere wenn Sie zum Beispiel gerade auf einer Tagung oder unterwegs sind und Ihre E-Mails nur unregelmäßig prüfen können. Besonders wenn gerade ein wichtiges Projekt läuft, bei dem Sie oft projektbezogene E-Mails bekommen. Diese sollten idealerweise schnell gesichtet und bearbeitet werden. Damit diese E-Mails nicht untergehen, gibt es zwei Möglichkeiten wie Sie die Outlook Regeln anwenden können:

Automatische Weiterleitung: Projekt-E-Mails werden an einen Kollegin geschickt.
Automatische Sortierung: Projekt-E-Mails landen gesammelt in einem eigenen Ordner.

Beides lässt sich unkompliziert und schnell einrichten. Wir zeigen Ihnen, wie:

Schritt 1:	Erstellen Sie (wie oben bereits beschrieben) eine neue Regel.
Schritt 2:	Wählen Sie im Menüpunkt „Regel ohne Vorlage erstellen“ → Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden und klicken Sie dann auf Weiter.
Schritt 3:	Setzen Sie ein Häkchen bei „die nur an mich gesendet wurde“ (so schließen Sie CC-Nachrichten und E-Mails von Mailing-Listen aus) und „mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text“. Um die betreffenden Wörter, also „Projekt XY“ einzutragen, müssen Sie nun im unteren Teil des Fensters auf das unterstrichene „bestimmten Wörtern” klicken.
Schritt 4:	Tragen Sie nun die Schlüsselwörter ein. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich alle denkbaren Varianten aufzunehmen. Danach klicken Sie auf Hinzufügen → OK → Weiter.
Schritt 5:	Nun können Sie festlegen, was mit der E-Mail geschehen soll. Setzen Sie 2 Häkchen: „diese in den Ordner Zielordner verschieben“ (um alle E-Mails, die den Outlook-Regeln entsprechen, in einem Ordner zu sammeln) an „diese an eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten“ (damit jemand anderes die E-Mails bearbeiten kann). Jetzt müssen die Details ausgefüllt werden. An welche E-Mail-Adresse (einer Person/öffentlichen Gruppe) sollen die Mails weitergeleitet werden? In welchen Ordner (Zielordner) soll alles verschoben werden?
Schritt 6:	Nachdem Sie eventuelle Ausnahmen definiert haben, die hier nicht benötigt werden, geben Sie der Outlook-Regel einen Namen und aktivieren Sie sie. Klicken Sie abschließend auf Fertigstellen.

Das oben beschriebene System kann beliebig verändert und an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Tipp: Es empfiehlt sich, die Outlook-Regel anschließend zu testen. Senden Sie sich selbst eine E-Mail mit den definierten Schlüsselwörtern und prüfen Sie, ob das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht.

4. Video-Tutorial: Outlook-Regeln erstellen (Anleitung & Praxisbeispiele)

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(Dauer 11:13 Minuten)

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