Stellen Sie sich vor, Ihr Posteingang quillt über und es stört Sie gar nicht! Laut einer Prognose des Statistik-Portals Statistika.de nimmt der weltweite E-Mailverkehr bis 2020 stetig zu: Pro Jahr steigt die Anzahl der verschickten und empfangenen Nachrichten ungefähr um rund 10 Millionen E-Mails. Verschwenden Sie Ihre wertvolle Arbeitszeit nicht länger mit den kleinen elektronischen Quälgeistern sondern entwickeln Sie in 7 Schritten eine effiziente E-Mail-Organisation.
Was ist das Problem
Ob wir wollen oder nicht, täglich bombardieren uns Nachrichten im elektronischen Briefkasten. Komplizierte Ordnungssysteme kosten laut Mitarbeitern eines IBM-Forschungsinstituts in San José noch mehr Zeit. Eine entsprechende Untersuchung mit Nutzern zeigte, dass die unsortierten Mails im Posteingang schneller gefunden werden als wenn sie in Ordnern verschoben werden. Ich finde, es wird Zeit, sich nicht von der Technik beherrschen zu lassen. Mit etwas Disziplin und 7 einfachen Schritten entwickeln Sie eine entspannte aber effiziente E-Mail-Organisation.
So funktioniert es
Im Unterbewusstsein denken Sie wahrscheinlich, ein schneller Blick auf neue Mails kann ja nicht schaden. Aber jede Störung kostet Zeit und bringt Sie aus Ihren Arbeitsflow. Entscheiden Sie sich hier und jetzt, endlich mit der effektiven E-Mail-Organisation zu beginnen.
Tipp Nr. 1 für eine effiziente E-Mail-Organisation: Bändigen Sie die Technik
Wenn es blinkt oder klingelt, ist die Neugierde geweckt. Und schon sind Sie in Ihrer Konzentration gestört. Ab sofort unterbinden Sie akustische Signale und stellen auch die Desktop-Benachrichtigung beim Eingang neuer Mails aus. So können Sie ungestört mit dem Kalender oder Aufgabenlisten arbeiten. Die elektronische Post ist zwar ein schnelles Medium, aber niemand erwartet eine Antwort innerhalb der nächsten Minute. Bearbeiten Sie die E-Mails nur ein- bis zweimal am Tag zum Beispiel vor der Mittagspause oder eine Stunde vor Feierabend.
So deaktivieren Sie die Benachrichtigung über den Eingang neuer E-Mails in Outlook.
Tipp Nr. 2 für eine effiziente E-Mail-Organisation: Störenfriede ausschalten
Newsletter, Links mit Katzenvideos und Rundmails aus dem Unternehmen sind zwar mehr oder weniger amüsant, allerdings kosten Sie Ihre wertvolle Aufmerksamkeit. Bestellen Sie alles ab, wofür Sie ohnehin keine Zeit zum Lesen finden. Und bitten Sie Kollegen freundlich aber bestimmt, lustige Nachrichten wenn überhaupt an Ihre Privatadresse zu schicken.
Tipp Nr. 3 für eine effiziente E-Mail-Organisation: Filtern Sie Ihren Posteingang
Wenn Sie täglich sehr viele Mails erhalten, kann es leicht passieren, dass Sie wichtige Nachrichten übersehen. Sie können aber in Outlook die E-Mails von einem Absender wie zum Beispiel Ihrem Vorgesetzten durch eine Formatierung farblich hervorheben. Rote Nachrichten können bedeuten, dass sie gegenüber anderen höhere Priorität haben.
Tipp Nr. 4 für eine effiziente E-Mail-Organisation: Legen Sie eine Signatur an
Sie sparen sehr viel Zeit, wenn Sie eine Signatur mit Grußformel, Namen und Adresse anlegen. Diese erscheint jedes Mal automatisch, sobald Sie eine neue Mail erstellen. Übrigens können Sie hier auch mit einer dezenten Werbung auf ein neues Produkt aufmerksam machen.
Tipp Nr. 5 für eine effiziente E-Mail-Organisation: Beenden Sie den Mail-Pingpong
Manche E-Mails enden in einem endlosen Rattenschwanz an Fragen und Antworten. Das ist lästig und zeitaufwändig. Und letztendlich ist nicht einmal sicher, ob wirklich alle Unklarheiten beseitigt wurden. Greifen Sie bei komplizierten Anfragen oder unklaren Sachverhalten lieber zum Telefon oder klären Sie das Problem im persönlichen Gespräch.
Tipp Nr. 6 für eine effiziente E-Mail-Organisation: Bearbeiten Sie Nachrichten mit System
Schauen Sie sich in Ruhe die Nachricht an und überlegen Sie, wie lange Sie für die Antwort brauchen. Alles, was weniger als fünf Minuten beansprucht, erledigen Sie sofort. Brauchen Sie weitere Informationen oder mehr Hintergrundwissen, tragen Sie für diese Aufgabe einen Termin in Ihren Zeitplaner ein. Noch einfacher geht es in Outlook, indem Sie aus der Mail eine Aufgabe erstellen: Klicken Sie die Nachricht an und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste auf den Eintrag „bdquo;Kalender” oder „Aufgaben” in der Navigationsleiste.
Mit diesen Tipps beenden Sie das Chaos in Ihrer E-Mail-Ablage.
Tipp Nr. 7 für eine effiziente E-Mail-Organisation: Entdecken Sie die aussagekräftige Betreffzeile
Warum umständlich wenn es auch einfach geht. Kurze Anfragen oder Hinweise schreiben Sie ganz einfach in die Betreffzeile. Hier weiß jeder auf den ersten Blick worum es geht. Das umständliche Schreiben und Lesen der E-Mail entfällt.
- Betreff: Süßigkeiten im Pausenraum
- Betreff: Telefonzimmer Freitag von 14-16 Uhr belegt
- Betreff: Projektgruppe AB trifft sich am 14.3.20XX
So machen Sie mit besseren Betreffzeilen Ihre E-Mails effizienter.
Darauf kommt es an
Ziehen Sie die Reißleine und lassen Sie sich nicht länger von der elektronischen Nachrichtenschwemme vereinnahmen. Wenn Sie konsequent die sieben Schritte der E-Mail-Organisation anwenden, sind Sie nicht länger ein Sklave der modernen Technik. Ohne diese lästigen Unterbrechungen sind Sie entspannter und konzentrierter.
[bctt tweet=“Nieder mit den lästigen Störenfrieden. 7 Schritte revolutionieren Ihre E-Mail-Organisation. “ username=““]
Was der Tipp bewirkt
Wenn Sie die Ratschläge konsequent umsetzen, fühlen Sie sich nicht länger der Technik hilflos ausgeliefert. So befreit, haben Sie mehr Energien für wirklich wichtige Arbeiten oder neue Projekte.
Und Sie?
Machen Sie mit Betreffzeilen Ihre E-Mail effizienter, wie in diesem Tipp beschrieben? Oder haben Sie andere erfolgreiche Strategien in der E-Mail-Organisation entwickelt? Schreiben Sie mir, ich freue mich auf Ihre Erfolgsgeschichten.
