Outlook Bcc: So nutzen Sie das Feld „Bcc“ in Outlook richtig

Das E-Mail-Programm Outlook von Microsoft ist für viele Nutzer das gängigste Programm, um E-Mails zu erstellen und zu versenden. Möchte man eine E-Mail nicht nur an einen, sondern an mehrere Empfänger schicken, gibt es dafür zwei vorgesehene Felder: „Cc“ und „Bcc“. Das Outlook „Bcc“ Feld wird standardmäßig allerdings nicht angezeigt. Doch was bedeuten eigentlich diese Abkürzungen genau und wie werden sie am besten angewendet? Mit diesem Blogartikel lernen Sie nicht nur die Unterschiede von Cc und Bcc kennen, sondern auch wie Sie diese sinnvoll und effektiv einsetzen.

Was ist der Unterschied von Cc und Bcc?

Das Versenden von E-Mails ist schon seit langem für viele Angestellte im Büro eine Selbstverständlichkeit. Um eine E-Mail zu versenden, benötigt man zunächst die E-Mail-Adresse des Empfängers, die im E-Mail-Formular in die Zeile „An“ eingetragen wird. In dem Feld „Von“ kann der Empfänger dann sehen, wer ihm die E-Mail gesendet hat. Darunter in der Betreffzeile wird kurz zusammengefasst, worum es in der E-Mail geht.

Doch wer schon einmal genauer hingesehen hat, dem ist sicherlich aufgefallen, dass sich zwischen dem Feld „An“ und der Betreffzeile noch ein oder zwei weitere Felder befinden: „Cc“ und „Bcc“. Doch was bedeuten diese Kürzel?

Betrachten wir zuerst die Abkürzung „Cc“. Diese kommt aus dem englischen Sprachgebrauch und steht für carbon copy (cc) und bedeutet übersetzt Durchschrift. Sie erinnern sich noch an die Zeit ohne Computer? Da musste von einem Schreiben, welches mehrere Personen erhalten sollten, eine Durchschrift angefertigt werden. Carbon ist ein Kohlefaserstoff, der sich im Durchschlagpapier befindet und dafür sorgt, dass ein Schreiben durch die Drucklinien des Stiftes oder früher die Anschläge der Schreibmaschine auf den Durchschlag kopiert werden. Heutzutage geht das deutlich einfacher. Möchten Sie, dass Ihre E-Mail nicht nur den Empfänger im Feld „An“ erreicht, sondern weitere Personen ebenso? Dann setzen Sie deren Emailadresse einfach in die Zeile „Cc“. So wissen die Empfänger, dass die E-Mail nicht direkt an sie gesendet wurde, sondern meist nur zur Kenntnisnahme oder Information dient, eben wie eine der damaligen Durchschriften. Aber wo liegt nun der Unterschied zum „Bcc“ Feld?

Alle Empfänger, die im „Cc“ Feld genannt werden, können auch die Emailadressen aller anderen Empfänger in diesem Feld sehen. Möchte man dies vermeiden, kommt das „Bcc“ Feld ins Spiel. Diese Abkürzung steht für blind carbon copy (Bcc) und heißt übersetzt Blindkopie. Ähnlich wie im „Cc“ Feld erhält der Empfänger eine Kopie der E-Mail zur Kenntnisnahme. Der große Unterschied ist jedoch, dass er mögliche andere Empfänger im „Bcc“ Feld nicht sehen kann. Er kann lediglich die Empfänger im Feld „An“ und die Nebenempfänger im Feld „Cc“ sehen.

Wie kann ich bei Outlook das „Bcc“ Feld einfügen?

Das „Bcc“ Feld ist in Outlook standardmäßig ausgeblendet. Wir zeigen Ihnen in einfachen Schritten, wie Sie das „Bcc“ Feld direkt einblenden bzw. auch wieder deaktivieren können.

Um das “Bcc” Feld bei Outlook anzuzeigen, muss zunächst eine neue E-Mail geöffnet werden. Gehen Sie hierbei wie folgt vor:

• Starten Sie Microsoft Outlook
• Öffnen Sie zunächst eine neue E-Mail. Dies ist entweder durch das Klicken mit der Maus auf den Button „Neue E-Mail“ möglich oder über die Tastatur mit der Tastenkombination „Strg+N“.

• Klicken Sie in der Registerkarte auf „Optionen“. In der neu erscheinenden Werkzeugleiste klicken Sie dann auf „Bcc“.

• Mit dem Klick des Buttons „Bcc“ erscheint nun auch das Bcc Feld direkt unterhalb des Cc Feldes.

• Behalten Sie diese Einstellung nun bei, wird das „Bcc“ Feld nun automatisch bei jeder neu geöffneten E-Mail angezeigt.

Möchten Sie das „Bcc“ Feld nicht mehr automatisch eingeblendet haben, wählen Sie in einer E-Mail wieder den Reiter „Optionen“. Durch erneutes Klicken auf „Bcc“ wird das Feld wieder ausgeblendet und auch bei dem Öffnen einer neuen E-Mail nicht mehr angezeigt.

Wann ist die Nutzung des „Bcc“ Feldes bei Outlook angebracht und wann nicht?

Wann Sie das „Cc“ Feld oder das „Bcc Feld“ nutzen, hängt sehr stark davon ab, ob die E-Mail unternehmensintern ist oder an Kunden geht. Dazu ist es ist auch eine Frage des Datenschutzes. Bei der betriebsinternen Kommunikation ist eine Nutzung des „Cc“ Feldes sinnvoll, denn dies dokumentiert für alle Empfänger, wer alles durch die E-Mail informiert ist. Die Nutzung des „Bcc“ Feldes kann jedoch unternehmensintern eine Kultur des Misstrauens fördern, da der Empfänger nicht weiß, an wen die E-Mail noch gegangen ist. Das „Bcc“ Feld sollte also nicht dafür genutzt werden, E-Mail-Inhalte heimlich an Unbefugte weiterzugeben, zumal dies über den Unternehmensserver trotz „Bcc“ Feld nachgeprüft werden kann.

Anders sieht es bei den so genannten Rundbriefen, wie etwa einem Newsletter aus. Hier sollte unbedingt das „Bcc“ Feld genutzt werden, um die Daten der Kunden zu schützen. Denn sind alle E-Mail-Adresse in solchen Massen-Mailings offen zu lesen, lassen sich leicht Rückschlüsse auf geschäftliche Kontakte ziehen. Wenn also ungewollt Kundendaten im Feld „An“ oder im Feld „Cc“ offengelegt werden, ist das nicht nur unprofessionell, sondern verstößt auch gegen das Datenschutzgesetz und kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Das „Bcc“ Feld ist immer dann genau die richtige Option, wenn eine E-Mail mit mehreren Empfängern außerhalb der Firma senden möchten.

Anwendungsfall	CC	BCC	Anmerkung
Unternehmensinterne E-Mails			Dokumentiert für alle Empfänger, wer alles durch die E-Mail informiert ist
Versenden von Newslettern an Kunden			Bei Newslettern sollte man unbedingt den Datenschutz einhalten. Nicht jeder Empfänger sollte die Emailadressen der anderen Empfänger sehen können.
E-Mail heimlich an Unbefugte weitergeben?			Das „Bcc“ Feld sollte nicht dafür genutzt werden, E-Mail-Inhalte heimlich an Unbefugte weiterzugeben, zumal dies über den Unternehmensserver trotz „Bcc“ Feld nachgeprüft werden kann.

Tabelle 1: Outlook BCC – Wann nutze ich Cc, wann Bcc?

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Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)