Die Zeiten, in denen nur vom Büro aus gearbeitet wurde, sind vorbei. Smartphones, Tablets und Laptops ermöglichen das flexible Arbeiten von überall aus. Von unterwegs, beim Kunden, im Hotel, im Zug, Flugzeug oder Homeoffice zuhause. An diesen Siegeszug der mobilen Geräte und des standortunabhängigen Arbeitens muss sich auch die Dateiablage in den Unternehmen anpassen. Dementsprechend hat der klassische Fileserver zunehmend ausgedient. Aber was ist im Unternehmenskontext die bessere Dateiablage-Alternative: SharePoint oder OneDrive? Hier finden Sie die Antwort und die Vorteile von OneDrive!
Inhaltsverzeichnis
Der Unterschied zwischen einem Fileserver, SharePoint und OneDrive
Fileserver (klassisch):
Ein Fileserver ist ein klassischer Dateiserver. Er dient innerhalb eines Rechnernetzes als zentrale Dateiablage, um mehreren Benutzern Zugriff auf gemeinsam genutzte Dateien zu ermöglichen. Die Dateien müssen dann nicht mehr bei jedem einzelnen Client lokal abgespeichert werden. Das erleichtert den Dateiaustausch und spart Speicherplatzt. Als Hardware dienen üblicherweise spezielle Festplatten, die extra für den Dauerbetrieb im Intranet optimiert wurden. Die Dateien werden somit nur im Intranet und nicht in einer Cloud gespeichert, was allerdings auch das Synchronisieren mit mobilen Geräten nahezu ausschließt.
SharePoint (seit 2001):
Microsofts Webanwendung SharePoint mit Cloudspeicherplatz gilt als intelligentere Alternative zum klassischen Fileserver, da dies mehr Möglichkeiten bietet:
- Collaboration-Funktionen erleichtern die Zusammenarbeit
- Workflows können Prozesse automatisieren und optimieren
- die Dateien sind standortunabhängig auch über das Internet und für mobile Geräte abrufbar
Die beiden größten Nachteile sind:
- Die Dateien sind nur online, nicht auch offline verfügbar
- die Synchronisation mit mobilen Geräten und OneNote funktioniert nicht optimal
OneDrive (seit 2007):
Microsofts Clouddienst OneDrive/OneDrive for Business (bis 2014 Windows Live Folder) basiert auf der hauseigenen SharePoint-Technologie und wurde für den geschäftlichen Einsatz sowie die Zusammenarbeit in Gruppen und Teams optimiert. Die wichtigsten Highlights sind:
- eine offline Synchronisation, um auch unabhängig vom Internetzugang arbeiten zu können
- Dateien können von mehreren Benutzern konfliktfrei gleichzeitig bearbeitet werden
- die Synchronisation mit den OneNote-Notizbüchern erfolgt erheblich schneller, da nur die Änderungen und nicht die ganze Datei synchronisiert werden.
Wie funktioniert die OneDrive-Dateiablage und der Offline-Zugriff?
Die Geschäftsversion OneDrive for Business wurde speziell für Organisationen und Unternehmen konzipiert, damit diese ihren Mitarbeitern einen barrierefreien, ortsunabhängigen und geräteübergreifenden Zugriff auf alle Firmendateien bereitstellen können. Und so funktioniert der Cloudspeicherdienst von Microsoft:
- Jeder Nutzer erhält einen eigenen Speicherplatz in der OneDrive-Cloud. Die einzelnen Ordner und Inhalte dieser Online-Dateiablage können dann beliebig für Kollegen freigegeben oder temporär mit Kunden zur Ansicht geteilt werden.
- Gleichzeitig kann zusätzlich noch eine Kopie dieser Dateiablage in der OneDrive-Cloud auch auf der lokalen Festplatte der einzelnen Nutzer angelegt werden. Diese lokalen OneDrive-Ordner werden dann automatisch mit dem OneDrive-Cloudspeicherplatz synchronisiert und alle Änderungen in beide Richtungen abgeglichen.
- Damit haben Sie zu jeder Zeit den vollen Zugriff auf Ihre Dateien: Entweder offline über Ihre lokale Festplatte (falls keine Internetverbindung besteht), oder über die Cloud für den mobilen Zugriff mit Handy und Tablet. Und auch Ihre Kollegen haben jederzeit den vollen Zugriff auf die geteilten und freigegebenen Inhalte Ihrer (gemeinsamen) Dateiablage in der OneDrive-Cloud.
| Klassischer File-Server | SharePoint | OneDrive | |
| Gemeinsame Bearbeitung möglich | Nur mit Kollegen im gleichen Netzwerk | Ja | Ja |
| Ortsunabhängiger Zugriff über das Internet | Nein (außer VPN) | Ja | Ja |
| Mobiler Zugriff mit Handy und Tablet | Nein | Ja | Ja |
| Offline-Zugriff auf Dateien möglich (ohne Internet) | Nein | Nein | Ja |
| Temporärer Zugriff von externen Personen möglich (z.B. Kunden) | Nein | Nein | Ja |
Die fünf größten Vorteile von OneDrive als Dateiablage
1. Systemintegration in Windows (vorinstalliert):
Microsofts Clouddienst OneDrive ist seit Windows 8 fest in das Betriebssystem von Microsoft integriert. Diese Systemintegration bedeutet, dass OneDrive auf allen Windows-Rechnern vorinstalliert ist und als Speicherort automatisch angezeigt wird. Dadurch kann die Desktop-Version von OneDrive sofort und programmübergreifend eingesetzt werden.
2. 1 TB Speicherplatz für OneDrive for Business und Office365 Nutzer:
In der Basisversion von OneDrive stehen jedem Einzelnutzer 5 GB an Speichervolumen in der Cloud zur Verfügung. In der um Collaboration-Funktionen für die Teamarbeit erweiterten Firmenversion „OneDrive for Business“, sowie auch in Office365, stehen jedem Nutzer 1 TB an Speicherplatz zur Verfügung – das ist deutlich mehr als in anderen Clouddiensten und in der Regel weit mehr als ausreichend.
3. Besonders schnelles und effizientes, geräteübergreifendes Synchronisieren:
Eine Eigenschaft hebt OneDrive besonders von der Cloudkonkurrenz wie Dropbox oder Google Drive ab: Das schnelle Speichern und Synchronisieren. Denn wenn Sie ein OneDrive-Dokument ändern, wird nicht automatisch die gesamte Datei synchronisiert, es werden nur die einzelnen Änderungen in der Cloud abgeglichen und aktualisiert. Das spart Übertragungskapazitäten und geht deutlich schneller. Dies ist nicht zuletzt für OneNote besonders wertvoll. Denn bei kleinen Änderungen muss somit nicht immer gleich das gesamte Notizbuch mit oft mehreren Hundert Megabyte Speichergröße für das Synchronisieren übertragen werden. Das Speichern und Synchronisieren geht dadurch erheblich schneller.
4. Keine Duplikate von Dateien mehr bei einer gleichzeitigen Bearbeitung:
Wenn eine Datei von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet wird, erkennt OneDrive die zeitlich versetzten Änderungen und führt diese in einer chronologischen Reihenfolge zusammen. Die meisten konkurrierenden Anwendungen speichern die Änderungen in separaten Versionen ab, was zu Duplikaten und damit Versionskonflikten führt.
5. Große Dateien müssen nicht mehr als E-Mail-Anhang versendet werden:
Die meisten E-Mail-Programme haben eine Größenbeschränkung für versendete Anhänge. Viel einfacher ist es, solche großen Dateien künftig über OneDrive zu teilen. Dann genügt es, lediglich einen Link zu der entsprechenden Datei als E-Mail zu versenden. Der Empfänger erhält dadurch automatisch die Berechtigung, das Dokument öffnen und gegebenenfalls auch bearbeiten zu dürfen – solange, bis Sie den Link wieder deaktivieren und damit sperren (→ mehr zum Thema Teilen und Freigeben von OneDrive-Dateien erfahren Sie in Teil 3 dieser OneDrive-Serie).
| Fazit: OneDrive ist moderner als der klassische Fileserver und als sein Vorgänger SharePoint. Mit dieser Dateiablage ermöglichen Sie eine reibungslose, ortsunabhängige, dezentrale und geräteübergreifende Zusammenarbeit in Ihrem Team. |
Video Büro-Kaizen digital: Microsoft OneDrive Tutorial
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