Endlich Ordnung im E-Mail-Fach - RÄUMAKTION!

„Für immer aufgeräumt – auch digital“ lautet der Titel eines Buches zum Thema E-Mail-Flut und Datenchaos. Wir haben den Autor gebeten, einige Tipps zu formulieren. Auf diese Weise können Sie gleich testen, ob Ihnen die Hilfen gefallen, und sich ein Kauf lohnen könnte.

E-Mails sind grundsätzlich eine tolle Sache. Aber inzwischen sind sie für viele Berufstätige zur Plage geworden: zu viele Informationen, zu lange Suchzeiten, zu häufige Arbeitsunterbrechungen. Jürgen Kurz verspricht in seinem neuen Buch: „Für immer aufgeräumt – auch digital“. Der Geschäftsführer der Giengener Tempus GmbH beschäftigt sich schon lange mit Büro-Effizienz, tourt durch ganz Deutschland und räumt elektronische Postfächer auf.
Sein letztes Buch „Für immer aufgeräumt“ von 2007 schaffte es im renommierten Gabal- Verlag auf Platz 3 der beliebtesten Wirtschaftsbücher der vergangenen zehn Jahre. Aktuell vermittelt er den Lesern auf 128 Seiten jede Menge praktische Tipps zum Umgang mit E-Mails.
Das größte Kapitel widmet er dem Thema Ablagestruktur, denn die kürzlich von der Leipziger AKAD-Hochschule zusammen mit Tempus veröffentlichte Studie zur Arbeitseffizienz belegt, dass 13 Prozent der Arbeitszeit mit der Suche nach Unterlagen verloren gehen. Das Buch enthält zahlreiche Download-Möglichkeiten, die die tägliche Flut der elektronischen Post kanalisieren.

7 Tipps zur Ordnung in der E-Mail-Ablage

Feste Lesezeiten
Schalten Sie am Rechner alle akustischen und optischen Posteingangssignale aus. Die erste Arbeitsstunde sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden, nicht aber für Ketten-Mails von Kollegen. Dreimal am Tag Nachrichten lesen und beantworten reicht aus.

E-Mails sofort bearbeiten
Am effektivsten ist es, elektronische Nachrichten nur dann zu lesen, wenn Sie sich Zeit zum Antworten nehmen. Dabei ist alles, was sich in fünf Minuten erledigen lässt, sofort zu erledigen. Diese „Sofort-Regel“ spart Zeit. Alles andere löschen Sie, delegieren Sie oder tragen es in Ihre To-do-Liste ein. Danach sollte das Postfach leer sein.

Löschen auf Probe
Viele Nutzer haben Angst, E- Mails zu löschen, weil sie sie noch einmal benötigen könnten. Es hilft, einen Ordner „@ Löschen auf Probe“ (dann steht er oben in der Ordnerstruktur anzulegen und dorthin E-Mails zu verschieben. Den Ordner dann alle sechs Monate löschen.

E-Mails wiederfinden
Problem bei E-Mails ist nicht der Speicherplatz, sondern das Wiederfinden. Der Übersicht dient, nur die Nachrichten mit relevanten Informationen aufzubewahren. Alles andere nach dem Lesen löschen.

Zwei Ablage-Systeme
Manche Menschen haben alle E-Mails im Posteingang und arbeiten ausschließlich mit der Suchfunktion. Andere arbeiten mit einer Ordnerstruktur. Wer sich für eine Ordnerstruktur entscheidet, orientiert sich an der Papierablage. Erfahrungen zeigen, dass sieben bis zehn Ordner je Ebene und zwei bis drei Ebenen gut zu handhaben sind.
Regel: Bearbeitete und beantwortete E-Mails sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur ungelesene und unbearbeitete Nachrichten.

Eindeutige Betreffzeilen
Eine klare Betreffzeile hilft Sender und Empfänger. Der Adressat weiß sofort, worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen (Kunde, Projektnummer, Vorhaben). Zudem erleichtert es später beim Suchen das Finden einer Nachricht über die Suchfunktion.

Vereinbaren Sie gemeinsame Spielregeln
Die wenigsten arbeiten alleine. Vereinbaren Sie deshalb gemeinsame Regeln. In manchen Teams haben alle Zugriff auf bestimmte Mails – dann sollten sich die Teammitarbeiter auf eine gemeinsame Ablagestruktur (nach Kunden oder Projekten) einigen. Vereinbaren Sie, in welchem Zeitraum Mails verarbeitet werden müssen. Oder wer was wissen muss und wer reagieren muss. Etwa müssen Adressaten reagieren, aber nicht diejenigen, die in cc: stehen.

Unser Tipp
Für immer aufgeräumt – auch digital. So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos. Von Jürgen Kurz. Gabal 2014. ISBN 978-3- 86936-561-9
Preis: 19,90 €

Auf der Homepage www.buero-kaizen.de gibt es viele Downloads zum Thema.

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