Arbeitsorganisation

Immer unterwegs und immer alles dabei – das ist die Arbeit des Außendienstlers. Unverhofft kann ein vergessenes Arbeitsmittel zeitraubenden Extra-Aufwand verursachen. Damit Ihnen das nicht passiert, habe ich 5 Tipps für die Arbeitsorganisation zusammengestellt, die sich speziell im Außendienst bewährt haben.

Definition: Was versteht man unter Arbeitsorganisation?

Unter Arbeitsorganisation wird die strukturierte Gestaltung von Arbeitsabläufen bezeichnet. Das Ziel der Arbeitsorganisation ist es, effiziente und effektive Strukturierung der Arbeitsabläufe zu erstellen. Hier steht im Vordergrund die Erhaltung und Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter. Dies geschieht durch die optimierte Nutzung von verfügbaren Ressourcen und Kompetenzen.

Arbeitsorganisation im Unternehmen

Auf die Arbeitsorganisation kann in einem Unternehmen nicht verzichtet werden. Durch sie werden räumliche und zeitliche Ressourcen koordiniert. Außerdem dient die Arbeitsorganisation zur Planung von personeller und materieller Ausstattung. Die Koordination zwischen Mensch, Maschine und Umwelt sorgt dafür, dass die wirtschaftlichen Ziele des Unternehmens gesichert werden. Dadurch kann das Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben.

Damit die Arbeit bestmöglich gestaltet werden kann, sollten diese Gesichtspunkte berücksichtigt werden:

• Für eine sinnvolle Organisation der Arbeit ist die Voraussetzung, dass alle anfallende Aufgaben in Prozesslandkarten erfasst werden.
• Mit Hilfe der Arbeitsorganisation werden unterschiedliche Funktionen der Beschäftigten im Unternehmen ermittelt. Hierbei wird die Aufgabe eines Mitarbeiter mit der Beschreibung einer Stelle verbunden. Durch Organigramme lassen sich die Zuständigkeiten und die Verteilung der Aufgaben zusammenfassen.
• Außerdem sollte die Arbeitsgestaltung sich auch um die Arbeitsabläufe kümmern. Ein grafisches Modell der Prozesse zeigt, welche Schritte bei der Erledigung der Arbeit anfallen.
• Die verschiedenen Arten der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern werden mit der Arbeitsorganisation festgelegt. Mögliche Formen der Zusammenarbeit können zum Beispiel Job-Sharing oder Homeoffice sein. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Kommunikation im Unternehmen.
• Auch Arbeitszeiten und Pausen werden durch die Arbeitsorganisation geregelt.
• Zudem kann zur Arbeitsorganisation die Motivation der Mitarbeiter sowie die Kontrolle der Leistung des Einzelnen gezählt werden.

Individuelle Arbeitsorganisation

Neben der unternehmerischen Arbeitsorganisation, spielt auch der individuelle Aspekt eine wichtige Rolle. Die individuelle Arbeitsorganisation ist dafür zuständig, wie produktiv ein einzelner Mitarbeiter in der Praxis arbeitet.
Folgende Aspekte gehören zur individuellen Arbeitsorganisation:

• Anstehende Aufgaben werden in einem täglichen Arbeitsplan zusammengefasst und Prioritäten werden festgelegt.
• Suchen von Dingen wird durch Ordnung auf dem Schreibtisch vermieden.
• Die Effizienz kann durch sinnvolles Verteilen von Aufgaben und das Einbinden von Kollegen gesteigert werden.
• Fehler, welche durch Unklarheiten entstehen, können durch gezielte Rückfragen vermieden werden.
• Checklisten helfen Ihnen dabei, Aufgaben schneller zu erledigen.
• Führen Sie öfters Telefongespräche, diese bringen meist schneller Klarheit als einen schriftlichen Austausch.
• Seien Sie pünktlich, dies zeigt von einem respektvollen Miteinander.
• Störende Unterbrechungen der Konzentration können durch systematisches und gebündeltes bearbeiten von E-Mails verhindert werden.

3 Tipps für eine eine bessere individuelle Arbeitsorganisation

Mit diesen Tipps können Sie die individuelle Arbeitsorganisation verbessern. Ich habe Ihnen die drei wichtigsten Tipps noch einmal zusammengefasst. Es ist also im Interesse des Arbeitgebers, seine Mitarbeiter in folgenden Aspekten zu motivieren:

1. Tipp: Halten Sie Ihren Arbeitsplatz ordentlich und übersichtlich! Hier empfehle ich Ihnen, dass Sie Ihren Schreibtisch jeden Abend kurz aufräumen. Dann finden Sie am nächsten Morgen einen ordentlichen Schreibtisch vor und können so gut in den neuen Tag starten.
2. Tipp: Ziehen Sie kurze Telefongespräche dem Mailverkehr vor.
3. Tipp: Seien Sie pünktlich! Besonders bei Meetings. Sobald ein Mitarbeiter sich nicht an den vereinbarten Termin hält, wirkt dies sich auf alle anderen beteiligten Mitarbeiter aus, denn diese verlieren somit wertvolle Arbeitszeit. Gehen Sie als Vorgesetzter mit gutem Beispiel voran!

Arbeitsorganisation im Außendienst

Im nächsten Kapitel erhalten Sie hilfreiche Tipps, wie Sie im Außendienst Ihre Arbeit organisieren können.

Tipp 1: Platzfrage: Alles gut untergebracht verstaut

Für eine reibungslose Arbeitsorganisation ist auch unterwegs ein Ordnungssystem wichtig. Kunststoffboxen mit Deckel und Tragegriff sind ideal, um alle Akten und Mappen geordnet aufzubewahren. Entsprechend der geplanten Terminen platzieren Sie Kundenmappen in Ihrer Wiedervorlage, dann haben Sie zum Termin alles griffbereit. Ein praktisches System zur Wiedervorlage können Sie sich mit den Materialien der Firma Mappei aufbauen.

Außer einem sinnvollen und transportablen Ablagesystem tragen noch andere Arbeitsmittel zu einer gelingenden Arbeitsorganisation bei.

Tipp 2: Aufgezeichnet: Diktiergerät für schnelles Notieren

Nicht immer reicht die Zeit nach einem Kundentermin für das Anfertigen von Notizen. Hier nützt Ihnen ein Diktiergerät. Sprechen Sie nach jedem Kundentermin eine Zusammenfassung auf. Mit diesem Gedächtnisprotokoll geht Ihnen nichts mehr verloren. Außerdem können Sie auch Wartezeiten und Bahnreisen zum Diktieren nutzen. Extra-Tipp: Ob Sie ein digitales Diktiergerät nutzen oder die Diktierfunktion Ihres Smartphones, können Sie nach Ihrer Vorliebe entscheiden.

Tipp 3: Kleiner Stick – Großer Nutzen

Ist ein USB-Stick im richtigen Moment zur Hand, wird er Ihre Arbeitsorganisation entscheidend verbessern. Sie können Ihre Präsentationen darauf speichern und bei Bedarf auf den Rechner des Kunden überspielen. Das funktioniert auch umgekehrt. Zeigt Ihr Geschäftspartner Ihnen interessante Darstellungen auf dem Rechner, können Sie diese direkt auf Ihren Stick übernehmen. Das ist nicht nur eine gute Gedächtnisstütze, sondern erspart auch beiden Seiten Zeit für das Senden und Bearbeiten von E-Mails. Extra-Tipp: Hängen Sie den Stick so an Ihr Schlüsselbund, dass Sie ihn leicht abnehmen können.

Tipp 4: Machen Sie sich ein Bild: Die Handy-Kamera

Die meisten Smartphones haben heute so gute Kameras, dass Sie diese problemlos für Schnappschüsse nutzen können. Das ist nützlich, weil Sie im Außendienst oft viele neue Eindrücke aufnehmen. Bilder helfen Ihnen, diese Eindrücke am Ende des Tages zuzuordnen. Das verbessert Ihre Arbeitsorganisation und Sie sparen Zeit beim Nachbereiten des Arbeitstages.

Schnappschuss 1: Das Gesicht eines neuen Gesprächspartners prägt sich besser ein, wenn Sie von ihm ein Foto mitnehmen können. Begründen Sie Ihre Frage nach einer Aufnahme damit, dass Sie Ihr Gedächtnis trainieren wollen. Wenn möglich, fotografieren Sie dazu auch die Visitenkarte des Gesprächspartners und das Gebäude, in dem Sie ihn aufgesucht haben.

Schnappschuss 2: Sie sehen ein tolles Plakat, eine gut formulierte Beschreibung oder eine gelungene Präsentation? Zücken Sie Ihre Kamera und machen Sie sich ein Bild davon. So gehen diese interessanten Impulse nicht verloren.

Tipp 5: Von Kleingeld bis Schuhputzzeug – Arbeitsorganisation mit Alltagsutensilien

Wenn einer eine Reise tut… Dann ist es gut, wenn er für alle Eventualitäten gerüstet ist. Kleinigkeiten, die auf den ersten Blick nichts mit der Arbeitsorganisation zu tun haben, entpuppen sich oft als wahrer Segen: Sie kommen nicht nur pünktlich zu Ihrem Geschäftspartner, sondern fühlen sich auch sicher und selbstbewusst. Deshalb folgt hier meine Liste mit Alltagsdingen für Außendienstler:

Zeit ist Geld – Geld ist Zeit: Halten Sie stets einige 1-Euro- und 50-Cent-Münzen bereit. Das spart wertvolle Zeit an Parkuhren, im Supermarkt und beim Ausleihen von Gepäckwagen am Flughafen. Im Auto kann der nicht genutzte Aschenbecher als Aufbewahrung dienen. Für Reisen mit der Bahn oder dem Flugzeug bewahren Sie die Münzen in Ihrer Jackentasche auf.

Saubere Hände: Papiertaschentücher sind ein Muss, wenn Sie unterwegs sind. Nicht nur zum Schnäuzen, auch zum Säubern Ihrer Hände, zum Beispiel nach dem Tanken.
Im Auto können Sie auch Feuchttücher aufbewahren; sie sind eine praktische &bdqou;erste Hilfe&rdqou; bei verschmutzten oder klebrigen Händen.

Zeigt her eure Schuhe: Besonders bei Regenwetter oder wenn Sie über unwegsames Gelände laufen, können die Schuhe schnell ihren Glanz verlieren. Mit einem Reiseset Schuhputzzeug haben Sie den Schaden schnell behoben und treten bei Ihrem nächsten Termin sicher auf.

Aufkleber sparen Zeit: Führen Sie Aufkleber mit Ihrer Geschäftsadresse mit. Das erspart Schreibzeit immer dann, wenn Sie Ihre Adresse aufschreiben müssen, zum Beispiel beim Einchecken ins Hotel.

Gut notiert: Ein Notizbuch im Westentaschenformat und ein kleiner Stift sind immer dann zur Hand, wenn Sie auf die Schnelle etwas notieren wollen. Alternativ eignen sich auch mehrfach gefaltete A4-Blätter.

Laden Sie sich meine 16 Tipps für Mitarbeiter im Außendienst herunter.

Wie verbessere ich meine Arbeitsorganisation?

Einige Tipps haben Sie in diesem Artikel schon gelesen, aber hier noch einmal alles zusammengefasst:

• Verwenden Sie das Telefon: 
  Mit einem kurzen Anruf können Missverständnisse und Fragen schneller geklärt werden, anstatt ewig E-Mails zu schreiben.
• Ordnung am Schreibtisch:
  Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit unnötigem Suchen von Unterlagen. Räumen Sie jeden Abend Ihren Schreibtisch auf und Sie werden den nächsten Morgen viel entspannter starten.
• Bitten Sie um Hilfe:
  Merken Sie sich eines: Sie müssen nicht alles selbst machen! Fragen Sie andere um Hilfe und teilen die Aufgaben.
• Schaffen Sie Klarheit durch Nachfragen:
  Kommunikation ist das A und O! Wenn Sie etwas nicht richtig verstanden haben oder das Gefühl haben, dass etwas nicht geklärt ist, dann fragen Sie nach. Denn für effizientes Arbeiten brauchen Sie und Ihre Kollegen Klarheit.
• Verwenden Sie Checklisten und Vorlagen:
  Durch das verwenden von Vorlagen und Checklisten können Sie sich viel Zeit und Nerven sparen.
• Erstellen Sie einen Plan:
  Setzen Sie sich jeden Morgen für 5 Minuten an Ihren Schreibtisch und erstellen Sie einen Tagesplan. Achten Sie darauf, dass Sie auch Pufferzeiten und Pausen einplanen.
• Seien Sie Pünktlich:
  Wenn mehrere Mitarbeiter an einem Meeting teilnehmen, ist es immer ärgerlich, wenn jemand zu spät kommt und das Meeting später als geplant starten kann. Daher ist es wichtig, dass alle Teilnehmer pünktlich sind.
• Optimieren Sie die E-Mail Kommunikation:
  Störfaktor Nummer 1 im Arbeitsalltag sind E-Mail Benachrichtigungen. Daher schalten Sie die Benachrichtigungen aus und bearbeiten die E-Mails zu bestimmten Zeitpunkten ab.

Ordnung als Grundlage der Arbeitsorganisation

Egal, ob Sie mit dem Auto oder mit der Bahn reisen; geben Sie allen Arbeitsmitteln ihren festen Platz. Das spart nicht nur Zeit für das Suchen, sondern auch unnötigen Stress. Stattdessen verschafft Ihnen eine gut durchdachte Arbeitsorganisation Souveränität im Kontakt mit Ihren Geschäftspartnern.