Dokumente archivieren: Aber was, warum, wie lange und wie? In nur 5 Schritten zum perfekt organisierten Archiv!

Dokumente archivieren ist gar nicht so aufwändig – wenn man sich einfach nur selbst die folgenden fünf Fragen beantwortet. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen können, um den Briefverkehr, die Rechnungen, Protokolle und Unterlagen abgeschlossener Projekte und Vorgänge in Ihrem Unternehmen richtig und vor allem effizient zu archivieren. Denn mit der richtigen Strategie lassen sich nicht nur Zeit, Kosten und Risiken reduzieren, sondern auch echte Wettbewerbsvorteile schaffen. Für elektronische Dokumente gelten dabei die besonderen Vorgaben der GoBD zum revisionssicheren Archivieren – unsere Tipps hierzu finden Sie am Ende dieses Beitrags in den Extra-Tipps.

1. Wichtige Vorüberlegungen für das Archivieren von Dokumenten

Wie steht es eigentlich um Ihr Archiv? Bei dieser Frage bekommen viele Unternehmer und Führungskräfte kalte Füße und ein schlechtes Gewissen. Verständlich, denn meistens fehlen uns sowohl die Zeit als auch der Platz, um die alten Unterlagen erst zu sortieren und dann im Regal zu verstauen. So fristen sie in irgendeiner Ecke ein trauriges, verstaubtes Dasein. Wenn allerdings genau diese alten Dokumente einmal benötigt werden, sind alle froh, sie schnell zur Hand zu haben.

Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, brauchen die Unterlagen einen Platz im Archiv – egal ob schriftliche oder elektronische Dokumente. Denn falls diese zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal benötigt werden, müssen sie auch auffindbar sein, zum Beispiel für steuerliche Aspekte, bei Haftungsfragen oder zur Vorlage bei Rechtsstreitigkeiten. Daher können die Papiere nicht einfach so entsorgt werden. Manche Unterlagen müssen laut Vorgabe des Gesetzgebers bis zu zehn Jahre nach Abschluss eines Geschäftsjahres (revisions-)sicher aufbewahrt werden. Deshalb ist es wichtig, dass das Archivieren der Dokumente gut durchdacht und systematisch organisiert ist. Das spart zudem auch Kosten für Suchzeiten und Lagerfläche ein. Am einfachsten gelingt das, indem Sie sich folgende fünf W-Fragen beantworten:

• Warum wollen wir Dokumente archivieren?
• Wo wollen wir Dokumente archivieren?
• Wie wollen wir die Dokumente archivieren?
• Wie lange wollen wir die Unterlagen archivieren?
• Wer soll die Dokumente archivieren?

2. Warum müssen Geschäftsunterlagen archiviert werden?

Die erste Antwort auf diese Frage lautet in der Regel: Um die bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten (zu diesen gesetzlichen Ablagefristen komme ich weiter unten). Doch beim Dokumente archivieren geht es nicht immer nur um die gesetzlichen Vorgaben. Viele Dokumente – aus Papier und digital – bewahren wir aus einem Sicherheitsgefühl auf. Man könnte sie ja noch einmal brauchen! Dieser Fall tritt jedoch oft nie ein. Fragen Sie sich daher kritisch, ob es wirklich notwendig ist, die jeweiligen Unterlagen zu archivieren. Denn wenn Sie nicht regelmäßig ausmisten, werden Archivräume schnell übervoll, unübersichtlich und dadurch ineffizient. Das kann zudem echte Schwierigkeiten bereiten, wenn zum Beispiel der Betriebsprüfer ins Haus kommt und notwendige Unterlagen nicht mehr gefunden werden. Hier hilft als praxiserprobte Lösung, das Wegwerfen auf Probe. Und das funktioniert folgendermaßen:

• Legen Sie die Dokumente und Unterlagen, bei denen Sie sich unsicher sind, in einen Karton.
• Beschriften Sie den Karton mit einer aussagekräftigen Inhaltsangabe und dem aktuellen Datum.
• Legen Sie dann ein Datum für die Entsorgung fest und schreiben Sie es daneben. Dieses „Ablaufdatum“ gilt, falls die Unterlagen vorher nicht mehr benötigt wurden. Dann kann der Karton zum Stichtag ungesehen entsorgt werden.
• Lagern Sie die Kartons dabei so in Ihrem Archiv oder Lager, dass Sie die Beschriftung sofort gut sehen können.
• Tipp: Laden Sie sich dafür hier aus unserem Büro-Kaizen Downloadcenter ein kostenloses Etikett (Druckvorlage) für das Wegwerfen auf Probe herunter!

3. Wo können Dokumente sicher archiviert werden?

Der Wahl des Ablageorts hängt in erster Linie davon ab, ob Sie die Dokumente und Unterlagen digital archivieren wollen oder ob es sich um Papierdokumente handelt. Besonders bei Papier-basierten Archiven ist es allerdings oftmals nicht möglich, das Ziel einzuhalten, die Suche nach benötigten Unterlagen immer auf unter eine Minute zu beschränken. Wenn Ihre Mitarbeitenden nun über mehrere Stockwerke oder gar Gebäude verteilt arbeiten, könnte eine probable Lösung darin bestehen, alle Papierdokumente zu digitalisieren und erst dann zu archivieren. Das spart nicht nur Wegzeiten und Sucharbeit. Der digitale Speicherplatz ist auch deutlich günstiger als die Nutzung einer Lagerfläche. Ein papierloses Büro bietet insgesamt erhebliche Vorteile in den Bereichen Kostenersparnis, Produktivitätssteigerung und Umweltschutz. Mehr Details und Fakten hierzu erfahren Sie in unserem Blogbeitrag → „Wie schafft man ein papierloses Büro? Und was bringt das?“.

• Digitale Unterlagen archivieren: In diesem Fall haben Sie die Wahl zwischen einem Archivordner auf der Festplatte, auf einem externen Speichermedium oder in der Cloud. Für die digitale Archivierung können Sie sich von Ihrem IT-Spezialisten zu der Wahl eines sicheren Speichermediums und einer entsprechenden Software beraten lassen, die zu den Abläufen in Ihrem Unternehmen passt (mehr Details hierzu lesen Sie in unseren Extra-Tipps weiter unten zum Thema → „revisionssicheres Archivieren elektronischer Dokumente“).
• Papierdokumente archivieren: Für Papierunterlagen nutzen Sie am besten geeignete Ordner, Hängeregister-Mappen oder Archivierungssysteme eines Anbieters von Büromaterialien. In unserem Büro-Kaizen-Beitrag „Ablagesystem: Ordner, Hängeregister oder Mappen?“ vergleichen wir die großen Systeme Leitz, Classei und Mappei. Letztere haben gegenüber den klassischen Aktenordnern den großen Vorteil, dass Sie nicht jedes einzelne Blatt lochen und einfädeln müssen und dabei zudem deutlich weniger Platz verbrauchen. Mit dem oben verlinkten Vergleich können Sie sich einen Überblick über die verschiedenen Ordnungssysteme verschaffen und dann entscheiden, welches Sie nutzen wollen.

4. Wie funktioniert ein effizientes Archivieren der Dokumente?

Diese Frage bezieht sich auf die Systematik des Archivierungsvorgangs (Praxisbeispiele und Empfehlungen, wie ein effizientes Archivieren konkret funktioniert, lesen Sie in Punkt 5 direkt im Anschluss). Legen Sie zunächst fest, welche Gruppen und welche Systematik Sie für den Archivierungsvorgang nutzen wollen, wie zum Beispiel:

Gruppen für die zu archivierenden Dokumente festlegen:

• Personal
• Entwicklung
• Produktion
• Marketing und Vertrieb
• Recht und Versicherungen

Eine feste Systematik auswählen und dann immer beibehalten:

• Alphabetisch: z. B. nach Firmennamen, Kundennamen, Ort oder Bundesland
• Numerisch: z. B. nach Kundennummern, Datum oder Postleitzahl.

Hierfür gibt es keine eindeutige Empfehlung, denn jedes Unternehmen hat andere Gegebenheiten. Wichtig ist jedoch, dass ein einmal gewähltes Ablagesystem beibehalten und dieses von allen Mitarbeitern einheitlich genutzt wird. Das gilt auch für das digitale Archivieren von elektronischen Dokumenten: Erarbeiten Sie gemeinsam eine Struktur für die Ordner und Dateien (die Ergebnisse werden in einem Handbuch festhalten). Vergeben Sie dabei einheitlich aufgebaute Bezeichnungen und wenden Sie diese Systematik im gesamten Unternehmen an. Das stellt sicher, dass Sie immer denselben Archivierungsplan nutzen, sowohl für die Unterlagen in Papierform wie auch für die Dateiablage im Computer. Das macht es allen Mitarbeitenden einfacher und vermeidet Fehler. Weitere Tipps zur digitalen Dokumentenablage lesen Sie in dem Büro-Kaizen-Artikel „optimieren Sie Ihr digitales Ablagesystem“.

5. Wie lange gelten die Archivierungsfristen für Geschäftsunterlagen?

Hier kommen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zum Zuge. Wissen Sie über alle geltenden Fristen für die verschiedenen Dokumentenarten Bescheid? Falls Sie sich bei dem einen oder anderen Dokumententyp nicht ganz sicher sind, dann laden Sie sich einfach unsere kostenlose Übersicht der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen herunter. Tipp: Es hat sich dabei in der Praxis bewährt, die Unterlagen direkt beim Archivieren mit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu versehen. Das macht die Entsorgung einfacher, vermeidet spätere Unsicherheiten und erspart unnötige Mehrarbeit. Mit den folgenden sieben Schritten sorgen Sie von Anfang bis zum Ablauf der geltenden Fristen für Ordnung beim Archivieren Ihrer Dokumente.

So archivieren Sie Dokumente über den Zeitraum der geltenden Aufbewahrungsfristen richtig:

1. Sortieren Sie alle nicht mehr benötigten Unterlagen in ein Archivierungssystem Ihrer Wahl (Ordner, Hängeregister, Karton etc.).
2. Diktieren Sie dabei in Ihr Smartphone, welche Mappe oder welche Dokumente Sie gerade in welchen Karton legen.
3. Beschriften Sie jeden Karton mit einer fortlaufenden Nummer, dem aktuellen Jahr und der jeweiligen Aufbewahrungsfrist.
4. Erstellen Sie aus Ihrem Smartphone-Diktat ein Archivierungsprotokoll.
5. Drucken Sie das Archivierungsprotokoll 2-fach aus.
6. Kleben Sie die erste Kopie des Archivierungsprotokolls auf den dazugehörigen Karton, die zweite bewahren Sie zentral auf – am besten an einem Platz oder Ordner, auf den Sie leicht Zugriff haben.
7. Räumen Sie die fertigen Kartons ins Archiv – und zwar idealerweise nach folgender Methode.

Wir haben bei Büro-Kaizen gute Erfahrungen mit der „rollierenden Archivierung“ gemacht:

Eine sogenannte „rollierende Archivierung“ ist sowohl mit Aktenordnern, Archivboxen und auch Hängemappen möglich. Bei diesem Prinzip sind die Unterlagen nach Jahren geordnet und in beschrifteten Regalreihen untergebracht. Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, wird die komplette Regalreihe entsorgt, die dann mit neuen Akten bestückt werden kann.

• Ordnen Sie die Dokumente nach Jahren.
• Bringen Sie die Unterlagen dann in definierten, mit den Jahreszahlen beschrifteten Regalreihen unter.
• Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, wird die komplette Regalreihe ungesehen entsorgt.
• Den frei gewordenen Platz können Sie nun erneut für neue Unterlagen nutzen.

Statt komplette Regalböden für ein Jahr festzulegen, können Sie auch einfach alternativ am Ende eines Jahres gut sichtbar eine Karte einstecken, hinter der dann die Archivierung für das folgende Jahr beginnt. Sie können die rollierende Ablage mit Ordnern, Archivboxen oder Hängemappen praktizieren. In jedem Fall nutzen Sie auf diese Weise den Platz beim Dokumente archivieren sinnvoll aus, behalten jederzeit den nötigen Überblick und vermeiden das unnötig lange Aufbewahren von Unterlagen.

6. Wer ist für das Archivieren der Dokumente zuständig?

„Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“ – so lautet eines der wichtigsten Prinzipien von Büro-Kaizen^®. Durch die Frage, wer für die Ablage verantwortlich sein soll, schaffen Sie klare Zuständigkeiten und vermeiden Doppelablagen bei der Archivierung.

• Falls diese Arbeit allgemein sehr unbeliebt ist, könnten die Zuständigkeiten zwischen oder innerhalb der Abteilungen wechseln.
• Dies ist natürlich nur durch eine Absprache mit den Kolleginnen und Kollegen erreichbar.
• Ihre Archivierung wird dadurch jedoch praxistauglicher. Denn gemeinsam vereinbarte Spielregeln werden allgemein besser akzeptiert als „von oben herab” vorgeschriebene Regeln.

Tipp: Nachdem im Archiv die Plätze für die Dokumente und Unterlagen festgelegt sind, sollten Sie allgemeine Spielregeln für den Umgang mit diesem Raum festlegen. Dafür ist ein Archivierungsplan besonders hilfreich. Das schafft Orientierung und sorgt für Ordnung. Beschriften Sie dafür die einzelnen Regale gut sichtbar. Zeichnen Sie dann die Regale in den Archivierungsplan ein und vermerken Sie, wo sich was befindet. Auf diese Weise können sich dann auch Auszubildende und neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrem Archiv zurechtfinden, falls diese bestimmte Dokumente suchen oder ablegen sollen.

• Für das Erstellen einer sinnvollen Archivstruktur ist eine Mindmap ideal. So können Sie die bestmögliche Ordnerstruktur für Ihre individuelle Archivierung ganz leicht herausfinden.
• Achten Sie darauf, dass die Regale und auch Ordner immer aussagekräftige und leicht verständliche Namen bekommen. Dann ist schon auf den ersten Blick klar, welche Dokumente hineingehören und welche nicht. Diese Art der Beschriftung sollte dann zu einem Standard in Ihrem Unternehmen werden.

7. Extra-Tipp: Alle elektronischen Dokumenten müssen revisionssicher archiviert werden

Es kommt allgemein nur sehr selten vor, dass sich bei sauber archivierten Papierunterlagen nachträglich noch etwas ändert (also eine neue Version hinzukommt) oder die Seite mal eben aus dem Ordner gelöscht wird. Diese Anfälligkeit bleibt elektronischen Dokumenten und Dateien vorbehalten. Daher gelten für digitale Archive auch eigene, strenge Anforderungen, um genau dies zu verhindern. Das Stichwort lautet hier „revisionssicheres Archivieren“. Dies bedeutet im Wesentlichen, dass alle aufbewahrungspflichtigen elektronischen Unterlagen und Dokumente so archiviert werden müssen, dass sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg stets unveränderbar, vollständig, verfügbar, auffindbar, nachvollziehbar und fälschungssicher sind.

• Die gesetzlichen Vorschriften zum revisionssicheren digitalen Archivieren sind vor allem in der GoBD der Finanzverwaltung festgehalten („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).
• Die GoBD baut dabei auf der älteren GoB auf („Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“), wurde aber um die speziellen Anforderungen digitaler Archive ergänzt.
• So soll sichergestellt werden, dass elektronische Dokumente ähnlich sicher und unveränderlich aufbewahrt werden, wie es auch bei Papierunterlagen der Fall ist. Welche elektronischen Geschäftsdokumente davon alles betroffen sind, wird im Handelsgesetzbuch (§ 239, 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 146, 147 AO) geregelt, betreffen aber vor allem Aspekte der Besteuerung.
• Wichtig: Die revisionssichere Archivierung bezieht sich dabei nicht allein nur auf die Technik, also ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Es geht explizit auch um die Überprüfbarkeit des eingesetzten Verfahrens, also um die dazugehörigen organisatorischen Maßnahmen, Strukturen und Abläufe, die ein ordnungsgemäßes Archivieren der elektronischen Unterlagen sicherstellen. Diese Maßnahmen müssen festgelegt werden, nachvollziehbar sein und dann auch dokumentiert werden.
• Mittlerweile gibt es jedoch zahlreiche, zum Teil Cloud-gestützte Softwarelösungen, mit denen das revisionssichere und GoBD-konforme Archivieren vergleichsweise anwenderfreundlich möglich ist. Dazu zählen beispielsweise Starfinder DIGITAL ARCHIV & DMS, Lexware Archivierung oder DATEV DMS.

8. Büro-Kaizen Video-Tutorial: Dokumente archivieren – so funktioniert die ABLAGE im Team

In dem folgendem Video-Tutorial zeigen wir Ihnen unsere persönlichen Erfahrungen mit dem Dokumentenarchiv in unserem Team. Mehr Tipps, mit denen Sie Zeit und Kosten in Ihrem Unternehmen einsparen können, finden Sie in unseren kostenlosen Downloads sowie in dem Büro-Kaizen-Bestseller: „Für immer aufgeräumt, auch digital“.

(Dauer 03:02 Minuten)