Microsoft Teams: Externe Personen als Gast einladen, hinzufügen und wieder löschen (Anleitung mit Tutorial)

Microsoft Teams war ursprünglich nur für die interne Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen konzipiert, mittlerweile können Sie aber auch externe Personen von außerhalb Ihres Unternehmens als „Gast“ einladen und einem Team Ihrer Wahl hinzufügen. Dies eignet sich hervorragend, um beispielsweise mit Geschäftspartnern, Kunden, Auftraggebern oder externen Mitarbeitern innerhalb eines projektspezifischen Teams zusammenzuarbeiten. Wie Sie in Microsoft Teams einen Gast hinzufügen, erfahren Sie in dieser Büro-Kaizen-Anleitung sowie in unserem Schritt-für-Schritt Video-Tutorial am Ende dieses Artikels!

Lesedauer ca. 4 Minuten

1. Das Hinzufügen von Gästen in Microsoft Teams funktioniert nicht? (Zugriff freischalten)

Um eine hohe Sicherheit und Schutz der sensiblen Unternehmensdaten zu gewährleisten, können in der Standardeinstellung nur Personen aus der eigenen Organisation hinzugefügt werden. Der Gastzugriff für das Hinzufügen von Gästen ist somit zunächst einmal deaktiviert und muss erst im Admin-Center von Microsoft Teams aktiviert und freigeschaltet werden – dies erfordert zwar nur wenige Klicks, muss aber von einem Administrator mit Administratorenrechten durchgeführt werden.

• Navigieren Sie zu dem Microsoft 365 Admin Center und öffnen Sie dort das Microsoft Teams Admin Center.
• Klicken Sie dann in der linken Menüleiste auf → Benutzer und den Unterpunkt → Gastzugriff. Nun können Sie rechts im Dropdownmenü den Gastzugriff entsprechend auf → Ein einstellen.
• Anschließend können Sie direkt darunter noch festlegen, welche Berechtigungen die eingeladenen Gäste in Ihrem Teams alles erhalten sollen. Beispielsweise ob diese auch den Chat nutzen, private Anrufe tätigen, Besprechungen planen oder auch Nachrichten bearbeiten und löschen dürfen.

2. So funktioniert der Gastzugriff in Microsoft Teams: Gast hinzufügen bzw. einladen

Sobald die Gastzugriffs-Funktion zum Hinzufügen von externen Personen aktiviert wurde, kann jeder Besitzer des entsprechenden Teams externe Personen als Gast zu seinem Team hinzufügen – allen anderen „normalen“ Teammitgliedern bleibt diese Funktion allerdings verwehrt. Das Hinzufügen von externen Gästen selbst funktioniert dann genauso einfach, wie das Hinzufügen von Mitarbeitern aus dem eigenen Unternehmen.

• Öffnen Sie die Teams-Anwendung, loggen Sie sich ein und klicken Sie in der Menüleiste am linken Bildschirmrand auf den Reiter → Teams.
• Suchen Sie das betreffende Zielteam aus und klicken Sie direkt nach dem Teams-Namen auf die drei Punkte für → Weitere Optionen.
• In dem sich daraufhin öffnenden Dropdownmenü müssen Sie dann lediglich noch die Option → Mitglied hinzufügen auswählen, die E-Mail-Adresse des betreffenden Kontakts eintippen, die Eingabe bestätigen und → Hinzufügen klicken.

Hinweis: Falls Ihnen beim Hinzufügen eines Gastes in Microsoft Teams die Meldung „Keine Übereinstimmung gefunden” angezeigt wird, erlaubt Ihre Organisation das Einladen von Gästen in Microsoft Teams nicht.

Microsoft Teams: Gast hinzufügen anfordern als Teammitglied

„Normale” Teammitglieder, die kein Besitzer des Teams sind, können das Hinzufügen von Gästen anfordern. Der Teams Besitzer muss dann im Anschluss die Anforderung akzeptieren oder ablehnen. So können Sie als Mitglied das Hinzufügen eines Gastes anfordern:

1. Loggen Sie sich in der Microsoft Teams Anwendung ein.
2. Wählen Sie das → Teams Team aus, zu dem Sie einen Gast hinzufügen wollen.
3. Klicken Sie nun auf die drei Punkte → Weitere Optionen neben dem Teamsnamen.
4. Wählen Sie nun die Option → Mitglied hinzufügen aus.
5. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des zukünftigen Gast-Accounts ein.
6. Klicken Sie abschließend auf → Anfrage senden.

3. Wie man als Gast die Einladung zu Microsoft-Teams annimmt

Die soeben eingeladenen Gäste werden von Microsoft Teams mit einer E-Mail und einem automatisch erstellten Text über die erfolgte Einladung informiert. In diesem E-Mail-Text befindet sich ein Link, der beinahe direkt in das jeweilige Teams führt.

• Die eigeladenen Gäste benötigen lediglich irgendein (z. B. kostenloses) Microsoft-Konto. Wir empfehlen jedoch, dass der Gast-Account mindestens eine Business Basic Lizenz hat, da man ab dieser Lizenz erst produktiv zusammenarbeiten kann. Weniger umfangreiche Lizenzen haben nur einen beschränkten Handlungsspielraum innerhalb von Teams.
• Denn nur mittels eines Logins (E-Mail-Adresse + Passwort = Konto) kann Microsoft dieser Person künftig einen sicheren Zugang zu Ihrem Teams ermöglichen – und nicht autorisierte Personen aus Ihrem Teams fernhalten.
• Das Microsoft-Konto kann dabei auch ein einfaches, kostenloses Nutzerkonto sein. Dafür genügt die Verknüpfung mit einer vorhandenen E-Mail-Adresse eines Drittanbieters (z. B. Gmail, GMX, Freenet, Web.de etc.). Die Teams-Gäste müssen also kein eigenes Microsoft Office 365 Abonnement besitzen, sondern lediglich ihre E-Mail-Adresse hinterlegen und sich ein neues Passwort für die Anmeldung bei Microsoft überlegen!
• Gäste, die noch kein kostenloses Microsoft-Nutzerkonto besitzen, können dies nach einem Klick auf den Link in der Einladungs-E-Mail innerhalb weniger Sekunden neu erstellen.
• Hinweis: Sobald Sie als Gast zu einem Teams hinzugefügt wurden, können Sie mit einem Klick auf Ihr Nutzerprofil zwischen den Teams der verschiedenen Organisationen hin und herwechseln, zu denen Sie nun alles Zugang besitzen.

4. Das Verwalten der Mitglieder und Gäste in Microsoft Teams: Einen Gastzugang löschen

• Wenn Sie wissen möchten, welche Gäste zu Ihrem Teams eingeladen und hinzugefügt worden sind, müssen Sie lediglich auf die drei Punkte hinter dem Teams-Namen für → Weitere Optionen und anschließend in dem Dropdownmenü auf → Team verwalten klicken.
• Navigieren Sie im oberen Menü zur Registerkarte → Mitglieder.
• Im Bereich → Besitzer sehen Sie alle Personen, die Teamsbesitzer sind. Alle „regulären“ Mitglieder sowie auch alle Gäste sind im Bereich → Mitglieder und Gäste aufgelistet.
• Hier können Sie nun einzelne Mitglieder oder Gäste auch wieder aus Ihrem Team entfernen, indem Sie den Gastzugriff mit einem Klick auf das → X (Entfernen) am rechten Bildschirmrand löschen.
• Unter dem Reiter → Einstellungen können Sie hier die Berechtigungen für Ihre Gäste auch jederzeit wieder korrigieren und neu festlegen.

5. Video-Tutorial: Microsoft Teams – Gast einladen und hinzufügen

Die einzelnen Schritte, wie Sie in Microsoft Teams eine externe Person als Gast hinzufügen können, haben wir Ihnen hier auch als übersichtliches Video-Tutorial.

Microsoft Teams: Gast einladen

(Dauer 05:28 Minuten)

Inhalt dieses Microsoft Teams Video-Tutorials

1. Einstellungen im Teams Admin Center (00:21)
2. Gast zu einem Team hinzufügen (01:23)
3. Was passiert beim Gast? (02:07)
4. Einstellungen rund um Gäste (03:25)