Word in PDF umwandeln: Leicht und effizient erledigt

Wenn Sie ein Word-Dokument in ein PDF umwandeln, dann schützen Sie damit den Inhalt vor weiteren Änderungen. Das betrifft nicht nur Textänderungen, sondern auch das Textlayout. Denn PDFs werden unabhängig vom Betriebssystem oder der Plattform immer gleich angezeigt. Aber auch die umgekehrte Richtung ist möglich: PDF-Dateien lassen sich in ein Word-Dokument umwandeln – und mit einer kostenlosen Handy-App können sogar bereits ausgedruckte (PDF-)Dokumente schnell und einfach direkt in eine bearbeitbare Word-Datei umgewandelt werden.

Vorteile des Dateityps PDF

Der Dateientyp PDF (Portable Document Format, auf Deutsch: transportables Dokumentenformat) wurde 1993 von Adobe Systems entwickelt. Das Dateiformat geht auf das ältere PostScript-Format zurück. Damit wird sichergestellt, dass ein digital verfasster Text immer in dem Original-Format angezeigt und ausgedruckt wird, in dem es der Autor ursprünglich verfasst hat. Und das unabhängig von den verschiedenen Softwareprogrammen, Hardwaregeräten und Betriebssystemen.

Das PDF-Format bietet drei große Vorteile für Onlineveröffentlichungen aller Art:

• Das PDF-Dokument kann von den Lesern nicht mehr verändert werden
• PDFs werden plattformunabhängig immer gleich und exakt so dargestellt, wie es der Autor beabsichtigt hat (egal ob auf Windows, Mac- oder Linux-Computern, Tablets oder Handys) und
• in PDFs können weitere Sicherheitsmaßnahmen eingestellt werden, um den Lesern z.B. das Ausdrucken oder Kopieren des Textes zu verhindern oder eine Passwortabfrage für das Öffnen des Dokuments einzurichten.

Weitere Fakten zum PDF-Dateiformat in der Kurzübersicht:

• Die vektorbasierte Seitenbeschreibungssprache des PDF-Formats verhindert zuverlässig ansonsten häufig auftretende Konvertierungsfehler, z.B. beim Zeilenumbruch, Umlaute, Abstand, Ausrichtung und Leerzeichenfehler.
• Seit 2007/08 ist PDF ein ISO-genormter und offener Standard. Daher gibt es mittlerweile viele Free-Konverter-Programme, die zwischen Word- (.docx) und PDF-Format (.pdf) umwandeln können. Und auch in Microsofts Textverarbeitungsprogramm Word wurde diese Funktion mittlerweile standardmäßig integriert.

Word-Datei beim Abspeichern in ein PDF umwandeln

In Word können Sie beim Abspeichern eines Dokuments ganz einfach den Dateityp PDF auswählen. Dann wird Ihre Docx-Datei direkt in eine PDF-Datei umgewandelt.

• Klicken Sie dafür auf die Registerkarte → Start und im Menü links auf den Befehl → Speichern unter.
• Klicken Sie dann auf das Häkchen ganz rechts, um sich alle Dateiformate anzeigen zu lassen, in denen Sie Word abspeichern können, und wählen Sie PDF (*.pdf).

Exportieren von Word-Datei in ein PDF-Format

Noch einen Tick schneller kommen Sie mit dem Exportieren ans Ziel. Das ist quasi der Schnellzugriff in Word für das Umwandeln in ein PDF-Dokument.

• Klicken Sie auf die Registerkarte → Datei und dann im Menü links auf → Exportieren.
• Wählen Sie → PDF/XPS-Dokument erstellen, geben Sie im anschließenden Dialogfenster den Speicherpfad an und bestätigen Sie mit → Veröffentlichen. Fertig.

Word-Dateien mittels gratis PDF-Konverter umwandeln und bearbeiten

Es gibt zahlreiche kostenlose PDF-Konverter und Umwandlungsprogramme. Diese warten meist mit einigen nützlichen Zusatzfunktionen auf, wie z.B. das Zusammenführen von mehreren PDF-Dokumenten oder das Einfügen neuer PDF-Seiten in ein bestehendes Dokument. Die entsprechenden Programme finden Sie in den einschlägigen Online-II-Magazinen wie Chip, Heise oder CT. Am beliebtesten sind:

• Programme zum PDF umwandeln: z.B. eDocPrintPro, FreePDF, PDF24 Creator und PDF-Front.
• Weitere Programme zum PDF-bearbeiten: z.B. 7-PDF, Adobe Acrobat, FlexiPDF, Foxit Reader, Nitro PDF Professional, online2pdf, PdfEditor, PDF Split and Merge und PDF-XChange Editor.

Ausgedruckte PDFs per gratis Handyscanner in Word zurück umwandeln

Microsofts Textverarbeitungsprogramm Word bietet Ihnen auch eine einfache Möglichkeit für den umgekehrten Weg, also eine PDF-Datei in einen Word-Text umzuwandeln. Dafür müssen Sie Word lediglich öffnen, auf → Datei und → Öffnen klicken und die betreffende PDF-Datei auswählen. Allerdings kommt es dann bei der Konvertierung häufiger zu Formatierungsfehlern im Text und auch nicht alle Textpassagen werden zuverlässig erkannt (z.B. bei in den Text integrierten PowerPoint-Folien). Eine ausgezeichnete automatische Texterkennung besitzt hingegen die Office Lens. Mit dieser Handy-App können Sie sogar bereits ausgedruckte Text- und PDF-Dokumente in ein bearbeitbares Word-Dokument umwandeln!

• Microsofts kostenlose Handy-Scanner-App „Office Lens“ scannt ausgedruckte Dokumente (Flyer, Poster, Handouts) direkt nach Excel, OneNote, PowerPoint oder Word.
• Die automatische optische Zeichen- und Texterkennung erkennt dabei zuverlässig alle Zeichen und Symbole und wandelt auch Formatierungen wie Überschriften, Fettdruck, Tabellen und PowerPoint-Diagramme in die entsprechenden Office-Elemente um.

Büro-Kaizen Video: Microsoft Word-Tutorial für Einsteiger (deutsch)

(Dauer 25:47 Minuten)

Inhalte des Videos:

1. Einleitung 00:00 
2. Wie bekomme ich Word? 00:19 
3. Startbereich & Übersicht 02:10 
4. Start-Registerkarte 03:46 
5. Einfügen-Registerkarte 12:30 
6. Layout- Registerkarte 17:09 
7. Referenzen-Registerkarte 20:10 
8. Word als PDF speichern 22:46 
9. Tipps für Fortgeschrittene 25:22