Fraunhofer Forscher haben herausgefunden: Merkzettel am Bildschirm und zu viele Papierstapel auf der Arbeitsfläche sind unproduktiv. Bis zu 70 Tage verbringen Büroarbeiter im Jahr mit Suchen... Es sei denn, Sie kennen die folgenden sieben Tipps

Professionelle Büroorganisierer schaffen Abhilfe: „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz”, erklärt etwa Jürgen Kurz den Trick, um Ordnung zu schaffen.

Vorher-Nachher Effekt

Unter seinen Seminarteilnehmern war auch Nadine Schauer. Ihr Chef Robert Heinloth aus Berngau schickte die Kauffrau für Grundstücks- und Wohnungswirtschaft zu einem Kurs des Organisationsexperten. Um zu überzeugen, lässt der Buchautor eine Vorher-Nachher-Bilderserie ablaufen. „Jeder musste schmunzeln, weil auf den Fotos überquellende Aktenschränke, verstopfe Bürozimmer und volle Schreibtische zu sehen waren, die es so ähnlich in jeder Firma gibt”, sagt Nadine Schauer.

Eine Ablageschale – nicht mehr

Nach den Chaosbildern erklärt Kurz wie Teilnehmer mit einfachen Tricks Ordnung schaffen und diese auch erhalten. Der erster Tipp gilt dem Posteingang: Unsinnig gekennzeichnete Körbchen mit Hinweisen wie „Wichtig” oder „Sonstiges” verraten nur dem Eigentümer, was darin liegt. Der Rat: Eine Ablageschale reicht. Das verkürzt Suchzeiten und Stress. „Wer den Posteingang einmal täglich abarbeitet, dessen Schreibtisch quillt nicht mehr über”, ist sich auch Schauer sicher.

Großreinemachen

Zurück in Berngau nimmt sich Nadine Schauer als erstes den eigenen Arbeitsplatz vor, um dann mit einer Kollegin deren Schreibtisch zu entrümpeln: Schnell füllen sich Altpapiertonnen, alte Ordner wandern ins Archiv, Tacker, Tesa und Terminmappen bekommen einen festen Platz. Weitere Kollegen schließen sich dem Großreinemachen an. Bisher „geheime” Urlaubslisten, Terminpläne oder Zeitungsartikel wandern auf Thementafeln im Flur und sind dort von allen einsehbar.

Produktivität steigt...

Von Nadine Schauers Aktion ist ihr Vorgesetzter begeistert: „Unglaublich, wie akkurat mittlerweile Arbeitsplätze, Aktenschränke und Ablagen aussehen.” Die Ordnung hat einen gewünschten Nebeneffekt: Durch die Einführung des Büro-Kaizen thematisieren alle acht Kollegen aus Buchhaltung, technischer Betreuung und Technik die Sauberkeit mit System. Automatisch sprechen sie Dinge wie Vertretungsregelungen oder Arbeitsorganisation an, wodurch das Team produktiver wird, weil vieles geregelt und somit klar ist.

20 Minuten täglich gespart

In Summe, schätzt Schauer, spart jeder Kopf in der Immobilenverwaltung bis zu zwanzig Minuten täglich an Suchzeiten ein. Warum das funktioniert, zeigt das Beispiel der veränderten Ordnerstruktur. Statt bisher die Aktenrücken lediglich nach Liegenschaften zu kennzeichnen, sind nun alle Ordner nach Farben sortiert: Die Abrechnungen sind blau, Eigentümerversammlungen grün, Buchhaltung rot, die Grundordner weiß beklebt und die Eigentümerakten ziert ein gelber Rücken. „Wer vor einem Schrank steht, findet sich sofort zurecht”, verdeutlicht Schauer.

7 Tipps für einen leeren Schreibtisch

1. Posteingang
Viele Leute arbeiten mit unsinnig gekennzeichneten Körbchen: Hinweise wie „Wichtig” oder „Sonstiges” verraten nur dem Eigentümer, was darin liegt. Tipp: Eine Ablageschale reicht. Das verkürzt die Suchzeit.

2. Unterlagen zum Lesen
Für Dinge, die man später lesen möchte ein eigenes Fach im Schrank anlegen. Von Zeit zu Zeit von unten leeren.

3. Wichtige Infos und Kontakte
Infos von Kunden, Telefonlisten, Kostenpläne etc. in einen Folienordner stecken. Ruckzuck sind alle Post-its verschwunden.

4. Büroutensilien
Stifte und Co. gehören in die oberste Schublade – am besten in einen Rollcontainer, in dem auch Tacker und Tesa ihren Platz finden.

5. Eigene Aufgaben
Immer nur Unterlagen für die gerade zu erledigende Arbeit auf den Tisch. Für den Rest ein Wiedervorlagesystem anlegen. Wer so arbeitet, hat am Feierabend immer eine leere Schreibfläche.

6. Gemeinsame Projekte mit Kollegen
Ablageorte mit Kollegen festlegen. Wichtig: Niemanden überrumpeln. Orte und Systeme am besten im Team entwickeln. Das erhöht die Akzeptanz.

7. Termin - und Aufgabenverwaltung
Aufgaben und Projekte mit einem Planer verbinden. Jetzt geht kein Termin mehr verloren.

working@office – Mit 7 Tipps zum blanken Schreibtisch