In Outlook können Sie über das sogenannte Journal Ihre Telefonnotizen einfach erstellen und verwalten. Auch für Unterhaltungen oder sonstige Notizen können Sie die Journal-Funktion in Outlook einsetzen. In den neueren Versionen von Outlook ist die Funktion allerdings von der Oberfläche verschwunden. Es bedarf ein paar Klicks und Kniffen um die Möglichkeiten der Telefonnotiz in Outlook weiterhin zu nutzen. Erfahren Sie in folgendem Beitrag wie Sie die Funktion aktivieren und Telefonnotizen einfach verwalten können.
Inhaltsverzeichnis
Telefonnotiz Outlook erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung
Telefonnotizen werden häufig auf Papier erstellt und landen dann auf einem Stapel unsortierter Papierberge. Dadurch verlieren Sie den Überblick und müssen unnütze Zeit aufwenden, um die Notizen wieder in Reihe zu bringen und die Erkenntnisse zu verarbeiten. Mit der Journal-Funktion in Outlook können Sie mit wenigen Klicks Ordnung in diese Papierberge bringen und haben jederzeit einen chronologischen Überblick über Ihre Telefonnotizen.
Schritt 1: Journal starten
Zum starten des Journals für Telefonnotizen drücken Sie die Tastenkombination [Strg] + [8]. Jetzt öffnet Outlook ein neues Fenster, welches wie folgt aussieht:
Schritt 2: Telefonnotiz anlegen
Über die Funktion „Journaleintrag“ gelangen Sie zum Fenster, in dem Sie Ihre Telefonnotiz verfassen können. Schreiben Sie einen passenden Betreff und wählen Sie als „Eintragungstyp“ → „Telefonanruf“. Als „Beginn“ wird automatisch das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit gesetzt. Über „Zeitmessung starten“ können Sie den Beginn und die Dauer Ihres Telefonats von Outlook mitschreiben lassen.
Schritt 3: Notiz verfassen und Zeitmesser anhalten
Im Notizen-Feld verfassen Sie nun Ihre Notizen zum Telefonat. Am einfachsten geht das, indem Sie ein Head-Set zum Telefonieren nutzen und parallel zum Gespräch Ihre Notizen verfassen.
Nach dem Telefonat wählen Sie „Zeitgeber anhalten“ um die Dauer des Telefonats automatisch zu dokumentieren. Anschließend klicken Sie auf „Speichern & schließen“ um den Vorgang zu beenden.
Telefonnotiz Outlook: Übersicht der Notizen
Standardmäßig werden die Notizen in der Ansicht „Eintragsliste“ dargestellt. Sie können die Darstellung ändern indem Sie auf „Zeitskala“ klicken. Danach erhalten Sie die Darstellungs-Auswahl nach „Heute“, „Tagesansicht“, „Wochenansicht“ oder „Monat“. Ihre Telefonnotizen werden dann jeweils chronologisch in Kalender-Form dargestellt.
Telefonnotiz Outlook: Weiterleiten
Wenn Sie Ihre Notizen weiterleiten möchten, müssen Sie zuerst die entsprechende Notiz mit einem Doppelklick öffnen. Danach öffnet sich die Notiz und Sie können auf „Weiterleiten“ klicken. Schon öffnet sich ein neues E-Mail Fenster und die Notiz befindet sich automatisch im Anhang.
Telefonnotiz Outlook: mit OneNote verknüpfen
Wenn Sie OneNote für Ihre digitale Ablage einsetzen, können Sie die Telefonnotizen auch einfach den verschiedenen Vorgängen und Projekten zuordnen und so für noch mehr digitale Ordnung sorgen. Ziehen Sie dafür die Telefonnotiz mit der linken Maustaste auf OneNote und die entsprechende Seite. Schon haben Sie eine Verlinkung zwischen den Elementen hergestellt.
Wenn Sie sich noch nicht mit OneNote beschäftigt haben, finden Sie in meinem Blogbeitrag „OneNote for Business – Warum Sie auf OneNote im Büro nicht verzichten können“ 10 Gründe, warum Sie OneNote einsetzen sollten.
Telefonnotiz Vorlage: Word
Diese Vorlage können Sie für Ihre Telefonnotizen verwenden.
