Sie möchten endlich einmal wieder Urlaub machen und beschließen eine Reise nach Italien zu unternehmen. Voller Vorfreude sitzen Sie nun im Flugzeug, welches von einem Piloten gesteuert wird, der über 20 Jahre Berufserfahrung besitzt. Jeder Pilot verwendet dabei standartmäßig Checklisten. Stellen Sie sich jetzt vor, er würde auf Checklisten verzichten, weil das Fliegen für ihn zur Routine gehört. Was würde passieren, wenn er dann aus Versehen vergisst, das Fahrwerk beim Landen auszufahren? Das wäre ganz schön unschön, oder? Deswegen gibt es Checklisten! In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Checkliste erstellen und haben Ihnen Beispiele bereitgestellt.
Inhaltsverzeichnis
Definition Checkliste
Eine Checkliste (Englisch: to check = nachprüfen) ist eine Liste, auf der Aufgaben, Prozessschritte und andere Dinge übersichtlich festgehalten werden (digital oder auf Papier). So können Sie jederzeit sehen, was Sie erledigt haben und welche Aufgaben, Schritte etc. noch offen sind.
Tipps: Was gehört auf eine Checkliste?
Wenn Sie eine Checkliste erstellen, egal ob digital oder auf Papier, sollten folgende Dinge enthalten sein bzw. sollten Sie auf folgendes achten:
- Ein Titel (um was geht es? Hier z. B. Checkliste Stellenausschreibung)
- Ein Datum (Erstelldatum bzw. letzte Aktualisierung)
- Die Auflistung aller Aufgaben, Prozesse oder Punkte, die berücksichtigt werden sollen
- Felder, Boxen oder Kontrollkästchen, um erledigte Punkte abhaken zu können
- Eine übersichtliche Struktur durch Hierarchien (Einrücken von Teilaufgaben/Teilpunkten)
- Felder, um Anmerkungen und Ergänzungen festzuhalten
- Achten Sie darauf, dass jeder, der die Checkliste benötigt, auch Zugriff auf diese Liste hat
- Klare und kurze Formulierung der Aufgaben, Prozessschritte, Punkte etc.
Hinweis: Jede Checkliste ist individuell und verfügt über mehr oder weniger Punkte. Passen Sie aus diesem Grund Ihre Checklisten an Ihre Bedürfnisse an.
7 Schritte zur Erstellung einer Checkliste
Jeder hat sie irgendwann einmal gemacht – Die Checkliste! Beispielsweise beim Einkaufen lief jeder einmal in seinem Leben mit einem Zettel durch die Regalreihen und suchte eifrig nach Brot, Gemüse und Reis und vielem mehr.
Eine Checkliste gibt uns Sicherheit, um nichts Wichtiges zu vergessen. Das ist gerade dann sinnvoll, wenn die Konsequenzen des Vergessens gravierend sind. Denken Sie an unser Piloten-Beispiel.
Besonders hilfreich sind solche Listen, wenn wir eine Aufgabe unterbrechen müssen. Denn beim nächsten Blick auf die Checkliste, sehen wir genau, was bisher erledigt wurde. Aber wie kann man eine Checkliste erstellen? Wir zeigen es Ihnen in 7 kleinen Schritten!
- Sammeln Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrer Aufgabe
- Notieren Sie die Aufgaben möglichst spezifisch auf dem Papier oder am besten in einem digitalen Dokument (wenn nötig auch Teilaufgaben)
- Bringen Sie die (Teil-) Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge
- Prüfen Sie Ihre Liste und ergänzen Sie, wenn nötig, die Aufgaben
- Optimieren Sie das Layout der Liste (Spaltenbreite, Benennung der Aufgaben etc.)
- Überprüfen Sie die Liste nach Ihren Anforderungen
- Wenden Sie Ihre Checkliste an (Bitte überprüfen Sie die Liste regelmäßig auf Ihre Stimmigkeit)
Hinweis: Die Checkliste muss nicht sofort von Anfang an perfekt sein. Ganz im Sinne der Kaizen-Methode können Sie die Checkliste stetig verbessern.
Anleitung: Checkliste erstellen leicht gemacht
Es gibt viele Mittel und Wege eine Checkliste zu erstellen, dies geht, ganz klassisch, händisch mit Papier und Stift bis hin zu digitalen Möglichkeiten, beispielsweise über Word, Excel, OneNote, Microsoft To Do und vielen mehr! Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie mit diesen Tools eine Checkliste erstellen können.
Eine Checkliste in Word erstellen
Wenn wir uns Notizen machen, dann verwenden wir häufig das Programm Word. Doch nicht nur für Notizen und Texte ist dieses Programm geeignet, sondern ebenfalls für das Erstellen von Checklisten. Aus diesem Grund haben wir Ihnen nachfolgend zwei kleine Anleitung verfasst:
Checkliste zum Abhaken in Word erstellen (digital)
- Geben Sie Ihre Liste in Word ein
- Markieren Sie den ersten Listenpunkt
- Navigieren Sie zur Registerkarte → Entwicklertools
Aktivierung der Registerkarte „Entwicklertools“- Klicken Sie im Menü auf → Datei
- Wählen Sie → Optionen aus
- Klicken Sie im neuen Fenster im vertikalen Menü auf → Menüband anpassen
- Wählen Sie unter → Befehle auswählen → „Hauptregisterkarten“ aus
- Klicken Sie nun auf → Entwicklertools und anschließend in der Mitte auf → Hinzufügen
- Bestätigen Sie mit → OK
Wenn Sie in Word eine Checkliste erstellen, können Sie über die Entwicklertools eine Checkliste zum Abhaken erstellen.
- Klicken Sie im Bereich → Steuerelemente auf → Kontrollkästchensteuerelement
- Kopieren Sie nun das Kontrollkästchen und fügen Sie es vor den anderen Listenpunkten ein
- Durch das Klicken auf das Kontrollkästchen wird dieses abgehakt
Checkliste erstellen mit Kontrollkästchen (händisches Abhaken)
- Geben Sie Ihre Liste ein
- Markieren Sie die Liste
- Gehen Sie auf den Reiter → Start
- Klicken Sie auf den → kleinen Pfeil, rechts neben den Aufzählungszeichen
- Wählen Sie → Neues Aufzählungszeichen definieren
- Klicken Sie auf → Symbol
- Dann auf → Schriftart (z. B. Symbol oder Wingdings)
- Wählen Sie dann das → Kästchen-Symbol aus, indem Sie durch das Symbol-Fenster scrollen
- Checkliste ausdrucken
Und schon haben Sie eine ordentliche Checkliste erstellt! Checklisten sind DAS Heilmittel gegen Aufschieberitis und erhöhen erheblich Ihre Effizienz.
Checkliste erstellen in Excel (mit Formular-Checkboxen)
Neben Word eignet sich genauso das Programm Excel, da sich durch die ohnehin vorhandene Tabellen-Struktur prima Checklisten erstellen lassen. Hier können Sie vor allem Listen mit Checkboxen erstellen. Diese Funktion finden Sie unter „Entwicklertools“. Um Checklisten mit Checkboxen zu erstellen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
- Legen Sie die gewünschte Liste in den Zeilen und Spalten an
- Wählen Sie im Menü → Entwicklertools aus
- Klicken Sie nun auf → Einfügen
- Wählen Sie unter Formularsteuerelemente das → Kontrollkästchen aus
- Klicken Sie nun in die Zelle, in der die Checkbox eingefügt werden soll
- Klicken Sie mittels Rechtsklick in die Zelle
- Wählen Sie → Text bearbeiten, um den Text zu löschen
- Die Checkboxen können Sie durch das Drücken und Halten der rechten Maustaste verschieben
- Fügen Sie nun die restlichen Checkboxen ein
OneNote: Checkliste erstellen (schnell und einfach)
Microsoft OneNote ist DAS Programm, um sich Notizen zu machen, Besprechungen vorzubereiten und vieles mehr! Genialer Weise können Sie dort ebenfalls ganz einfach eine Checkliste erstellen, um Besprechungen vorzubereiten, den Stand der Aufgaben von Projekten zu überschauen etc. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Schreiben Sie Ihre Aufgaben und Texte in eine Seite von OneNote
- Markieren Sie den geschriebenen Text, den Sie als Checkliste möchten
- Wählen Sie im Menü → Start aus
- Klicken Sie nun auf → Aufgabenkategorie
- Sie können nun jederzeit die Kästchen mit einem Häkchen versehen und durch ein erneutes Draufklicken wieder entfernen
Microsoft To Do: Eine Checkliste erstellen von unterwegs
Wie der Name des Programms schon vermuten lässt, lassen sich mit Microsoft To Do schnell und einfach Aufgaben und Checklisten erstellen. Dabei ist Microsoft To Do auch noch mit Ihrem Outlook-Konto verknüpft, weshalb sich Ihre Aufgaben jederzeit synchronisieren lassen. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie ganz einfach in Microsoft To Do eine Checkliste erstellen:
- Öffnen Sie Microsoft To Do
- Wählen Sie nun → „Mein Tag“ oder → „Aufgaben“ aus
- Klicken Sie auf das → Plussymbol
- Geben Sie die Bezeichnung Ihrer Aufgabe ein
- Klicken Sie nun auf die erstellte Aufgabe
- Wählen Sie → Schritt hinzufügen aus
- Geben Sie hier Ihre Teilaufgabe ein
- Sie können so viele Teilschritte erstellen, wie Sie benötigen
- Mit dem → Klick auf den Kreis können Sie Aufgaben abhaken und durchstreichen lassen (erneutes Klicken löscht den Haken)
Vorteile von Checklisten
Das Erstellen einer Checkliste bringt kaum bis keine Nachteile, dafür aber reichlich Vorteile! Denn erstellt man eine Checkliste nach den richtigen Kriterien bieten sich Ihnen folgende Vorteile:
- Sie liefert Ihnen eine Übersicht über Ihre Aufgaben (da Teilaufgaben erstellt werden können)
- Sie gibt Ihnen die Sicherheit nichts zu vergessen
- Sie sparen sich Zeit, da wiederkehrende Abläufe schneller abgewickelt werden können
- Sie ermöglichen einen schnellen Onboarding-Prozess (da Aufgaben delegiert werden können)
- Die Qualität der Aufgaben erhöht sich, da Sie, Dank Checkliste, mehr Zeit für deren Erledigung haben
- Sie haben einen freien Kopf für Ihre Denkprozesse, Aufgaben etc.
Beispiele für Checklisten
Nun haben Sie erfahren, wie Sie ganz einfach in unterschiedlichen Programmen eine Checkliste erstellen können. Wir haben Ihnen nachfolgend ein paar Vorlagen für Checklisten zum Download bereitgestellt, die Sie frei nach Ihrem Bedürfnis bearbeiten können:
Video: OneNote Checkliste erstellen und OneNote-Vorlagen nutzen
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie in unterschiedlichen Programmen eine Checkliste erstellen, haben wir Ihnen hier ein Video mit den besten Checklisten und Vorlagen für OneNote.
🔥 Die 7 besten OneNote Checklisten & Vorlagen (inkl. Download)
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(Dauer 06:35 Minuten)
