Kaizen Prinzip: Definition, Anwendung und praktische Beispiele für kontinuierliche Verbesserung

„Daiji no mae no shōji“ lautet ein japanisches Sprichwort. Es bedeutet übersetzt so viel wie „Wer Großes will, muss zuerst das Kleine tun“. Kein Wunder also, dass unsere asiatischen Mitmenschen so effiziente Unternehmen auf die Beine stellen. Aber wie kriegen sie kontinuierliche Verbesserung und ständige Effizienzsteigerung unter einen Hut? Ganz einfach: Mit dem Kaizen Prinzip. Erfahren Sie in unserem Blog mehr über das japanische Erfolgsgeheimnis!

Lesedauer ca. 5 Minuten

1. Kaizen Bedeutung: Was ist das Kaizen Prinzip?

Kaizen spiegelt einerseits eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, als auch ein methodisches Konzept zur kontinuierlichen Verbesserung wider. Dabei steht „Kai“ im Japanischen für „Veränderung“ und „Zen“ für „zum Besseren“. Als Managementkonzept wurde Kaizen nach dem 2. Weltkrieg von dem japanischen Autohersteller Toyota entwickelt. Kern des Konzepts ist die Einbeziehung der Mitarbeiter in den ständigen Wandel, die Entwicklung ihrer Kompetenzen sowie verschiedene systematische Methoden. Das Unternehmen erzielte seitdem beträchtliches Wachstum und arbeitet noch heute damit.

Bei diesem Prinzip sollen vor allem die Ressourcen: Zeit, Geld und Nerven eingespart und verändert werden. Mit Kaizen soll die Qualität Ihres Unternehmens kontinuierlich, das heißt also ständig, verbessert werden. Damit das funktioniert, muss auf allen Ebenen zusammengearbeitet werden – von der Strategie der Chefetage bis zur helfenden Hand, die das Papier für den Drucker nachlegt. Der Gedanke dahinter: Nichts ist perfekt, das Leben befindet sich ständig im schrittweisen Wandel und deshalb ist das Potential zur Verbesserung unendlich.

2. Das Kaizen Prinzip einfach erklärt (inkl. Beispiele)

Das Kaizen Prinzip beruht auf der ganzheitlichen Steigerung von Qualität in Ihrem Unternehmen. Qualität bedeutet hierbei nicht nur, dass Sie ein gutes Produkt verkaufen. Die hohe Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, die Optimierung der Arbeitsprozesse sowie die Verbesserung der Stellung auf dem Markt stehen ebenfalls auf der Agenda. Integrieren Sie den KVP, den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess, in die Führung und das Management Ihres Unternehmens.

Werkzeuge des Kaizen Prinzips: Die 5 S Methode

Aber wie überträgt man Kaizen nun auf den Schreibtisch und den Arbeitsplatz der Mitarbeiter? Durch 5 praktische Durchführungsregeln. Dabei haben sich diese 5 „S“ etabliert.

1. Seiri
   Ordnung schaffen: Entfernen Sie alles nicht Notwendige von Ihrem Arbeitsbereich!
2. Seiton
   Ordnungsliebe: Ordnen Sie die Dinge und bewahren Sie sie an ihrem richtigen Platz auf!
3. Seiso
   Sauberkeit: Halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber!
4. Seiketsu
   Persönlicher Ordnungssinn: Machen Sie diese 5 „S“ durch Festlegen von Standards zur Gewohnheit!
5. Shitsuke
   Disziplin: Machen Sie Sauberkeit und Ordnung zu Ihrem persönlichen Anliegen!

Beispiel: Anwendung des Kaizen Prinzips im Büro

Wir haben Ihnen hier einmal ein Beispiel zum Kaizen Prinzip in einer Büroumgebung erstellt, um Ihnen das Prinzip zu veranschaulichen.

1. Schritt: Analyse

   Als erstes werden alle einzelnen Schritte eines Prozesses aufgeführt und anschließend analysiert. Dabei muss vor allem auf den Zusammenhang der einzelnen Schritte geachtet werden.

2. Schritt: Verbesserungspotenziale

   Nach der Analyse folgt die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen. Hierbei finden Sie beispielsweise folgende Verbesserungsmöglichkeiten:

   • Hoher Papierverbrauch durch das Drucken von Dokumenten.
   • Komplikationen/Ressourcenverschwendung bei der Kommunikation und Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen.

3. Schritt: Mitarbeiterbeteiligung

   Dieser Schritt ist wichtig für die Akzeptanz der Mitarbeiter hinsichtlich der Veränderungen durch das Anwenden des Kaizen Prinzips. Hier ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter Ideen und Verbesserungsvorschläge zu den Büroabläufen zu äußern, z. B.:

   • Die verschiedenen Dokumente digitalisieren und von überall zugänglich ablegen.
   • Einführung oder Nutzung einer digitalen Plattform für die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

4. Schritt: Umsetzung

   Die zuvor gesammelten Vorschläge werden umgesetzt, sofern Sie eine Verbesserung der Abläufe ermöglichen. Das bedeutet in unseren Beispielen:

   • Die Dokumente werden digitalisiert und zentral abgelegt.
   • Die digitale Plattform wird eingeführt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

5. Schritt: Überprüfung

   Sie sollten die Auswirkungen der umgesetzten Verbesserungen überprüfen bzw. überwachen. In unseren beiden Fällen könnten folgende Ergebnisse aufgetreten sein:

   • Der Verbrauch von Papier verringert sich um 30 %.
   • Die Zusammenarbeit und Kommunikation der Abteilungen verbessert sich, wodurch Projekte effizienter abgeschlossen werden.

6. Schritt: Weiterentwicklung

   Auf Grundlage der Ergebnisse und weiteren Feedbacks der Mitarbeiter nehmen Sie nun in diesem Schritt weitere Anpassungen vor.

   • Sie digitalisieren und optimieren weitere Dokumente für die digitale Bearbeitung.
   • Sie halten regelmäßig Trainings zur Nutzung der digitalen Plattform ab, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter diese Plattform effektiv nutzen können.

Die Anwendung des Kaizen Prinzips trägt insgesamt dazu bei, dass die Abläufe im Büro effizienter gestaltet und somit die Effizienz und Produktivität im Büro gesteigert werden.

Praxisbeispiel: Kaizen Prinzip bei tempus

Selbstverständlich haben wir es uns zum Ziel gesetzt, Kaizen sowohl in unseren eigenen Arbeitsalltag zu integrieren als auch anderen Unternehmen dabei zu helfen das Kaizen Prinzip anzuwenden. Wir arbeiten kontinuierlich daran uns zu verbessern und machen dies auch sichtbar. Im Büro unserer Schwesterfirma tempus haben wir mehrere Röhren aus Plexiglas aufgestellt. Diese sollen die Kennzahlen von bestimmten Themen visualisieren. Hat tempus sein Monatsziel erreicht, wird es durch die eingeworfenen Bälle veranschaulicht. Diese haben eine motivierende Signalwirkung auf die Mitarbeiter. Gerne können Sie hier nachlesen, wie Prozessvisualisierung bei der Erreichung von Unternehmenszielen hilft.

3. Die Kaizen Regeln für Ihr Unternehmen

Spielregeln sind für das Kaizen Prinzip ein wichtiger Träger der Kommunikation untereinander. Nicht nur die 5 „S“ helfen Ihnen dabei, Kaizen in Ihr Unternehmen zu integrieren, sondern auch eine einfache und klare Regel zu Strategien.

Erst wenn Sie die wirkliche Ursache für ein Problem kennen und diese gemeinsam mit den Mitarbeitern gefunden haben, wird eine Lösung erarbeitet und umgesetzt. Diese Lösung sollte von Dauer sein und für jeden „Akten-Fall“ funktionieren. Vermeiden Sie Notlösungen, sondern arbeiten Sie gezielt eine umfassende Lösung aus.

Regel Nr. 1: Das Kaizen Prinzip nachhaltig integrieren

Kaizen wird im Japanischen selbst nicht als alltäglicher Vorgang angesehen. Vielmehr ist es zu einem Event geworden. Daher auch der Begriff des Kaizen Prinzips. Es ist eine Methode, die natürlich auf vielerlei Lebens- und Arbeitsbereiche übertragen werden kann.

Für Unternehmen ist es jedoch ein guter Anfang Kaizen zum alltäglichen Verhalten im Büro machen zu wollen – vergessen Sie einen Kaizen-Tag oder ein Kaizen-Seminar. Nur wenn Kaizen vollständig in den Arbeitsalltag integriert ist, wird es Erfolg bringen. Dabei müssen sich alle Mitarbeiter an einer Umsetzung auf Dauer beteiligen.

Regel Nr. 2: Wie Kaizen den Wert Ihrer Firma steigert

Ganz klar: Gutes Arbeitsklima, zufriedene Mitarbeiter sowie ein effizientes Management sind das A und O für die Steigerung des Firmenwerts. Auch hierbei wird Ihnen Kaizen helfen. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein, und zwar so, dass sie öfter Eigeninitiative ergreifen. Erschaffen Sie systematische Anreizsysteme und fördern Sie dadurch die Motivation. Glauben Sie uns, das wird sich am Ende betriebswirtschaftlich rechnen!

Mit der Toyota Formel können Sie ganz einfach den Wert Ihrer Firma errechnen:

Firmenwert = Anzahl der Mitarbeiter x Fähigkeiten x Motivation

Regel Nr. 3: Machen Sie Kaizen sichtbar!

Mitarbeiter einmal zu motivieren ist das eine, sie aber dauerhaft zu motivieren ist das andere. Hat sich eine Optimierung als gut und gewinnbringend herausgestellt, zeigen Sie das ruhig Ihren Mitarbeitern. Feiern Sie den neuen Standard!

Das Visualisieren von Erfolgen hat den sogenannten Leuchtturm-Effekt für die Mitarbeitermotivation. Als Leuchtturm können dabei Menschen, Unternehmen oder Organisationen gesehen werden. Sie haben quasi einen „Experten-Status“ und andere hören ihnen gerne zu. Geben Sie einem Mitarbeiter ein gutes Feedback zu einer eigenen Idee oder stellen Sie Nachfragen, entsteht dieser „Experten-Status“. Ihr Mitarbeiter wird motiviert sein, diesen Status auch weiterhin innezuhaben.

4. Kaizen Prinzip: Vor- und Nachteile

Wie jede Methode hat auch das Kaizen Prinzip gewisse Vor- sowie Nachteile. Nachfolgend haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte aufgeführt.

Das Kaizen Prinzip kann in jedem Unternehmen und in jeder Branche angewendet werden. Die Vorteile überwiegen hier in jeder Hinsicht. Falls Sie Hilfe beim Finden und Umsetzen von Verbesserungspotenzialen und der Integration von Kaizen in Ihrem Unternehmen brauchen, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.