SharePoint Wikis– wie baut man den Wissensspeicher für alle auf

Warum brauchen Sie ein Wiki?

Wikiwiki bedeutet auf Hawaiianisch „schnell“. Ein Wiki ist eine offene Wissensdatenbank, die von allen Nutzern gepflegt und schnell erweitert werden kann. Durch ein Wiki besteht die Möglichkeit das Wissen von einer ganzen Organisation oder Unternehmen einfach zu sammeln und zur Verfügung zu stellen.

Wichtig beim Aufbau eines Wikis ist, dass es ein standardisiertes Layout für die Artikel, eine ausgereifte Suche und eine Clusterung der Artikel zu Themen gibt, um den Usern die Informationen bestmöglich aufzubereiten.

Im folgenden Text möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie in einfachen Schritten ein SharePoint Wiki anlegen können.

Welche Wiki Möglichkeiten bietet SharePoint?

Grundsätzlich gibt es zwei Alternativen, die Wiki App und Standard Seiten, für die Erstellung eines Wikis in SharePoint.

SharePoint Wiki App – der Standard aus alten Tagen

Microsoft bot bereits bei SharePoint 2013 eine dedizierte Wiki App den Usern an. Diese App erstellt einen gesonderten und systemverwaltenden Container mit allen Wiki Seiten innerhalb des SharePoint Raums. Es werden daher keine eigenen SharePoint Seiten erstellt, die anderweitig zur Verfügung gestellt werden können.

Die SharePoint Wiki App ist inzwischen ein wenig die Tage gekommen, trotzdem wird sie weiterhin in SharePoint online und den neueren SharePoint Servern unterstützt. Dabei ist zu beachten, dass keine Anpassung an das neue SharePoint Design vorgenommen wurde. Daher ist die Darstellung der Seiten auf das alte User Interface aufgebaut.

Falls Sie ein einfaches zu bedienendes Wiki, ideal für kleine Umfänge, brauchen ist die App immer noch hervorragend geeignet.

Die Erstellung des SharePoint Wikis per App stellt sich sehr einfach dar, da die App im Standard Katalog zur Verfügung steht.

Das Vorgehen ist wie folgend:

• klicken Sie auf Neu auf der Startseite und dann auf App
• Im Katalog wählen Sie Wiki-Seitenbibliothek und geben Sie Ihrem Wiki einen Namen

Das nun neu erstellte Wiki besitzt bereits eine Startseite und weitere Hilfeseiten.

Sie sehen, dass das Design sehr minimalistisch ist. Leider besteht in der App keine Möglichkeit das Template für neue Seiten zu bearbeiten. Die Wiki App fokussiert sich auf die reine Wissensbereitstellung ohne weitere Design Inhalte.
Ein sehr großer Vorteil der SharePoint Wiki App ist die einfache Erstellung von weiteren Seiten.
Zur Erstellung von neuen Seiten reicht ein einfacher Code im Text.
Sobald Sie einen Link auf eine neue oder bereits bestehende Seite einfügen möchten reicht es den Link mit zwei eckigen Klammern zu umschließen. [[Wiki Seite]]
Nun bekommen Sie eine Übersicht über bereits vorhandene Seiten. Falls Sie keine der bereits erstellten Seiten auswählen, werden Sie beim ersten Aufrufen des Links gefragt, ob Sie eine neue Seite mit dem Namen erstellen wollen. Für den Fall, das Sie nicht den Namen der Seite in Ihrem Link stehen haben möchten, können Sie mit einem graden Trennstrich | [[Seite|Link]] einen anderen Linktext eingeben.
Wie bereits in der Einleitung beschrieben, ist es für ein Wiki wichtig die Beiträge Themen zuordnen zu können. Auch dies ist innerhalb der App einfach zu lösen.
Dazu erweitern Sie den Befehl zur Verlinkung einfach mit einem Slash / [[Thema/Wiki Seite]]. Durch diesen schrägen Strich können Sie die neu zu erstellender Seite auch weiteren Unterthemen zu ordnen. Wichtig ist dabei zu wissen, dass jede Seite nur einem Thema bzw. Unterthema zu geordnet werden kann.
Eine Übersicht aller Seiten zu einem übergeordneten Thema finden Sie in den Wiki Ordner Struktur. Da im Hintergrund die Wiki Webseite in den Themenordner gespeichert wird kann eine Wiki Seite nur einem übergeordneten Thema zugehörig sein.
Falls Sie ein größere Wissensdatenbank mit mehr Möglichkeiten erstellen möchten, können Sie das auch über SharePoint Seiten realisieren. Darauf möchten wir im nächsten Abschnitt näher eingehen.

SharePoint Online – was ohne die Wiki App möglich ist

Bereits seit geraumer Zeit gibt es Metadateninformationen auch für die Webseitenbibliothek auf einer SharePoint Seite. Durch die einfache Möglichkeit der Erstellung von Templates und vordefinierter Suchwebparts bietet SharePoint online inzwischen alles Notwendige, um ein schnelles und benutzerfreundliches Wiki aufzubauen. Nachfolgend zeigen wir Ihnen die notwendigen Schritte auf.

Als erstes erstellen Sie eine neue Kommunikationsseite, die Sie Schritt für Schritt zum vollständigen Wiki aufbauen können.

Template für die Webseite

Der wichtigste Schritt ist die Erstellung des Templates für die Wiki Einträge an.
Dabei sind folgende Punkte wichtig:

• Kurze Zusammenfassung
• Inhaltsangabe
• Zielgruppe
• Übersicht verwandter Themen bzw. Themenzugehörigkeit

Als Hilfe für den User hat sich bewährt, den Hilfetext direkt in die Seite integrieren. So können Sie den Ersteller direkt anweisen, was er in welchem Webpart eintragen soll, um einen Standard zu erreichen.

Wichtig bei den Beiträgen ist wie bei der „original“ Wiki App, dass die Verlinkung zwischen den einzelnen Seiten leichtfällt, damit es zu einer großen Verflechtung der einzelnen Seiten kommt.
SharePoint online hat sich auch für diesen Zweck weiterentwickelt. Durch das Integrieren der doppelten eckigen Klammern [[ ]] können Sie direkt einen Link auf eine andere Seite erstellen.

Um die Seiten nachher thematisch zuordnen und anzeigen zu können, ist es notwendig weitere Metainformationen der Seite mitzugeben. Welche Art und wie viele können wir bestimmen wir dadurch, dass in der Webseiten Bibliothek weitere Spalten mit den definierten Metadaten Typen erstellt wird. In unserem Beispiel sind das die Spalten „Thema“ als Auswahlfeld und „Zielgruppe“ als Auswahlfeld. Wichtig hierbei ist die Spezifizierung als Auswahlfeld, damit wir im zweiten Schritt Suche-Webparts definieren können.

Start- bzw. Übersichtsseite

Die Startseite des SharePoint Wikis ist sehr wichtig, damit dem User der Einstieg in die Wissensdatenbank gelingt.

Zusätzlich können Sie vordefinierte Suchen erstellen, die automatisch die neuesten Artikel zu einem bestimmten Thema aufzeigen und als Kacheln präsentieren. Wichtig ist hierbei nicht alle Informationen auf einmal auf die Seite zu bringen, sondern durch eine gut durchdachte Navigation den User an die Hand zu nehmen und ihn durch die Wissensdatenbank zu führen.

Unsere Empfehlung

Die Microsoft SharePoint Wiki App bietet einen einfachen Start in die Welt des Wikis dar. Für eine kleine Wissensdatenbank stellt es die optimale Lösung dar. Sobald es um eine größere Wissensdatenbank geht, ist die Nutzung von SharePoint Seiten mit Templates die bessere Alternative. Durch die Verwendung von mehreren Metadaten und dem ansprechenden und einfachen zu erstellenden Design sind die SharePoint online Seiten den SharePoint Wiki Seiten klar zu bevorzugen.