Outlook E-Mail-Ablagesystem mit Ordnerstruktur

E-Mails sind ein unglaublich schnelles Kommunikationsmittel – sorgen aber auch unglaublich schnell für Chaos am Arbeitsplatz. Ganz einfach, weil Sie auf den ersten Blick nicht als störender Aktenstapel auf dem Schreibtisch auffallen, sondern unscheinbar im Posteingang schlummern.

1. Die E-Mail-Ablage in Outlook

Es gibt zwei Extreme wie E-Mails häufig in Outlook abgelegt und archiviert werden:

Ablagemöglichkeit 1: Ordnerstruktur

Viele Menschen sind es gewohnt die einkommenden E-Mails sorgfältig in einen Ordnerbaum aus Überordnern und Unterordnern zu archivieren. Dabei handelt es sich oftmals um viele Unterordner zu Projekten, Kunden, Mitarbeitern… Bei unseren Kunden haben wir teilweise schon bis zu 500 Ordnern gesehen.

Das kann natürlich zu Verwirrungen und langen Suchzeiten führen. Zusätzlich können Zuordnungsprobleme auftreten, wenn man für jede E-Mail einen passenden Ordner finden möchte, was viel Zeit kostet. Es kann vorkommen, dass eine E-Mail keinem Ordner zugeordnet werden kann und ein neuer Ordner erstellt werden muss. Im Gegensatz dazu können manche E-Mails vielleicht in mehrere Ordner passen. Diese werden nun kopiert und in den jeweiligen Ordnern archiviert (bspw. passt eine E-Mail zu einem Projekt, das Sie gemeinsam mit einem Kollege betreuen und wird somit in beiden Ordnern abgelegt). Ein weiterer Nachteil ist, dass das Durchsuchen eines verschachtelten Ordnerbaums nach einer bestimmten E-Mail oder einem bestimmten Anhang viel Zeit kostet – besonders, wenn man sich nur lückenhaft an die Details erinnert.

Ablagemöglichkeit 2: „Chaotisches“ Archiv

Im Vergleich dazu haben heutzutage immer mehr Menschen nur noch einen Ordner in dem Sie alle E-Mails ablegen – ein „chaotisches“ Archiv. Wenn Sie später eine E-Mail brauchen, nutzen Sie die Suchfunktion die Outlook anbietet, ähnlich wie die Google-Suchmethode. Im Ergebnis benötigen Sie neben Ihrem Posteingang für aktuelle E-Mails nur noch einen einzigen Ordner, Ihr Archiv. Über die Suchfunktion kann Ihnen Outlook dann flexibel jeden gewünschten „Ordner“ aus Ihrer Suchanfrage zusammenstellen, den Sie gerade benötigen (ohne diesen jemals angelegt zu haben). Dieses Ablagesystem ersetzt den klassischen Ordnerbaum und passt sich flexibel Ihrem jeweiligen Fokus an. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Ablage um einiges schneller geht und mit nur einem Mausklick erledigt ist. Das macht allerdings nur dann Sinn, wenn man die Suchfunktion auch beherrscht.

7 Gründe im Überblick, die für einen „chaotischen“ Archiv sprechen

1. Die Pflege einer Ordner-Struktur ist zeitaufwendig. Mit der Suchfunktion kann man jede E-Mail in maximal 10 Sekunden finden.
2. Für Sie entfällt der Entscheidungszwang, in welchen Ordner eine mehrfach passende E-Mail verschoben werden soll.
3. E-Mails, die noch bearbeitet werden müssen, sind auf der Aufgabenliste terminiert. E-Mails im Archiv-Ordner sind erledigt.
4. Wichtige E-Mails sind in OneNote einem Projekt zugeordnet → keine Doppelstruktur
5. Es gibt nur noch den Ordner „Archiv“, der sich über die Suchfunktion flexibel an Ihre jeweilige Anfrage anpasst.
6. Mit der Suchfunktion bekommen Sie immer genau den „virtuellen Ordner“ angezeigt, den Sie gerade brauchen (z. B. alle E-Mails von XY, Projekt A1, mit dem Betreff „…“ oder dem Anhang YZ), ohne sich dafür durch eine verschachtelte Ordnerstruktur klicken zu müssen.
7. Der Order „Archiv“ erleichtert Ihnen zudem auch die Nutzung der QuickSteps für eine automatische E-Mail-Verarbeitung nach der 5-Schritte-Regel. Dies ist wesentlich, um selbst große E-Mail-Aufkommen schnell und einfach abarbeiten zu können.

Sie müssen sich für keins der beiden Extreme entscheiden. Viele Menschen arbeiten mit einer Mischung aus Orderstruktur und Suchfunktion, z. B. ein Archivordner für die Masse der Mails und 2-3 Unterordner für wichtige Projekte. Überlegen Sie sich am besten am Anfang welchen Ordnern Sie nahezu alle E-Mails unterordnen können, ohne weitere hinzuzufügen.

2. Ablagemöglichkeit 1: Strukturierte E-Mail-Ablage in Outlook (mithilfe von Unterordnern)

Wenn Sie mit einem strukturierten E-Mail-Ablagesystem arbeiten wollen, sollten die Ordner übersichtlich und schnell zu finden sein. Unsere Grundregeln sind:

• Die Ordnerstruktur sollte nicht zu tief sein (gleiche Ordner zu Unterordnern gruppieren, z. B. Projekte, Kunden, Lieferanten…), wie bei einem Vertikalisten. Dort besteht die Ablage hauptsächlich aus vielen Unterordnern.
• Es sollte allerdings auch keine allzu breite Struktur sein (die Hauptordner nur auf die wichtigsten reduzieren).
• Regelmäßig durchschauen, ob man noch alle Ordner benötigt (abgeschlossene Projekte können beispielsweise ins Archiv verschoben werden) und ob es Doppelungen gibt.

Wenn Sie eine neue Struktur erstellen möchten, können Sie das auch über das 7-Ordner-System machen. Dabei legen Sie fest, dass in jedem Ordner nur 7 weitere Unterordner sein dürfen (In der zweiten Ordnerebene wären es dann maximal noch 49 Ordner). Das erleichtert Ihrem Auge das Scannen und das Arbeitsgedächtnis kann die Informationen besser aufnehmen.

Beispiel für Ihre Ablage mit dem 7-Ordner-System

1. Grundlagen/Persönliches
2. Finanzen
3. Personal
4. Projekte
5. Marketing
6. Weiterbildung
7. Wissensdatenbank

3. Ablagemöglichkeit 2: „Chaotische“ E-Mail-Ablage in Outlook (mithilfe der Outlook-Suchfunktion)

Die Suchfunktion in Outlook ist schnell, präzise und zuverlässig. Dafür werden die Inhalte aller E-Mails in einem Volltextindex erfasst. So kann Outlook einen stets aktuellen „Suchordner“ mit allen passenden E-Mails zusammenstellen, egal ob sich die Suchbegriffe im Adressfeld, im Betreff, im Nachrichtentext oder im Anhang wiederfinden. Mit Hilfe der One-Click-Schaltflächen direkt über der Eingabezeile lässt sich die Suche bei Bedarf schnell und einfach eingrenzen, z. B. dass der Suchbegriff nicht im Nachrichtentext der E-Mail, sondern nur im Betreff vorkommen soll.

Schritt 1: Die Outlook Suchfunktion öffnen

Klicken Sie in Ihrem Posteingang auf die kleine Suchzeile direkt über den angezeigten E-Mails. Dadurch öffnet sich in der Menüleiste darüber automatisch die Registerkarte „Suche“ mit einigen nützlichen One-Click-Schaltflächen für den Schnellzugriff.

Schritt 2: Die Suche mit nur einem Klick eingrenzen

Es gibt immer etwas, an das man sich bei einer gesuchten E-Mail erinnern kann, sei es der Name des Absenders, das Unternehmen, der Zeitraum oder ein Schlagwort im Betreff bzw. im Anhang. Tippen Sie den Suchbegriff in die Suchzeile ein und klicken Sie dann zur Verfeinerung der Suche auf das entsprechende Symbol in der Menüleiste direkt darüber, z. B.:

• „Von“: Es werden nur die E-Mails von einem bestimmten Absender angezeigt (ohne die E-Mails an oder über diesen).
• „Betreff“: Outlook zeigt nur die E-Mails an, die das Suchwort im Betreff aufweisen (und nicht nur z. B. im Textabschnitt).
• „Hat Anlagen“: Auf diese Weise werden Ihnen ausschließlich E-Mails zu dem Suchschlagwort angezeigt, die einen Anhang besitzen.
• „Diese Woche“: Mit einem Klick auf das kleine Pfeilsymbol neben → Diese Woche können Sie einen bestimmten Zeitraum auswählen, auf den Sie die Suche einschränken möchten.
• „Gesendet an“: Damit werden nur die E-Mails angezeigt, die Sie an einen bestimmten Empfänger gesendet haben.

Schritt 3: Suchbegriffe kombinieren, ausschließen und weiter verfeinern

Die Suchfunktionen von Outlook können zudem auch noch miteinander kombiniert werden. Dadurch wird Ihr Suchergebnis noch präziser:

• Kombinieren Sie einfach verschiedene Suchbegriffe oder klicken Sie mehrere Suchfunktionen an, um z. B. nur nach den E-Mails eines bestimmten Absenders zu suchen, die zugleich auch einen Anhang besitzen.
• Um ein Schlagwort von den Suchergebnissen auszuschließen, tippen Sie einfach ein NICHT in Großbuchstaben zwischen den Suchbegriff und das auszuschließende Wort, z. B.: „Mustermann NICHT Max“. Dann zeigt Ihnen Outlook alle Inhalte mit, über und von „Mustermann“ an, ohne all die E-Mails, die einfach nur den Platzhalter „Max Mustermann“ irgendwo im Text verwenden.
• Mit einem Klick auf das grüne Plus-Symbol → Weitere in der Menüleiste rechts öffnet sich eine Dropdown-Liste mit vielen weiteren Möglichkeiten zur Einschränkung der Suchanfrage.
• Um gezielt nach Aufgaben, Dateien, Kontakten, Notizen oder Terminen zu suchen, bietet Outlook eine „erweiterte Suchfunktion“ an. Klicken Sie dafür in der Registerkarte → Suchen einfach etwas weiter rechts auf die Schaltfläche → Suchtools und in der Dropdown-Liste auf → Erweiterte Suche.

4. Beratungspraxis: Suche nach Mails kostet 1/3 der täglichen Arbeitszeit

Die Langzeitstudie, die wir in Zusammenarbeit mit der AKAD-University erhoben haben, hat ergeben, dass ca. ein Drittel der täglichen Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter für das Suchen von E-Mails verwendet wird. Das sind 1,5 Tage in der Woche, die Ihr Mitarbeiter nur mit der Suche nach Mails verbringt, statt sich z. B. um die wichtigen Aufgaben oder Kundenprojekte zu kümmern.

Dies ist ein generelles Problem, das uns in unserem Beratungsalltag begegnet. Denn die Mitarbeiter klagen über zu viele (teils unnötige) Mails, die sie täglich erhalten. Meist haben diese schlechte E-Mail-Kommunikationsregeln oder schlichtweg keine. Leider ist das Fehlen von Ablagespielregeln kein Einzelfall. Wie unsere Studie erwiesen hat, haben rund 69 % der Unternehmen keine Spielregeln, wodurch:

• Sie mehr Kosten durch hohe Suchzeiten haben
• Wichtige Ressourcen verschwendet werden
• Viele Aufgaben, Kundenprojekte und Co. vernachlässigt werden
• E-Mails schlichtweg nicht mehr gefunden werden

Als Führungskraft sollten Sie sich fragen, was das für Ihr Unternehmen bedeutet, um nicht von der Konkurrenz überholt zu werden.

5. Video-Tutorial: Mit der Outlook-Suchfunktion arbeiten

(Dauer: 02:57 Minuten)