Ein Büroumzug bedeutet zuallererst einmal viel Arbeit mit entsprechenden Arbeitszeitverlusten. „Einmal umziehen ist wie dreimal abbrennen“, gnatzte schon Benjamin Franklin etwas unwirsch im 18. Jahrhundert. Dennoch führt kein Weg daran vorbei, zum Beispiel bei Standortverlagerungen, bei Zusammenführungen oder wenn die alten Büroräumlichkeiten zu klein werden. Der Büroumzug kann aber zugleich auch eine willkommene Chance sein, um sich von altem Ballast zu befreien, um neue Strukturen zu schaffen und um künftig effizienter und dadurch entspannter zusammenarbeiten zu können!
Inhaltsverzeichnis
1. Was kostet ein gewerblicher Büroumzug bei einem Umzugsunternehmen?
Die Kosten für einen Büroumzug sind meist deutlich billiger als im Vorfeld gedacht. Die Umzugskosten für einen Firmenumzug können zudem als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Die konkreten Kosten für den Büroumzug ergeben sich nun aus den beiden Faktoren, wie viel Umzugsgut transportiert werden muss und über welche Entfernung. So ist der Umzug in ein neues Bürogebäude innerhalb von Frankfurt natürlich deutlich kostengünstiger als der Umzug des Büros von München nach Hamburg. Wie viel Umzugsgut dabei insgesamt zusammenkommt, hängt von der Größe des Büros ab und wird daher von den darauf spezialisierten Transportunternehmen allgemein anhand von einer der drei folgenden Kenngrößen kalkuliert:
- der Menge des Umzugsguts in Kubikmetern
- der Größe der Bürofläche in Quadratmetern
- oder der Anzahl an Mitarbeitern (im Schnitt 6 bis 8 Kubikmeter pro Mitarbeiter)
Laut Auskunft zweier großer, auf Firmenumzüge spezialisierter Logistikdienstleister ergeben sich dann im Durchschnitt folgende Kosten für einen normalen Büroumzug (im Kostenbeispiel bis 100 km Entfernung; für Fernumzüge innerhalb Deutschlands können Sie rund doppelt so hohe Kosten kalkulieren).
| Büroumzug mit bis zu 15 Mitarbeitern (6 Kubikmeter pro Mitarbeiter) |
Rund 170 € pro Mitarbeiter |
| Büroumzug ab 15 Mitarbeitern (8 Kubikmeter pro Mitarbeiter) |
Rund 250 € pro Mitarbeiter |
| Umzug eines kleinen Büros bis 60 qm | 600 bis 1.000 € |
| Umzug eines größeren Büros bis 100 qm | 800 bis 1.600 € |
| Büroumzugskosten ab 300 qm | 3.500 bis 7.000 € |
| Büroumzugskosten ab 900 qm | 6.100 bis 23.000 € |
2. Den Büroumzug organisieren: Chronologie & Checkliste der To-Dos
Wenn ein ganzes Büro umziehen soll, dann braucht es dafür einen ausgefeilten Schlacht- und Masterplan. Dieser umfasst alle Schritte, Fristen und Kosten und garantiert dadurch einen möglichst reibungslosen Ablauf – sowohl der Vorbereitung und Vorarbeiten, des Umzugs selbst sowie auch anschließend beim Einräumen und Einrichten in den neuen Büroräumlichkeiten. So erhalten Sie nicht nur einen Überblick über alle anstehenden Maßnahmen, sondern übersehen auch keine rechtlichen und bürokratischen Pflichten oder organisatorische Stolperfallen. Dementsprechend gliedert sich der Masterplan für den Büroumzug in folgende fünf Phasen.
Checkliste für den Büroumzug:
| 1. | Längerfristige Vorbereitungsphase: | Wie lange Sie vor dem Büroumzug mit der Planung anfangen sollten, hängt vor allem von der Größe des Betriebs ab. Bei kleinen Büros reichen meist zwei bis drei Monate Vorbereitungszeit. Bei KMU bis 250 Mitarbeitern kalkuliert man rund ein halbes Jahr, bei bis zu 800 Mitarbeitern meist ein Jahr und bei noch größeren Unternehmen können auch eineinhalb Jahre der Vorbereitung auf den Umzug sinnvoll sein.
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| 2. | 1-3 Monate vor dem Büroumzug: | In dieser Phase werden die konkreten Vorbereitungen für den Umzug getroffen und dabei auch die Zuständigkeiten und Abläufe festgelegt. Die neuen Büroräumlichkeiten werden gründlich gereinigt und vorbereitet, ausreichend Umzugskartons und Materialien geordert sowie die Kunden, Zulieferer und Dienstleister vorab über den Umzugstermin informiert (und die damit in diesem Zeitraum einhergehende schlechtere Erreichbarkeit und Verfügbarkeit). Auch neue Visitenkarten mit der neuen Büroadresse sollten rechtzeitig bestellt werden, um zum Umzugstermin verfügbar zu sein. |
| 3. | Wenige Tage vor dem Umzug: | Jeder einzelne Raum und Bereich im neuen Bürogebäude wird durchnummeriert und gut sichtbar am Türstock gekennzeichnet. Im alten Büro werden alle Schränke und Schreibtische ausgeräumt. Dabei werden die Materialien, Geräte und das Inventar ordentlich verpackt und mit der Raumnummer des Bestimmungsortes im neuen Bürogebäude beschriftet (auf mindestens zwei Seiten jeden Umzugskartons, damit die Beschriftung immer lesbar ist). |
| 4. | Während des Firmenumzugs: | Alle Umzugskartons werden gleich in die richtigen Zimmer oder Bereiche transportiert. Nicht beschriftetes Inventar wird in einem vorher festgelegten Zimmer gesammelt und abgestellt. Sämtliche Möbel werden zudem gleich richtig positioniert. Dabei hilft eine Einrichtungsskizze, die neben der Raumnummer gut sichtbar am Türrahmen befestigt wird. Anschließend werden zügig alle Geräte, Computer und die EDV-Anlage installiert. |
| 5. | Nach dem Büroumzug: | Gewerbeanmeldung am neuen Standort sowie alle benötigten Mitteilungen über die Änderung der Büroadresse und der Kontaktdaten (persönliches Anschreiben an Kunden, im Impressum der Webseite, in den Social-Media-Auftritten, in Branchenbüchern, in den E-Mail-Signaturen aller Beschäftigten sowie eine Pressemitteilung über den Umzug). Austeilung der neuen Visitenkarten und Reinigung sowie Übergabe der alten Büroräumlichkeiten. Zum Abschluss folgt dann noch, ebenfalls ganz wichtig, eine kleine Umzugs-Eröffnungsfeier im neuen Büro – als Dankeschön an die Mitwirkenden, zur Motivation der Belegschaft und als gute Gelegenheit für ein außerplanmäßiges „Socialising“ und Networking mit guten Kunden, Investoren und Auftraggebern. |
3. Was ist bei einem Büroumzug alles zu beachten? 4 Tipps, damit Ihr Umzug gelingt!
Damit der Umzug Ihres Büros nicht nur reibungslos über die Bühne geht, sondern zugleich auch zu einem Neustart mit Effizienz und Produktivität wird, haben wir Ihnen hier vier wertvolle Tipps zusammengestellt. In jedem Tipp finden Sie zudem weiterführende Links zu ergänzenden Beiträgen, hilfreichen Tools oder nützlichen Vorlagen zum kostenlosen Herunterladen.
Zum Aufklappen:
1. Einen Plan machen
Tipp 1 für den Büroumzug: „Wir machen einen Plan!“
In die Planungsphase fallen sämtliche bürokratischen Pflichten. Der alte Mietvertrag muss fristgerecht gekündigt werden, genauso wie Strom, Gas/Wärme, Internet und Telefon. Der Umzugstermin muss fixiert und ein Umzugsunternehmen für den Stichtag beauftragt werden. Dem Finanzamt, Steuerberater und allen Versicherungen muss der Büroumzug ebenfalls frühzeitig mitgeteilt werden.
Den größten Teil der Vorbereitungsphase nimmt jedoch die Planung der neuen Büroräumlichkeiten in Anspruch. Denn ein Büroumzug ist die ideale Chance, das bisherige Bürokonzept zu überdenken: Waren die Abteilungen bislang tatsächlich möglichst sinnvoll angeordnet, ist die Aufteilung in Einzelarbeitsplätze auch künftig noch sinnvoll? Die wichtigste Frage vor dem Beziehen neuer Büroräume lautet daher: Wieviel Platz steht insgesamt zur Verfügung und wie soll dieser Platz genutzt werden?
- Dabei geht es noch gar nicht um die konkrete Büroeinrichtung (zum Beispiel neue Bürostühle, Schreibtische etc.), sondern um die grundsätzliche Aufteilung des Büros und die Anordnung der Einzelarbeitsplätze.
- Als Alternative zu Einzelbüros bieten sich dabei vor allem zwei Konzepte an: Großraumbüros für mehrere Mitarbeiter und/oder das Desk Sharing.
| Kommunikativ und platzsparend: Ein Großraumbüro für mehrere Mitarbeiter | Flexibel und modern: Desk Sharing (flexible Nutzung von Schreibtischen) |
| Ein Großraumbüro spart nicht nur Platz, sondern fördert auch die Kommunikation untereinander sowie die Motivation der Mitarbeiter. Denn kurze Wege, schnelle Absprachen und gemeinsam genutzte Ablagesysteme machen die Arbeit effizienter. Das klappt jedoch nur, wenn die Nutzer des Großraumbüros in ähnlichen Bereichen arbeiten und an einem Strang ziehen, sich also an die gemeinsam vereinbarten Spielregeln halten (zum Beispiel für längere Telefonate ein Einzelbüro aufzusuchen). | Das Desk Sharing, die flexible Nutzung der Einzelarbeitsplätze, ist besonders dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen eine größere Anzahl an Mitarbeitern im Außendienst, in Teilzeit oder im Homeoffice beschäftigt. Denn dann haben die Mitarbeiter die Wahl, je nach der zu erledigenden Aufgabe entweder einen ruhigen Arbeitsplatz zu nutzen oder einen, von dem aus sie sich mit den relevanten Kolleginnen und Kollegen leichter austauschen können. |
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2. Von der Chefsache zum Dream-Team
Tipp 2 für einen gelungenen Büroumzug: „Von der Chefsache zum Dream-Team“!
Egal, ob ein Büroumzug von einer Etage zur anderen ansteht oder ob es in ein komplett neues Gebäude und Umfeld geht – der Umzug des Büros betrifft immer alle Mitarbeiter. Und er wird auch nicht überall und bei jedem auf Begeisterung stoßen. Denn Veränderungen bedeuten anfangs für viele immer auch eine Anstrengung (Tipp: Ein reiner Büroumzug an einen anderen Standort an sich ist aber dennoch nicht vom Betriebsrat mittbestimmungspflichtig). Diese Anstrengungen für Ihre Mitarbeiter können Sie jedoch reduzieren, wenn Sie das ganze Team von Anfang an in den Büroumzug mit einbeziehen. Umso größer ist die Chance, dass sich jeder Einzelne gut in die neuen Gegebenheiten einfinden kann. Tipp für Organisierte: Laden Sie die Mitarbeiter möglichst frühzeitig zu einem Meeting ein, in dem Sie über den anstehenden Büroumzug informieren. Machen Sie deutlich, welche (positiven) Veränderungen damit einhergehen und wie jeder Einzelne zum Gelingen der Aktion beitragen kann.
3. Alten Ballast unbesorgt entsorgen
Tipp 3 für den Umzug des Büros: „Alten Ballast unbesorgt entsorgen!“
Der Büroumzug ist ein idealer Zeitpunkt, um kleine und große Büros von unnützem Ballast zu befreien. In diesen Prozess können Sie das gesamte Team mit einbeziehen. Denn jeder Mitarbeiter entrümpelt dabei seinen eigenen Arbeitsplatz. Stellen Sie zudem ein Projektteam zusammen, das die Planung übernimmt und die Durchführung des Projekts „Entsorgung vor dem Büroumzug“ koordiniert. Dazu gehören:
- Nicht mehr benötigte Lese-Materialien können endlich entsorgt werden.
- Bestandsaufnahme und Entrümpelung im Archiv, das von Unterlagen überquillt, deren Aufbewahrungsfristen schon längst abgelaufen sind.
- Defekte Bürowerkzeuge, veraltete Elektrogeräte, nicht mehr benötigte Kabel und manche anderen Gegenstände warten schon lange darauf, endlich einmal aussortiert werden zu können.
4. Neue Strukturen
Tipp 4 nach dem Büroumzug: „Neue Besen kehren gut – oder doch nicht?“
4. Video-Tutorial: „Kaizen“ VOR oder NACH dem Umzug in ein neues Büro?
Büro-Kaizen ist die japanische Management-Methode für eine schrittweise Optimierung und Verbesserung von Abläufen und Prozessen. Wie Sie das idealerweise vor UND nach dem Büroumzug umsetzen, erfahren Sie hier in unserem kurzen Erklärvideo.
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