Um den Anwendern den Umgang mit Outlook ein wenig zu erleichtern, arbeitet Microsoft mit einigen führenden Unternehmen an der Entwicklung von sogenannten Outlook Add-Ins. Diese Add-Ins ermöglichen Ihnen die Erledigung von Aufgaben direkt aus Ihrem Posteingang heraus.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Outlook Add-Ins eigentlich?
Die verfügbaren Outlook Add-Ins finden Sie im Office-Store, aus dem Sie diese herunterladen und installieren können. Outlook-Add-Ins sind von Drittanbietern erstellte Integrationen in Outlook, welche auf der webbasierten Plattform verwendet werden können.
Wir möchten Ihnen in Form einer Kurzanleitung zeigen wie das geht und Ihnen verraten was Sie bei der Installation Ihrer Add-Ins beachten sollten.
Die Installation von Add-Ins unter Windows
Um Outlook Add-Ins unter Windows zu installieren, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie in der Menüleiste von Outlook auf Start wo Sie den Punkt Add-Ins abrufen im Menüband, direkt unter der Menüleiste, auswählen können.
2. Über den Punkt „Add-Ins abrufen“, gelangen Sie auf die Seite Add-Ins für Outlook, wo Sie die verfügbaren Add-Ins durchsuchen können. Wählen Sie zu diesem Zweck alle aus, woraufhin Sie durch die Add-In-Liste scrollen können. Alternativ können Sie allerdings mithilfe des Suchfelds gezielt nach Add-Ins suchen.
Zu Ihrer eigenen Sicherheit, sollten Sie stets die Datenschutzrichtlinien zur Kenntnis nehmen, bevor Sie ein Add-In installieren.
Zur Aktivierung oder Deaktivierung kostenloser Add-Ins klicken Sie einfach auf ‚Hinzufügen‘ unter der jeweiligen Add-In.
3. Nachdem Sie das gewünschte Add-In installiert haben, gehen Sie über Datei zu Verwalten von Add-Ins, um sicherzustellen, dass das Add-In auch wirklich aktiviert ist. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr MS Office-Passwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Die Verwendung von Outlook Add-Ins
Nach der Installation werden Ihnen alle heruntergeladenen Add-ins automatisch in einer Add-in-Leiste angezeigt, sofern eine E-Mail-Daten beinhaltet, auf die man über das Add-In zugreifen kann.
Erhalten Sie zum Beispiel eine E-Mail, in der sich eine Anschrift befindet, dann wird Ihnen angezeigt, dass Sie sich den Standort aus der E-Mail über das Bing Maps Add-In anzeigen lassen können.
Bei der Erstellung einer neuen Nachricht, über Start -> Neue E-Mail, können Sie über das Menüband unter Nachricht ebenfalls auf Ihre installierten Add-ins zugreifen.
Befinden Sie sich im Hauptfenster von Outlook (ohne das Sie eine Nachricht geöffnet haben), können Sie auch dort über das Menüband auf Ihre installierten Outlook Add-Ins zugreifen.
Beachten Sie dabei, dass wenn der Lesebereich (Ansicht -> Lesebereich) auf „aus“ gesetzt wurde, werden alle Add-Ins automatisch deaktiviert und können nicht genutzt werden.
Die Verwaltung von Outlook Add-Ins
Wenn Sie Ihre Outlook Add-Ins verwalten möchten, dann gelangen Sie über Datei zu Verwalten von Add-Ins. Geben Sie dort Ihre Anmeldedaten für Office ein, sobald Sie dazu aufgefordert werden.
Im Anschluss daran können Sie auf der Seite Add-Ins Verwalten über den Punkt Weitere Add-Ins für Outlook erhalten Sie im Office Store auswählen, um in den Office Store zu gelangen.
Über die Symbolleiste auf der Seite können Sie entweder weitere Outlook Add-Ins hinzufügen, deinstallieren oder die Seite aktualisieren, um Ihre neusten anzuzeigen.
Sie können Add-Ins aktivieren oder deaktivieren, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren.
Um weitere Informationen zu einem Add-In zu erhalten, brauchen Sie das jeweilige Add-In lediglich auszuwählen.
Die Installation von Add-Ins unter MacOS
Die Installation von Add-Ins gestaltet sich unter MacOS ähnlich, wie unter Windows und erfordert lediglich zwei einfache Schritte von dem Benutzer.
1. Klicken Sie im Menüband von Outlook zunächst auf Start und anschließend auf Store.
2. Suchen Sie unter Add-Ins für Outlook nach dem Add-In, welches Sie installieren möchten und machen Sie sich im Zweifel auch mit den entsprechenden Datenschutzrichtlinien vertraut. Zur Aktivierung oder Deaktivierung kostenloser Add-Ins verwenden Sie, wie unter Windows, den Schalter neben dem jeweiligen Add-In. Zum Aktivieren kostenpflichtiger Add-Ins oder Testversionen wählen Sie Abrufen aus, wonach Sie den Kauf abschließen oder Ihre Testversion aktivieren können.
Fazit
Outlook Add-Ins erinnern beinahe ein wenig an Mobile-Apps und können dem Nutzer das Leben in einigen Bereichen ein wenig erleichtern. Allerdings ist die Verbindung zu einem Exchange Server eine der Voraussetzungen dafür, um Add-Ins in Microsoft Outlook nutzen zu können.
Mittlerweile existieren bereits einige solcher Add-Ins, die dem Benutzer einen echten Mehrwert beschweren und aufgrund der engagierten Entwicklercommunity sollte man immer mal wieder einen Blick in den Office-Store wagen und sich die neusten Add-In Veröffentlichungen zumindest einmal anschauen.
Denn wer einmal ein Add-In genutzt hat, welches einem die Arbeit deutlich vereinfacht hat, der möchte schon bald nicht mehr auf die Möglichkeiten dieser Erweiterungen verzichten.
Video Büro-Kaizen digital
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(Dauer: 11:57 Minuten)
