Was ist für Outlook besser: IMAP4, POP3 oder Exchange? Mit Anleitung, wie Sie ein IMAP-Konto in Outlook einrichten

Was ist ein IMAP und was ein POP3 Konto in Outlook? Was ist der Unterschied zu Exchange? Und was bedeutet SMTP? Wer ein neues E-Mail-Konto in Outlook hinzufügen will, oder seine E-Mails künftig auch auf mobilen Geräten abrufen möchte (z.B. Android oder iPhone), wird schnell mit einem technischen Abkürzungsdschungel konfrontiert. In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag erklären wir Ihnen den Unterschied zwischen IMAP4 vs. POP3 vs. Exchange, was SMTP bedeutet und zeigen Ihnen in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein IMAP-Konto in Outlook einrichten, inklusive allen dafür benötigten Informationen und Serverdaten.

1. Was ist der Unterschied zwischen IMAP vs. POP3 vs. SMTP und vs. Exchange in Outlook?

Eins vorweg: Microsoft Outlook ist die als „E-Mail-Client“ bezeichnete Software für Microsofts Exchange-Server und dient in erster Linie dem Schreiben, Versenden und Empfangen von E-Mails. Outlook kann aber auch gänzlich ohne Microsoft Exchange genutzt und/oder E-Mail-Konten von Drittanbietern eingebunden werden. Hier ein Überblick über die wichtigsten damit zusammenhängenden Begriffe und Unterschiede:

• Outlook mit POP3: POP3 ist die dritte Version des „Post Office Protocols“ (Erscheinungsjahr: 1996). Mittels dieses Übertragungsprotokolls kann ein E-Mail-Client die eingehenden E-Mails vom Server eines E-Mail-Anbieters abrufen (z. B. von GMX, Gmail, Freenet etc.). Bei der POP3-Methode werden die E-Mail-Nachrichten allerdings komplett vom Mailserver heruntergeladen, lokal auf dem Gerät gespeichert (z.B. PC oder Mac) und beim E-Mail-Anbieter gelöscht.
• Outlook mit IMAP4: Die vierte Version des „Internet Message Access Protocols“ geht auf das Jahr 2003 zurück. Im Unterschied zur POP-Methode werden bei dieser Protokollerweiterung alle E-Mails, Termine, Kontakte etc. nicht auf die lokale Festplatte des Rechners heruntergeladen (allenfalls als Kopie) sondern verbleiben zentral abgespeichert auf dem Mailserver.
• Outlook mit SMTP: Das Simple Mail Transfer Protocol dient, anders als IMAP und POP, nicht dem Abrufen von E-Mails, sondern zum Versenden der Nachrichten. Dafür baut der E-Mail-Client Outlook eine Verbindung zum SMTP-Server des E-Mail-Dienstes auf und übersendet die zu übermittelnden Informationen, woraufhin der SMTP-Server dann das Ergebnis der Transaktion an den Client zurückübermittelt.
• Outlook mit Exchange: Das Software-Programm „Microsoft Exchange Server“ ist eine Groupware für Unternehmen und Organisationen. Sie kann lokal auf den eigenen Firmenservern laufen oder als Exchange Online über die Microsoft Server und Office 365 bezogen werden. Exchange bietet eine zentrale Dateiablage für E-Mails, Aufgaben, Kontakte und Termine (Store Provider). Dies ist nicht nur die Basis für einfache Terminabsprachen und Besprechungsanfragen via Outlook, bei denen Terminüberschneidungen zwischen den Teilnehmern automatisch angezeigt werden, sondern auch für den Zugriff auf dieselben E-Mails von verschiedenen Geräten aus, auch mobilen Endgeräten (Android-Smartphone/-Tablet, iPhone, iPad).

2. Fazit: Was ist für Outlook besser geeignet, IMAP4, POP3 oder Exchange?

• Bei der POP3-Methode lädt Outlook die E-Mails vollständig herunter und speichert diese ausschließlich nur lokal auf dem jeweiligen Computer. Sie werden also nicht mehr auf dem Server abgespeichert. Daher können die E-Mails auch nur noch von diesem Computer aus geöffnet und bearbeitet werden. Das schließt einen mobilen Zugriff ebenso aus, wie das Synchronisieren mit anderen Geräten.
• Bei der IMAP-Methode bleiben die E-Mails auf dem Server gespeichert und Outlook greift online darauf zu. Es werden lediglich/maximal Kopien der E-Mail-Nachrichten auf der lokalen Festplatte gespeichert. Das bedeutet, Sie können auch mit anderen Geräten und auch mobil auf Ihre E-Mails zugreifen – unabhängig von dem verwendeten Computer. Auch Änderungen können so automatisch zwischen verschiedenen Geräten synchronisiert werden.
• Um die volle Funktionalität von Outlook inklusive der gemeinsamen Terminverwaltung und automatisierten Besprechungsanfragen nutzen zu können, benötigen Sie die Exchange-Software (zum Beispiel im Rahmen eines Office 365 Abonnements). Aber auch bei Exchange können Sie einstellen, ob der Client Outlook für das Abrufen der E-Mails IMAP4 oder POP3 nutzen soll.

3. Anleitung: So richten Sie ein IMAP-Konto in Outlook ein (mit Praxisbeispiel GMX-Konto)

Mittlerweile ist das IMAP-Protokoll in Outlook der Standard. Nur die wenigsten (Privat)-Nutzer verwenden noch POP3. Bei der Einrichtung eines IMAP-Kontos in Outlook müssen Sie neben der E-Mail-Adresse und dem Passwort allerdings noch einige spezielle Dinge angeben, zum Beispiel den Servernamen für eingehende E-Mails und den für ausgehende Nachrichten, den Port sowie Einstellungen rund um die Verschlüsselungsmethode (SSL oder TLS). Diese Serverdaten hängen nun ganz davon ab, welchen E-Mail-Dienst Sie nutzen. Gehen Sie daher wie folgt vor:

Schritt 1: Googeln Sie die Serverdaten Ihres E-Mail-Anbieters. Geben Sie dafür zum Beispiel „Serverdaten GMX“ in die Suchmaschine ein. Statt „GMX“ können Sie bei Bedarf auch Yahoo, Gmail, Freenet, MSN, iCloud oder AOL eingeben. Für unser Praxisbeispiel eines E-Mail-Kontos bei GMX erhalten Sie folgende Serverdaten (die Serverdaten weiterer E-Mail-Anbieter sehen Sie in Abb. 5 weiter unten):

Schritt 2: Öffnen Sie Ihr Outlook, gehen Sie in der Registerkarte auf → Datei und klicken Sie dann auf → Konto hinzufügen (siehe Abb. 1).

Schritt 3: Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie Ihrem Outlook hinzufügen möchten, setzen Sie das Häkchen bei → Ich möchte mein Konto manuell einrichten (siehe Abb. 2) und wählen Sie dann im nächsten Fenster das Icon „IMAP“ aus (siehe Abb. 3).

Schritt 4: Bestätigen Sie Ihre E-Mailadresse und geben Sie das dazugehörige Passwort ein. Sollte das anschließende automatische Hinzufügen seitens Outlook nun nicht erfolgreich sein, müssen Sie die IMAP-Kontoeinstellungen abschließend manuell ändern bzw. eingeben. Geben Sie dafür die in Schritt 1 herausgefundenen Serverdaten Ihres E-Mail-Dienstes ein (z.B. GMX, siehe Abb. 4). Bestätigen Sie zum Schluss mit einem Klick auf → Verbinden. Fertig.

4. Extra-Tipp: IMAP-Konto eingerichtet? Die besten Turbo-Tipps für ein effizienteres Outlook!

Sobald Sie Ihr IMAP-Konto in Outlook eingerichtet haben, geht es los. Mit der E-Mail-Flut. Rund 36 E-Mails erhält jeder Angestellte in Deutschland pro Tag – und viele sogar deutlich mehr. Wer da nicht die speziellen Outlook-Kniffs für eine Turboverarbeitung der E-Mail-Kommunikation nutzt, kommt schnell zu nichts mehr anderem. Dabei gibt es zahlreiche Automatisierungsfunktionen, die einem in der tagtäglichen Outlookarbeit helfen. Auf Büro-Kaizen haben wir Ihnen dafür die wichtigsten Tipps und Tricks für eine zeiteffiziente Arbeit mit Outlook in neun kostenlosen Schritt-für-Schritt Anleitungen zusammengestellt!

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Video Büro-Kaizen digital

Top 7 Outlook Tipps und Tricks

(Dauer: 09:40 Minuten)

Inhalt dieses Büro-Kaizen Video-Tutorials:
1. E-Mail in Aufgabe umwandeln (0:06)
2. E-Mail-Betreff ändern (2:02)
3. Symbolleiste für den Schnellzugriff (3:24)
4. E-Mail in OneNote ablegen (4:40)
5. Textbausteine (5:39)
6. Personen mit „@“ markieren (7:40)
7. Benachrichtigungen & Töne ausschalten (8:34)