Anleitung für eine Microsoft Teams Videokonferenz: Funktionen für Online-Besprechungen im Überblick (mit Video-Tutorial)

Eine der meistgenutzten Funktionen in Microsoft Teams ist ganz klar die Videokonferenz (auch als Online-Meeting oder Online-Besprechung bezeichnet). Dabei besitzt Teams einige sehr praktische Funktionen rund um die Videokonferenzen, die den Business-Einsatz im Berufsalltag spürbar erleichtern. Wie Sie eine Teamskonferenz planen, starten, aufzeichnen und auch die weiteren Besprechungsfunktionen nutzen können, erfahren Sie in dieser Anleitung für Videokonferenzen in Teams sowie in unserem Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags.

Lesedauer ca. 7 Minuten

1. Was ist und was kann Microsoft Teams überhaupt?

Microsoft Teams wurde im Frühjahr 2017 veröffentlicht und ist der offizielle Nachfolger von Skype for Business. Genau wie bei Skype liegt ein wesentlicher Fokus auf den Kommunikationsfunktionen (Chatten, Telefonie, Audio-Gruppengespräche und Videokonferenzen). Darüber hinaus besitzt Teams aber auch das „genetische Erbe“ von Microsoft Groups. Dies ist ein Gruppenwerkzeug, mit dem andere Office-365-Tools aus einer einzigen Bedienoberfläche heraus bedient werden können. Dementsprechend lassen sich viele weitere Anwendungen (auch von Drittanwendern) in Teams einbinden und gemeinsam nutzen, bearbeiten und dabei auch gleich in einem eigenen Chat kommentieren. Auf Basis dieser Doppelfunktion hat sich Teams zu der zentralen Kommunikations- und Kollaborationsplattform innerhalb der Microsoft-/Office-365-Suite entwickelt.

Hinweis: In unserem Beitrag „So funktioniert Microsoft Teams: Alle Anleitungen und Video-Tutorials” erfahren Sie mehr über die Grundlagen von Microsoft Teams.

2. Anleitung: Eine Videokonferenz in Microsoft Teams planen und starten

Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, eine Videokonferenz in Microsoft Teams zu planen. Entweder direkt aus der Teams-Anwendung heraus oder aus dem Office-Partnerprogramm Microsoft Outlook.

2.1 Anleitung: Eine Videokonferenz aus Microsoft Teams heraus planen und starten

Öffnen Sie Microsoft Teams und melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten an. Öffnen Sie den gewünschten Teams-Kanal, für den Sie eine Online-Besprechung planen wollen, und klicken Sie dann oben rechts auf den → Pfeil neben dem Videokamera-Symbol. Nun haben Sie die Wahl, ob Sie eine Sofort-Besprechung starten (→ Jetzt besprechen) oder eine Besprechung für ein konkretes, künftiges Datum planen wollen → Eine Besprechung planen. Mehr Details hierzu lesen Sie in unserer separaten „Anleitung zur Planung von Videokonferenzen in Teams”.

2.2 Ein Online Meeting aus Outlook heraus planen

Microsoft hat auch in seinem E-Mail-Verwaltungsprogramm Outlook eine eigene Schaltfläche für das Planen von Teams-Besprechungen integriert. Öffnen Sie dafür Ihren Outlook-Kalender und klicken Sie auf den Pfeil unter der Schaltfläche → Teamsbesprechung. In dem Aufklappmenü finden Sie den Menüpunkt → Besprechung planen. Auf einen Klick hin öffnet sich eine E-Mail-Vorlage, in der Sie lediglich noch die Empfänger, das Datum und die Uhrzeit, sowie optional noch weitere Hintergrundinformationen eingeben müssen (z. B. die Tagesordnung). Die Empfänger erhalten dann eine Einladungs-E-Mail mit einem integrierten Teilnehmer-Link, der zum angegebenen Zeitpunkt direkt zur Videokonferenz in Microsoft Teams führt.

Hinweis: Weitere Infos und Co., wie Sie eine Teamsbesprechung aus Outlook heraus planen, finden Sie in unserem Beitrag „Planen Sie Ihre Teams-Besprechungen direkt in Outlook”.

3. Die Bedienfunktionen während einer Microsoft Teams Videokonferenz: Teilnehmerliste, Spotlight, Besprechungschat, Handheben und Emojis

Microsoft Teams besitzt zahlreiche praktische Funktionen und Features für die Online-Besprechungen. Ganz links oben in der Kopfzeile läuft eine Uhr mit, die anzeigt, wie lange die Videokonferenz schon andauert. Das Symbol mit der Person → Personen öffnet die Teilnehmerliste. Hier können Sie einsehen, welche Personen alles eingeladen wurden und welche bereits an der Besprechung teilnehmen. Zudem können Sie hier spontan weitere Teilnehmer einladen sowie auch einzelne (oder alle) Teilnehmer stummschalten. Eine wichtige Zusatzfunktion für den Konferenzleiter (z. B. den Moderator oder Präsentierenden) ist das sogenannte „Spotlight“. Dann wird Ihr Video für alle Teilnehmer in Groß hervorgehoben.

• Die Spotlight-Funktion finden Sie während der Videokonferenz in Teams, indem Sie auf → Personen oben im Menü klicken und anschließend neben Ihrem Namen die drei Punkte auswählen und dann auf→ Spotlight für alle klicken.
• Die Sprechblase „Chat” öffnet und schließt den Besprechungschat. Hier können Sie kurze Nachrichten eingeben, Unterhaltungen führen, die Teilnehmer können Fragen eintippen und es können auch Links oder Bilder geteilt werden.
• Neben der Teilnehmerliste sehen Sie die Funktion → Heben. Hierüber kann jeder Teilnehmer das Handzeichen anklicken, um mit einer gehobenen Hand um Redezeit zu bitten („sich melden“). Das Handheben wird zugleich auch in der Teilnehmerliste hinter der betreffenden Person angezeigt, damit der Moderator diese mit Namen aufrufen kann.
• Die weiteren Emojis beim Menüpunkt „Reagieren” sind dafür da, um Applaus anzuzeigen, ein Lachen, gefällt mir oder auch ein Herz zu signalisieren – um so auch bei einer digitalen Videokonferenz ein emotionales Feedback geben zu können.
• Sie haben auch die Möglichkeit über → Notizen eine Agenda, Besprechungsnotizen sowie Folgeaufgaben direkt in Teams zu notieren. Dahinter verbergen sich übrigens die neuen Loop-Komponenten von Microsoft.

4. Weitere Bedienfunktionen in einer Microsoft Teams Online-Besprechung: Gruppenräume (Breakout-Rooms), Hintergrund ändern und als Video aufnehmen

Das Symbol → Räume – das kleine Quadrat in einem größeren Quadrat – steht für sogenannte „Gruppenräume“ (engl. Breakout-Rooms). So können Sie während einer Teams-Konferenz weitere separate Gruppenräume erstellen, auf die Sie dann die Besprechungsteilnehmer aufteilen. Dies eignet sich beispielsweise für kleinere Arbeitsgruppen, die separat getrennte Lösungswege erarbeiten sollen, für Online-Workshops oder Diskussionsrunden. Mehr Details zu den Gruppenräumen in einer Microsoft Teams Videokonferenz finden Sie in unserer Anleitung → Breakout-Rooms für separate Gruppenräume in Microsoft Teams einrichten (mit Video-Tutorial!). Unter den drei Punkten „weitere Aktionen“ verbergen sich schließlich weitere Funktionen für eine Teams-Besprechung, wie zum Beispiel:

• Aufzeichnen und transkribieren: Über diese Funktion können Sie die Videokonferenz in Microsoft Teams aufzeichnen und das Video dann zum Beispiel Personen zur Verfügung stellen, die zum Zeitpunkt des Online-Meetings terminlich verhindert waren. Zusätzlich können Sie die Besprechung auch transkribieren lassen.
• Besprechungsinformationen: Hier finden Sie noch einmal den Teilnehmungslink für die Videokonferenz sowie auch allgemeinen Informationen, die der Teams-Organisator für die Gruppenbesprechung hinterlegt hat (z. B. die Tagesordnungspunkte).
• Videoeffekte und -einstellungen: Hier können Sie Ihren Hintergrund ändern und zum Beispiel ein eigenes Bild oder ein frei verfügbares Bild von Microsoft Teams auswählen. Hier finden Sie auch die Funktion für das Weichzeichnen des Hintergrunds, damit die anderen Konferenzteilnehmer nur Sie, aber nicht das sehen können, was sich hinter Ihnen abspielt (mehr Details hierzu erfahren Sie in unserer Anleitung „Microsoft Teams Hintergrund ändern – mit Video-Tutorial!)”. Außerdem können Sie auch einen Avatar erstellen sowie weitere Darstellungen auswählen.
• Audioeinstellungen: Über die Audioeinstellungen können Sie auswählen, welcher Lautsprecher und welches Mikrofon verwendet werden soll. Zudem können Sie einstellen, dass Geräusche aus dem Hintergrund unterdrückt werden.
• Sprache und Sprechen: Dort können Sie den Liveuntertitel aktivieren, der automatisch einen Untertitel des Gesprochenen anzeigt, beispielsweise für Hörgeschädigte. Außerdem haben Sie die Möglichkeit den Vortragscoach zu aktivieren.
• Einstellungen: Sie können dort beispielsweise als Besprechungsorganisator festlegen, ob es einen Wartebereich für die Teilnehmer gibt oder wer überhaupt alles in der Videokonferenz präsentieren darf. Außerdem können Sie die Barrierefreiheit einstellen und Benachrichtigungen von Apps sowie Chat-Benachrichtigungen deaktivieren.
• Hilfe: Bei dieser Funktion werden Sie auf eine Support-Seite von Microsoft weitergeleitet.

Anleitung: Ansichtseinstellungen während einer Teams-Videokonferenz ändern

• Galerie: Die Galerie-Ansicht können Sie jederzeit mit einem Klick aktivieren sowie deaktivieren. Hier werden Ihnen die Profil-Bilder oder Videos der Teilnehmer in einer Galerie-Ansicht angezeigt.
• Sprecher*in: Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird Ihnen die Person angezeigt, die im Moment spricht.
• Zusammen-Modus: In diesem Modus können ab 5 Personen alle Teilnehmer in einem Raum dargestellt werden. Dabei haben Sie bei der Darstellung eine Auswahl an verschiedenen Szenen.
• Immersiver-Raum (3D): Wenn Sie auf diese Funktion klicken, wird Ihnen Microsoft Mesh geöffnet. Dort können Sie mittels 3D-Avatare in einem 3D-Raum Besprechungen und Co. abhalten.
• Max. Galeriegröße auswählen: Dort können Sie auswählen, wie viele Personen Ihnen in der Galerie angezeigt werden. Sie können zwischen 4, 9, 16 und 49 Personen auswählen.
• Video priorisieren: Bei dieser Einstellung priorisieren Sie das Anzeigen von Personen, dir Ihr Video eingeschaltet haben.
• Weitere Optionen: Sie können sich die Galerie oben anzeigen lassen, den Vollbild-Modus aktivieren sowie das eingehende Video deaktivieren und sich selbst ausblenden.

5. Die Schnellzugriffsbuttons für Kamera, Mikrofon, Inhalte freigeben und Auflegen

Im oberen rechten Bereich Ihrer Videokonferenz in Microsoft Teams finden Sie vier weitere Schnellzugriffsschaltflächen mit folgenden Funktionen:

• Kamera an/aus: Hier können Sie Ihre eigene Kamera deaktivieren, zum Beispiel wenn Sie mal eben den Arbeitsplatz kurz verlassen müssen.
• Mikrofon an/aus: Falls Sie außerhalb der Videokonferenz in Teams etwas gefragt werden oder auf dem Handy einen wichtigen Anruf erhalten, können Sie mit einem Klick auf diese Schaltfläche Ihr Mikrofon deaktivieren und wieder aktivieren, so dass kein Konferenzteilnehmer Ihr Gespräch vor dem Bildschirm mithören kann.
• Inhalte freigeben: Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, bietet Ihnen Microsoft Teams vier verschiedene Optionen für den Upload an. Sie können (1.) entweder den gesamten Bildschirm/Desktop teilen (inklusive optionaler Freigabe der Steuerung) oder auch nur (2.) ein bestimmtes einzelnes Anwendungsfenster freigeben. Möglichkeit Nr. 3 ist der Upload eines virtuellen Whiteboards, auf dem alle Teilnehmer der Online-Besprechung ihre Ideen gleichzeitig skizzieren können (z. B. für ein Brainstorming). Die 4. Upload-Funktion ist für das Hochladen von PowerPoint-Präsentationen. Die Teams-Teilnehmer der Videokonferenz sehen die Präsentation dann im Präsentiermodus, also nur die Folien, während der Referent den Referentenmodus inklusive seiner/ihrer Notizen sieht (mehr Details hierzu finden Sie in unserer Anleitung für → PowerPoint-Präsentationen in einer Teams-Videokonferenz).
• Verlassen/Besprechung beenden: Über diesen Button kann jeder Teilnehmer die Online-Besprechung selbstständig verlassen. Alternativ kann der Organisator über diese Schaltfläche das Meeting auch global für alle beenden.

6. Weitere Tipps: Umfrage in Teams durchführen

Bei Videokonferenzen in Microsoft Teams kommt es häufig vor, dass man eine Umfrage oder Abstimmung unter den Teilnehmern durchführen will. Hierfür hat Microsoft ebenfalls eine praktische Lösung implementiert. Das Office-Schwesterprogramm „Forms“ (Formulare). Damit lassen sich schnell und einfach Quick-Polls bis hin zu umfangreichen Fragebögen erstellen, die dann automatisch in Echtzeit ausgewertet werden. Wie Sie Forms in Teams integrieren, erfahren Sie in unserer Anleitung „Microsoft Teams: Umfragen mit Forms erstellen und einbinden”.

YouTube Video-Anleitung: Teams Videokonferenzen erstellen, teilnehmen & Funktionen

(Dauer 09:35 Minuten)

Inhalt der Video- Anleitung zu den Microsoft Teams Videokonferenzen

1. Einleitung 00:00
2. Teams-Besprechung planen & zum Meeting einladen 00:13
3. Bedienelemente im Meeting 00:55
4. Teilnehmer anzeigen und verwalten 01:08
5. Besprechungschat 01:53
6. Reaktionen und Hand heben 02:24
7. Breakout Rooms 03:01
8. Geräteeinstellungen, Besprechungsoptionen uvm. 03:26
9. Kamera und Mikrofon aktivieren/deaktivieren 06:30
10. Bildschirm teilen 06:45
11. Videokonferenz verlassen/beenden 08:44