Arbeitsanweisung formulieren (inkl. Muster/Vorlagen)

Fragende Blicke, lange Gesichter und planloses „Herumgeeile” auf den Gängen – all das gibt es bei uns nicht mehr. Großen Anteil daran, dass wir strukturierter, schneller und auch zufriedener arbeiten, haben schriftliche Arbeitsanweisungen. Auf welche wir nicht mehr verzichten können und wie Sie diese ganz einfach selbst nutzen können, lesen Sie hier in unserem Blogbeitrag zur Arbeitsanweisung.

Lesedauer ca. 4 Minuten

1. Definition und Inhalte einer Arbeitsanweisung

Einfach gesagt beinhaltet eine Arbeitsanweisung (Englisch: work instruction) Details, wie eine ordnungsgemäße Ausführung einer bestimmten Arbeit, aussieht. Eine Arbeitsanweisung beschreibt verständlich, verpflichtend sowie verbindlich, wann, wo und auf welche Weise eine Tätigkeit auszuführen ist. Aus diesem Grund vermitteln Arbeitsanweisungen zumeist:

1. Zweck und Ziel der Arbeitsanweisung,
2. den Aufgabenbereich,
3. die Zuständigkeiten,
4. die Arbeitsschritte, deren Reihenfolge sowie Informationen, womit die Anweisung auszuführen ist,
5. die erforderlichen Qualifikationen,
6. die Schutzbestimmungen und Sicherheitsaspekte,
7. die Dokumentation der Tätigkeit (was, wo, wie, wer).

2. Arbeitsanweisungen – Wissen was zu tun ist

Wir möchten zu Beginn einmal Goethe bemühen, denn er hat so sehr recht, wenn er sagt:

„Es gibt nichts Schrecklicheres als eine tätige Unwissenheit.“ (Johann Wolfgang von Goethe)

Ja, dem ist tatsächlich so. Denn auf gut Glück etwas erledigen zu wollen, endet nahezu immer im Chaos. Wer nicht genau weiß, was er eigentlich tun möchte und wie er sein Ziel am besten erreicht, verliert Zeit, Lust und Nerven. Genau das erleben viele Menschen in deutschen Büros täglich.

3. Checkliste: Erstellung einer Arbeitsanweisung

Die folgenden W-Fragen können Ihnen dabei helfen eine Arbeitsanweisung (oder auch Arbeitsinstruktion) zu erstellen oder gegebenenfalls eine vorhandene Arbeitsanweisung zu verbessern:

Tipp: Falls Sie selbst Checklisten für Ihre Arbeitsanweisungen erstellen möchten, haben wir Ihnen in unserem Beitrag zum Thema „Checklisten erstellen” mehrere Anleitungen für verschiedene Programme erstellt.

4. Muster für Arbeitsanweisungen – So sind Sie langfristig erfolgreich

Wenn der Kopierer einen Papierstau hat, die Werbeprospekte ausgegangen sind oder eine Besprechung organisiert werden soll, sind Arbeitsanweisungen Gold wert. Denn wenn Sie einmal schriftlich festhalten, wie wiederkehrende Arbeitsabläufe funktionieren, dann findet sich jeder Mitarbeiter schnell und völlig selbstständig damit zurecht. Dann ist es auch kein Problem, wenn der Azubi oder der neue Mitarbeiter den Besprechungsraum vorbereiten soll oder die Vertretungskraft neues Werbematerial benötigt. Feste Spielregeln, nach dem Kaizen-Prinzip auch Standards genannt, erleichtern Ihnen den Alltag im Büro massiv. Wie das Kaizen-Prinzip grundsätzlich funktioniert, zeigt dieses kurze Erklärvideo:

(Dauer 01:42 Minuten)

Muster 1: E-Mail-Spielregeln

Die große Arbeitseffizienz-Studie, die Büro-Kaizen® in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule erstellte, zeigt, dass wir rund 13,5 Stunden wöchentlich mit E-Mails verbringen. Das sind über 2,5 Stunden am Tag nur für die Verarbeitung von E-Mails. Wir brauchen dazu nicht mehr sagen, oder? Dieses Gros an verschwendeter Zeit ist untragbar, denn wenn Sie hier optimieren, können Sie ab sofort mindestens drei Stunden wöchentlich einsparen.

Glücklicherweise ist es dank einfacher Arbeitsanweisungen schnell zu beseitigen. Wir haben für uns feste E-Mail-Spielregeln erarbeitet, an denen sich jeder Mitarbeiter orientieren kann. Fragen wie die nach der optimalen Betreffzeile oder dem richtigen Verteiler werden hier klar und knapp beantwortet, sodass jeder Einzelne bei seinen E-Mails deutlich Zeit einsparen kann. Wenn Sie solche Regeln auch für Ihr Unternehmen anlegen möchten, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.

Muster 2: Arbeitsanweisung für die Ablage

Wenn sie nicht gerade Mails schreiben oder lesen, verbringen viele Büroarbeiter ihre Zeit mit der Ablage von Dokumenten und Dateien. Eine einheitliche Arbeitsanweisung, die für jeden griffbereit und nachvollziehbar ist, hilft hier weiter. Investieren Sie einmalig Zeit, um sich eine Checkliste für die richtige Ablage zu überlegen, denn dies lohnt sich nachhaltig. Vor allem aber erleichtern diese einheitlichen Arbeitseinweisungen auch das Finden von Informationen, weil jeder nach dem gleichen System arbeitet. Hier im Blog erwarten Sie zahlreiche Anregungen, wie Sie Ihr Ablagesystem perfektionieren. Und auch für die digitale Ablagestruktur gibt es Muster-Arbeitsanweisungen.

Muster 3: Raum-Checklisten

Ob Besucherbewirtung oder das Vorbereiten des Besprechungszimmers: Klare Arbeitsanweisungen in Form schriftlicher Raum-Checklisten erleichtern Ihnen das Leben spürbar. Wenn Sie nicht jedes Mal überlegen müssen, welche Materialien im Besprechungsraum sinnvoll wären, sondern diese gleich griffbereit zur Hand haben, sparen Sie Zeit und stöhnen nicht frustriert auf, wenn diese Aufgabe Ihnen zufällt. Ein Beispiel für die optimale Ausstattung des Besprechungszimmers finden Sie hier. Wie immer gilt, dass Sie diese Arbeitsanweisung auf Ihr Unternehmen modifizieren dürfen.

Muster 4: Automatisierte Arbeitsanweisungen

Es gibt Fälle, in denen Sie die Arbeitsanweisungen komplett automatisieren können. Werbematerial, das nachbestellt werden müsste, ist so ein Beispiel. Wir arbeiten im Haus mit Kanban, das auf einen Blick zeigt, wenn der Bestand an Prospekten und Co. zu Ende geht und auf einer kleinen Kanban-Karte direkt die nächsten Arbeitsschritte vorgibt. Suchzeiten, Nachfragen und Missverständnisse kommen dank Kanban nicht mehr vor.

Wenn Sie mehr über dieses Prinzip erfahren möchten, lesen Sie gerne in diesem Blogbeitrag zum Nachfragen- und Verzögerungs-Minimizer Kanban nach. Auch im digitalen Umfeld können Sie Arbeitsanweisungen automatisieren und müssen nicht jedes Mal Einzelschritt für Einzelschritt gehen. Wenn Sie täglich mit Outlook und OneNote arbeiten, lohnen sich flinke Quickstepps. Wie Sie solche anlegen und viel Zeit sparen, sehen Sie in diesem Video:

(Dauer 05:37 Minuten)

5. Arbeitsanweisungen für wiederkehrende Tätigkeiten

Feste Arbeitsanweisungen für wiederkehrende Abläufe sind eine Qualitätssicherung und Orientierungshilfe zugleich. Sofern Sie feststellen, dass bestimmte Dinge sich immer wieder wiederholen und Sie einen guten Workflow gefunden haben, halten Sie diesen in Form einer Checkliste oder Arbeitsanweisung fest. Das erleichtert allen im Team die Arbeit und zahlt sich Tag für Tag aus. Denn dann weiß jeder, was er zu tun hat und auch neue Mitarbeiter finden sich schnell in für sie neuen Abläufen zurecht.

6. Vor- und Nachteile von Arbeitsanweisungen

Zum Schluss haben wir Ihnen die Vor- sowie Nachteile einer Arbeitsanweisung aufgeführt. Aufgrund der Vielzahl an Vorteilen würden wir Ihnen die Erstellung von Arbeitsanweisungen wärmstens empfehlen.