Für immer aufgeräumt – das klingt zunächst nach einem Werbegag, nach einem Traum, der unerreichbar scheint. Doch durch das Definieren und Einhalten sinnvoller Standards kann ein aufgeräumtes Büro tatsächlich zur Realität werden und bleiben. Damit leistet es nicht nur einen wichtigen Beitrag zu mehr Effizienz, sondern auch zu mehr Lebensqualität am Arbeitsplatz.

Autor: Jürgen Kurz

In der Produktion gibt es den Grundsatz: „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.” Das bedeutet, dass jeder weiß, wo sich bestimmte Hilfsmittel befinden. Dieser Grundsatz lässt sich recht einfach auf die Bürowelt übertragen: Unterlagen und Büroutensilien müssen so aufgeräumt und organisiert werden, das sie künftig schnell und problemlos gefunden werden. Es geht darum, den Dingen eine „Heimat” zu geben. Darüber hinaus lohnt es sich, die Prozesse des Büroalltags unter die Lupe zu nehmen. Auch hier lassen sich durch intelligente Standardards Verschwendungen vermindern. Manche meinen, Standards seien steril und würden die Kreativität einschränken. Davon sollte man sich schnellstens verabschieden und Standards positiv versehen. In Japan heißt es: „Ein Standard ist die einfachste, leichteste und sicherste Art und Weise, etwas zu tun.”

Der Sinn von Standards besteht darin, die Dinge zu erleichtern und nicht, sie einzuengen. Standards verschaffen Freiräume, die man braucht, um entspannt zu arbeiten und sich aufs Wesentliche zu konzentrieren.

Standards haben folgende Funktionen
Sie dienen dazu, den Stand einer erreichten Verbesserung abzusichern. Sie können als Grundlage für die Information, Schulung und Beurteilung von Mitarbeitern und Kollegen verwendet werden. Erreichte Standards bilden den Ausgangspunkt für weitere Verbesserungen. Wenn Standards objektiv, nachgestaltet sind, dann verhindern sie, dass Fehler wiederholt auftreten.

Mehr Übersichtlichkeit durch Beschriftung
Alleine eine intelligente und durchgehend einheitliche Beschriftung ist ein wichtiger erster Schritt zur Standardisierung. Hier die wichtigsten Tipps:

Suchzeiten
Suchzeiten entstehen häufig dadurch, dass Aufbewahrungssysteme wie Folien, Ordner oder Mappen nicht gut beschriftet sind. Bevor man mit dem Aufräumen beginnt, macht man es zum Standard, alles sofort zu beschriften, und zwar möglichst eindeutig und intelligent. Möglicherweise legt man zusammengehörende Unterlagen in transparenten Sichthüllen ab. Worum es bei den Dokumenten geht, ist aber oft nicht auf einen Blick erkennbar.

So geht man vor

Man legt vorne in die Folien kleine Notizzettel mit der Inhaltsangabe ein. Das reduziert Suchzeiten. Wenn man diese Zettel mit einem dicken Filzstift beschriftet, erleichtert das die Lesbarkeit.

Wichtige Informationen
Wichtige Informationen wie Adressen oder Termine vergangerner Veranstaltungen müssen häufig in Hängeregistermappen oder Ordnern gesucht werden.

So geht man vor

Auf den Deckelinnenseiten von Mappen und Ordnern können Visitenkarten aufgeklebt bzw. angetackert werden. Es lohnt es sich auch, ein Inhaltsverzeichnis anzulegen.

Extra-Tipps

Die Mappen kann man für Notizen benutzen. Man schreibt beispielsweise die Termine der bisherigen Veranstaltungen auf. So erkennt man auf einen Blick, dass die zehnte Strategiesitzung oder die 25. Mitarbeiterversammlung und somit ein Jubiläum ansteht. Neben Terminen können auch wichtige Informationen wie Ansprechpartner, Telefonnummern usw. notiert werden. Das erleichtert die Adresssuche, wenn man keine zentrale Adressverwaltung im PC hat oder häufig unterwegs sind.

Ordnerrücken
Ordnerrücken werden häufig unsystematisch, zu klein oder nicht aussagefähig beschriftet. Zudem stehen die Ordner oft schlecht sortiert im Regal.

So geht man vor

Ordner einheitlich mit Buchstaben, die nicht zu klein sind, beschriften. Entsprechende Ordner kann man zusätzlich mit Kunden- oder Lieferantenlogos versehen. Das verkürzt die Zugriffszeiten spürbar.

Extra-Tipp

Um noch mehr System in den Umgang mit Ordnern zu bringen, kann man mit Farben arbeiten. Die Farben sollte man definieren, an sie sich alle Mitarbeiter halten. Beispiel: Gelb: Personal Grün: Planung, Strategie Weiss: Schriftverkehr mit Kunden.

Ordnerablage
In manchen Unternehmen stehen viele Ordner in einem Regal. Es dauert jedes Mal eine Zeit, bis der richtige Ordner gefunden wird. Soll der Ordner wieder an den richtigen Platz einsortiert werden, dauert es meist genau so lange.

So geht man vor

Bei alphabetischer oder chronologischer Ablage ist es wichtig, dass die Ordner im Regal immer an der gleichen Stelle stehen. Um die Orientierung zu erleichtern, kann man über alle Ordner eines Regalbodens diagonal ein Klebeband anbringen.

Was der Tipp bewirkt

Man erkennt auf einen Blick, an welcher Position ein entnommener Ordner wieder eingestellt werden muss. Die Ordnung bleibt dauerhaft erhalten, da ein falsch eingestellter Ordner sofort auffällt.

Extra-Tipp

Es lohnt sich, nicht nur Ordner zu beschriften, sondern auch Schränke, Regalböden und Lichtschalter. Faustregel: Überall dort, wo man nicht mit einem Blick erkennt, wonach man sucht, lohnt sich eine Beschriftung.

Im Sinne einer abteilungsweiten Verbesserung kann man einzelne dieser Standards in Absprache mit Kollegen auch für allgemeingültig erklären, was den Nutzen nochmals steigern wird. Wichtig ist bei gemeinsam vereinbarten Standards vor allem, dass alle beteiligten Mitarbeiter bei Standards akzeptieren und befolgen. Nur dann ist es möglich, das effizientere Arbeiten dauerhaft zu sichern.

MB-Revue – Standardisierung der Büroorganisation