Wer aufräumt, hat mehr Erfolg

Wo Jürgen Kurz auftritt, wird es sauber. Der Schwabe hat den Bestseller „Für immer aufgeräumt” geschrieben. Es stand monatelang in der Top-Ten-Liste der Financial Filmes Deutschland. Mittlerweile tourt der Aufräumer durch ganz Deutschland und ordnet vom Azubiplatz bis zum Chefzimmer alle Bürogattungen.

Auch Bauunternehmer und Logistiker gehören zu seinen Kunden. Denn: Büro-Kaizen steigert die Effizienz im Büro um bis zu 20 Prozent. Und Chefs legen laut einer Studie bei internen Personalentscheidungen wert auf einen aufgeräumten Arbeitsplatz. Wo steckt die Kostenrechnung? Wohin ist der Bauplan verschwunden? Und was macht das labberige Lerberkäsebrötchen in meiner Schublade? Szenen wie diese hat jeder Bürotiger so oder so ähnlich schon einmal erlebt.

Es regiert Chaos in Deutschlands Büros und Verwaltungen. Frauenhöfer Forscher haben es belegt. Bis zu 70 Tagen pro Jahr verbringt ein Büroarbeiter mit aufräumen und suchen. Die Experten vom Stuttgarter Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) wissen: Fast zehn Prozent der Zeit vergeuden Sekretärinnen, Buchhalter, aber auch Bauleiter damit, überflüssige oder fehlende Arbeitsmaterialien zu suchen oder das richtige Dokument im chaotischen Dateiverzeichnis zu finden.

Sieben Tipps zum leeren Schreibtisch
Für die bpz hat Jürgen Kurz sieben Tipps: Schritt für Schritt zur neuen Ordnung.

1. Posteingang: Viele Leute arbeiten mit mehreren, unsinnig gekennzeichneten Körbchen: Hinweise wie „Wichtig”, „Später” oder „Sonstiges” verraten nur dem Eigentümer, was darin liegt. Wo legen Kollegen einen wichtigen Brief hinein oder wie findet man ein Angebot, bei dem in einer Wohe nachgehakt werden soll? Der Tipp: Eine Ablageschale reicht. Das verkürzt die Suchzeiten und Stress.

2. Unterlagen zum lesen: Für Dinge, die man später lesen möchte, ein eigenes Fach im Schrank oder Schreibtisch anlegen. Von Zeit zu Zeit von unten leeren. Magazine und Zeitungen, von denen man sich nicht trennen kann, empfielt Kurz, in eine Kiste zu packen und auf den Speicher zu stellen. Ist die Kiste nach einem halben Jahr immer noch ungeöffnet – wegwerfen.

3. Wichtige Infos und Kontakte: Informationen von Kunden und Kollegen, Telefonlisten, Kostenstellenpläne etc. in einen Folienordner stecken. Ruckzuck sind alle Post-its verschwunden. Der Bildschirm wird wieder sichtbar.

4. Büroutensilien: Stifte und Co. gehören in die oberste Schublade – am besten in einen Rollcontainer, in dem auch Tacker, Tesa und Konsorten ihren Platz finden. Motto: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.

5. Eigene Aufgaben: Immer nur Unterlagen für die gerade zu erledigende Arbeit auf den Tisch. Für den Rest ein Wiedervorlagesystem im Rollcontaionern uner dem Schreibtisch anlegen. Wer so arbeitet, hat am Feierabend immer eine leere Schreibtischfläche.

6. Gemeinsame Projekte mit Kollegen: Ablageorte zusammen mit Kollegen aus der Abteilung festlegen. Der Platz dafür ist nicht auf dem Schreibtisch. Wichtig: Niemanden überrumpeln. Die Orte und Systeme am besten im Team entwickeln. Das erhöht die Akzeptanz. Regeln werden besser eingehalten.

7. Termin- und Aufgabenverwaltung: Aufgaben und Projekte mit einem Zeitplanbuch oder elektronischem Planer verbinden. Jetzt geht kein Termin mehr verloren. Am Abend die Tops des nächsten Tages checken. So kann man ruhig in den Feierabend gehen.

Weitere Informationen:
www.büro-kaizen.de

bpz – Von wegen kreatives Chaos...