Microsoft Word mit OneDrive kombinieren: Dokumente einfacher mit externen Personen teilen sowie gemeinsam und gleichzeitig bearbeiten

Microsofts Cloudspeicher OneDrive eignet sich auch hervorragend zum gemeinsamen Bearbeiten von Word-Dokumenten mit Personen außerhalb des eigenen Unternehmens. Dann haben das lästige Verschicken von Word-Dokumenten via E-Mail-Anhängen und die damit zusammenhängenden Versionskonflikte ein Ende. Darüber hinaus können Sie mit OneDrive zudem jederzeit und von überall aus auf Ihre Word-Dateien zugreifen und bearbeiten (online sowie offline). Das erspart unfreiwillige Arbeitspausen im Außendienst aufgrund schlechter Internetverbindung, z.B. bei Kunden oder auf Geschäftsreisen. In diesem Büro-Kaizen-Artikel erfahren Sie alles rund um die praktische Kombination von OneDrive mit Microsoft Word (Desktop- und Online-Version).

1. Das Problem: Warum Microsoft Word mit OneDrive verbinden?

Innerhalb von Unternehmen wird selbstverständlich die gemeinsame Dateiablage genutzt, um anderen Mitarbeitern Dateien und Dokumente freizugeben, gemeinsam zu bearbeiten oder ein Feedback einzuholen. Deutlich umständlicher ist hingegen die Zusammenarbeit an Word-Dokumenten mit externen Personen außerhalb des eigenen Unternehmens, die keinen Zugriff auf die eigene Firmendateiablage haben. Der Modus Vivendi ist dann meistens immer noch, das betreffende Word-Dokument per E-Mail hin und her zu senden. Dies führt dann jedoch gleich zu mehreren Problemen:

• Wer besitzt die aktuelle Dokumentenversion? Ist die Version in der eigenen Dateiablage nun die aktuelle, oder besitzt der Kunde/Auftraggeber/externe Mitarbeiter eventuell noch eine aktuellere Version? Und falls nicht, hat dieser die jüngsten Änderungen bereits erhalten?
• Beim klassischen Versenden von Word-Dateien per E-Mail ist kein gleichzeitiges Bearbeiten des Dokuments möglich. Dies führt dann zu den bekannten Versionskonflikten, sollten die Dokumente dennoch zeitgleich bearbeitet und unabhängig voneinander abgespeichert werden. Das Auseinanderdividieren der Änderungen ist dann ziemlich aufwendig – das kann durch den Einsatz von OneDrive vermieden werden.

2. Die Lösung: Die Vorteile der Kombination von Microsoft OneDrive mit Microsoft Word

Microsofts Cloudspeichersystem OneDrive gibt es in verschiedenen Versionen. In den meisten Unternehmen ist es als OneDrive for Business im Rahmen eines Office/Microsoft 365 Abonnements im Einsatz (Hinweis: Office 365 heißt seit 21.04.2020 „Microsoft 365“; hier erfahren Sie → welche Änderungen und neue Funktionen mit der Umbenennung in Microsoft 365 einhergehen ). Darüber hinaus ist OneDrive für Privatnutzer auch standardmäßig in Windows 10 integriert und auf jedem Windows-PC vorinstalliert. Unabhängig von der Programmversion bietet die „hybrid-lokale Cloudspeichertechnologie“ von OneDrive einige zentrale Vorteile:

• Sie bearbeiten nur eine einzige Word-Datei an ein und demselben Speicherort.
• Dabei unterstützt OneDrive zugleich auch das gleichzeitige Bearbeiten durch mehrere Personen.
• Daher gibt es keine mehrfachen Speicherorte mehr und auch keine Versionskonflikte.
• Die Dokumente können wahlweise auch mit Word Online direkt aus OneDrive heraus erstellt, geöffnet und bearbeitet werden. Es wird dann keine lokale Word-Installation auf dem Computer benötigt, ein gängiger Web-Browser genügt (Word Online ist kostenlos).
• Darüber hinaus bietet OneDrive als hybrider Cloudspeicher auch einen praktischen Offline-Zugriff bei schlechter oder fehlender Internetverbindung (über die Funktion „selektive Synchronisation“, siehe den Extra-Tipp weiter unten).

3. Anleitung: Dokumente direkt aus Word heraus über OneDrive teilen und gemeinsam bearbeiten

• Schritt 1: Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie mit einer externen Person außerhalb Ihrer Organisation gemeinsam bearbeiten oder das Sie dieser zur Ansicht bzw. für ein Feedback zukommen lassen wollen.
• Schritt 2: Folgen Sie dann dem Navigationspfad über die Registerkarte → Datei, → Konto und → Dienst hinzufügen und wählen Sie die Option → OneDrive bzw. OneDrive for Business aus (siehe Abb. 1). Melden Sie sich jetzt mit Ihrem Microsoft-Konto an und bestätigen Sie mit einem Klick auf → Weiter.
• Schritt 3: Sobald Sie Ihre Word-Desktop-Anwendung und Ihr OneDrive-Konto einmal miteinander verknüpft haben, finden Sie in dem Menüband Ihres Word-Anwendung in der Registerkarte → Start oben rechts die Schnellzugriffs-Schaltfläche → Teilen. Klicken Sie darauf und wählen Sie → OneDrive aus (siehe Abb. 2).
• Schritt 4: Geben Sie jetzt die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und wählen Sie aus, ob der- oder diejenige das Word-Dokument nur lesen oder auch bearbeiten darf. Einzige Voraussetzung ist allerdings, dass der Empfänger ebenfalls OneDrive nutzt und dessen E-Mail-Adresse somit bei Microsoft hinterlegt ist.

4. Anleitung: Dokumente direkt aus OneDrive mit Word Online erstellen, bearbeiten und teilen

Die Kombination aus Word & OneDrive ist auch direkt aus OneDrive heraus nutzbar. Denn in den Cloudspeicher hat Microsoft eine Schnittstelle zu seinem kostenlosen Gratisdienst „Word Online“ integriert. Diese Web-Version des Textbearbeitungsprogramms wird allein im Browser ausgeführt und kann daher auch auf Computern ohne Word-Installation genutzt werden. (Word Online ist kostenlos, bietet dafür aber auch nur einen etwas eingeschränkten Textbearbeitungs- und Formatierungsumfang).

• Öffnen Sie dafür in Ihrem Web-Browser (z. B. Microsoft Edge, Google Chrome, Safari für Mac oder Firefox) → onedrive.live.com und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an.
• Klicken Sie dann in dem Register → Eigene Dateien oben auf → Neu und wählen Sie in dem Dropdownmenü die Option → Word-Dokument aus (siehe Abb. 3).
• OneDrive öffnet nun ein neues Dokument in Word-Online, das Sie wie gewohnt erstellen und bearbeiten können (Hinweis: Das Speichern erfolgt bei allen Office-Online-Anwendungen automatisch nach erfolgten Änderungen in Ihrem OneDrive-Koto).
• Für die Freigabe an andere Personen müssen Sie dann lediglich noch rechts oben auf die Schaltfläche → Freigeben klicken, die E-Mailadresse des Empfängers eintippen und auswählen, ob die betreffende Person das Dokument nur lesen oder auch bearbeiten darf.
• Der große Vorteil dieser Kombination aus OneDrive.live und Word Online ist, dass hierfür kein Office auf dem Computer installiert sein muss und dies somit auch auf Fremd- bzw. Drittrechnern funktioniert. Tipp: Spätestens dann sollten Sie allerdings eine sichere Multifaktor-Authentifizierung für Ihre Office 365-Komponenten nutzen, um eine Kompromittierung Ihres Office-Kontos zu verhindern und Ihre Daten wirkungsvoll zu schützen, siehe → „Microsoft fordert zur Nutzung der Multi-Faktor-Authentifizierung in Office 365 auf! Denn 99,9% der kompromittierten Benutzerkonten verwenden keine Zwei-Faktor-Authentifizierung“).

5. Extra-Tipp: Kostenlose Anleitungen und Vorlagen für Word, OneDrive sowie allgemein für ein effizienteres Büro!

Microsoft Office gehört zu der meistgenutzten Bürosoftware weltweit. Dementsprechend vielfältig sind auch die jeweiligen Programmfunktionen. Und mit dem Cloud-gestützten Office 365 hat sich das Angebot an intelligenten Werkzeugen und praktischen Kollaborationstools für eine effizientere Zusammenarbeit in Unternehmen noch einmal deutlich erhöht. Neben Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word stehen nun mit OneDrive, Teams, Yammer, Planner, Forms & Co zahlreiche weitere Business-Tools zur Verfügung. Damit Sie und Ihre Mitarbeiter den vollen Nutzen aus den vielen Office-Anwendungen ziehen können, haben wir Ihnen auf Büro-Kaizen die wichtigsten Funktionen und nützlichsten Tipps in praxisnahen Anleitungen kostenfrei zusammengestellt.

• Alle Tipps rund um OneDrive: Wie kann man OneDrive optimal für die Dateiablage nutzen? Wie sieht die optimale Ablagestruktur aus. Was für Möglichkeiten bieten sich alles für die Dateifreigabe und Zusammenarbeit? Und wie funktioniert die selektive Synchronisation für die Offline-Nutzung? Alle Anleitungen rund um OneDrive finden Sie auf Büro-Kaizen.de auf unserer Tutorial-Sammelseite → „Microsoft 365: Kostenlose Anleitungen von A bis Z“ .
• Mehr Effizienz bei der Arbeit mit Microsoft Word: Wie kann man möglichst schnell und einfach ein Inhaltsverzeichnis, Abbildungsverzeichnis, Quellen- oder Literaturverzeichnis in Word automatisiert erstellen lassen? Wie funktionieren die Schnellbausteine für häufig verwendete Textpassagen und wie die praktische Serienbrieffunktion? Was muss man bei End- und Fußnoten, bei den Formatvorlagen und beim Nutzen von Excel-Tabellen in Word beachten? Dies und die Top 7 Business-AddIns für neue Word-Funktionen finden Sie → hier in unserem Büro-Kaizen-Blog .
• Erstmals Excel, PowerPoint, Word und Office Lens in einer App vereint: Kennen Sie schon die neue Office 365 Mobile-App für Android und iOS Geräte (Smartphones und Tablets)? Dies ist die erste Anwendung, die → Excel, PowerPoint, Word und Office Lens in einer einzigen Anwendung kombiniert !
• Kostenlose Checklisten und Druckvorlagen fürs digitale Büro: Weitere praxisnahe Anleitungen, Tricks, Checklisten und Druckvorlagen für mehr Effizienz bei der digitalen Zusammenarbeit und im modernen Büro finden Sie → in unserem kostenlosen Büro-Kaizen Download-Center!

Büro Kaizen digital: Office 365 Video-Tutorial

Microsoft OneDrive – Tutorial

(Dauer 10:31 Minuten)

Inhalt dieses OneDrive-Video-Tutorials:
1. OneDrive Personal vs. OneDrive for Business (00:46)
2. OneDrive in Windows einrichten (01:57)
3. Speicherplatz: Nur online oder auch lokal? (03:22)
4. Ordner-Struktur, die Spaß macht (06:09)
5. Dateien und Ordner freigeben (07:49)
6. Zusammenfassung (09:20)