tempra365 – KAIZEN - DAS MANAGEMENTSYSTEM

PERFEKTION UND EFFIZIENZ FÜR MANAGEMENT UND ASSISTENZ

Wussten Sie, dass jeder Arbeitnehmer durchschnittlich sechs Wochen im Jahr am Arbeitsplatz mit der Suche nach Notizen, Rechnungen, Schriftstücken, E-Mails usw. verbringt? Diese „verschwendete Zeit” kann man mit Hilfe von Kaizen optimaler nutzen.

„DANK DER ERKLÄRUNGEN AUS DER EXPERTEN-RUNDE VERSTEHE ICH JETZT DIE KAIZEN-PHILOSOPHIE UND NEHME VIELES IN MEINEN OFFICE-ALLTAG MIT. DAS THEMA IST INTERESSANT TRANSPORTIERT.”

Die Veranstaltung im Crowne Plaza Hotel Hamburg-City begann mit einer kurzen Japanisch-Sprachkurs, der die wichtigsten Begriffe des Kaizen vermittle: Kaizen ist der Weg (Kai) zum Besseren (Zen). Auf diesem Weg begibt man sich erst einmal zu GEMBA (der „wahre” Ort), dem Ort des Geschehens. Dort beobachtet man GEMBUTSU, die Dinge, wie sie passieren. Man sucht und erkennt MUDA – das ist jede Aktivität, die keinen Sinn macht, einen Ablauf verzögert und wendet nun Kaizen an. So viel zur Theorioe!

Wie man Kaizen im Office-Alltag einsetzen kann, erläutern die Gäste unserer Experten-Runde Lisa-Katherina Schutter, Executive Assistant des Geschäftsführers PSS, Leiterin des globalen Assistentinnen-Teams, Inhouse Trainer & Coach für Lean Administration und Jürgen Kurz, Deutschlands bekannter Effizienz-Coach, führender Experte in Sachen Büroorganisation und Geschäftsführer tempus Akademie und Consulting. Durch das Gespräch führte Silke Nevermann, Inhaberin von OfficeConcepts, mit Unterstützung von Christina Brenning, bsb-Regionalleiterin aus Hamburg.

In ihrem eindrucksvollen Impuls-Vortrag brachte Lisa-Katherina Schutter die praktische Umsetzung von Kaizen den Teilnehmern näher, denn: „Wer sich selbst nicht organisiert, kann nichts organisieren!” Kaizen beginnt immer bei Selbstorganisation, es folgt die direkte Team(Chef/Assistenz)-Organisation und anschließend die des gesamten Teams. Nur mit diesem Ablauf kann man Standards zur Verbesserung setzen – mit überzeugender Begeisterung zeigte Lisa-Katherina Schutter, dass sie Kaizen und ein erfolgreiches Lean Management in ihrem Unternehmen „lebt”.

„DIE VORTRÄGE VON JÜRGEN KURZ UND HAYE HÖSEL GEFIELEN MIR SEHR GUT. DIE KAIZEN-TIPPS WURDEN HUMORVOLL UND ALLTAGSTAUGLICH VORGETRAGEN. DAS THEMA DATENSCHUTZ BOT VIELE DENKANSTÖSSE IM UMGANG MIT DEN EIGENEN DATEN.”

Mit den eindrucksvollen Worten „Alles hat einen Platz – alles hat seinen Platz6rdquo; vertiefte Jürgen Kurz in seinem Vortrag die Kaizen-Philosophie und stellte den Teilnehmern das &bdqou;Büro von morgen” vor. Interne Kommunikation – unabhängig von Hierarchien – wird das wichtigste Instrument zum Erfolg eines Unternehmens werden. Um die Kommunikation zu erleichtern und den Informationsaustausch zu vereinfachen, wird die Tendenz zum Großraumbüro steigern. Hier steht Kommunikation über Privatsphäre! Der Begriff „New Work” umfasst auch die Bereitschaft zur Mobilität und die Internationalisierung der Arbeit im Office. Jürgen Kurz gab die Empfehlung – trotz der voranstreitenden Digitalisierung – nicht auf handgeschriebene Notizen zu verzichten; den „was man auf Papier nicht hinbekommt, kann EDV nicht lösen”. Ein eindrucksvolles Beispiel von Kommunikations-Qualität zeigte das „Kofferexperiment”: Hierzu erhielten zwei Teams einen Koffer mit der Aufgabenstellung – für das eine Team sehr allgemein und für das andere Team detailliert formuliert. Die klar beschriebene Aufgabe wurde deutlich schneller und korrekter erfüllt. Das zustimmende Nicken der Teilnehmer und häufiges Schmunzeln zeigte, wie nah am „echten” Büroalltag die Erklärungen und Hinweise zum Thema Kaizen waren. Dem Raschlag, eine Veränderung innerhalb von 48 Stunden umzusetzen, werden sicher viele Teilnehmer inzwischen gefolgt sein.

„ICH WÜNSCHE MIR WEITERHIN SO ÜBERZEUGENDE REFERENTEN BEI DEN FACHTAGUNGEN, AUCH DIE ORGANISATION WAR PROFESSIONELL UND DIE BSB-ANSPRECHPARTNER IN BREMEN UND FRANKFURT STETS FREUNDLICH UND HILFSBEREIT.”

Auch dieses Mal erwartete die interessierten Zuhörer eine begleitende Fachausstellung mit bekannten, aber auch zwei neuen Ausstellern aus verschiedenen Branchen. Es wurde gefachsimpelt, viele Fragen gestellt und Kontakte geknüpft – so wie es auf einer Fachtagung mit einem vorbildlich aufgestellten Netzwerk funktioniert.

„MEINE ERWARTUNGEN AN DAS BSB-ASSISTENZ-OFFSITE WURDEN IN VOLLEM UMFANG ERFÜLLT, BESONDERS DIE VORTRÄGE VON LISA-KATHERINA SCHÜTTER UND JÜRGEN KURZ HABEN MIR SEHR GUT GEFALLEN.”

Großen Anklang fand der erstmaligstattfindende Austausch unter dem Motto „Open Space – Anwender helfen Anwendern”. Hier konnten die Teilnehmer an verschiedenen Info-Points Fragen zu Themen wie Webinare, Office-Anwendungen, Apps und Lean Management stellen. Es entstand eine rege Diskussion, bei der hilfreiche Tipps weitergegeben und Fragen aus dem Office-Alltag beantwortet wurden.

Zum Thema „lean Management” konnten auch Manfred Schoebel, Key Account Manager der DURABLE Hunke & Jochheim GmbH & Co. KG aus Iserlohn als langjähriger Unternehmenspartner der bsb, und seine Kollegin Anna Kulakova mit Erfahrungen, Anwendungsbeispielen und passenden Produkten aus dem Unternehmen beitragen.

„ES WAREN SPANNENDE THEMEN, DIE VON DEN REFERENTEN LEBENDIG UND INFORMATIV PRÄSENTIERT WURDEN. BESONDERS GEFIEL MIR AUCH DIE FRISCHE, KURZWEILIGE MODERATION.”

Zum Abschluss des Tages stellte Haye Hösel, Datenschutzbeauftragter, IT-Fachmann und Inhaber der Firma HUBIT, wichtige Fakten zum Thema Datensicherheit vor. Jedes Unternehmen mit mehr als neun Mitarbeiter ist verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Hierbei ist sowohl die fachliche wie auch die persönliche Eignung wichtig, denn der Datenschutzbeauftragter prüft nicht nur die Datenverarbeitung und Einhaltung des Datenschutzes, er ist auch der Ansprechpartner für von Sicherheitsmängeln betroffenen Unternehmen und Mitarbeitern und besonders wichtig: Er ist zur Verschwiegenheit verpflichtet, um wirtschaftlichen Schaden – zum Beispiel durch Hacken von Kundendaten – zu vermeiden. Die Teilnehmer stellen gezielte Fragen zu diesem brisanten Thema, aus dem beruflichen wie auch aus dem privaten Bereich. Dabei ging es um Datensicherheit in den sozialen Medien und um den Schutz durch Passwörter. Haye Hösel empfahl dringend, Passwörter spätestens nach drei Monaten zu ändern und verschlüsselte „Sätze” als Passwort zu verwenden. Sein Beispiel war naheliegend: Aus dem Satz „Ich habe am 14.Oktober einen Datenschutz-Vortrag besucht” wurde das Passwort „Iha14.OeD-Vb” – ein Passwort, das nur schwer „zu knacken” sein würde. Er überraschte die Teilnehmer außerdem mit erstaunlichen Fakten einer britischen Studie: Jährlich landen über 9.000 USB-Sticks in Textilreinigungen, es werden ca. 6.200 Notebooks und Tablets in Taxis vergessen und auf dem Flughafen London Heathrow sogar 900 pro Woche. Wer macht sich hier Gedanken über Datensicherheit? Den Teilnehmern des 10. bsb-Assistenz-Offsites wird so etwas nach diesem eindrucksvollen Vortrag hoffentlich nie passieren...

Beitrag von Isa Bertram