Microsoft überlässt den Bereich der Backups für Office 365 weitgehend Drittanbietern, wie zum Beispiel dem Branchenführer Veeam. Während größere Unternehmen häufig auf die Datensicherungslösung in Microsoft Azure zurückgreifen, müssen kleine und mittlere Unternehmen, die nur Office/Microsoft 365 ohne Azure nutzen, also Extra-Backup-Dienste wie Veeam, CodeTwo, StorageCraft, AvePoint oder DARZ in Anspruch nehmen. Worin die jeweiligen Stärken liegen und was die Unterschiede sind, lesen Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.
Inhaltsverzeichnis
1. Was ist ein Backup überhaupt?
Als Backups werden regelmäßige Sicherungskopien bezeichnet, die im Rahmen einer Datensicherungsstrategie abgespeichert werden. Kommt es zu einem Datenverlust (durch Manipulation, Sabotage, Irrtum oder technischen Defekt), können so die jeweils aktuellsten relevanten Daten aus der Backup-Reihe wiederhergestellt werden (Restore). Dafür müssen die Backups naturgemäß in einem anderen System abgespeichert werden, damit sie von dem ursächlichen Auslöser des Datenverlusts nicht ebenfalls betroffen und damit ebenfalls gelöscht oder manipuliert werden.
- Sollte es zu einem Datenverlust kommen und es wird eine Wiederherstellung benötigt, sind drei Faktoren entscheidend: (1.) Die Wiederherstellungsgeschwindigkeit, (2.) wie gut sich die Backups durchsuchen lassen (eDiscovery) sowie (3.) die Granularität, wie detailliert sich einzelne Daten wiederherstellen lassen (E-Mails, Kontakte, Team-Chats etc.).
- Die Erstellung der Backups selbst sollte dabei nur minimalen Einfluss auf die Systemleistung des Unternehmens haben. Je größer jedoch das Unternehmen ist, desto größer ist meist auch die zu übertragende Datenmenge aus der Microsoft Office 365 Cloud. Das erfordert dann größere lokale Eigenressourcen (inklusive Anschaffung und Wartung) und beansprucht mehr Datenübertragungskapazitäten, was die Performance des Gesamtsystems signifikant beeinflussen kann. Für diese Fälle bietet es sich an, auf eine Cloud-to-Cloud-Backuplösung auszuweichen.
2. Die „Backup-Grundfunktionen“ in Microsoft Office 365 sind allein leider nicht ausreichend
Microsoft bietet ein hohes Sicherheitsniveau und Verfügbarkeit seiner Cloud auf infrastrukturellem Niveau an. Dafür werden die eigenen Cloud-Ressourcen gespiegelt und mehrfach abgesichert. Mittels Versionierung und den Papierkörben in den Anwendungen (z.B. in OneDrive, Outlook und SharePoint) sind auch rudimentäre Short-Term-Backups möglich – allerdings nur mit vergleichsweise kurzen Aufbewahrungszeiten und keinem granularen Restore. Richtige Backupmöglichkeiten bietet Microsoft für Office 365 erst durch die Integration des Zusatzdienstes Microsoft Azure an.
- Microsoft betont dabei ausdrücklich, dass für die Sicherheit der eigenen Daten in der Microsft-365-Cloud vor internen Bedrohungen (versehentliches oder bewusstes Löschen durch eigene Mitarbeiter) sowie externen Gefahren (Schadsoftware wie Trojaner und Ransomware) die Unternehmenskunden selbst zuständig sind.
- So weist Microsoft auch explizit in seinem Dienstleistungsvertrag darauf hin, regelmäßig Backups der eigenen Office-365-Daten mit Lösungen von Drittanbietern durchzuführen (z.B. Veeam, StorageCraft, AvePoint etc.).
3. Soll Ihr Microsoft-365-Backup lieber lokal mit Veeam oder Cloud-to-Cloud abgespeichert werden?
Wer eine Backup-Lösung für seine Microsoft Office 365 Daten sucht, muss sich zunächst entscheiden, wo diese Sicherungskopien erstellt bzw. abgespeichert werden sollen.
| Lokales Backup von Microsoft Office 365 (Veeam): Bei einem lokalen Backup werden die ausgewählten Daten aus der Cloud gezogen und lokal auf einem Unternehmensserver abgespeichert. Diese Office-365-Daten müssen dann in den gewohnten Backupprozess des Unternehmens integriert werden. Der Vorteil lokaler Backuplösungen sind die eigene Kontrolle über diese Daten und des damit verbundenen Datenschutzes. Der Nachteil ist, dass das Übertragen der Daten aus der Cloud in das eigene System Bandbreite kostet. Bei einigen Terabyte an Daten kann das eine spürbare Verlangsamung des Gesamtsystems bewirken. Zudem müssen Sie einen Backup-Server vorhalten und warten, was zusätzliche Hardware-, Zeit- und Arbeitsressourcen benötigt und damit ein Kostenfaktor ist. |
Cloud-to-Cloud Backup von Microsoft 365:
Bei einem Cloud-to-Cloud Backup werden die Sicherungskopien nicht lokal auf einem eigenen Server, sondern in einer anderen Cloud abgespeichert. Die Wahl eines anderen Anbieters garantiert dabei die Verfügbarkeit, sollte es zu gravierenden Problemen in der Microsoft Cloud kommen. Der große Vorteil ist, dass durch das Übertragen der Daten von einem Cloudanbieter zu einem anderen nicht Ihre Datenrate beansprucht wird, sondern nur die der beiden Rechenzentren. Gleichzeitig sparen Sie sich auch die benötigte Hardware und die Arbeitszeit für die Wartung ein. Dabei sollte es sich jedoch auf jeden Fall um einen vertrauenswürdigen Cloudanbieter handeln, im Idealfall mit Rechenzentrum in Deutschland oder Europa. |
Backup as a Service (BaaS):
Es gibt auch Rechenzentren, die einen Backupservice speziell für deutsche Unternehmen mit Datenspeicherung auf deutschem Boden und nach hiesigem Recht anbieten. So werden alle damit verbundenen Aufgaben an einen spezialisierten Dienstleister und dessen Rechenzentrum ausgelagert. Die Backups müssen somit nicht auf den lokalen Servern abgespeichert werden und die Anbieter kümmern sich um einen ausreichenden Schutz und Wiederherstellbarkeit der Sicherungsdateien. Die Leistungsfähigkeit und der Umfang der Datensicherungslösung hängt dabei vom Anbieter ab. Häufig verwenden diese ebenfalls Veeam, um die Office-365-Daten aus der Microsoft Cloud in ihr eigenes System zu ziehen. |
Beispiele für lokale Backup-Lösungen:
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Beispiele für Cloud-to-Cloud Backup-Lösungen:
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Beispiele für Backup as a Service Lösungen (BaaS):
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4. Preise: Das kostet eine Veeam Backup-Lizenz für Microsoft Office 365
Die Backuplösung von Veeam wird als SaaS-Modell vertrieben, also als Software-as-a-Service. Das bedeutet, man kann es nur als Abonnement mit einer Laufzeit von 1 bis 5 Jahren mieten. Dabei müssen Lizenzen für jeden einzelnen Benutzer erworben werden, die Mindestabnahme liegt bei 10 Lizenzen. Die Backupmöglichkeiten beziehen sich dann auf Exchange Online, Exchange Server (OnPrem), SharePoint Online, SharePoint (OnPrem) sowie OneDrive for Business. Da die Daten aus Microsoft Teams standardmäßig in Exchange Online und SharePoint Online abgespeichert werden, kann Veeam somit auch alle Ihre Teams-Daten sichern und wiederherstellen. Das umfasst alle Chats, Sites und Dokumente sowie auch mit den Teams-Kanälen verbundene Daten. Dasselbe gilt auch für Gruppen-Postfächer und OneNote-Notizbücher.
- Veeam-Preis im einjährigen Abonnement: 1,31 Euro pro Monat
- Veeam-Preis im dreijährigen Abonnement: 1,17 Euro pro Monat
- Veeam-Preis im fünfjährigen Abonnement: 1,11 Euro pro Monat
5. Virtuelle Maschinen und schnelle Flash-Speicher sind die ideale Ergänzung für Veeam-Backups von Microsoft 365
- Virtuelle Veeam-Maschinen: Anstatt die Veeam-Backups Ihrer Microsoft Office 365 Daten auf einem eigenen Backupserver vorzuhalten, können Sie Veeam auch selbst mittels einer virtuellen Maschine in einer Cloud laufen lassen. Dann wird Veeam in der virtuellen Maschine ausgeführt und die Backups werden direkt in der dortigen Cloud abgespeichert. Das entlastet Ihr IT-System und spart benötigte Hardware ein. Dies funktioniert beispielsweise in der IBM Cloud und mit S3-kompatiblen Lösungen von Serviceprovidern.
- Flashspeicher mit SafeMode: Gegen die seit einigen Jahren massiv zunehmende Ransomware (Erpressungs-/Verschlüsselungstrojaner) erweisen sich schnelle Flash-basierte Backup-Speicher mit SafeMode zunehmend als einfachste und kostengünstigste Lösung. Denn wenn die eigenen Backup-Server mit den extrem schnellen Flash-Speichern ausgestattet sind, wird eine sehr schnelle Wiederherstellung und hohe Verfügbarkeit der Backup-Daten ermöglicht – mit wesentlich kürzeren Ausfallzeiten und ohne Lösegeld bezahlen zu müssen. Wichtig ist dabei ein SafeMode-Schutzmodus, der das Löschen von automatisierten Backup-Snapshots verhindert, auch wenn die Admin-Zugangsdaten bereits kompromittiert sein sollten.
6. Extra-Tipps: MFA-Zugangssicherung und Datenschutz bei Microsoft Office 365
Regelmäßige Backups mit Sicherungslösungen wie Veeam & Co sind nur ein Baustein einer umfassenden Datensicherungsstrategie. Wichtig ist natürlich auch, schon die individuellen Zugangsdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Denn das Repertoire von Cyberkriminellen beschränkt sich nicht nur auf Verschlüsselungstrojaner. Das Einfallstor für Datenspionage und betrügerische BEC-Angriffe sind häufig kompromittierte Nutzerkonten, über die dann die Cyberkriminellen Zugriff auf das System erhalten. Dementsprechend hat Microsoft seine Unternehmenskunden auch Anfang 2020 erneut eindringlich zur Nutzung der Multifaktorauthentifizierung aufgefordert, was allerdings nur die wenigsten Unternehmen bislang auch tatsächlich mitbekommen haben.
- Multi-Faktor-Authentifizierung: Laut Microsofts jüngster Statistik nutzen bislang nur 11% seiner Unternehmenskunden eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Dabei ist diese doppelte Sicherung des Anmeldevorgangs für die Datensicherheit essenziell. Denn von den weltweit 30 Mrd. Login-Vorgängen in Office 365 pro Tag werden im Schnitt 0,5% kompromittiert (1,2 Mio. Accounts). Allerdings nutzen 99,9% dieser kompromittierten Office-Konten keine Multi-Faktor-Authentifizierung! Mehr Details hierzu lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Microsoft fordert zur Nutzung der Multi-Faktor-Authentifizierung auf! Die MFA in Office 365 aktivieren und einrichten.“.
- Datenschutz in Office 365: Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) im Auftrag der niederländischen Regierung hatte Ende 2018 Mängel beim Datenschutz in Microsoft/Office 365 aufgezeigt. Mit der „Office 365 ProPlus Version 1905“ hat Microsoft dann im April 2019 erstmals eine DSGVO-konforme Office-365-Version für Unternehmen, Behörden und Organisationen herausgegeben. Mehr Details hierzu erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Microsoft Office 365: Datenschutz & DSGVO“.
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