Zu meinen Kunden gehören Büros mit fünf Mitarbeitern genauso wie börsennotierte Unternehmen mit 20.000 Mitarbeitern. Ich durfte tausenden Menschen helfen und habe miterlebt, wie Ordnung am Arbeitsplatz die Effizienz steigert und die Lebensqualität positiv verändert. Vor einigen Tagen habe ich beschrieben, warum das so ist. Die folgenden 7 einfachen und praxiserprobten Tipps sind erste konkrete Schritte, wie Sie der Zettelwirtschaft ein Ende machen. Sie optimieren Ihre Büroorganisation so, dass Sie in Zukunft an Ihrem „für immer aufgeräumten” Schreibtisch produktiver arbeiten können.

Was ist das Problem
Mit Zettel überladene Schreibtische, unsortierte Stapel, verlegte Notizen – Zettelwirtschaft bedeutet Suchzeiten, Wartezeiten und oft auch verpasste Chancen. Besonders im Vertretungsfall, wenn jemand eine wichtige Information sucht und Sie im Urlaub sind, wird Zettelwirtschaft zu einem Problem, das nicht nur Sie sondern das gesamte Unternehmen betrifft. Ziemlich sicher kostet das Suchen Zeit und Geld und führt zu Frustration. Entscheiden Sie sich stattdessen für langfristige Ordnung und beenden die Zettelwirtschaft auf Ihrem Schreibtisch!

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 gegen die Zettelwirtschaft: Nutzen Sie einen intelligenten Posteingang
Sie wollen die Zettelwirtschaft in Ihrem Postfach beenden? Stellen Sie sich hierzu ein Posteingangsschälchen auf den Schreibtisch und bitten Sie alle, hier Ihre Post reinzulegen. So bleibt der Schreibtisch frei und Sie sehen sofort, was neu dazu gekommen ist. Ziel ist, dass das Fach abends leer ist und wenn nicht erledigt, so doch die Aufgaben aussortiert, delegiert oder terminiert sind. Weitere Informationen zur Posteingangsschale finden Sie in diesem Blogbeitrag.

Eine Vorlage für das Posteingangsschild können Sie sich gerne kostenlos in unserem Download-Center herunterladen.

Tipp Nr. 2 gegen die Zettelwirtschaft: Organisieren Sie Ihre wichtigen Unterlagen mit einem Sichtbuch
Einen guten Teil der Zettelwirtschaft machen die Zettel mit Telefonnummern oder Log-In-Daten an der Wand und rund um unseren Bildschirm aus. Sammeln Sie stattdessen alles in einem Foliensichtbuch. Dank des Inhaltsverzeichnisses haben Sie jede Info sofort zur Hand.

Weitere Informationen zum Sichtbuch finden Sie in unserem Blogbeitrag „Wie Sie mit einem kaum bekannten Gegenstand Ihren Schreibtisch besser organisieren”!

Tipp Nr. 3 gegen die Zettelwirtschaft: Befreien Sie sich von Aktenbergen auf dem Tisch
Aktenberge drücken unnötig aufs Gemüt. Sie gehören nicht auf den Schreibtisch. Sie gehören in Ordner und Regale. Wichtig ist die eindeutige Beschriftung und Einheitlichkeit. Dann finden Sie alles wieder. Für die allgemeine Ablage vereinbaren Sie mit den Kollegen Ablagespielregeln: wo wird was, wie und wie lange abgelegt? Anregungen zu einem Ablagesystem finden Sie in diesem Download. Meine zusätzliche Empfehlung gegen die Zettelwirtschaft: Misten Sie mindestens 1 Mal im Jahr aus.

Tipp Nr. 4 gegen die Zettelwirtschaft: Nutzen Sie eine Wiedervorlage
Auch die vielen kleinen, zeitlich begrenzten Projekte gilt es sinnvoll zu organisieren. In unserem Artikel zur Wiedervorlage finden Sie alle wichtigen Informationen.

Tipp Nr. 5 gegen die Zettelwirtschaft: Organisieren Sie Ihre Büroutensilien
Verschaffen Sie sich Freifläche zum Denken und Arbeiten! Auf dem Schreibtisch brauchen Sie Platz. Der richtige Ort für Locher, Tacker etc. ist der Platz auf dem Rollcontainer oder in einer der Schubladen. Perfektionisten markieren die Flächen, wo etwas zu liegen hat, damit die Dinge direkt an der richtigen Stelle abgelegt werden und schnell wieder zur Hand sind.

Tipp Nr. 6 gegen die Zettelwirtschaft: Begrenzen Sie Ihre Lesestapel
Mit dem „sich selbst begrenzenden” System halten Sie den Informationsfluss in Schach. Richten Sie sich ein Fach im Regal ein – wichtig ist die Begrenzung nach oben! Dort sammeln Sie alle Informationen, die Sie irgendwann lesen möchten. Wenn das Fach voll ist, werfen Sie die untersten Unterlagen fort und schützen sich dadurch vor einer weiteren Art der Zettelwirtschaft: erdrückende Lesetürme. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Blogbeitrag „So bekämpfen Sie wirksam Ihre Lesestapel”!

Tipp Nr. 7 gegen die Zettelwirtschaft: Legen Sie Wert auf eine gute Zeitplanung
Ihr Kalender ist ihr bester Assistent. Lassen Sie sich bei Ihrer Arbeit nicht fremd-bestimmen. Machen Sie sich deshalb die Wochenplanung zur Gewohnheit. Im Kalender – egal ob digital oder in Papier – können Sie hinter die Aufgabe auch den Aufbewahrungsort der Unterlagen notieren. Hilfreich sind hierfür Kürzel wie K 21 für Kontierungsordner Fach 21 oder HM p für Hängemappe Personal …

Darauf kommt es im Kampf gegen die Zettelwirtschaft an

Alles, was Sie täglich benutzen, sollten Sie direkt greifen können, ohne aufstehen zu müssen.
Die Dinge, die Sie seltener brauchen (wöchentlich), sollten in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes aufbewahrt werden. Es ist in Ordnung, wenn Sie aufstehen müssen.
Was kaum gebraucht wird (monatlich oder noch seltener), sollte sich nicht in Ihrem Büro befinden. Benötigen Sie beispielsweise hin und wieder ein Laminiergerät, dann sollte
dies in einem gemeinsam genutzten Raum oder Schrank aufbewahrt werden.

Was der Tipp bewirkt
Zettelwirtschaft bewirkt Stress, Frust und lange Suchzeiten. Dadurch, dass sie Suchzeiten reduzieren und Ablenkungen vermieden werden, arbeiten sie gelassener und effektiver.

Extra-Tipp
Weil jeder Schreibtisch eine individuelle Angelegenheit ist und es nicht immer eine für alle Bereiche gültige Standard-Lösung gibt, unterstützen wir Sie beim Finden Ihrer persönlichen Lösung im Kampf gegen die Zettelwirtschaft durch unseren Selbstlernkurs mit Coaching: entdecken Sie unser 7 Schritte-Programm!

Und Sie?
Wo nervt Sie die Zettelwirtschaft und welche Lösungen haben sich bei Ihnen bewährt? Schreiben Sie mir!

OfficeLife – Schluss mit der Zettelwirtschaft