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„Umzugsservice gesucht!“ Wie Sie Outlook umziehen und alle Daten auf einen neuen PC übertragen

Im Schnitt muss jeder Angestellte in Deutschland alle drei Jahre sein Outlook umziehen und auf einen neuen Computer (PC oder Mac) übertragen. Denn das ist der statistische Austauschzyklus, in dem Unternehmen ihre IT-Hardware modernisieren – und das ist zugleich auch der Zeitrahmen, innerhalb dessen sich diese Investitionen steuerlich vollständig abschreiben lassen. Bei der Datenmigration (so heißt ein Outlook-Umzug offiziell im Fachjargon) werden alle Datendateien, Nachrichten, Notizen, Kontakte und Kalendertermine des Benutzers von dem alten Rechner auf dem neuen PC übertragen. Damit Ihnen beim Umziehen von Outlook ja keine wertvollen Daten verloren gehen, finden Sie hier eine einfache und detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung für die Programmversionen Microsoft Outlook 2013 und 2016.

Outlook umziehen: Daten und Einstellungen exportieren

Wenn Sie Outlook auf einem neuen Computer installieren, müssen Sie nicht alle Ihre Einstellungen neu eingeben. Da Outlook jedoch verschiedene Speicherorte nutzt (u.a. Exchange-Konto, Windows-Profil, Registry sowie diverse eigene Ordner auf der lokalen Festplatte), können Sie die Dateien nicht einfach kopieren. Nutzen Sie stattdessen den Outlook-Exportassistenten, um Ihre alten Outlookeinstellungen und Datendateien zu exportieren und dann eins zu eins auf dem neuen Rechner zu importieren. So können Sie Ihr Outlook im Handumdrehen umzuziehen!

Schritt 1 beim Outlook umziehen: Outlook-Daten vom alten Computer exportieren

Öffnen Sie Outlook auf Ihrem alten Computer und gehen Sie im Menüband oben links auf → Datei und dann auf → Öffnen und Exportieren. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche → Importieren/Exportieren.

Outlook umziehen: Öffnen und exportieren.

Wählen Sie nun den Befehl → in Datei exportieren und dann den Dateityp → Outlook Datendatei (.pst).

Outlook umziehen: Import/Export-Assistent.

Klicken Sie nun in dem Ordnerverzeichnis der zu exportierenden Datendateien ganz oben auf Ihr Benutzerkonto und stellen Sie sicher, dass das Häkchen bei → Unterordner einbeziehen aktiviert ist. Wählen Sie im Anschluss über die Schaltfläche → Durchsuchen den gewünschten Speicherort aus (z. B. einen USB-Stick) und belassen Sie die Standardeinstellung bei → Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen. Fertig.

Outlook umziehen: Outlook vom alten Computer exportieren.

Schritt 2 beim Outlook umziehen: Exportdatei auf den neuen PC importieren

Öffnen Sie das neu installierte Outlook auf Ihrem neuen Computer und folgen Sie zunächst demselben Klickpfad wie unter Schritt 1:

Datei
Öffnen und Exportieren
Importieren/Exportieren.

Wählen Sie nun den Befehl → Aus anderen Programmen oder Dateien importieren, dann den Dateityp → Outlook-Datendatei (.pst).

Outlook umziehen: Mit dem Import/Export-Assistent die Datei importieren.

Wählen Sie anschließend den in Schritt 1 gewählten Speicherort aus (üblicherweise einen Wechseldatenträger, z. B. einen USB-Stick). Zum Schluss nur noch in dem sich öffnenden Dialog-Fenster „Outlook-Datendatei importieren“ Ihr Benutzerkonto als Zielordner auswählen, fertig.

Outlook umziehen: Outlook-Datendatei importieren.

Extra-Tipp: Kontoeinstellungen aus der Registry beim Outlook-Umzug übernehmen

Die Kontodaten und Kontoeinstellungen speichert Outlook direkt in der Registry auf Ihrer lokalen Festplatte. Auch diese Outlookdaten lassen sich exportieren und auf Ihren neuen Rechner umziehen – allerdings mit einer etwas unorthodoxen Lösung. Beim Arbeiten in der Registry ist immer Vorsicht geboten, daher ist dieser Tipp nur für Geübte geeignet.

Aus der Registry exportieren: Gehen Sie links unten auf Start und geben Sie die Tastenkombination → Windowstaste + R ein. In dem Ausführungs-Fenster tippen Sie nun → regedit ein (als Abkürzung für den „Registrierungs-Editor“).
Outlook umziehen: Den Registrierungs-Editor über „Start“ öffnen.

Bestätigen Sie im folgenden Dialogfenster und navigieren Sie dann bis zu dem folgenden Ordner, den sie dann mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl → Exportieren wählen (anschließend muss das Kästchen „Ausgewählte Teilstruktur“ aktiviert sein):

Ordnerpfad für Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\15.0\Outlook
\Profiles\Outlook\9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676

Ordnerpfad für Outlook 2016: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook
\Profiles\Outlook\9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676

Outlook umziehen: Registrierungs-Editor.
Die Outlook-REG-Datei umziehen/importieren: Starten Sie Ihr neu installiertes Outlook, tippen Sie den gewünschten Benutzernamen ein und brechen Sie dann den Kontoeinrichtungsassistenten anschließend wieder ab und schließen Sie das Programm. Nun nur noch einen Doppelklick auf die soeben exportierte REG-Datei und alle Outlook-Kontoeinstellungen werden umgezogen, Sie müssen lediglich noch die Kennwörter für Ihre Outlook-Konten eintippen.

So richten Sie Outlook optimal ein!

Nutzen Sie die Gelegenheit, die ein brandneuer Computer mit sich bringt, und richten Sie sich Ihr Outlook gleich optimal ein. Das geht vergleichsweise schnell und spart Ihnen künftig garantiert viel Zeit bei nervigen Routinearbeiten ein! Hier haben wir Ihnen einige besonders praktische Anleitungen zusammengestellt:

Video-Tutorial: 🚀 Top 10 Outlook Tipps & Tricks für Fortgeschrittene

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