SharePoint-Tutorial: das sind die wichtigsten Funktionen von Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint ist in vielen Unternehmen heute bereits ein Standardtool für die Erstellung von Websites, Intranetportale, Aufgaben- und Projektmanagement oder gar das zentrale Dokumentenmanagementsystem inklusiver Suchfunktion. In diesem SharePoint-Tutorial möchten wir Ihnen einen kurzen Einblick in die wichtigsten Funktionen von SharePoint geben, so dass Sie vielleicht sogar noch mehr aus dem Tool für sich herausholen können. Legen wir also los…

Definition von Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint wird in Unternehmen zum Erstellen von Websites und als sicheren Ort zum Speichern, Strukturieren und Freigeben von Informationen eingesetzt. Sie benötigen lediglich einen Webbrowser wie Microsoft Edge, Chrome, Firefox etc. um auf diese Inhalte zuzugreifen. Es wird also keine lokale Softwareinstallation benötigt, denn SharePoint wird von Microsoft als Software as a Service (SaaS) angeboten.

SharePoint-Kernfunktionen im Überblick

Im Prinzip ist SharePoint in sechs Bereiche unterteilt. Jeder einzelne dieser Bereiche bezieht sich auf das Thema Websites.

• Websites: Eine SharePoint-Website kann aus beliebig vielen einzelnen Websites bestehen, da es sich um eine Sammlung von Seiten handelt. Und in diesen einzelnen Seiten wiederum befinden sich die Inhalte – etwa Bibliotheken für Bilder, Wikis und Dokumente, Listen mit Funktionen wie Aufgaben, Kalender, aber auch Diskussionsforen. Die SharePoint-Websites sind oft aufgeteilt in weitere Unterseiten, die diverse Vorlagen enthalten, zum Beispiel für leere Websites, für Team-Websites mit Bibliothek, Kalender, Aufgabenliste und einem Forum für Diskussionen, eine Vorlage für Blog-Seiten und einige mehr. Wenn Sie SharePoint in der Server-Edition verwenden, kommen natürlich noch einige Vorlagen hinzu, etwa für Nachrichten, Pressemitteilungen, Unternehmenswikis etc.

• Communities (Kommunikationswebsite): Die Community-Funktionen erleichtern die Kommunikation, Interaktion und Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Teilnehmern und Mitarbeitern (analog zu den Sozialen Medien). Dazu zählen Blog-, Chat-, Newsfeed- und Tagging-Funktionen, genauso wie die Nutzerprofile, persönlichen Nutzerwebsites und ein Organigramm der Mitarbeiter des Unternehmens.

• Content: SharePoint funktioniert ganz ähnlich wie ein klassisches Dokumentenmanagementsystem. Dateien und Dokumente können mit Metadaten angereichert und versioniert werden. Dabei können auch Regeln zur Aufbewahrung, Verwaltung, Sichtung und Freigabe eingerichtet werden – das gilt auch für Inhalte aus den sozialen Netzwerken. Eine Benachrichtigungsfunktion informiert optional automatisch per E-Mail, wenn in einer bestimmten Bibliothek (Teamwebsite) Inhalte geändert oder hinzugefügt werden.

• Search: Microsoft hat SharePoint auch mit einer Suchfunktion ausgestattet. Wer hier einen Begriff eingibt, löst eine Volltextsuche aus, die nach Informationen innerhalb und außerhalb der Webportale suchen kann. Eine Verfeinerung der Ergebnisse, festdefinierte Suchen, automatische Suchvorschläge, Personensuche mittels individueller Merkmale sind dabei möglich. Lesen Sie auch unseren ausführlichen Artikel Die SharePoint-Suche: Einfacher und schneller finden – mit Video! (buero-kaizen.de) um die Search in SharePoint richtig einzusetzen.

• Composites: Der Begriff „Composite” (engl. Gemisch, Verbund) umfasst alle Möglichkeiten, die einzelnen SharePoint-Komponenten frei auf den Websites zusammenzustellen. Dabei können auch weitere Microsoft Office 365 Anwendungen (z.B. Yammer, Planner, Delve, Flow, Forms, Groups oder Teams) sowie auch viele externe Drittanbieter eingebunden werden. Durch diese offenen Schnittstellen wird SharePoint zu einer Art Taschenmesser, bei dem sich einzelne Tools ganz nach Bedarf hinzufügen lassen. Das Design der Teamwebsites lässt sich zudem individuell an das Corporate Design des Unternehmens anpassen.

• Insights: Dies umfasst die Business Intelligence-Komponenten und Geschäftsanwendungen von SharePoint. Mit Hilfe von Excel Services, speziellen Listen und PerformancePoint-Diensten lassen sich Listen und Diagramme direkt in SharePoint erstellen, unterschiedliche Unternehmensdaten aggregieren, die Key Performance Indikatoren (KPIs) grafisch aufbereiten oder auch die SharePoint-Listen als Datenquellen im Microsoft SQL Server nutzen. Auch Dashboards lassen sich damit erstellen und gestalten.

Microsoft SharePoint-Tutorial: welches Produkt ist das richtige für mich?

SharePoint kann man, wie viele andere Microsoft Produkte auch, mit einem sogenannten Plan (Abonnement) abonnieren. SharePoint Online arbeitet cloudbasiert und kann von allen Unternehmen unabhängig von der Zahl der Angestellten genutzt werden. Die Installation auf dem lokalen Rechner eines jeden Mitarbeiters entfällt. Mit dieser Variante lassen sich z.B. Websites erstellen, um dort Informationen und Dateien freizugeben – für Partner, Kunden und Kollegen.

Schauen wir uns die Pläne etwas genauer an. Starten wir mit dem Einstiegsplan „SharePoint Online Plan 1“. In diesem Plan ist neben SharePoint auch 1TB OneDrive Speicherplatz pro Benutzer mit dabei, als auch das Programm Microsoft Lists, welches sich hervorragend in SharePoint integriert. Der „SharePoint Online Plan 2“ hat unter anderem einen unbegrenzten OneDrive Cloudspeicherplatz pro Benutzer. Die Suche umfasst eine erweiterte Funktion für das Durchsuchen von Unternehmensressource im ganzen Microsoft 365. Erweiterte Funktionen zur Erkennung, Überwachung und zum Schutz vertraulicher Informationen sind ebenso mit dabei. Der „Office 365 E3“ Plan umfasst alles, was im Plan 2 bereits integriert ist. Ergänzt wird mit dem gesamten Office Paket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sowie Skype For Business und Teams für Messaging, virtuelle Meetings und Telefonie.

SharePoint-Berechtigungen für Bibliotheken und Listen anzeigen

Um die Berechtigungen entsprechend einzustellen, öffnen Sie hierfür die Liste oder Bibliothek, deren Berechtigung Sie ändern wollen.

• Klicken Sie auf „Einstellungen“.

• Im nächsten Schritt wählen Sie dann „Listeneinstellungen“ oder „Bibliothekseinstellungen“.

• Im nächsten Schritt wählen Sie „Weitere Bibliothekseinstellungen“

• Nun können Sie das Menü zur Einstellung der Berechtigungen für die Dokumentenbibliothek oder Liste öffnen. Klicken Sie dafür auf „Berechtigung für Dokumentenbibliothek“ bzw. „Berechtigungen für Liste“

• Die nun angezeigten Gruppen „Besitzer“, „Besucher“, „Mitglied“ können nun individuell berechtigt werden bzw. mit neuen Benutzern ergänzt werden.

Was tun, wenn diese gelbe Meldung erscheint?

Wenn diese Meldung erscheint, liegt stets dasselbe Problem zugrunde. Und das liegt oft darin begründet, dass nur ein einziges Element – oder ein paar wenige Elemente – innerhalb der Liste oder Bibliothek irgendwann früher für andere freigegeben worden ist. Mit einem Klick auf „Diese Elemente anzeigen“ in der Meldung öffnet sich ein Dialogfeld mit den Ausnahmen, in dem das betreffende Element bzw. die Elemente angezeigt werden.

Als Besitzer des Elements genügt ein Klick auf „Berechtigungen erteilen“, damit Sie die Berechtigung dafür verändern können.

SharePoint: weitere Tipps von Büro-Kaizen

Auf unserer Website finden Sie eine große Anzahl an weiteren Beiträgen, die sich detaillierter mit Microsoft SharePoint beschäftigen. Hier ein paar Empfehlungen von unserer Seite:

• Arbeitsfluss mit dem Tool optimal gestalten: Sharepoint Workflow – Alles was Sie dazu wissen sollten | Büro-Kaizen (buero-kaizen.de)
• Management von Dokumenten (DMS): SharePoint Dokumentenmanagement – Wie geht das? | Büro-Kaizen (buero-kaizen.de)
• Komplexe Anwendung im Projektmanagement vorteilhaft nutzen: Microsoft SharePoint für Projektmanagement | Büro-Kaizen (buero-kaizen.de)
• Features und Funktionen des Tools: Office 365 SharePoint | Erklärung & Anleitung | Büro-Kaizen (buero-kaizen.de)

Video Büro-Kaizen digital

Tutorial: Microsoft SharePoint – Dateiablage im Team

(Dauer: 09:41 Minuten)

Inhalt:

1. Was ist SharePoint? (00:44)
2. Wie kann ich auf SharePoint zugreifen? (02:18)
3. SharePoint Website erstellen (03:07)
4. Dateien erstellen, hochladen und bearbeiten (04:12)
5. Offline arbeiten: SharePoint mit OneDrive synchronisieren (05:14)
6. Nachverfolgung: Versionsverlauf und Änderungs-Benachrichtigungen (06:11)
7. Dateien filtern und sortieren (07:25)