SO ÄRGERN SIE SICH NIE WIEDER ÜBER LEERE VORRÄTE

Wenn im Büro der Toner, die Stifte oder der Kaffee leer sind, ist das nicht nur ärgerlich: Die unerwartete Suche nach Nachschub unterbricht den Arbeitsprozess auch erheblich. Abhilfe schafft das Kanban-Prinzip aus Japan: Eine einfache wie geniale Markierung von Mindestbeständen saorgt dafür, dass Vorräte automatisch und selbsterklärend aufgefüllt werden.

Sie kennen das: Alles läuft gut, Sie befinden sich im Flow und selbst anregende Aufgaben gehen leicht von der Hand. Noch schnell das erstellte Angebot ausdrucken, dann geht es dem nächsten To-Do-Punkt an den Kragen. Doch zu früh gefreut: Das Druckerpapier ist leer, sowohl im Gerät als auch im Vorratsschrank. Nun geht es zu den Kollegen in die Nebenzimmer – ebenfalls Fehlanzeige. Mittlerweile sind nicht nur Sie, sondern auch die Menschen um Sie herum mit der Suche nach Papier beschäftigt. Sie geben klein bei, gehen zum Lager und besorgen für die Nachbarzimmer auch jeweils einen Stapel. Im Nu sind dreißig Minuten verflogen.

Hätte das Papier im oben genannten Fall im Vorratsschrank an Ort und Stelle gelegen, wäre die Ablenkung gar nicht erst entstanden. Mit Kanban im Büro wird diese Option zur Regel. Die Idee Kanban stammt aus Japan und wurde ursprünglich in Produktionsstätten genutzt: Ziel war es, Lagerbestände aus Kosten- und Platzgründen so gering wie möglich zu halten. Es sollte nur Material auf Vorrat sein, das auch wirklich im Produktionsprozess verbraucht wurde. Umgekehrt bedeute das: Es ist immer ausreichend Material vorhanden, damit alle beteiligten ihrem Job nachkommen können. Sobald dies nicht mehr der Fall ist und ein Mindestbestand unterschritten wird, sieht der „Vorratsnutzer” ein Signal und eine Anleitung, was nun zu tun ist, damit der Bestand wieder aufgefüllt wird. Eine übersichtliche Infografik mit allen Fakten zur Frage „Was ist Kanban?” findet sich unter www.bit.ly/ebook-kanban

Übertragen auf das Büro oder den Haushalt ist das Prinzip einfach: Die Signalkarte wird in den Vorräten platziert. Bevor das letzte Vorratspack geöffnet wird, kommt die Karte zutagen. Die Regel ist klar: Auf der Karte befinden sich Handlungsanweisungen: Wo findet sich der Nachschub, an welcher Stelle sollte die Kanban-Karte neu hinterlegt werden?

WOFÜR GILT DAS KANBAN-PRINZIP NOCH?

Prospekte
Lebensmittel (Kaffee, Zucker, Milch)
Büromaterial (Tackerklammern, Büroklammer, Etiketten, Stifte, Toner)
Briefpapier
Küchenutensilien (Spühlmaschinentabs, Spühlschwämme, Küchenrolle)

Die sich daraus ergebende Handlungsinstruktionen machen das Auffüllen des Vorrats zu einem Automatismus, der sich wie selbstverständlich im Team einspielt.

PRAXIS-TIPP
Um sicherzustellen, dass sich das Kanban-System in Ihrem Team etabliert, empfiehlt sich ein Testlauf. Wenn Sie nach diesem Testlauf die folgenden Fragen mit „Ja” beantworten können, ist ihr Kanban-system richtig aufgestellt:

ist der Mindestbestand ausreichend groß, damit zwischen Nachbestellung und Auffüllen keine Engpässe durch den täglichen Verbrauch entstehen?
versteht jeder, wie der Ersatz zu beschaffen ist?
sind bei Nachbestellungen alle involvierten Personen über das Prinzip informiert?
ist klar, wo die Kanban-Karte nach dem Auffüllen platziert werden muss?

Ihr Effizienz-Vorteil: Hat sich der Kanban-Gedanke erst einmal in Ihrem team durchgesetzt, werden Sie zwei positive Veränderungen erleben: Einerseits stößt niemand mehr auf leere Vorräte – das verbessert die Laune Ihrer Mitarbeiter. Vor allem aber steigern Zeitersparnis und effizientere Abläufe Ihre Produktivität.

Ein Beitrag von Jürgen Kurz

tempra365 – VOM KAFFEE BIS ZUM KOPIERPAPIER