Wenn man PowerPoint-Dateien über OneDrive teilt, dann kann die Präsentation konfliktfrei gleichzeitig gemeinsam bearbeitet und zusammen erstellt werden!

Die Kombination von PowerPoint mit Microsofts Cloudspeicher OneDrive bietet zahlreiche Vorteile für den Einsatz im Businessbereich. So können Sie nicht nur von überall und jedem Endgerät Ihrer Wahl aus auf Ihre Präsentationen zugreifen, um diese zu bearbeiten oder zu präsentieren.

Das Hochladen in OneDrive ermöglicht zudem auch, dass die Präsentationen mit Kollegen geteilt und gemeinsam zusammen bearbeitet und erstellt werden können! Das Teilen der PowerPoint-Dateien funktioniert dabei mit OneDrive ganz einfach – optional auch mit einem Ablaufdatum für den geteilten Link und individuellen Bearbeitungsrechten (z.B. „nur lesen“).

Sind PowerPoint und OneDrive kostenlos? Und was können die beiden Programme?

Microsoft PowerPoint ist das weltweit verbreiteste Programm zum Erstellen und Vorführen von Präsentationen. PowerPoint war schon immer eine kostenpflichte Anwendung, die im Rahmen des Office-Pakets (zusammen mit Excel, Outlook, OneNote und Word) und später auch als Teil von Office/Microsoft 365 vermarktet wird. Es gibt aber auch eine kostenfreie PowerPoint-Version, nämlich als Teil von Office Online.

• Office Online ist die kostenlose Webversion von Microsoft Office. Alle Anwendungen laufen vollständig auf den Servern von Microsoft (in der Cloud) sowie in den Browsern der Nutzer. Die Apps müssen also nicht mehr installiert werden, so dass z.B. PowerPoint Online ohne Installation oder Kauf mit jedem beliebigen Gerät verwendet werden kann – es muss lediglich über eine Internetverbindung verfügen.
• Die Office-Online-Anwendungen verfügen zwar nicht über alle Funktionen der lokal installierten Vollversionen. Dafür ermöglicht die Cloudbasis jedoch zahlreiche neue Möglichkeiten, die das lokale PowerPoint so nicht kann (z.B. ein automatischer Übersetzungsdienst für die Untertitelung oder ein KI-gestützter Presenter-Coach für das Training und Üben des Vortrags → hier erfahren Sie mehr Details zu PowerPoint Online).
• Der automatische Speicherort für PowerPoint Online ist nun OneDrive, ein Nachfolger der SharePoint-Technologie. Diese Cloudlösung ist die notwendige technologische Grundlage für die meisten dieser neuen Fähigkeiten von PowerPoint Online.
• Und das Beste ist: OneDrive können Sie geschickt auch für die klassische Desktopversion PowerPoint 2019 nutzen, um z.B. eine Präsentation gemeinsam mit Kollegen gleichzeitig erstellen zu können!

Schritt 1: Eine PowerPoint-Datei in OneDrive hochladen

Sie können Ihre Präsentationen also nach wie vor mit der lokal installierten Desktop-Vollversion von PowerPoint erstellen und dann in OneDrive hochladen, um dessen Vorteile ausnutzen zu können. In der kostenlosen Basisversion gewährt OneDrive jedem Nutzer bis zu 5 GB Speichervolumen.

In dem kostenpflichten OneDrive for Business (z.B. in Rahmen eines Microsoft 365 Abonnements) bis zu 1 TB pro Nutzer.

• Navigieren Sie zu https://OneDrive.live.com, melden Sie sich in der Login-Zeile mit Ihren Zugangsdaten an und öffnen bzw. erstellen Sie dann den gewünschten Zielordner in OneDrive. Wenn Sie noch kein Microsoft-Konto besitzen, können Sie sich hier auf der Login-Seite auch ganz schnell mit wenigen Klicks kostenlos ein neues Microsoft-Konto erstellen.
• Klicken Sie dann in der OneDrive-Anwendung auf den Reiter → Hochladen, den Menüpunkt → Dateien und wählen Sie die entsprechende PowerPoint-Datei aus.

  

• Tipp: Alternativ zum Hochladen können Sie auch direkt in OneDrive eine neue PowerPoint-Präsentation erstellen. Denn OneDrive verfügt über eine Schnittstelle zu PowerPoint Online. Klicken Sie dafür einfach in OneDrive auf die Schaltfläche → Neu und wählen Sie im Dropdownmenü die Option → PowerPoint-Präsentation aus. Dann öffnet sich PowerPoint Online, das automatisch in Ihrem OneDrive abspeichert.

Schritt 2: PowerPoint-Dateien über OneDrive teilen – mit Berechtigungen und Ablaufdatum

In OneDrive können, wie in SharePoint Online auch, Dateien konfliktfrei gemeinsam von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Diese „gemeinsame Dokumentenerstellung“ funktioniert für PowerPoint-Präsentationen, Excel-Kalkulationstabellen und Word-Dokumente.

Dafür müssen Sie lediglich die Datei oder den Speicherbereich in OneDrive für die betreffenden Nutzer freigeben, also teilen. Die Nutzer müssen zudem PowerPoint 2010 oder höher, mindestens PowerPoint 2016 für Mac oder einfach PowerPoint Online verwenden (sowie dabei die neueren Dateiformate PPTX, XLSX und DOCX nutzen).

• Sobald die PowerPoint-Präsentation in OneDrive hochgeladen wurde, können Sie die Cloudplattform für die konfliktfreie Zusammenarbeit nutzen.
• Öffnen Sie dafür die gemeinsam zu bearbeitende oder zu erstellende PPTX-Präsentation und klicken Sie dann rechts oben im Menüband auf die Schaltfläche → Teilen, um die Datei freizugeben.
• Nun können Sie die Namen oder E-Mailadressen der Empfänger eintippen, optional noch eine kurze Nachricht oder Anweisung in das Textfeld hinzufügen und auf → Senden klicken. Oder Sie nutzen die beiden Icon-Symbole darunter für das Teilen mittels Outlook oder um einen Link zu diesem Speicherort zu kopieren und dann anderweitig zu verteilen.

  

• Mit einem Klick auf die Schaltfläche → Jeder mit dem Link kann bearbeiten können Sie dann optional noch drei wichtige Linkeinstellungen vornehmen: Die Bearbeitung durch die Nutzer dieses Links zulassen oder nur die Leseansicht, ein automatisches Ablaufdatum für den Link festlegen (danach kann das Dokument mit diesem Link nicht mehr geöffnet werden) sowie optional auch einen Passwortschutz aktivieren und dafür ein Kennwort festlegen.

  

• Diese Linkeinstellungen können Sie mit einem Klick auf die drei Punkte → weitere Optionen (direkt über der soeben verwendeten Schaltfläche → Jeder mit dem Link kann bearbeiten) jederzeit wieder verändern, um z.B. Berechtigungen wieder zu entziehen.

Schritt 3: Die über OneDrive geteilten PowerPoint-Dateien konfliktfrei gemeinsam gleichzeitig zusammen bearbeiten

Wer liest oder arbeitet gerade alles an der mit OneDrive geteilten PowerPoint-Präsentation?

• Ihnen wird bei der „gemeinsamen Dokumentenerstellung“ mittels Miniaturfotos oder Personenicons im Menüband rechts oben angezeigt, wer alles gerade in welchen Bereichen dieser Präsentation arbeitet oder liest.
• Mit einem Klick auf dieses Personenicon können Sie einsehen, an welcher Folie die Person gerade arbeitet, Details zu dem Nutzer erfahren (Visitenkarte) und auch einen Chat anfangen.

  

• In der Miniaturvorschau der einzelnen Folien sowie in den jeweiligen Folien selbst wird zudem mittels eines Indikators angezeigt, an welchen Stellen gerade andere Nutzer arbeiten. Mit einem Klick auf den Indikator erfahren Sie, wer diese Person ist.

Lösen von Änderungskonflikten in einer über OneDrive geteilten PowerPoint-Präsentation

Beim Speichern oder Öffnen einer über OneDrive geteilten PowerPoint-Datei werden Sie informiert, wenn andere Personen in der Zwischenzeit Änderungen vorgenommen haben – mit einem Mausklick können Sie sich auf Wunsch anzeigen lassen, wer welche Änderungen vorgenommen hat, um diese zu überprüfen.

Stehen die Änderungen nicht im Konflikt miteinander, werden sie automatisch synchronisiert und zusammengeführt. Stehen die Änderungen jedoch im Konflikt zueinander, wird Ihnen eine spezielle Maske angezeigt, um die Änderungskonflikte schnell und unkompliziert aufzulösen.

• In dieser Maske werden Ihnen dann auf der linken und rechten Fensterseite die jeweils unterschiedlichen Versionen der Folie angezeigt und Sie können Folie für Folie per Mausklick entscheiden, welche Sie behalten wollen.

  

• Falls nötig können Sie die Änderungen auch komplett verwerfen und zu einer früheren Version zurückkehren, z.B. wenn eine Bearbeitung durch andere komplett rückgängig gemacht werden soll. Dafür müssen Sie lediglich den Versionsverlauf öffnen und zu einem gewünschten Speicherzeitpunkt zurückkehren.
• Klicken Sie dafür auf den kleinen Pfeil direkt nach dem Dateinamen der PowerPoint-Präsentation in der aller obersten Zeile des Programms und wählen Sie in dem Dropdownmenü dann die Option → Versionsverlauf. Am rechten Bildrand wird Ihnen nun die Chronik der Präsentationsbearbeitung angezeigt. Hier können Sie die jeweiligen Bearbeitungsstände nach Belieben einsehen und gegebenenfalls wiederherstellen.

  

Extra-Tipp: Mit dem Folienmaster eine tolle Vorlage für die gemeinsame OneDrive-PowerPoint-Präsentation liefern!

Bereits mit einigen wenigen Klicks können Sie eine tolle Design- und Layoutvorlage für die PowerPoint-Präsentation erstellen, die Sie über OneDrive mit anderen Personen teilen und dann gemeinsam bearbeiten wollen – idealerweise in dem Corporate Design Ihres Unternehmens.

Das schafft eine gute Grundlage, spart Zeit und schindet zudem Eindruck, wie gut Sie mit PowerPoint zurechtkommen. Dabei ist das Nutzen und Anpassen der Design- und Layoutvorlagen ganz einfach! In diesen Büro-Kaizen Blogbeiträgen zeigen wir Ihnen, wie schnell das geht.

• OneDrive-Anleitungen: Alle kostenlosen Büro-Kaizen-Anleitungen zu OneDrive (z.B. Tipps für die Ablagestruktur und Dateiablage, Dateien freigeben, selektive Synchronisation, OneDrive auf dem Smartphone, Datensicherung und OneDrive vs. Google Drive) finden Sie unter → Microsoft 365: Kostenlose Anleitungen von A bis Z.
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