Wenn man regelmäßig immer wieder aufs Neue ähnlich formulierte E-Mails schreiben muss, dann sind die „Textbausteine“ in Outlook eine extrem einfache und geniale Zeitersparnis. Denn damit können beliebige Textpassagen, die immer wieder gleich für neue E-Mails benötigt werden, mit minimalem Aufwand in einen neuen Nachrichtentext eingefügt werden. Die Einfachheit und der große Nutzen macht die verfügbaren AutoText-Lösungen in Outlook zu den hilfreichsten Funktionen für eine zügige Bewältigung der täglichen E-Mail-Flut!
Inhaltsverzeichnis
1. Definition & Zweck: Was sind „Textbausteine“ vs. „Schnellbausteine“ in Microsoft Outlook?
Definition: Der Begriff Textbaustein bezeichnet ein vorgefertigtes Textfragment, also einen bestimmten Textteil, der inhaltlich unverändert regelmäßig wiederkehrend erneut genutzt werden kann. Gängige Synonyme sind Standardformulierung, AutoText-Eintrag und Stehsatz, speziell in Microsoft Outlook auch Schnellbaustein (englisch: text module, text block, boilerplate, autotext).
- Die Sprachwissenschaften definieren Textbausteine etwas enger als „sprachliche Einheiten“, die Sätze oder Absätze miteinander verbinden oder überleiten. Zum Beispiel „Das hat zur Folge, dass“, „Dabei fällt auf, dass“ oder auch die gängige Abschiedsfloskel „Mit freundlichen Grüßen“.
- In der Textverarbeitung werden damit hingegen ganz allgemein Textpassagen beliebigen Umfangs bezeichnet, die sich immer wiederkehrend in andere Texte einfügen und damit erneut nutzen lassen. Textbausteine in diesem Sinn können also auch mehrere Absätze mit unterschiedlichen Formatierungen und eingebetteten Bildern umfassen.
In Microsoft Outlook (und analog auch in dem Office-Partnerprogramm Microsoft Word) können Sie Textbausteine jeder Größe, Länge und beliebiger Formatierung nutzen, um diese jederzeit schnell und bequem in neue E-Mails einzufügen. Das Verwenden von Textbausteinen kann auf diese Weise viel Zeit bei der E-Mail-Verarbeitung einsparen. Die praktischen Schnellbaustein-Vorlagen lassen sich zudem auch mit anderen Kollegen teilen, damit diese ebenfalls davon profitieren können.
2. Von Satzfragmenten bis zu ganzen E-Mail-Vorlagen – Vier Möglichkeiten für das Anlegen & Nutzen von Textbausteinen in Outlook:
Je nachdem, ob es sich bei dem jeweiligen Textbaustein um einige wenige Wörter oder Sätze, ganze Absätze oder gleich eine ganze E-Mail-Vorlage (mit Nachrichtentext, Betreff, Empfänger und Anhang) handeln soll, bietet Outlook unterschiedliche Lösungen an. Hier eine schnelle Übersicht über die Möglichkeiten.
- Die AutoKorrektur-Funktion in Outlook für kurze Textbausteine.
- Die Outlook-Schnellbausteine für längere oder mehrere Absätze, auch mit unterschiedlicher Formatierung.
- Komplexere Textbausteine als (E-Mail-)Vorlage abspeichern.
- Individuell neue Textbausteine von dem KI-Assistenten Outlook-Copilot erstellen lassen.
Kurzanleitungen für das Erstellen von Textbausteinen in Outlook:
| Methode: | Auswirkungen: | Kurzanleitung: |
| AutoKorrektur: | Dabei werden individuelle Textpassagen mit einer eigenen, benutzerdefinierten Abkürzung in den AutoKorrektur-Katalog abgespeichert. Praxisbeispiel: Das Kürzel „sgdh“ kann so dann z. B. automatisch in „Sehr geehrte Damen und Herren“ umgewandelt werden. | In der Registerkarte → Datei auf → Optionen und → E-Mail klicken. Dann → Rechtschreibung und AutoKorrektur wählen, die → AutoKorrektur-Optionen öffnen und auf → Dokumentenprüfung klicken. Nun in die Zeile unterhalb von → „Ersetzen“ die Abkürzung eintippen, die den Textbaustein auslösen soll, und daneben bei → „Durch“ den einzufügenden Textbaustein. So kann das Kürzel „bk“ zum Beispiel zu „Büro-Kaizen – 20 % mehr Effizienz im Unternehmen“ werden. |
| Schnellbausteine: | Wenn die individuelle Textpassage als Outlook-Schnellbaustein abgespeichert wird, kann man zudem auch noch unterschiedliche Formatierungen verwenden, z. B. Schriftart, Schriftgröße und Zeilenumbrüche für mehrere Absätze. Auch Fotos und Grafiken können dann noch eingefügt werden. | Markieren Sie den gewünschten Textabschnitt in einer E-Mail. Dann in der Registerkarte → Einfügen auf → Schnellbausteine klicken und im Dropdown-Menü unten auf → Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Nur noch einen aussagekräftigen Namen vergeben und mit → Ok bestätigen. Den Schnellbaustein können Sie dann künftig unter → Einfügen und → Schnellbausteine auswählen. Der Textbaustein wird aber auch automatisch im Nachrichtenfeld angeboten, sobald Sie dort die ersten vier Buchstaben eines Schnellbausteinnamens eintippen. |
| E-Mail-Vorlage: | Mit einer E-Mail-Vorlage können Sie nicht nur beliebige Textbausteine für häufig wiederkehrende E-Mails erstellen. Sondern optional auch gleich noch einen Betreff, Anhang und Empfänger hinzufügen. Auch das Freigeben und gemeinsame Nutzen der Vorlagen ist besonders einfach. | Verfassen Sie den Text Ihrer E-Mail-Vorlage (optional inkl. Betreff, Anhang und sogar auch schon Empfänger). Dann in der Registerkarte → Datei auf → Speichern unter klicken und den Dateityp vom Outlook-Nachrichtenformat (*.msg) auf → Outlook-Vorlage (*.oft) ändern. Einen aussagekräftigen Namen für die Vorlage vergeben und einen leicht wiederauffindbaren Speicherort auswählen (z. B. in der gemeinsamen Ablage). Um die Vorlage zu nutzen, müssen Sie künftig nur noch diese beliebig kopierbare, teilbare und von allen gemeinsam nutzbare Datei anklicken. |
| Outlook-Copilot: | Der KI-Assistent Outlook-Copilot kann seit Ende 2023 automatisch auf einige wenige Stichwörter hin professionelle Textinhalte erzeugen. Das reicht von einzelnen Textabschnitten bis zu fertig vorformulierten Antwort-E-Mails, für die man lediglich die Stoßrichtung vorgibt. | Öffnen Sie eine → neue E-Mail und klicken Sie in der Registerkarte → Nachricht auf → Copilot öffnen und → Entwurf mit Copilot. Geben Sie in das Eingabefeld stichwortartig ein, um was es bei dem Textbaustein inhaltlich gehen soll (optional auch mit dazugehörigen Daten und Terminen). Unter → Generierungsoptionen kann zudem der gewünschte Schreibstil sowie die Textlänge ausgewählt werden, fertig. Die KI erstellt nun automatisch einen Textbaustein gemäß Ihrer Vorgaben, den Sie nur noch feintunen müssen. |
3. Schritt-für-Schritt-Anleitungen: Alle vier Möglichkeiten für Textbausteine in Outlook ausführlicher im Detail
1. Die AutoKorrektur-Funktion von Outlook für kurze Textbausteine
Anwendungsfall: Die AutoKorrektur-Funktion eignet sich besonders gut für kurze Phrasen und sprachliche Einheiten, wie zum Beispiel „vielen Dank für Ihre Anfrage“. Bei der AutoKorrektur ist jedoch keine abweichende Einstellung des Textformates möglich (Schriftart, Schriftfarbe, Zeichengröße, Zeilenumbruch etc.).
- Öffnen Sie Outlook, klicken Sie in der Registerkarte → Datei links unten auf → Optionen, dann auf → E-Mail und rechts daneben auf die Schaltfläche → Rechtschreibung und AutoKorrektur.
- In dem darauffolgenden Dialogfenster dann links auf → Dokumentprüfung klicken und in der rechten Fensterhälfte auf die Schaltfläche → AutoKorrektur-Optionen.
- Nun können Sie in die Zeile unterhalb von „Ersetzen“ die Abkürzung für Ihren künftigen Textbaustein eintippen (das Kürzel, mit dem dieser ausgelöst werden soll). In der Zeile „Durch“ direkt daneben geben Sie dann den konkreten Textbaustein ein, durch den Outlook künftig die Abkürzung automatisch ersetzen soll.
- Beispiele: Aus der Abkürzung „sgdh“ kann so „Sehr geehrte Damen und Herren“ werden, „mfg“ wird zu „mit freundlichen Grüßen“ und „br“ könnte automatisch in „bei Rückfragen bitte einfach melden“ umgewandelt werden.
- Tipp: Sollten Sie jedoch wirklich einmal die Buchstabenfolge Ihrer soeben für einen Textbaustein vergebenen Abkürzung in Ihrem Nachrichtentext benötigen, klicken Sie nach der automatischen AutoKorrektur durch Outlook einfach auf die Schaltfläche → Rückgängig im Outlook-Menü, dann wird nur die AutoKorrektur rückgängig gemacht und Sie können direkt nach der Zeichenfolge weiterschreiben, ohne dass diese in den hinterlegten Textbaustein umgewandelt wird.
2. Die Outlook-Schnellbausteine für längere Textpassagen (mit Formatierungsmöglichkeiten)
Anwendungsfall: Die Funktion „Schnellbausteine“ in Outlook bietet sich für größere Textabschnitte an. Diese können beliebig formatiert werden (Liste, Tabelle, Schriftart, Zeichengröße, Zeilenumbrüche etc.) und auch eingefügte Fotos oder Grafiken enthalten.
- Markieren Sie den gewünschten Textblock in einer neuen E-Mail.
- Klicken Sie anschließend in der Registerkarte → Einfügen auf die Schaltfläche → Schnellbausteine und in dem sich öffnenden Dropdown-Menü auf die Option→ Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.
- In dem folgenden Dialogfenster vergeben Sie einen aussagekräftigen → Namen für den Textbaustein, um diesen später wiederfinden zu können. Die restlichen Einstellungen können beibehalten werden. Die Eingaben mit → OK bestätigen, fertig.
Wie man die Schnellbausteine in Outlook für einen neuen E-Mail-Text nutzt:
- Via der Menüleiste: Klicken Sie an die betreffende Textstelle Ihrer E-Mail, an der der Textbaustein eingefügt werden soll und klicken Sie dann in der Registerkarte → Einfügen auf die Schaltfläche → Schnellbausteine. Suchen Sie nun aus dem Schnellbaustein-Katalog am rechten Bildschirmrand die Miniaturansicht Ihres gewünschten Schnellbausteins und wählen Sie ihn aus.
- Mittels des Schnellbausteinnamens: Alternativ können Sie auch einfach im Nachrichtentext Ihrer E-Mail den Namen/Titel des Schnellbausteins eintippen. Daraufhin wird Ihnen nach den ersten vier Buchstaben direkt oberhalb dieser Zeichenfolge der entsprechende Schnellbaustein eingeblendet. Wenn Sie wollen, dass Outlook den Begriff durch den eingeblendeten Schnellbaustein ersetzt, müssen Sie einfach die Eingabetaste → Enter drücken. Ansonsten können Sie optional auch einfach weiterschreiben, dann bleibt lediglich der Begriff im Nachrichtentext der E-Mail erhalten und wird nicht durch den Textbaustein ersetzt.
- Schnellbausteine teilen/freigeben/kopieren: Um einen eigenen Schnellbaustein auch anderen Kollegen verfügbar zu machen, muss dieser aus Ihrem Outlook exportiert und in das jeweils andere Outlook importiert werden. Wie das genau funktioniert, erklärt Ihnen unsere Büro-Kaizen-Anleitung → Outlook-Schnellbausteine in Outlook und Word kopieren.
3. Komplexere Textbausteine in Outlook als E-Mail-Vorlage abspeichern
Anwendungsfall: Wenn es sich nicht nur um häufig benötigte Textbausteine handelt, sondern um immer wieder fast identische E-Mail-Inhalte (zum Beispiel eine Auskunft zu Produkten, der Anfahrtsbeschreibung oder eine Akquise-E-Mail im Vertrieb), dann können Sie diese auch gleich als eine „E-Mail-Vorlage“ abspeichern, was dann gleich mehrere Vorteile hat.
- Erstellen Sie zuerst den Nachrichtentext Ihrer E-Mail, bei Bedarf auch gleich inklusive eines Betreffs, Anhangs und Empfängers.
- Klicken Sie dann in der Registerkarte → Datei auf → Speichern unter. Ändern Sie nun den von Outlook automatisch vorgeschlagenen, sehr versteckten Speicherort in einen leichter zugänglichen Ordner, den Sie schneller wiederfinden (z. B. auf dem Desktop, oder in der gemeinsamen Dateiablage in OneDrive oder SharePoint). Denn da sich solche Vorlagen-Dateien beliebig kopieren, teilen und auch durch direktes Anklicken öffnen lassen, sollten diese möglichst schnell und leicht wiederauffindbar sein.
- Geben Sie anschließend einen griffigen, eindeutigen und selbsterklärenden Namen für die E-Mail-Vorlage ein und ändern Sie in der Zeile darunter den Dateityp von dem „Outlook-Nachrichtenformat – Unicode (*.msg)“ in den Dateityp → Outlook-Vorlage (*.oft). Nur noch auf → Speichern klicken, fertig.
Die individuell erstellten E-Mail-Vorlagen mit den vorbereiteten Textbausteinen öffnen und nutzen:
- Die einfachste Möglichkeit, die soeben erstellte E-Mail-Vorlage zu nutzen, ist ein Doppelklick auf die Datei selbst. Die Datei kann dafür in einem beliebigen Speicherort auf einem beliebigen Laufwerk abgespeichert und von jeder beliebigen Person, die Outlook nutzt, geöffnet werden. Daher können die benutzerdefiniert erstellten E-Mail-Vorlagen von allen Kollegen im Team gemeinsam genutzt werden – das erzeugt ein konsistentes Auftreten nach Außen und ist zudem eine große Zeitersparnis für alle Beteiligten!
- Die E-Mail-Vorlage lässt sich auch aus Outlook heraus öffnen. Dafür in der Registerkarte → Start auf → Neue Elemente klicken, → Weitere Elemente auswählen und dann in der Suchzeile statt „Bibliothek für Standardformulare“ → Vorlagen im Dateisystem auswählen. Anschließend nur noch die gewünschte Vorlage aus der Vorlagen-Liste auswählen, fertig.
- Schritt-für-Schritt- & Video-Anleitung: Eine ausführliche Anleitung hierzu lesen Sie in unserem Beitrag → „Outlook E-Mail-Vorlagen“ und sehen Sie zudem auch in unserer Video-Anleitung weiter unten, am Ende dieses Beitrags!
4. Neue Textbausteine von dem KI-Assistenten Outlook-Copilot erstellen lassen
Anwendungsfall: Sobald Sie die Extra-Lizenz für den intelligenten KI-Assistenten Microsoft 365 Copilot hinzugebucht haben, steht Ihnen dieser auch im E-Mail-Menü von Outlook zur Verfügung. Hier kann der KI-Assistent die Outlook-Nutzer auf vier verschiedene Arten unterstützen.
- Der Outlook-Copilot kann Textpassagen oder ganze E-Mail-Texte auf einige Stichwörter hin automatisch ausformulieren (mit Vorgabe der Textlänge und des Schreibstils, also zum Beispiel informell oder förmlich). Auf diese Weise können Sie sich automatisch neue Textbausteine zu beliebigen Themen aus- und vorformulieren lassen.
- Die KI kann lange E-Mail-Texte und E-Mail-Unterhaltungen (das sind Threads aus Antwort-E-Mails mit demselben Betreff) automatisch zusammenfassen.
- Eine weitere Option ist das vollautomatische Beantworten von eingegangenen Mails. Dafür muss man nur ein paar Stichworte vorgeben und die automatisch ausformulierte Antwort-E-Mail dann vor dem Abschicken lediglich noch kontrollieren und feintunen.
- Rechtschreibkorrektur und individuelle Schreibstilberatung mit Verbesserungsvorschlägen – quasi als Lektor und Vier-Augen-Prinzip für wichtige E-Mail-Nachrichten.
- Mehr Details zu Microsofts praktischem KI-Assistenten lesen Sie in unserer Büro-Kaizen-Anleitung zum → Outlook-Copilot!
4. Video: Büro-Kaizen Video-Anleitung: E-Mail-Vorlagen & Schnellbausteine in Outlook erstellen!
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(Dauer 10:52 Minuten)
