Einer der größten Zeitfresser im modernen Büroalltag ist das massenhafte abarbeiten von E-Mails. Nur ein Viertel der Beschäftigten bekommt heutzutage noch weniger als 20 E-Mails am Tag. Der Durchschnitt liegt bei 36 Nachrichten pro Tag (Quelle: Gemeinsame Studie von Büro Kaizen® und der AKAD Hochschule). Die Verarbeitung einer solchen E-Mail-Flut benötigt im Schnitt bis zu 2 Stunden. Das ist mehr als ein ganzer Arbeitstag pro Woche! Und das kontinuierlich jeden Tag aufs Neue. Die gute Nachricht dabei ist: Hierin liegt eines der größten und am leichtesten zu hebenden Effizienzpotenziale für Zeitersparnis.
(Lesedauer ca. 5 Minuten)
Inhaltsverzeichnis
1. Wo geht die meiste Zeit bei der E-Mail Bearbeitung verloren?
Bei 36 E-Mails am Tag und 180 pro Woche haben schon kleine Verbesserungen eine große Wirkung. Und je mehr E-Mails Sie erhalten, desto größer ist auch der zeitsparende Effekt. Die meiste Zeit geht üblicherweise bei der Bearbeitung der einkommenden E-Mails im Posteingang verloren. Denn einige E-Mails werden gleich erledigt, während andere so lange im Posteingang oder einem Unterordner belassen werden, bis wir die Zeit haben, uns mit dem Inhalt und der damit verbundenen Aufgabe auseinanderzusetzen. Die Folge ist, dass wir diese E-Mails dann nicht nur einmal in die Hand nehmen, sondern den Betreff und den Inhalt jedes Mal aufs Neue überfliegen müssen. Und das kostet bei jedem Mal aufs Neue unnötig Zeit und Konzentration. Viel schneller geht es mit der 5-Schritte-Regel. Damit muss jede E-Mail genau nur ein einziges Mal in die Hand genommen werden. Der Grund dafür ist ganz einfach: Es gibt rein logisch betrachtet nur 5 verschiedene Möglichkeiten, was Sie mit einer E-Mail anfangen können. Nutzen Sie das aus und stellen Sie sich darauf ein, so sparen Sie sich sehr viel unnötige Mehrarbeit!
Die tägliche Bearbeitungszeit für E-Mails steigt rasant an
Unsere aktuelle Studie zur Arbeitseffizienz gemeinsam mit der AKAD-Hochschule macht deutlich: Seit 2013 steigt die Bearbeitungszeit für E-Mails stetig an. Inzwischen verbringen Mitarbeiter rund 60 % mehr Zeit für die tägliche E-Mail-Bearbeitung. Fragen Sie sich als Führungskraft, was das für Ihre Mitarbeiter bedeutet.
2. Die 5-Schritte-Regel für eine effiziente E-Mail-Verarbeitung
Tatsächlich gibt es rein logisch betrachtet nur 5 verschiedene Möglichkeiten, was man mit einer E-Mail anfangen kann. Entscheiden Sie sich daher gleich beim erstmaligen Durchlesen einer E-Mail für eine der Möglichkeiten – und ersparen Sie sich damit ein unnötiges zweites Durchlesen zu einem späteren Zeitpunkt.
1. Löschen
Irrelevantes wird sofort gelöscht.
Nicht alle E-Mails enthalten wichtige Informationen oder konkrete Aufgaben für uns. Diese müssen weder aufbewahrt noch bearbeitet werden. Löschen Sie solche E-Mails immer gleich nach dem erstmaligen Überfliegen des Inhalts. Sonst laufen Sie Gefahr, die E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal lesen zu müssen, was unnötig Zeit und Konzentration kosten würde.
2. Weiterleiten
E-Mails, die für andere interessant oder für die diese Mails zuständig sind, werden sofort weitergeleitet.
Wenn Sie für die Bearbeitung einer E-Mail nicht zuständig sind, und/oder andere von dem Inhalt informiert werden müssen, dann leiten Sie diese E-Mail immer gleich an die betreffenden Personen weiter. Das ist schnell erledigt. Falls Sie dies auf später verschieben, müssen Sie den Betreff und die E-Mail unnötigerweise ein zweites Mal überfliegen.
3. Archivieren
Wichtige E-Mails ohne konkrete Aufgaben werden in einen Archiv-Ordner verschoben.
Wenn eine E-Mail zwar wichtige (Hintergrund-)Informationen enthält, aus denen sich aber kein konkretes To-Do für uns ergibt, dann wird diese E-Mail sofort in einen Archiv-Ordner verschoben. So bleibt Ihr Posteingang aufgeräumt und Sie haben einen guten Überblick über alle aktuellen E-Mails.
4. Bearbeiten und erledigen
Kurze Aufgaben mit geringem Aufwand werden im Idealfall gleich erledigt.
Wenn sich aus einer E-Mail eine konkrete Aufgabe für Sie ergibt, müssen Sie einfach abschätzen, ob Sie dafür mehr oder weniger als 5 Minuten Arbeitszeit benötigen werden. Bei allem, was in unter 5 Minuten erledigt werden kann, ist die sofortige Umsetzung effizienter. Denn allein der Aufwand, sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut in die E-Mail und das To-Do eindenken zu müssen, wäre fast schon größer, als das einfach schnell sofort zu erledigen.
5. Terminieren
Größere Aufgaben werden für einen späteren Zeitpunkt in den Wochenplan eingeplant.
Alles, was länger als 5 Minuten zum Bearbeiten braucht, kommt auf die Aufgabenliste (Wochenplan). Der große Vorteil: In Outlook können Sie eine E-Mail per Mausklick direkt in eine Aufgabe oder einen Termin umwandeln. Auf diese Weise haben Sie nicht nur die notwendige Bearbeitungszeit eingeplant bzw. reserviert, Outlook speichert Ihnen auch gleich die in der E-Mail enthaltenen Aufgabendetails automatisch mit ab! So können Sie später einfach mit der Aufgabe beginnen (oder den Termin anklicken), ohne sich auf der Suche nach der betreffenden E-Mail durch Ihr Postfach wühlen zu müssen. Wie Sie eine E-Mail mithilfe eines QuickSteps mit nur einem Klick in eine Aufgabe oder einen Termin umwandeln können, lesen Sie hier: Die E-Mail-Flut meistern: Mit den QuickSteps zur Turbo-Verarbeitung!
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihren Posteingang bis zum Ende des Arbeitstages abzuarbeiten – egal ob direkt erledigen oder terminieren.
3. Die 1-Thema-pro-Mail-Regel erleichtert die Bearbeitung der eintreffenden Mails im Posteingang
Es ist nicht unbedingt ein Muss, kurze E-Mails zuschreiben. Viel wichtiger ist es, nicht alle Fragen und Informationen in einer E-Mail unterzubringen. Deshalb gibt es die 1-Thema-pro-Mail-Regel. So wird keine E-Mail zu komplex – für beide Seiten, Absender und Empfänger. Denn angenommen der Empfänger kann nur auf zwei von vier Themen der Mail direkt antworten, erhalten Sie diese antworten ebenfalls erst dann, wenn auch die anderen beiden Fragen beantwortet werden können. Die Folge: Die E-Mail liegt unnötig lange unbeantwortet im Posteingang.
4. Verwenden Sie einen eindeutigen Betreff für Mails
Auch hier gilt: Eine klare Betreffzeile hilft dem Sender, sowie dem Empfänger. Der Adressat weiß sofort worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen (z. B. Kunde, Projektnummer, Vorhaben). Zudem erleichtert es später das schnellere Finden einer Nachricht und die Outlook-Suchfunktion kann einfach angewandt werden. Falls Sie sich jedes mal Fragen, wie Sie den Betreff Ihrer Mail am besten formulieren können, haben wir hier Tipps und Regeln zum Formulieren einer Betreffzeile.
Den E-Mail-Betreff nachträglich bearbeiten
Wussten Sie, dass Sie die Betreffzeile einer E-Mail nachträglich bearbeiten können? Wenn Sie die entsprechende E-Mail öffnen und einen Doppelklick auf die Betreffzeile machen, können Sie den Betreff einfach erweitern, kürzen oder ganz austauschen. Nicht nur die Betreffzeile, sondern auch die Nachricht einer E-Mail lässt sich bearbeiten. Navigieren Sie dazu im Reiter → Nachricht zu den → Aktionen im Bereich → Verschieben. Dort können Sie → Nachricht bearbeiten auswählen und schon erscheint ein Cursor im Textbereich.
5. Tipp: Die E-Mail-Flut am besten Blockweise am Stück abarbeiten
Verarbeiten Sie Ihre E-Mails blockweise. Dann werden Sie nicht jedes Mal aus Ihrer Arbeit herausgerissen, wenn eine neue E-Mail in Ihr Postfach eintrifft. Deaktivieren Sie hierfür in Ihrem Outlook die Benachrichtigung für neue E-Mails (→ Datei → Optionen → E-Mail → Entfernen Sie alle Haken im Bereich → Nachrichteneingang). Reservieren Sie sich dann zwei oder drei Mal pro Tag eine halbe Stunde, in denen Sie alle neuen E-Mails konzentriert am Stück nach der 5-Schritte-Regel verarbeiten. Sorgen Sie dafür, dass Sie in diesen halben Stunden nach Möglichkeit nicht von unnötigen Unterbrechungen gestört werden.
6. Inbox Zero mit Outlook: Jeden Abend ein leerer Posteingang!
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(Dauer 07:35 Minuten)
